{"id":35276,"date":"2026-10-30T11:34:59","date_gmt":"2026-10-30T11:34:59","guid":{"rendered":"https:\/\/toexceed.com.br\/blog\/?p=35276"},"modified":"2026-10-30T11:34:59","modified_gmt":"2026-10-30T11:34:59","slug":"o-que-e-documento-digitalizado-entenda-o-significado-e-a-validade","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/toexceed.com.br\/blog\/2026\/10\/30\/o-que-e-documento-digitalizado-entenda-o-significado-e-a-validade\/","title":{"rendered":"O que \u00e9 documento digitalizado? Entenda o significado e a validade"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um <strong>documento digitalizado<\/strong> \u00e9 a representa\u00e7\u00e3o digital de um documento que originalmente existia em formato f\u00edsico. Em termos simples, \u00e9 quando um documento em papel \u00e9 convertido para um arquivo digital, normalmente por meio de scanner ou outro processo de captura de imagem.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um contrato impresso que \u00e9 escaneado e transformado em PDF \u00e9 um exemplo de documento digitalizado. O mesmo acontece quando uma certid\u00e3o, declara\u00e7\u00e3o, comprovante ou outro documento f\u00edsico passa por um processo de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">No Brasil, a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos possui regras espec\u00edficas. A Lei n\u00ba 12.682\/2012 e o Decreto n\u00ba 10.278\/2020 tratam de aspectos relacionados \u00e0 digitaliza\u00e7\u00e3o e aos requisitos necess\u00e1rios para que determinados documentos digitalizados possam produzir os mesmos efeitos legais dos originais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por isso, \u00e9 importante entender que <strong>digitalizar um documento n\u00e3o significa simplesmente tirar qualquer foto do papel e considerar automaticamente que o arquivo possui os mesmos efeitos jur\u00eddicos do original<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 define documento digitalizado como o representante digital resultante do processo de digitaliza\u00e7\u00e3o de um documento f\u00edsico, juntamente com seus metadados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">J\u00e1 a Lei n\u00ba 12.682\/2012 define digitaliza\u00e7\u00e3o como a convers\u00e3o da fiel imagem de um documento para c\u00f3digo digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Na pr\u00e1tica, podemos pensar da seguinte maneira:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Documento f\u00edsico \u2192 digitaliza\u00e7\u00e3o \u2192 documento digitalizado<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagine que voc\u00ea possua um contrato assinado em papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ao coloc\u00e1-lo em um scanner e gerar um arquivo PDF, voc\u00ea criou uma representa\u00e7\u00e3o digital daquele contrato.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Esse PDF \u00e9 um documento digitalizado.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qual a diferen\u00e7a entre documento digital e documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Embora as express\u00f5es pare\u00e7am iguais, existe uma diferen\u00e7a importante.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Documento digital<\/strong> \u00e9 uma categoria mais ampla.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) explica que os documentos digitais podem possuir duas origens: aqueles que j\u00e1 nascem digitais e aqueles produzidos por meio da digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Assim:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>todo documento digitalizado \u00e9 digital, mas nem todo documento digital \u00e9 digitalizado.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um documento criado diretamente no computador, por exemplo, n\u00e3o precisou ser convertido do papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">J\u00e1 um documento digitalizado teve origem em outro formato, normalmente f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 um documento nato-digital?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O <strong>documento nato-digital<\/strong> \u00e9 aquele criado originalmente em formato digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagine que voc\u00ea abra um editor de texto e crie um contrato diretamente no computador.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Esse documento j\u00e1 nasceu digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Outros exemplos podem incluir:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">documentos criados em editores de texto;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">planilhas eletr\u00f4nicas;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">fotografias produzidas por c\u00e2meras digitais;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">mensagens de e-mail;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">arquivos gerados por sistemas informatizados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nesse caso, n\u00e3o houve uma etapa de digitaliza\u00e7\u00e3o de um documento f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Exemplo de documento digitalizado<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagine que uma empresa possua uma nota fiscal antiga exclusivamente em papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O funcion\u00e1rio coloca o documento em um scanner.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O equipamento captura sua imagem.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Depois, o sistema cria um arquivo em formato digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Esse arquivo \u00e9 a representa\u00e7\u00e3o digitalizada da nota f\u00edsica.