O agente de cargas (freight forwarder) é o profissional responsável por planejar, coordenar e acompanhar o transporte internacional de mercadorias, conectando exportadores, importadores, transportadoras, portos, aeroportos e terminais logísticos.
Sua rotina é dinâmica, técnica e repleta de detalhes. Uma pequena falha pode gerar atrasos, custos extras ou até a retenção de cargas no exterior. Por isso, é essencial que o agente tenha organização, proatividade e domínio operacional.
1. Conferência de embarques do dia
O dia geralmente começa com a verificação dos embarques programados. O agente confere:
- Carga pronta (Cargo Ready Date)
- Janelas de recebimento (Receiving Window)
- Cut-offs operacionais (VGM, Gate In, Documental)
- Status de bookings confirmados com armadores ou cias aéreas
- Alertas de exceções ou atrasos logísticos
Essa etapa é fundamental para garantir que nenhuma carga perca o navio, avião ou caminhão programado.
2. Comunicação com clientes e parceiros
Durante o dia, o agente mantém contato constante com exportadores, importadores, terminais, transportadoras e despachantes aduaneiros, informando:
- Atualizações de status de embarque
- Pendências documentais
- Abertura de novos processos
- Confirmação de reservas e follow-ups de coleta
Comunicação proativa e clara é um dos maiores diferenciais na rotina do agenciador.
3. Emissão e revisão de documentos logísticos
Outro ponto crítico é o preenchimento, conferência e envio dos documentos da carga, como:
- Booking Confirmation
- Bill of Lading (BL) ou Air Waybill (AWB)
- Invoice e Packing List
- Certificados exigidos pelo destino (sanitário, origem, fumigação)
- Declarações específicas (IMO, carga refrigerada, oversized)
A correta emissão desses documentos é essencial para o desembaraço aduaneiro e liberação da carga no destino.
4. Abertura de novos processos
O agente também dedica parte do dia à cotação de fretes internacionais, abertura de novos processos e organização das etapas iniciais da operação:
- Recebimento das instruções do cliente
- Análise da carga e definição do modal ideal
- Envio de Freight Quotation detalhada
- Solicitação de espaço junto a armadores, cias aéreas ou operadores rodoviários
- Emissão de instruções de embarque
5. Acompanhamento pós-embarque
Após o embarque, o agente acompanha:
- Tracking da carga em trânsito
- Envio de atualizações ao cliente (follow-up logístico)
- Confirmação de chegada no porto ou aeroporto de destino
- Liberação junto ao terminal ou entrega final (quando contratado)
Em muitos casos, o agente continua atuando até a chegada da carga no cliente final, especialmente em operações DAP ou DDP, com desembaraço incluso.
6. Organização de documentos e relatórios
Ao final do processo, o agente:
- Gera relatórios de embarque
- Arquiva os documentos em sistemas internos
- Prepara comprovantes para faturamento
- Revisa KPIs como lead time, atrasos, ocorrências e custos extras
Essa etapa é essencial para avaliação de performance e melhoria contínua.
Ferramentas usadas na rotina
- Sistemas de gestão de embarques (TMS / Freight Management)
- Planilhas e CRMs logísticos
- E-mails corporativos com clientes e parceiros
- Sistemas de armadores, companhias aéreas e operadores NVOCC
- Plataformas de rastreamento de cargas (Track & Trace)
Incoterms® e a rotina do agente
O Incoterm® definido na operação determina o escopo de responsabilidade do agente. Por exemplo:
- Em um FOB, ele cuida do frete internacional a partir do porto de embarque
- Em um CIF, precisa organizar o seguro e a entrega até o porto de destino
- Em um DDP, assume a entrega porta a porta, incluindo desembaraço e impostos
Conhecer os Incoterms® é obrigatório para atuar com segurança.
Confira os Incoterms® atualizados:
https://iccwbo.org
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