Como registrar fatura comercial e packing list corretamente

Registrar a fatura comercial (Commercial Invoice) e a packing list (Romaneio de Carga) corretamente é um passo fundamental no comércio exterior. Afinal, esses documentos são a espinha dorsal de qualquer operação. A sua precisão é crucial. Desse modo, você evita erros, multas e atrasos no desembaraço aduaneiro.

A seguir, apresentamos um guia para que você possa registrar esses documentos com segurança.

1. Entenda a função de cada documento

Primeiramente, você deve entender a função de cada documento. Isso, por sua vez, te ajudará a preenchê-los corretamente e a garantir a sua consistência.

• Fatura Comercial (Commercial Invoice): Este é o comprovante de venda. A Receita Federal utiliza a fatura comercial para calcular os impostos. Por isso, ela deve conter informações financeiras, como o preço, o Incoterm e a moeda.
• Packing List (Romaneio de Carga): Este é o inventário da carga. Ele detalha os volumes, o peso e as dimensões. Além disso, ele ajuda a conferir a mercadoria e a manuseá-la de forma segura.

2. Preencha a fatura comercial corretamente

A fatura comercial é um documento com valor fiscal. Por isso, a sua precisão é crucial.

• Dados do exportador e importador: Inclua o nome, o endereço, o CNPJ (ou identificação fiscal) e as informações de contato de ambas as partes.
• Descrição da mercadoria: A descrição deve ser clara, completa e precisa. Além disso, ela deve incluir a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) ou o HS Code (Harmonized System Code).
• Preço e valor: Defina o preço unitário e o valor total do contrato.
• Incoterm: O Incoterm negociado deve ser claramente especificado. Por exemplo, FOB (Free on Board) ou CIF (Cost, Insurance and Freight).
• Assinatura: A fatura comercial deve ter a assinatura do exportador.
• Importante: A Fatura Comercial é a base para o preenchimento da Declaração Única de Importação (DUIMP). Por isso, qualquer erro pode ser um erro na DUIMP.

3. Preencha a packing list corretamente

A packing list é um documento logístico. Por isso, ela foca nos detalhes físicos da carga.

• Dados do exportador e importador: Inclua o nome, o endereço e as informações de contato de ambas as partes.
• Identificação do embarque: Faça referência ao número da fatura comercial e ao número do Conhecimento de Embarque (BL/AWB).
• Detalhes da carga: Liste cada produto com sua descrição. Além disso, informe o peso líquido e bruto de cada volume.
• Número de volumes: Cada embalagem (caixa, palete) deve ter um número. Além disso, a packing list deve indicar o total de volumes.

4. Garanta a consistência

A consistência é a chave para o sucesso. A Receita Federal fiscaliza a consistência entre todos os documentos.

• Fatura Comercial e Packing List: O número de volumes, o peso e a descrição da mercadoria devem ser idênticos nos dois documentos.
• Conhecimento de Embarque: As informações do Conhecimento de Embarque (BL/AWB) devem ser consistentes com a fatura comercial e a packing list.
• Declaração de Importação: A DUIMP ou a Declaração de Importação (DI) deve refletir fielmente as informações dos documentos.

Em suma, o registro da fatura comercial e da packing list deve ser feito com cuidado. Além disso, a sua dedicação te ajudará a garantir a conformidade e o sucesso da sua operação.