O que é nota fiscal de exportação e como emitir corretamente no ERP

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para exportação é um documento fiscal digital indispensável no Brasil. Primeiramente, ela formaliza a saída da mercadoria do seu estabelecimento para o exterior. Em segundo lugar, ela é a base para a desoneração de impostos. Por fim, ela permite a integração com a Declaração Única de Exportação (DU-E). Preenchê-la corretamente no seu ERP é crucial para evitar multas, atrasos e problemas com o Fisco.

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O Que É a Nota Fiscal de Exportação?

A Nota Fiscal de Exportação é uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) específica para operações de comércio exterior, emitida pelo exportador (vendedor) no Brasil. Sua principal finalidade é:

• Comprovação Fiscal: Prova para a Receita Federal e para a Secretaria da Fazenda do seu estado que a mercadoria está saindo do território nacional.
• Base para Desonerações: Lastreia a isenção ou não incidência de impostos como IPI, ICMS, PIS e COFINS sobre a receita da exportação.
• Integração com a DU-E: As informações da NF-e migram automaticamente para a DU-E (Declaração Única de Exportação).

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Como Emitir a Nota Fiscal de Exportação Corretamente no ERP

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta essencial para a emissão correta da NF-e de exportação, pois automatiza processos e integra dados. Contudo, é vital configurá-lo e preenchê-lo com precisão.

1. Configuração Inicial e Pré-requisitos no ERP

• Habilitação Fiscal: Certifique-se de que seu ERP está configurado para emitir NF-e de exportação. Além disso, verifique se possui o Certificado Digital (e-CNPJ) instalado e configurado no sistema.
• Cadastro de Clientes (Destinatário Estrangeiro): Cadastre o importador (cliente no exterior) no seu ERP. Desse modo, você deve informar o nome completo, endereço detalhado (rua, número, cidade, país) e o código do país (ex: “US” para Estados Unidos).
• Cadastro de Produtos: Garanta que todos os produtos a serem exportados estejam cadastrados com a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) correta e a unidade de medida estatística associada à NCM.

2. Criação da NF-e de Exportação no ERP

O processo exato varia entre os ERPs, mas a lógica é similar:

• Acesso: Navegue no menu do seu ERP para “Vendas” ou “Emissão de NF-e” e selecione a opção para emitir uma “NF-e de Saída” com finalidade de “Exportação”.
• Tipo de Operação: O ERP geralmente pré-seleciona “Saída”. A finalidade da operação deve ser “Normal” (para venda definitiva).
• Natureza da Operação / CFOP: Selecione o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) adequado para exportação. Os mais comuns são:
  • 7.101 – Venda de produção do estabelecimento: Para produtos fabricados por sua empresa.
  • 7.102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros: Para produtos que sua empresa revende.
  • 7.501 – Exportação de mercadorias recebidas com fim específico de exportação: Usado em exportações indiretas, onde você exporta uma mercadoria remetida por outro produtor nacional.
  • Consulte sempre seu contador para confirmar o CFOP correto para sua operação específica.

3. Preenchimento dos Dados Essenciais

• Dados do Emitente (Sua Empresa): O ERP geralmente puxa automaticamente.
• Dados do Destinatário (Importador Estrangeiro): Confirme o nome, endereço e, crucialmente, o País de Destino. Isso migra para a DU-E.
• Itens da Nota Fiscal (Produtos):
  • NCM: Puxe do cadastro do produto. Certifique-se de que é a NCM correta.
  • Descrição: Detalhada, concisa e precisa, correspondendo à Fatura Comercial.
  • Quantidade e Unidade de Medida: Informe a quantidade comercializada e a quantidade tributável, com a respectiva unidade (UN, KG, LT, etc.).
  • Peso Líquido e Bruto: Em quilogramas (KG). O ERP pode calcular automaticamente se você tiver os pesos unitários cadastrados.
  • Valores: Preço unitário e valor total em Reais (BRL). A NF-e é sempre em moeda nacional.

4. Impostos e Desonerações

• ICMS, IPI, PIS, COFINS: Para exportação, esses impostos são desonerados. No ERP, você deve aplicar os CSTs (Códigos de Situação Tributária) ou CSOSNs (Código de Situação da Operação no Simples Nacional) que indicam a não incidência ou isenção.
  • Exemplos de CST de ICMS para exportação: 41 (Não tributada) ou 50 (Suspensão). Para o Simples Nacional, use os CSOSNs específicos.
  • O ERP, se bem configurado, já aplicará os CSTs/CSOSNs corretos.
• Imposto de Exportação (IE): O IE incide sobre poucos produtos. Se aplicável, o ERP deve calculá-lo.

5. Dados Específicos de Exportação (Aba/Seção “Exportação” ou “Comércio Exterior”)

Esta é uma aba crucial no seu ERP para NF-e de exportação:

• Incoterm: Informe o Incoterm negociado (ex: FOB Santos, CIF Rotterdam).
• Local de Despacho: Porto, aeroporto ou ponto de fronteira onde a mercadoria será despachada (ex: “Santos” ou “Porto de Santos”).
• UF do Local de Despacho: UF do porto/aeroporto (ex: SP).
• Local de Embarque: Local onde a mercadoria será fisicamente embarcada no veículo de transporte internacional.
• Número do Ato Concessório de Drawback: Se a exportação for para comprovar um Drawback, vincule o número do AC aqui.
• Outras Observações: Use o campo de observações para incluir informações relevantes, como “Mercadoria destinada à exportação conforme DU-E nº XXXXX”, ou detalhes sobre regimes especiais.

6. Geração e Transmissão da NF-e

• Validação Interna: O ERP fará validações para garantir a conformidade da NF-e antes da transmissão.
• Visualização (DANFE): Visualize o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para uma revisão final.
• Transmissão: Transmita a NF-e para a SEFAZ do seu estado. Se aprovada, você terá a chave de acesso e o DANFE para impressão.

Dicas Essenciais para Preencher Sem Erros no ERP:

• Integração com a DU-E: O grande benefício de um ERP é a integração com a DU-E. Certifique-se de que seu sistema exporta os dados para a DU-E corretamente, minimizando a redigitação.
• Consistência de Dados: A informação mais crítica é que a NF-e deve ser 100% consistente com a Fatura Comercial e a Packing List. Qualquer divergência pode causar atrasos e multas.
• NCM e Unidade Tributável: Verifique a unidade de medida tributável de cada NCM na tabela da Receita Federal. Ela nem sempre é a mesma da unidade comercial.
• Contador e Despachante: Trabalhe em conjunto com seu contador e seu despachante aduaneiro. Eles são seus maiores aliados para configurar o ERP, definir os CFOPs e CSTs corretos, e validar as informações da NF-e.
• Atualização do ERP: Mantenha seu sistema ERP sempre atualizado com as últimas versões da legislação fiscal e aduaneira.

O correto preenchimento da Nota Fiscal de Exportação no ERP é um pilar para a legalidade, a eficiência e o sucesso das suas vendas para o exterior, garantindo a desoneração de impostos e a agilidade no despacho aduaneiro.

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