15 Frases Essenciais para Reuniões Internacionais de Logística e Comex

Participar de reuniões internacionais de logística exige muito mais do que apenas conhecimento técnico sobre incoterms ou modais de transporte. Atualmente, a capacidade de se comunicar com clareza em inglês define quais profissionais conseguem resolver problemas e quais acabam gerando mal-entendidos. Por isso, dominar frases estratégicas permite que você assuma o controle da conversa e transmita muito mais segurança aos parceiros estrangeiros.

Iniciando a reunião com profissionalismo

O início de uma conferência define o tom de toda a negociação. Consequentemente, é fundamental utilizar expressões que demonstrem organização e respeito ao tempo dos participantes.

• “I’d like to start by reviewing the agenda for today’s meeting.” (Gostaria de começar revisando a pauta da reunião de hoje.)
• “Thank you all for joining this call to discuss the current shipping status.” (Obrigado a todos por participarem desta chamada para discutirmos o status atual do embarque.)

Além disso, certifique-se de que todos estão ouvindo bem, especialmente em reuniões por vídeo ou telefone. Use frases como: “Can everyone hear me clearly before we proceed?” (Todos conseguem me ouvir claramente antes de prosseguirmos?)

Tratando de prazos e status de carga

No comércio exterior, a precisão sobre datas é crucial para evitar multas e atrasos na produção. Portanto, você deve ser direto ao solicitar atualizações sobre o cronograma logístico.

• “Could you please provide an update on the ETD and ETA for this booking?” (Você poderia, por favor, fornecer uma atualização sobre a data estimada de saída e chegada para esta reserva?)
• “We need to confirm if the cargo has already been cleared by customs.” (Precisamos confirmar se a carga já foi liberada pela alfândega.)
• “Is there any risk of missing the closing date at the terminal?” (Existe algum risco de perdermos o prazo de fechamento no terminal?)

Dessa forma, você mantém todos os envolvidos alinhados com as expectativas de tempo do projeto.

Resolvendo discrepâncias e problemas

Imprevistos são comuns na rotina de logística internacional. No entanto, a forma como você aborda esses problemas em uma reunião determina a agilidade da solução. Se houver divergências em documentos ou falta de espaço no navio, utilize estas expressões:

• “We noticed a discrepancy between the Packing List and the Bill of Lading.” (Notamos uma discrepância entre o Packing List e o Conhecimento de Embarque.)
• “What are the alternative routes if the main port remains congested?” (Quais são as rotas alternativas se o porto principal continuar congestionado?)
• “We must address the issue regarding the damaged containers immediately.” (Devemos tratar o problema em relação aos contêineres danificados imediatamente.)

Ao usar esses termos, você demonstra proatividade em vez de apenas reportar uma falha.

Negociações e encerramento

Para finalizar uma reunião com sucesso, é necessário consolidar o que foi decidido e definir os próximos passos. Assim, você garante que as responsabilidades estejam claras para o shipper, o agente ou o broker.

• “Let’s recap the action points we agreed upon during this session.” (Vamos recapitular os pontos de ação que acordamos durante esta sessão.)
• “I will send a follow-up email with the meeting minutes by the end of the day.” (Vou enviar um e-mail de acompanhamento com a ata da reunião até o final do dia.)
• “We look forward to receiving the revised quotation as soon as possible.” (Aguardamos o recebimento da cotação revisada o mais rápido possível.)

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