Como Solicitar Documentos Digitalizados em Inglês: Guia e Modelos

No dinâmico mercado do comércio exterior, a agilidade na troca de informações é o que garante o cumprimento dos cronogramas logísticos. Antes que os documentos originais sigam por correio internacional (courier), a conferência das cópias digitais é um passo obrigatório para evitar erros fatais. Portanto, saber como solicitar o envio de documentos digitalizados em inglês de forma clara e técnica é uma habilidade que todo profissional de Comex deve dominar para agilizar o desembaraço.

A importância das “Advance Copies” no Comex

O termo técnico mais comum para se referir aos documentos enviados antecipadamente por e-mail é “Advance copies”. Visto que a Receita Federal e os terminais exigem precisão absoluta nos dados, ter o PDF em mãos permite que você faça o “check” antes mesmo da carga chegar ao porto. Além disso, essa prática possibilita o registro antecipado de licenças e a preparação do processo de importação. Certamente, aguardar apenas o documento físico pode causar atrasos desnecessários e custos extras de armazenagem.

Vocabulário técnico para documentos digitais

Para garantir que o fornecedor entenda exatamente o que você precisa, utilize termos padronizados da indústria. Por exemplo, em vez de pedir apenas uma “foto”, utilize a palavra “Scan” ou “Scanned copy”. Da mesma forma, mencione a necessidade de arquivos em “High resolution” (alta resolução) para que a leitura de carimbos e assinaturas seja nítida. Consequentemente, o uso do vocabulário correto evita que você receba arquivos ilegíveis que atrasam o fluxo documental.

Modelos de e-mail para solicitar os scans

Abaixo, preparamos dois modelos práticos para diferentes momentos da sua operação internacional.

Modelo 1: Solicitação de cópias para conferência prévia

Subject: Advance Copies Request – PO #[Número do Pedido]

Dear [Nome do Contato],

I hope you are doing well.

Regarding the shipment of PO #[Número], could you please send us the scanned copies of all shipping documents for our internal review? We need the Invoice, Packing List, and the BL/AWB to start the customs preparation.

Furthermore, please do not send the originals by courier until we provide our final approval.

Best regards, [Seu Nome]

Modelo 2: Pedido urgente de documentos digitalizados

Subject: URGENT: Scanned Documents Needed for Customs – PO #[Número]

Dear [Nome do Contato],

The cargo for PO #[Número] has already arrived at the destination port. Consequently, we need the scanned copies of the Certificate of Origin and the signed Invoice immediately to proceed with the clearance.

Please ensure the files are in PDF format and have good legibility. Thank you for your urgent attention to this matter.

Best regards, [Seu Nome]

Dicas para evitar problemas documentais

Sempre que solicitar arquivos digitais, especifique o formato desejado, preferencialmente PDF. Em primeiro lugar, arquivos em imagem (como JPG) costumam ser pesados e perdem a qualidade na impressão. Posteriormente, certifique-se de que todas as páginas do documento foram digitalizadas, inclusive o verso de conhecimentos de embarque, se houver cláusulas importantes. Dessa maneira, você mantém a organização do seu processo e garante que o despachante aduaneiro tenha todas as informações necessárias para trabalhar com segurança.

---

Quer dominar todas as etapas do comércio exterior e falar inglês técnico com total confiança em apenas 4 meses? O treinamento Domine Comércio Exterior e Inglês Técnico oferece um simulador prático exclusivo onde você aprende a escrever e-mails reais, preencher documentos como Invoice e Packing List, e participar de reuniões internacionais sem travar. Desenvolvido por profissionais da área e professores nativos, este curso une teoria e prática para que você execute as atividades de Comex com fluência e segurança. Acesse aqui: https://toexceed.com.br/curso-comercio-exterior.html