Trocar de contador: como fazer a mudança de contabilidade corretamente

Trocar de contador é uma decisão que uma empresa pode tomar quando busca atendimento melhor, redução de custos, maior agilidade, especialização no seu segmento ou simplesmente quando o serviço atual deixou de atender às suas necessidades. Em geral, a empresa pode mudar de contador, mas a transição precisa ser organizada para evitar problemas com documentos, obrigações fiscais, folha de pagamento e acessos aos sistemas utilizados pela contabilidade.

A troca não precisa ocorrer apenas no início do ano. Uma empresa pode trocar de escritório de contabilidade durante o ano, desde que organize a transferência das informações e observe as condições previstas no contrato firmado com o contador ou escritório atual.

Neste artigo, você vai entender como trocar de contador, quais documentos normalmente precisam ser transferidos, quais cuidados tomar e como reduzir o risco de problemas durante a mudança.

Posso trocar de contador a qualquer momento?

Em princípio, sim. A empresa não precisa permanecer indefinidamente com o mesmo profissional ou escritório contábil.

Entretanto, antes de fazer a mudança, é importante consultar o contrato de prestação de serviços. Ele pode estabelecer regras relacionadas ao encerramento da relação, como prazo de aviso prévio, honorários pendentes e procedimentos para rescisão.

Também é importante planejar a data da mudança.

A contabilidade trabalha continuamente com informações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e contábeis. Uma transição mal organizada pode fazer com que uma obrigação fique sob responsabilidade indefinida entre o contador antigo e o novo.

Por isso, ao trocar de contador, estabeleça claramente até qual competência o escritório anterior será responsável e a partir de qual competência o novo profissional assumirá.

Como trocar de contador passo a passo?

A mudança costuma envolver três participantes: a empresa, o contador anterior e o novo contador.

O processo começa pela escolha do novo profissional. Antes de encerrar o contrato atual, é recomendável conversar com o futuro escritório para descobrir quais informações e documentos serão necessários.

Depois disso, a empresa deve comunicar formalmente a decisão ao contador atual, respeitando eventuais condições contratuais.

Na sequência, ocorre a transferência da documentação e dos dados necessários para que a nova contabilidade dê continuidade aos serviços.

O ponto mais importante é evitar um intervalo sem responsável claramente definido.

Por exemplo, se o contador antigo ficará responsável pelas obrigações referentes a setembro e o novo escritório começará em outubro, isso deve ficar documentado e compreendido por todas as partes.

O que fazer antes de trocar de contador?

Antes da mudança, vale fazer um levantamento da situação contábil da empresa.

Verifique se existem tributos pendentes, declarações ainda não transmitidas, parcelamentos, notificações, pendências cadastrais ou documentos que ainda precisam ser enviados à contabilidade.

Também é recomendável conferir quais serviços fazem parte do contrato atual.

Uma empresa pode contratar não apenas escrituração contábil, mas também departamento fiscal, folha de pagamento, apuração de tributos, abertura e alteração empresarial, entre outros serviços.

Essa análise ajuda a entender exatamente o que deverá ser transferido ao novo escritório.

Além disso, solicite ao novo contador uma relação específica dos documentos necessários. As exigências podem variar bastante conforme o regime tributário, atividade, quantidade de empregados e sistemas utilizados pela empresa.

Quais documentos são necessários para trocar de contador?

A documentação necessária depende das características da empresa. Ainda assim, determinados registros aparecem com frequência durante uma troca de contador.

Entre eles estão documentos societários, informações fiscais, relatórios contábeis, dados trabalhistas e registros financeiros.

Podem ser necessários, por exemplo:

• contrato social e alterações contratuais;
• cartão e dados cadastrais do CNPJ;
• balanço patrimonial;
• balancetes;
• razão e diário contábil, conforme aplicável;
• plano de contas;
• demonstrativos contábeis;
• informações sobre tributos;
• declarações e obrigações acessórias;
• documentos relacionados à folha de pagamento;
• informações de empregados;
• dados sobre férias e afastamentos;
• informações sobre pró-labore;
• relatórios de contas a pagar e receber, quando utilizados pela contabilidade;
• documentos referentes a parcelamentos e pendências fiscais.

Essa relação não é universal. Uma empresa sem funcionários, por exemplo, terá uma necessidade diferente daquela de uma organização com dezenas de empregados.

Por isso, o novo escritório deve fazer um levantamento específico antes da migração.

O contador antigo precisa entregar os documentos?

A transição profissional deve preservar a continuidade dos serviços e o acesso da empresa às informações e documentos que lhe pertencem.

As normas profissionais da contabilidade estabelecem deveres relacionados ao encerramento da relação profissional e à transferência das informações necessárias ao profissional sucessor.