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Outro exemplo seria um diploma originalmente emitido em papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se ele for escaneado e salvo em um arquivo, teremos uma vers\u00e3o digitalizada daquele documento.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">PDF \u00e9 documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pode ser, mas n\u00e3o necessariamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">PDF \u00e9 um <strong>formato de arquivo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um arquivo PDF pode ter diferentes origens.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se voc\u00ea escanear um contrato em papel e gerar um PDF, ele ser\u00e1 um documento digitalizado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por outro lado, se voc\u00ea criar um documento diretamente em um programa de computador e export\u00e1-lo para PDF, ele ser\u00e1 um documento nato-digital, e n\u00e3o uma digitaliza\u00e7\u00e3o do papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>PDF n\u00e3o significa automaticamente documento digitalizado.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c9 necess\u00e1rio observar como aquele arquivo foi produzido.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Foto de documento \u00e9 documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uma fotografia pode produzir uma representa\u00e7\u00e3o digital de um documento f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Em determinados sistemas administrativos, inclusive, a captura por fotografia pode ser aceita como forma de gerar um documento digitalizado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, \u00e9 necess\u00e1rio distinguir a exist\u00eancia de uma imagem digital do cumprimento dos requisitos jur\u00eddicos necess\u00e1rios para determinada finalidade.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uma fotografia borrada, cortada ou ileg\u00edvel, por exemplo, pode n\u00e3o atender \u00e0s exig\u00eancias do \u00f3rg\u00e3o ou da institui\u00e7\u00e3o que solicitou o documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Al\u00e9m disso, quando a inten\u00e7\u00e3o \u00e9 fazer com que o documento digitalizado produza determinados efeitos legais equivalentes ao original, existem requisitos t\u00e9cnicos e jur\u00eddicos espec\u00edficos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por isso, a melhor op\u00e7\u00e3o costuma ser seguir exatamente as instru\u00e7\u00f5es fornecidas pela institui\u00e7\u00e3o que solicitou o arquivo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que significa \u201cenvie o documento digitalizado\u201d?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quando uma empresa, universidade ou \u00f3rg\u00e3o solicita um <strong>documento digitalizado<\/strong>, normalmente espera receber uma vers\u00e3o digital leg\u00edvel do documento f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por exemplo, se solicitarem:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u201cEnvie o RG digitalizado.\u201d<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A orienta\u00e7\u00e3o normalmente significa que o documento f\u00edsico deve ser convertido para arquivo digital e enviado pelo canal indicado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dependendo do procedimento, podem ser aceitos formatos como PDF, JPEG ou PNG.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, n\u00e3o existe uma regra universal.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O pr\u00f3prio sistema pode estabelecer:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">formato permitido;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">tamanho m\u00e1ximo;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">resolu\u00e7\u00e3o;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">necessidade de frente e verso;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">assinatura;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">autentica\u00e7\u00e3o;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">quantidade de arquivos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sempre confira as instru\u00e7\u00f5es antes de enviar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como digitalizar um documento?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O m\u00e9todo tradicional utiliza um scanner.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O processo b\u00e1sico consiste em posicionar o documento no equipamento, realizar a captura e salvar o resultado em formato digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tamb\u00e9m existem impressoras multifuncionais com scanner integrado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Em determinadas situa\u00e7\u00f5es, smartphones podem ser utilizados para capturar documentos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aplicativos conseguem identificar as bordas do papel, corrigir a perspectiva e gerar arquivos semelhantes aos produzidos por scanners.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, quando houver exig\u00eancias t\u00e9cnicas espec\u00edficas, \u00e9 necess\u00e1rio respeit\u00e1-las.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o basta o arquivo parecer visualmente adequado.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como digitalizar documento pelo celular?