A etapa de contratação é um momento de grande expectativa para o novo colaborador e de intensa organização para o RH. Portanto, saber como solicitar documentação de admissão em inglês de forma clara é essencial para garantir que o processo ocorra sem atrasos. Além disso, uma comunicação estruturada transmite profissionalismo e ajuda o novo talento a se sentir bem-vindo desde o primeiro contato oficial. Certamente, a precisão nos termos técnicos evita que documentos importantes sejam esquecidos ou enviados de maneira incorreta pelo candidato.
Termos Fundamentais para a Admissão
Primeiramente, você deve familiarizar-se com os nomes dos documentos e processos mais comuns no mercado internacional. O processo de admissão como um todo é chamado de hiring process ou onboarding documentation phase. Ademais, utilizamos o termo mandatory documents para nos referirmos aos documentos obrigatórios por lei ou política interna. Dessa forma, ao enviar a lista, você pode utilizar expressões como identification ID para documento de identidade e proof of address para comprovante de residência. Inclusive, em contextos globais, é muito comum solicitar o tax identification number, que varia de nome dependendo do país de origem da empresa.
Como Redigir o E-mail de Solicitação
Em seguida, organize o e-mail de forma que o candidato visualize rapidamente o que precisa ser providenciado. Utilize uma frase de abertura amigável e profissional, como: “Congratulations on your new role! To proceed with your hiring, we need some documents”. Posteriormente, liste os itens em tópicos para facilitar o checklist do futuro colaborador da companhia. Consequentemente, estabeleça um prazo claro utilizando a palavra deadline para garantir que o setor de folha de pagamento receba tudo em tempo hábil. Por outro lado, informe o formato preferencial dos arquivos, como por exemplo, “please send all files in PDF format”.
Orientações sobre Background Check e Prazos
Nesse sentido, muitas empresas internacionais realizam uma verificação de antecedentes antes da formalização final do contrato. O termo técnico para essa etapa é background check, e você deve informar ao candidato se ele precisará autorizar esse procedimento formalmente. Assim, explique que o envio rápido da papelada é vital para que a data de início, ou start date, seja mantida conforme o planejado. Logo, se houver alguma dúvida por parte do talento, mostre-se disponível utilizando a expressão “feel free to reach out if you have any questions”. Finalmente, revise todo o texto para garantir que o tom seja acolhedor, mantendo sempre a seriedade exigida por um processo administrativo desta importância.
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