O Código de Ética Profissional do Contador, aprovado pelo Conselho Federal de Contabilidade, disciplina a atuação dos profissionais e deve ser considerado na relação entre contador, cliente e profissional sucessor.

O Conselho Federal de Contabilidade é a fonte institucional adequada para consultar normas e informações atualizadas relacionadas à profissão contábil.

Na prática, a empresa deve solicitar formalmente a documentação necessária e manter um registro do que foi entregue ao novo escritório.

Isso reduz discussões futuras sobre informações ausentes.

Como comunicar que vai trocar de contador?

A comunicação deve ser profissional e, preferencialmente, registrada por escrito.

Não é necessário criar uma situação de conflito. Basta informar que a empresa decidiu encerrar a prestação de serviços e solicitar as orientações para realizar a transição.

A mensagem deve indicar a data pretendida para o encerramento e solicitar a relação dos documentos e procedimentos pendentes.

Antes disso, porém, consulte o contrato.

Se houver previsão de aviso prévio ou outra condição para rescisão, ela deverá ser analisada conforme o contrato e a legislação aplicável.

Também é recomendável evitar simplesmente deixar de responder ao contador e começar a trabalhar com outro escritório. Uma transição formal diminui significativamente a possibilidade de informações se perderem.

É possível trocar de contador tendo dívidas?

Ter dívidas tributárias não significa necessariamente que a empresa seja obrigada a continuar utilizando o mesmo escritório contábil.

A existência de débitos e a contratação do serviço de contabilidade são questões distintas.

Entretanto, o novo contador precisa conhecer as pendências relevantes para conseguir administrar corretamente a situação.

Se existem parcelamentos, impostos atrasados, notificações ou declarações pendentes, essas informações devem fazer parte da transição.

A mudança de escritório não elimina débitos da empresa.

Por isso, antes ou durante a troca, vale solicitar um levantamento das pendências fiscais existentes e verificar os respectivos documentos.

Posso trocar de contador devendo honorários?

Esse cenário exige atenção.

A existência de uma dívida com o escritório anterior não deve simplesmente ser ignorada. É necessário verificar o contrato de prestação de serviços e acertar eventuais valores pendentes.

Ao mesmo tempo, a empresa deve distinguir os documentos e informações que pertencem a ela das questões financeiras decorrentes do contrato.

Quando houver conflito envolvendo retenção de documentos, honorários ou encerramento da prestação de serviços, pode ser necessário buscar orientação jurídica e, conforme o caso, informações junto ao Conselho Regional de Contabilidade competente.

Trocar de contador no meio do ano é possível?

Sim. Não existe necessidade prática de esperar dezembro ou janeiro simplesmente para realizar uma mudança de contador.

Entretanto, trocar no meio de uma competência pode tornar a transição mais trabalhosa.

Imagine uma empresa com funcionários. Durante determinado mês podem existir admissões, demissões, férias, alterações salariais e informações trabalhistas sendo processadas.

Se dois escritórios participarem da mesma competência sem uma divisão clara de responsabilidades, aumenta o risco de inconsistências.

Uma alternativa é combinar uma data de corte objetiva.

O escritório anterior encerra determinadas rotinas e entrega os respectivos dados. Depois disso, a nova contabilidade assume as competências seguintes.

Como trocar de contador no Simples Nacional?

Empresas optantes pelo Simples Nacional também podem trocar de contador.

Nesse caso, a nova contabilidade precisará conhecer o histórico necessário para continuar as apurações corretamente.

Informações sobre faturamento acumulado, atividades exercidas, folhas de pagamento e outras variáveis podem interferir na apuração tributária.

Por isso, não basta entregar apenas o contrato social e informar o faturamento do mês atual.

O histórico contábil e fiscal precisa ser transferido adequadamente.

O portal oficial do Simples Nacional reúne informações sobre o regime tributário e deve ser priorizado para consultas oficiais sobre suas regras.

Como trocar de contador de uma empresa do Lucro Presumido?

Empresas do Lucro Presumido normalmente possuem um volume maior de informações fiscais e contábeis a considerar durante a transição.

O novo contador poderá precisar dos registros das apurações realizadas anteriormente, demonstrações contábeis, livros, declarações transmitidas e documentos fiscais.

Também é importante verificar as obrigações que ainda serão transmitidas pelo contador anterior.

Imagine que a empresa muda de escritório logo depois do encerramento de determinado período, mas uma obrigação referente àquele período somente vence posteriormente.

Quem ficará responsável pela transmissão?

Essa questão deve ser definida durante a transição.

E para empresas do Lucro Real?