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Para usos cotidianos, o celular pode ser uma ferramenta bastante pr\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O ideal \u00e9 colocar o documento sobre uma superf\u00edcie plana e utilizar boa ilumina\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Evite sombras sobre o papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mantenha todas as bordas vis\u00edveis.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Confira se os textos ficaram leg\u00edveis.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tamb\u00e9m \u00e9 importante verificar se n\u00fameros, assinaturas, carimbos, fotografias e demais elementos relevantes aparecem corretamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Depois da captura, revise todas as p\u00e1ginas antes do envio.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se o sistema solicitar um \u00fanico PDF, re\u00fana as p\u00e1ginas na ordem correta.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado precisa ser colorido?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o necessariamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Isso depende da finalidade e dos requisitos aplic\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020, por exemplo, estabelece padr\u00f5es t\u00e9cnicos m\u00ednimos diferentes conforme as caracter\u00edsticas do documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Para determinados textos impressos sem ilustra\u00e7\u00f5es em preto e branco, o decreto prev\u00ea digitaliza\u00e7\u00e3o monocrom\u00e1tica e resolu\u00e7\u00e3o m\u00ednima de 300 dpi, com formato de preserva\u00e7\u00e3o indicado em seu anexo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">J\u00e1 outros tipos de documentos podem exigir caracter\u00edsticas diferentes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, n\u00e3o existe uma regra dizendo que qualquer documento precisa obrigatoriamente ser digitalizado em cores.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quando um \u00f3rg\u00e3o ou empresa estabelece instru\u00e7\u00f5es pr\u00f3prias para envio, siga essas orienta\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 DPI na digitaliza\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DPI \u00e9 uma medida relacionada \u00e0 resolu\u00e7\u00e3o da imagem.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">De maneira geral, quanto maior a resolu\u00e7\u00e3o utilizada, maior pode ser o n\u00edvel de detalhe capturado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, aumentar excessivamente a resolu\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode gerar arquivos muito grandes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por isso, \u00e9 necess\u00e1rio encontrar um equil\u00edbrio entre:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">qualidade;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">legibilidade;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">tamanho do arquivo;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">requisitos t\u00e9cnicos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 estabelece padr\u00f5es m\u00ednimos para determinadas digitaliza\u00e7\u00f5es abrangidas por suas regras.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Em situa\u00e7\u00f5es comuns, como envio de documentos para cadastro, a institui\u00e7\u00e3o normalmente informa suas pr\u00f3prias exig\u00eancias.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado tem validade jur\u00eddica?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pode ter.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mas \u00e9 necess\u00e1rio analisar como a digitaliza\u00e7\u00e3o foi realizada e para qual finalidade o documento ser\u00e1 utilizado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A Lei n\u00ba 12.682\/2012 estabelece regras para digitaliza\u00e7\u00e3o, armazenamento eletr\u00f4nico e reprodu\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos e privados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 regulamenta requisitos para determinadas digitaliza\u00e7\u00f5es de documentos f\u00edsicos com o objetivo de produzir os mesmos efeitos legais dos originais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Isso significa que a validade n\u00e3o deve ser analisada apenas pela apar\u00eancia do arquivo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quest\u00f5es como integridade, autenticidade, metadados, assinatura e procedimentos utilizados podem ser relevantes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Uma c\u00f3pia escaneada vale como documento original?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o \u00e9 correto afirmar que <strong>qualquer c\u00f3pia escaneada automaticamente equivale ao original para todos os efeitos legais<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 estabelece requisitos para que documentos digitalizados abrangidos pela regulamenta\u00e7\u00e3o possam produzir os mesmos efeitos legais dos originais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quando o documento digitalizado \u00e9 destinado a se equiparar ao f\u00edsico para comprova\u00e7\u00e3o perante pessoa jur\u00eddica de direito p\u00fablico interno, o decreto estabelece requisitos espec\u00edficos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entre eles est\u00e3o assinatura digital com certifica\u00e7\u00e3o no padr\u00e3o ICP-Brasil, atendimento aos padr\u00f5es t\u00e9cnicos m\u00ednimos e presen\u00e7a dos metadados exigidos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Al\u00e9m disso, existem documentos e situa\u00e7\u00f5es que possuem legisla\u00e7\u00e3o espec\u00edfica ou est\u00e3o fora do \u00e2mbito de aplica\u00e7\u00e3o de determinadas regras do decreto.