Como documentar e controlar estoque importado no ERP ou planilha

Documentar e controlar o estoque de produtos importados é uma etapa crítica para a saúde financeira de qualquer empresa. Um controle preciso evita perdas, garante a conformidade fiscal e oferece uma visão clara do custo real de cada produto, o que é fundamental para a precificação.

Aqui está um guia de como fazer isso, seja em um sistema ERP ou em uma planilha.

---

1. Entenda e Calcule o Custo de Aquisição (“Landed Cost”)

O primeiro passo é calcular o custo total do produto até ele estar disponível para venda. Esse custo não é apenas o preço da mercadoria, mas a soma de todas as despesas incorridas na importação.

• Preço da mercadoria (Invoice): O valor do produto pago ao fornecedor.
• Frete internacional: O custo do transporte, que pode ser aéreo ou marítimo.
• Seguro de carga: O custo para proteger a mercadoria durante o transporte.
• Impostos federais e estaduais: IPI, PIS, Cofins e ICMS. Esses impostos incidem sobre o valor da mercadoria somado a frete e seguro.
• Taxas e Despesas aduaneiras: Despesas com o despachante aduaneiro, armazenagem, capatazia (manuseio da carga no porto) e transporte do porto até o seu armazém.

Para controlar esses custos, você deve criar uma planilha de landed cost para cada importação. Desse modo, essa planilha irá somar todas essas despesas e dividir pelo número de unidades da sua importação. O resultado é o seu custo por unidade, que será o valor de entrada no estoque.

---

2. Documentação para o Registro

Após o desembaraço aduaneiro, você terá documentos que servirão como base para o registro no estoque.

• Nota Fiscal de Entrada: Ao nacionalizar a mercadoria, é fundamental que a empresa emita uma nota fiscal de entrada. Ela servirá para formalizar a entrada dos produtos no seu estoque e validar a sua operação.
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Todos os produtos devem ser classificados com a NCM correta. O seu despachante aduaneiro é responsável por essa classificação.
• Declaração de Importação (DI): Este documento detalha a mercadoria, impostos, despesas e o regime de importação. Desse modo, é a prova oficial da sua importação.
• Fatura Comercial (Commercial Invoice): A fatura comercial é o documento fiscal emitido pelo exportador no país de origem.

---

3. Registro no Sistema (ERP ou Planilha)

Com a documentação em mãos, o registro do estoque pode ser feito.

Se você usa um ERP:

A maioria dos ERPs têm um módulo específico para importação. A sua empresa deve lançar a Nota Fiscal de Entrada. No momento do lançamento, o sistema irá criar um novo lote de estoque com o custo unitário do landed cost, a NCM, a data de entrada e outras informações relevantes da DI.

Dica: Use o número da Declaração de Importação como referência no ERP. Além disso, crie um campo personalizado para o número do contêiner ou do conhecimento de embarque para facilitar a rastreabilidade.

Se você usa uma Planilha:

Crie uma tabela com as seguintes colunas para cada produto:

Coluna	Descrição
Código do Produto	O código interno do seu produto.
Descrição	Nome do produto.
Data de Entrada	A data da entrada da Nota Fiscal no seu sistema.
NCM	A Nomenclatura Comum do Mercosul.
Número da DI	O número da Declaração de Importação.
Fornecedor	Nome do fornecedor no exterior.
Custo Unitário (Landed Cost)	O custo de aquisição do produto.
Quantidade	O número de unidades recebidas.
Valor Total	O valor total do lote de importação.
Local de Armazenagem	O local no seu armazém onde o produto foi guardado.

---

4. Controle Contínuo

O controle de estoque é um processo contínuo.

• Movimentação: Todas as saídas (vendas) e entradas (devoluções) de estoque devem ser registradas, preferencialmente por um código de barras.
• Inventário: A sua empresa deve fazer um inventário físico periodicamente para garantir que o estoque físico seja consistente com o registro no sistema.
• Gestão de Lotes: Se você importa produtos com validade (alimentos, cosméticos), é vital controlar o lote de cada importação. Além disso, o sistema deve te ajudar a vender o lote mais antigo primeiro (FIFO – First In, First Out).

Um bom controle de estoque, em suma, é um controle financeiro. Desse modo, com um bom planejamento, você poderá evitar desperdícios e otimizar o seu fluxo de caixa.