Como emitir proforma invoice e commercial invoice com segurança

Emitir a Proforma Invoice (Fatura Proforma) e a Commercial Invoice (Fatura Comercial) com segurança é crucial no comércio exterior. Afinal, esses documentos são a espinha dorsal de qualquer negociação. Um erro no preenchimento pode causar atrasos, multas e até prejuízos.

1. Proforma Invoice: O orçamento formal

A Proforma Invoice (PI) é o primeiro documento que você emite ao negociar com um cliente ou fornecedor. Ela é uma oferta de venda, ou seja, um orçamento formal que detalha os produtos, preços e condições. Contudo, ela não tem valor fiscal.

Como emitir com segurança:

• Detalhamento: A Proforma Invoice deve ter todos os detalhes que a Fatura Comercial terá. Isso inclui a descrição do produto, a NCM, a quantidade, o preço e o Incoterm negociado.
• Cláusulas: Inclua a data de validade da oferta e as condições de pagamento (ex: 30% adiantado, 70% na entrega).
• Idioma: Emita a Proforma Invoice em inglês para evitar mal-entendidos.
• Importância: A Proforma Invoice serve como base para a negociação. Além disso, ela também ajuda o importador a planejar os custos e a solicitar o Licenciamento de Importação, se necessário.

2. Commercial Invoice: O documento oficial

A Commercial Invoice (CI) é o documento final e oficial de uma venda internacional. É, em suma, o comprovante da transação. Além disso, ela tem valor fiscal e é usada para o desembaraço aduaneiro.

Como emitir com segurança:

Atenção: A Fatura Comercial é a base para o preenchimento da Declaração Única de Exportação (DU-E). Por isso, qualquer erro na fatura pode ser um erro na DU-E.

Consistência: A Fatura Comercial deve ser 100% consistente com a Proforma Invoice. Contudo, qualquer alteração na negociação deve ser refletida na Fatura Comercial.

NCM: A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é a informação mais importante. Ela define os impostos e regulamentações. Desse modo, um erro na NCM pode gerar multas e atrasos.

Valores: Declare o valor real da mercadoria. Afinal, a Receita Federal fiscaliza a valoração. Além disso, ela pode reter a sua mercadoria em caso de subfaturamento.

Incoterm: O Incoterm negociado deve ser claramente especificado. Ele, por sua vez, define as responsabilidades de frete, seguro e risco.

Assinatura: A Fatura Comercial deve ter a assinatura do exportador.

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