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, \u00e9 necess\u00e1rio analisar cada situa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que s\u00e3o metadados de um documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Metadados s\u00e3o informa\u00e7\u00f5es estruturadas utilizadas para descrever, classificar e gerenciar documentos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eles podem incluir informa\u00e7\u00f5es relacionadas ao pr\u00f3prio arquivo e ao processo de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 possui requisitos de metadados para as situa\u00e7\u00f5es abrangidas por suas regras.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A finalidade \u00e9 permitir melhor identifica\u00e7\u00e3o, gerenciamento e controle dos documentos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Isso \u00e9 particularmente importante em grandes arquivos digitais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagine um \u00f3rg\u00e3o p\u00fablico com milh\u00f5es de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o basta simplesmente criar milh\u00f5es de arquivos com nomes aleat\u00f3rios.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c9 necess\u00e1rio conseguir localizar, classificar e verificar as informa\u00e7\u00f5es adequadamente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado precisa de assinatura digital?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nem todo arquivo escaneado precisa obrigatoriamente possuir assinatura digital para existir ou ser utilizado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, existem situa\u00e7\u00f5es em que a assinatura \u00e9 necess\u00e1ria para produzir determinados efeitos jur\u00eddicos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 estabelece que o documento digitalizado destinado a se equiparar ao documento f\u00edsico para todos os efeitos legais e para comprova\u00e7\u00e3o perante pessoa jur\u00eddica de direito p\u00fablico interno deve ser assinado digitalmente com certifica\u00e7\u00e3o digital no padr\u00e3o ICP-Brasil, al\u00e9m de cumprir outros requisitos previstos no decreto.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A assinatura, nesse contexto, ajuda a garantir a autoria da digitaliza\u00e7\u00e3o e a integridade do documento e de seus metadados.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 integridade do documento?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Integridade est\u00e1 relacionada \u00e0 preserva\u00e7\u00e3o do documento sem altera\u00e7\u00f5es n\u00e3o autorizadas.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagine que um contrato f\u00edsico possua o valor de R$ 10.000.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Depois da digitaliza\u00e7\u00e3o, algu\u00e9m altera a imagem para R$ 100.000.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nesse caso, a representa\u00e7\u00e3o digital n\u00e3o preservou adequadamente a integridade do conte\u00fado original.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por isso, procedimentos de digitaliza\u00e7\u00e3o destinados a produzir efeitos jur\u00eddicos precisam utilizar mecanismos capazes de proteger e verificar o documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 inclui a integridade e a confiabilidade entre os requisitos gerais do processo de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 autenticidade?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A autenticidade est\u00e1 relacionada \u00e0 possibilidade de confiar que o documento \u00e9 aquilo que afirma ser e, conforme o contexto, identificar adequadamente sua origem.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">No ambiente digital, diferentes mecanismos podem contribuir para a presun\u00e7\u00e3o ou verifica\u00e7\u00e3o da autenticidade.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Assinaturas digitais, sistemas confi\u00e1veis, registros de auditoria e procedimentos controlados s\u00e3o alguns exemplos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c9 importante n\u00e3o confundir autenticidade com simples qualidade da imagem.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um arquivo pode estar perfeitamente leg\u00edvel e ainda existir d\u00favida sobre sua origem.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento escaneado e documento digitalizado s\u00e3o a mesma coisa?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">No uso cotidiano, as express\u00f5es costumam indicar praticamente a mesma ideia.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um documento escaneado \u00e9 aquele que passou por um scanner para gerar uma representa\u00e7\u00e3o digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A digitaliza\u00e7\u00e3o, entretanto, \u00e9 um conceito mais amplo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dependendo do procedimento utilizado, a captura pode ocorrer por diferentes equipamentos e sistemas.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Assim, \u201cescaneado\u201d normalmente descreve o m\u00e9todo utilizado, enquanto \u201cdigitalizado\u201d descreve o resultado da convers\u00e3o do documento f\u00edsico para o ambiente digital.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento eletr\u00f4nico e documento digitalizado s\u00e3o iguais?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o necessariamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Conarq explica que documento eletr\u00f4nico e documento digital possuem conceitos tecnicamente distintos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O documento digital \u00e9 codificado em d\u00edgitos bin\u00e1rios e acessado por meio de sistema computacional.