Explicar a política de reembolso, conhecida em inglês como Reimbursement Policy ou Expense Policy, exige clareza sobre processos, prazos e o que é considerado uma despesa elegível. Em empresas globais, essa é uma das comunicações mais importantes para manter o Compliance financeiro e a transparência com os colaboradores.
Termos Essenciais para Reembolso
Ao redigir a política ou orientar um funcionário, utilize o vocabulário padrão do mercado internacional:
- Out-of-pocket expenses: Despesas pagas pelo próprio funcionário que serão reembolsadas.
- Business-related expenses: Despesas relacionadas ao trabalho/negócio.
- Receipts / Invoices: Recibos ou notas fiscais (comprovação de pagamento).
- Expense Report: Relatório de despesas (o documento onde se listam os gastos).
- Per Diem: Diária (um valor fixo pago por dia de viagem para cobrir gastos, sem necessidade de comprovar cada item).
- Approver: O gestor ou departamento responsável por aprovar o gasto.
O Fluxo do Processo de Reembolso
Para que o colaborador entenda como receber o dinheiro de volta, você pode explicar o fluxo utilizando o seguinte esquema:
- Incur Expense: O funcionário realiza o gasto necessário.
- Submit Claim: O funcionário envia a solicitação de reembolso.
- Audit/Review: O RH ou Financeiro revisa se a despesa segue as regras.
- Approval: O gestor autoriza o pagamento.
- Reimbursement: O valor é depositado na conta do colaborador (geralmente via Payroll).
Frases Práticas para Explicar a Política
Utilize estas expressões para soar profissional em e-mails ou reuniões:
- “All business expenses must be pre-approved by your manager.”(Todas as despesas de negócio devem ser pré-aprovadas pelo seu gestor.)
- “Please ensure you attach all original receipts to your expense report.”(Certifique-se de anexar todos os recibos originais ao seu relatório de despesas.)
- “The deadline for submitting claims is the 25th of each month.”(O prazo para enviar as solicitações é o dia 25 de cada mês.)
- “Non-compliant expenses will not be reimbursed.”(Despesas que não seguem a política não serão reembolsadas.)
- “Travel expenses include airfare, lodging, and meals.”(As despesas de viagem incluem passagens aéreas, hospedagem e refeições.)
Categorias Comuns de Reembolso
| Termo em Inglês | O que abrange |
| Travel & Subsistence | Passagens, hotéis e alimentação em viagens. |
| Mileage Reimbursement | Reembolso por quilometragem (uso do carro próprio). |
| Professional Development | Cursos, livros e certificações. |
| Home Office Stipend | Ajuda de custo para equipamentos de trabalho remoto. |
| Entertainment/Client Meals | Almoços com clientes para fins de prospecção. |
Dica de Especialista: O Uso do “Stipend”
Em vez de reembolsar cada pequeno item de quem trabalha em casa, muitas empresas usam o Remote Work Stipend. Isso simplifica o processo: a empresa paga um valor fixo mensal e o funcionário não precisa enviar recibos de internet ou luz. Para explicar isso, use: “We provide a monthly stipend to cover your home office utilities.”
Domine Recursos Humanos e Inglês Técnico em 4 meses. O único treinamento com simulador prático que ensina as rotinas de RH e o inglês técnico necessário para gerir Expense Policies, comunicações financeiras e contratações globais com total segurança. Aprenda a redigir políticas, orientar colaboradores e falar sobre processos corporativos de forma profissional no mercado global. Acesse aqui: https://toexceed.com.br/curso-recursos-humanos.html
Torne-se fluente no inglês e expert em RH em 4 meses
Desde o nível básico, aprenda a entrevistar candidados em inglês, postar vagas, analisar currículos, tirar dúvidas de funcionários, enviar e-mails, usar o inglês ao telefone e muito mais.
Deixe um comentário