A precisão na contagem das unidades de carga é um dos pilares da logística internacional eficiente. Erros no número de containers declarados podem paralisar o desembaraço aduaneiro e gerar custos de armazenagem extremamente altos. Portanto, identificar a causa dessa divergência e agir com rapidez é fundamental para garantir a fluidez da sua operação de exportação ou importação.
Verifique a Documentação em Relação à Carga Física
Primeiramente, você deve realizar um cruzamento imediato entre o Packing List, o Bill of Lading (BL) e a Nota Fiscal. Se o número de unidades físicas no terminal não coincidir com o que foi registrado nos papéis, identifique se houve uma falha no carregamento ou um erro de digitação. Além disso, verifique se algum container foi retido na origem por falta de espaço ou problemas operacionais do transportador rodoviário.
Posteriormente, confirme com o terminal portuário se todas as unidades enviadas foram devidamente recepcionadas e registradas no sistema. Muitas vezes, uma unidade pode estar aguardando pesagem ou posicionamento, o que gera uma falsa impressão de falta de carga. Dessa forma, ter o comprovante de entrega (ticket de gate) em mãos facilita a contestação de qualquer erro de inventário por parte do porto.
Realize a Retificação nos Sistemas Aduaneiros
Assim que a discrepância for confirmada como um erro documental, solicite ao seu despachante a retificação da Declaração Única de Exportação (DU-E). Erros na quantidade de containers informados à Receita Federal podem levar à aplicação de multas pesadas por prestação de informação inexata. Consequentemente, o ajuste deve ser feito antes que o navio inicie o carregamento para evitar que a carga seja “rolada” para a próxima semana.
Entretanto, se a divergência ocorrer na importação, a correção deve ser feita diretamente no manifesto de carga junto ao armador. Esse processo exige que o agente de carga altere as informações no sistema da Marinha Mercante para que o desembaraço ocorra sem sanções. Além do mais, mantenha o seu cliente ou fornecedor estrangeiro informado sobre cada etapa da correção para preservar a transparência na relação comercial.
Comunique o Armador e Faça a Gestão de Custos
Em seguida, entre em contato com a linha marítima para atualizar o booking e garantir que o frete seja cobrado apenas sobre as unidades efetivamente embarcadas. O armador precisa dessa informação exata para o planejamento de estabilidade do navio e para a emissão correta do BL final. Por outro lado, acompanhe de perto as datas de “free time” para que a demora na burocracia não resulte em cobranças de demurrage desnecessárias.
Finalmente, documente todo o incidente para revisar os processos internos e evitar que a falha se repita em embarques futuros. Ter um protocolo de conferência dupla antes da saída da mercadoria da fábrica reduz drasticamente a margem para esses erros humanos. Assim sendo, a gestão proativa de discrepâncias protege a margem de lucro da empresa e fortalece a reputação do profissional de comércio exterior perante os agentes internacionais.
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