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">J\u00e1 documento digitalizado \u00e9 especificamente aquele obtido a partir da convers\u00e3o de um documento originalmente existente em outro formato.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, documento digitalizado \u00e9 uma categoria mais espec\u00edfica.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado pode ser alterado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tecnicamente, arquivos digitais podem estar sujeitos a altera\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c9 justamente por isso que integridade, controles de acesso, armazenamento adequado e mecanismos de autentica\u00e7\u00e3o s\u00e3o importantes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Em documentos relevantes, n\u00e3o \u00e9 recomend\u00e1vel editar a imagem depois da digitaliza\u00e7\u00e3o de forma que modifique seu conte\u00fado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Corre\u00e7\u00f5es meramente t\u00e9cnicas tamb\u00e9m precisam ser analisadas conforme os requisitos do procedimento utilizado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quando o objetivo \u00e9 preservar uma representa\u00e7\u00e3o fiel do documento original, o arquivo deve reproduzir adequadamente suas informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pode apagar o documento f\u00edsico depois de digitalizar?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Essa quest\u00e3o exige cuidado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A resposta n\u00e3o \u00e9 simplesmente \u201csim\u201d para qualquer documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A Lei n\u00ba 12.682\/2012 prev\u00ea situa\u00e7\u00f5es em que o original pode ser destru\u00eddo ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, desde que constatada a integridade do documento digital nos termos da regulamenta\u00e7\u00e3o, ressalvados documentos de valor hist\u00f3rico e outras regras aplic\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 tamb\u00e9m disciplina o descarte para os documentos abrangidos por suas disposi\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, existem exce\u00e7\u00f5es importantes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Alguns documentos possuem legisla\u00e7\u00e3o pr\u00f3pria, requisitos espec\u00edficos de guarda ou valor hist\u00f3rico.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Registros p\u00fablicos originais, por exemplo, possuem regras pr\u00f3prias de preserva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, <strong>n\u00e3o descarte documentos importantes apenas porque voc\u00ea possui uma foto ou um PDF deles<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Primeiro verifique a legisla\u00e7\u00e3o e as regras aplic\u00e1veis \u00e0quele documento.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Digitalizar um documento \u00e9 o mesmo que tirar xerox?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uma xerox tradicional produz uma <strong>c\u00f3pia f\u00edsica<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A digitaliza\u00e7\u00e3o produz uma <strong>representa\u00e7\u00e3o digital<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagine um RG em papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se voc\u00ea utilizar uma copiadora e imprimir outra folha, ter\u00e1 uma c\u00f3pia f\u00edsica.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se utilizar um scanner e gerar um PDF, ter\u00e1 um arquivo digitalizado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Embora os processos tenham a finalidade de reproduzir informa\u00e7\u00f5es do original, o resultado est\u00e1 em meios diferentes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 a mesma coisa que autentica\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/strong> \u00e9 o processo de converter o documento para o formato digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Autentica\u00e7\u00e3o<\/strong> est\u00e1 relacionada \u00e0 confirma\u00e7\u00e3o da autenticidade conforme os procedimentos juridicamente aplic\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, escanear um documento n\u00e3o significa automaticamente autentic\u00e1-lo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Essa diferen\u00e7a \u00e9 importante porque algumas pessoas acreditam que um PDF criado a partir de um documento original se transforma automaticamente em uma \u201cc\u00f3pia autenticada digital\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o \u00e9 assim.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O procedimento exigido depender\u00e1 da finalidade e da institui\u00e7\u00e3o que receber\u00e1 o arquivo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado e assinatura digital s\u00e3o a mesma coisa?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O documento digitalizado \u00e9 o arquivo produzido a partir da digitaliza\u00e7\u00e3o de um documento f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A assinatura digital \u00e9 um mecanismo criptogr\u00e1fico que pode ser aplicado a documentos eletr\u00f4nicos em determinadas situa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um PDF escaneado pode existir sem assinatura digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel ter um documento nato-digital assinado digitalmente sem que ele tenha sido digitalizado a partir de papel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">S\u00e3o conceitos diferentes que podem aparecer juntos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como transformar um documento f\u00edsico em PDF?