Lidar com avarias em mercadorias é um dos momentos mais críticos para quem trabalha com logística global no dia a dia. Frequentemente, a forma como você comunica o problema em uma reunião internacional define se a empresa será ressarcida ou se arcará com o prejuízo sozinha. Por isso, é essencial adotar uma postura técnica e baseada em evidências sólidas para conduzir esse diálogo estratégico com exportadores ou agentes de carga.
Organize as evidências antes do encontro
Reúna todas as provas documentais antes de iniciar a conferência com o parceiro estrangeiro. Primeiramente, você deve organizar as fotos do container ou da embalagem avariada assim que a carga chegar ao terminal ou armazém. Além disso, verifique o relatório de vistoria e compare o estado físico da mercadoria com o que foi descrito originalmente no Bill of Lading (BL). Consequentemente, apresentar fatos visuais inquestionáveis reduz drasticamente as chances de o fornecedor contestar a responsabilidade pelo dano ocorrido durante o transporte.
Mantenha a objetividade durante a comunicação
Comunique a existência da avaria de forma profissional e evite tons puramente acusatórios durante a conversa. Durante o encontro, apresente os detalhes técnicos sobre a extensão do dano e explique como isso afeta a integridade ou a funcionalidade do produto final. Nesse sentido, utilize o vocabulário correto em inglês para descrever o sinistro, garantindo que todos os participantes compreendam a gravidade da situação sem ambiguidades linguísticas. Portanto, focar na resolução técnica do problema ajuda a manter a parceria comercial saudável, mesmo diante de um evento negativo na cadeia de suprimentos.
Formalize o plano de ação e os prazos
Defina os próximos passos para o ressarcimento financeiro ou a reposição dos itens avariados antes de encerrar a chamada. Finalmente, discuta a necessidade de acionar o seguro internacional e formalizar a Carta de Protesto dentro dos prazos legais estabelecidos por lei. Adicionalmente, estabeleça uma data limite para que o parceiro internacional apresente uma proposta de solução ou um crédito para embarques futuros. Dessa maneira, você encerra a reunião com um direcionamento concreto e protege os interesses financeiros da sua operação de comércio exterior.
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