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uma das maneiras \u00e9 utilizar um scanner ou uma impressora multifuncional.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Configure a digitaliza\u00e7\u00e3o, coloque o documento corretamente e selecione o formato PDF quando dispon\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Para documentos com v\u00e1rias p\u00e1ginas, procure utilizar a op\u00e7\u00e3o que permite reunir todas elas em um \u00fanico arquivo quando isso for necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Depois, confira:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">se todas as p\u00e1ginas foram inclu\u00eddas;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">se est\u00e3o na ordem correta;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">se nenhuma parte foi cortada;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">se o texto est\u00e1 leg\u00edvel;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">se o arquivo abre normalmente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tamb\u00e9m confira o tamanho final, especialmente quando o documento ser\u00e1 enviado por um sistema que estabelece limite de megabytes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como saber se o documento foi bem digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Abra o arquivo e fa\u00e7a uma revis\u00e3o completa.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Verifique principalmente:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>legibilidade:<\/strong> \u00e9 poss\u00edvel ler todo o conte\u00fado?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>integridade visual:<\/strong> alguma parte ficou cortada?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>orienta\u00e7\u00e3o:<\/strong> as p\u00e1ginas est\u00e3o na posi\u00e7\u00e3o correta?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>sequ\u00eancia:<\/strong> as p\u00e1ginas est\u00e3o na ordem?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>qualidade:<\/strong> assinaturas, carimbos e n\u00fameros podem ser identificados?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>completude:<\/strong> frente e verso foram inclu\u00eddos quando necess\u00e1rio?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>arquivo:<\/strong> o PDF ou imagem abre sem erros?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Essa verifica\u00e7\u00e3o simples evita muitos problemas no envio de documentos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como reduzir o tamanho de um documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Documentos escaneados em resolu\u00e7\u00e3o muito elevada podem produzir arquivos grandes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c9 poss\u00edvel utilizar ferramentas de compress\u00e3o, reduzir a resolu\u00e7\u00e3o ou ajustar determinadas configura\u00e7\u00f5es do scanner.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, tenha cuidado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uma compress\u00e3o muito agressiva pode tornar letras pequenas ileg\u00edveis.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quando um sistema estabelece limite de tamanho, procure reduzir o arquivo mantendo qualidade suficiente para leitura.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se houver padr\u00f5es t\u00e9cnicos obrigat\u00f3rios para aquela digitaliza\u00e7\u00e3o, eles tamb\u00e9m precisam ser respeitados.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que significa documento digitalizado frente e verso?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Significa que os dois lados do documento precisam ser capturados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Isso \u00e9 comum em documentos de identifica\u00e7\u00e3o e cart\u00f5es que possuem informa\u00e7\u00f5es em ambos os lados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dependendo do sistema, voc\u00ea poder\u00e1:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">enviar duas imagens separadas;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">reunir frente e verso em um PDF;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">ou utilizar campos espec\u00edficos para cada lado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Siga as instru\u00e7\u00f5es da plataforma.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o omita o verso simplesmente porque ele parece possuir menos informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado pode ser enviado por e-mail?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sim, quando o destinat\u00e1rio aceitar esse meio.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">PDF e formatos de imagem s\u00e3o frequentemente enviados por e-mail.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, documentos podem conter informa\u00e7\u00f5es pessoais, financeiras ou confidenciais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Antes do envio, confirme o destinat\u00e1rio e utilize os mecanismos de seguran\u00e7a adequados \u00e0 sensibilidade das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Em processos oficiais, utilize o canal determinado pelo \u00f3rg\u00e3o respons\u00e1vel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se a institui\u00e7\u00e3o disponibiliza um sistema espec\u00edfico para anexar documentos, n\u00e3o presuma que enviar por e-mail produzir\u00e1 o mesmo efeito.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qual formato usar para documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O formato depende da finalidade.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">PDF \u00e9 bastante utilizado para documentos com uma ou v\u00e1rias p\u00e1ginas.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">JPEG e PNG s\u00e3o comuns para imagens.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Em processos que precisam atender ao Decreto n\u00ba 10.278\/2020, os padr\u00f5es t\u00e9cnicos previstos na regulamenta\u00e7\u00e3o devem ser observados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O anexo do decreto estabelece caracter\u00edsticas como resolu\u00e7\u00e3o m\u00ednima, cor e formato de arquivo conforme o tipo do documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, se a digitaliza\u00e7\u00e3o possui finalidade jur\u00eddica espec\u00edfica, n\u00e3o escolha o formato apenas por prefer\u00eancia pessoal.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado precisa ser PDF?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">N\u00e3o necessariamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O formato exigido depende do sistema, da institui\u00e7\u00e3o e da finalidade.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, PDF \u00e9 muito utilizado porque facilita a reuni\u00e3o de v\u00e1rias p\u00e1ginas em um \u00fanico arquivo e preserva a apresenta\u00e7\u00e3o do documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Para simples cadastros, algumas plataformas aceitam imagens JPEG ou PNG.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">J\u00e1 procedimentos sujeitos a normas espec\u00edficas podem exigir determinados padr\u00f5es de arquivo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Leia as instru\u00e7\u00f5es antes de realizar a digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quais documentos podem ser digitalizados?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Diversos documentos f\u00edsicos podem ser convertidos para o formato digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Alguns exemplos s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">contratos;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">declara\u00e7\u00f5es;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">comprovantes;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">notas fiscais;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">certid\u00f5es;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">documentos administrativos;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">fotografias;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">documentos acad\u00eamicos;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">documentos empresariais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, a possibilidade t\u00e9cnica de digitalizar n\u00e3o significa que o documento f\u00edsico possa ser automaticamente descartado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tamb\u00e9m n\u00e3o significa que a vers\u00e3o digitalizada ser\u00e1 aceita em qualquer situa\u00e7\u00e3o sem requisitos adicionais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Essas quest\u00f5es precisam ser analisadas separadamente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Por que empresas digitalizam documentos?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A digitaliza\u00e7\u00e3o pode facilitar significativamente a gest\u00e3o documental.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um arquivo f\u00edsico com milhares de p\u00e1ginas exige espa\u00e7o e pode tornar a localiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es mais demorada.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quando existe uma gest\u00e3o digital adequada, a empresa pode localizar documentos com mais rapidez e controlar melhor o acesso.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A digitaliza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode reduzir o manuseio frequente dos originais, contribuindo para sua preserva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O pr\u00f3prio Conarq destaca que uma das finalidades da representa\u00e7\u00e3o digital pode ser facilitar a dissemina\u00e7\u00e3o e o acesso, al\u00e9m de evitar o manuseio do original.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entretanto, digitalizar sem organiza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode criar problemas.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Milhares de arquivos com nomes aleat\u00f3rios e sem crit\u00e9rios de classifica\u00e7\u00e3o continuam sendo dif\u00edceis de administrar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quais cuidados tomar ao digitalizar documentos?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A qualidade da digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 apenas uma parte do processo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tamb\u00e9m \u00e9 importante pensar em:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">controle de acesso;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">prote\u00e7\u00e3o contra altera\u00e7\u00f5es;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">c\u00f3pias de seguran\u00e7a;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">prote\u00e7\u00e3o de dados pessoais;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">prazo de guarda;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">integridade;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">possibilidade de localiza\u00e7\u00e3o futura.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Em uma empresa, a digitaliza\u00e7\u00e3o deve fazer parte de uma estrat\u00e9gia adequada de gest\u00e3o documental.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Documentos confidenciais n\u00e3o devem simplesmente ser colocados em pastas abertas para qualquer funcion\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documento digitalizado possui o mesmo valor do original?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Pode possuir, desde que sejam cumpridos os requisitos legais aplic\u00e1veis.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Essa \u00e9 uma das partes mais importantes sobre o assunto.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A Lei n\u00ba 12.682\/2012 estabelece que o documento digital e sua reprodu\u00e7\u00e3o, quando produzidos de acordo com a pr\u00f3pria lei e a legisla\u00e7\u00e3o espec\u00edfica, podem possuir o mesmo valor probat\u00f3rio do documento original.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O Decreto n\u00ba 10.278\/2020 estabelece requisitos t\u00e9cnicos para determinadas digitaliza\u00e7\u00f5es produzirem os mesmos efeitos legais dos documentos originais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, n\u00e3o \u00e9 a simples extens\u00e3o <code>.pdf<\/code> que determina a equival\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O processo pelo qual o arquivo foi produzido \u00e9 fundamental.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Afinal, o que \u00e9 documento digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Documento digitalizado \u00e9 a representa\u00e7\u00e3o em formato digital de um documento que originalmente existia em outro formato, normalmente f\u00edsico.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um contrato em papel escaneado para PDF \u00e9 um exemplo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uma certid\u00e3o f\u00edsica convertida em arquivo digital tamb\u00e9m.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">J\u00e1 um documento criado diretamente no computador \u00e9 um <strong>documento nato-digital<\/strong>, e n\u00e3o um documento digitalizado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A diferen\u00e7a parece pequena, mas \u00e9 importante, especialmente quando o assunto envolve validade jur\u00eddica, armazenamento e gest\u00e3o documental.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">No Brasil, a Lei n\u00ba 12.682\/2012 e o Decreto n\u00ba 10.278\/2020 estabelecem regras relevantes sobre digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dependendo da finalidade, requisitos relacionados \u00e0 integridade, confiabilidade, assinatura digital, metadados e padr\u00f5es t\u00e9cnicos precisam ser observados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Portanto, quando algu\u00e9m pedir um \u201cdocumento digitalizado\u201d, normalmente est\u00e1 solicitando uma representa\u00e7\u00e3o digital leg\u00edvel do documento f\u00edsico. Mas, quando houver necessidade de equival\u00eancia jur\u00eddica ao original, \u00e9 fundamental verificar quais requisitos legais e t\u00e9cnicos precisam ser cumpridos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fontes<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) \u2014 Perguntas mais frequentes sobre documentos digitais.<\/strong> Conceitos de documento digital, documento digitalizado e documento nato-digital.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Decreto n\u00ba 10.278\/2020 \u2014 Presid\u00eancia da Rep\u00fablica.<\/strong> Estabelece t\u00e9cnicas e requisitos para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos ou privados e disciplina condi\u00e7\u00f5es para produ\u00e7\u00e3o de efeitos legais equivalentes aos documentos originais.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Lei n\u00ba 12.682\/2012 \u2014 Presid\u00eancia da Rep\u00fablica.<\/strong> Disp\u00f5e sobre digitaliza\u00e7\u00e3o, armazenamento em meio eletr\u00f4nico e reprodu\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos e privados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) \u2014 T\u00e9cnica e requisitos para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos.<\/strong> Orienta\u00e7\u00f5es relacionadas \u00e0 aplica\u00e7\u00e3o do Decreto n\u00ba 10.278\/2020.<\/p>\n\n\n&#8220;`html\n\n<div class=\"wp-block-group toexceed-course-cta has-global-padding is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n\n    \n    <div class=\"toexceed-course-cta__glow toexceed-course-cta__glow--one\"><\/div>\n    <div class=\"toexceed-course-cta__glow toexceed-course-cta__glow--two\"><\/div>\n    \n\n    \n    <div class=\"wp-block-columns are-vertically-aligned-center toexceed-course-cta__container is-layout-flex wp-container-core-columns-is-layout-80868740 wp-block-columns-is-layout-flex\">\n\n        \n        <div class=\"wp-block-column is-vertically-aligned-center toexceed-course-cta__content is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\" style=\"flex-basis:60%\">\n\n            \n            <p class=\"toexceed-course-cta__tag wp-block-paragraph\">\n                Ingl\u00eas pr\u00e1tico para o mercado de trabalho\n            <\/p>\n            \n\n            \n            <h2 class=\"wp-block-heading toexceed-course-cta__title\">\n                Aprenda Ingl\u00eas para o Trabalho e\n                <mark>se comunique com confian\u00e7a<\/mark>\n            <\/h2>\n            \n\n            \n            <p class=\"toexceed-course-cta__description wp-block-paragraph\">\n                Um treinamento pr\u00e1tico para quem precisa usar ingl\u00eas no ambiente profissional. 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