A troca de contador em empresas submetidas ao Lucro Real tende a exigir planejamento ainda maior devido à complexidade da escrituração contábil e fiscal.

É fundamental preservar a continuidade dos registros.

Saldos contábeis, conciliações, controles fiscais, demonstrações, arquivos digitais e demais informações precisam ser corretamente transferidos.

Uma diferença de saldo aparentemente pequena pode gerar dificuldades nos períodos seguintes.

Por isso, nesses casos, o novo escritório costuma realizar uma análise mais aprofundada antes de assumir definitivamente a contabilidade.

Como ficam os funcionários ao mudar de contador?

Empresas com empregados precisam prestar atenção especial à área trabalhista.

A nova contabilidade deve receber informações suficientes para continuar o processamento da folha sem perder o histórico dos trabalhadores.

Isso pode incluir salários, férias, admissões, afastamentos, benefícios, dependentes, eventos já registrados e outras informações trabalhistas.

Além disso, é importante organizar os acessos necessários aos sistemas governamentais utilizados para cumprir obrigações.

O eSocial concentra informações oficiais sobre o sistema utilizado para a prestação de diversas informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas às relações de trabalho.

A troca deve ocorrer sem interromper o cumprimento dessas obrigações.

Procurações e acessos precisam ser alterados?

Esse é um dos pontos mais esquecidos na hora de trocar de contador.

O escritório anterior pode possuir procurações, autorizações e acessos utilizados para representar a empresa em sistemas eletrônicos.

Quando a relação termina, a empresa deve revisar essas permissões.

Ao mesmo tempo, o novo contador precisará receber as autorizações necessárias para executar seu trabalho.

Não é recomendável simplesmente compartilhar senhas pessoais ou certificados sem avaliar a forma correta de conceder acesso.

Quando determinado sistema oferece procurações eletrônicas ou mecanismos próprios de autorização, utilize os recursos oficiais disponíveis.

O novo contador precisa conferir o trabalho do contador anterior?

É prudente que o novo profissional faça uma análise inicial da situação recebida.

Isso não significa presumir que existam erros.

O objetivo é confirmar se os saldos, documentos e obrigações disponíveis permitem continuar a escrituração corretamente.

Durante essa conferência podem aparecer diferenças de saldo, documentos ausentes, obrigações pendentes ou simplesmente informações que precisam ser esclarecidas.

Quanto mais cedo esses pontos forem identificados, mais fácil será solucioná-los.

Por isso, uma boa troca de contabilidade não consiste apenas em transferir arquivos. Ela também envolve validar se o novo escritório recebeu informações suficientes para continuar o trabalho.

Quanto tempo demora para trocar de contador?

Não existe um prazo único.

Uma pequena empresa com poucos documentos e sem funcionários pode realizar uma transição relativamente simples. Já uma organização com muitos empregados, filiais, grande volume fiscal ou operações complexas pode precisar de um período maior.

A organização do escritório anterior também interfere.

Quando os arquivos estão atualizados e existe uma relação clara dos documentos entregues, a mudança tende a ocorrer com maior facilidade.

Por outro lado, documentos faltantes e informações desorganizadas podem prolongar o processo.

Por isso, se existe uma data específica para o novo contador começar, organize a transição com antecedência.

Vale a pena trocar de contador?

A resposta depende dos motivos que levaram a empresa a considerar a mudança.

Preço é apenas um dos fatores.

Um serviço contábil mais barato pode não representar economia se a empresa perder qualidade de atendimento ou receber informações insuficientes para administrar o negócio.

Por outro lado, pagar mais também não garante automaticamente um serviço melhor.

Antes de escolher a nova contabilidade, avalie aspectos como experiência no segmento, prazo de atendimento, canais de comunicação, serviços incluídos no contrato, tecnologia utilizada e forma de apresentação das informações.

Também pergunte como funciona o processo de implantação de novos clientes.

Um escritório preparado para receber empresas de outras contabilidades geralmente possui um procedimento definido para solicitar, conferir e importar documentos.

Cuidados antes de escolher um novo contador

Antes de efetivamente trocar de contador, converse com o profissional que assumirá a empresa.

Explique a atividade da organização, número de funcionários, faturamento aproximado, regime tributário e particularidades da operação.

Também deixe claro quais serviços você espera receber.

Algumas empresas desejam apenas o cumprimento das obrigações contábeis e fiscais. Outras procuram relatórios gerenciais, acompanhamento tributário, suporte trabalhista e informações que auxiliem a gestão.

Quanto mais claras estiverem essas expectativas, menor será a possibilidade de contratar um serviço incompatível com a necessidade da empresa.

Também é possível verificar a regularidade profissional nos canais do sistema formado pelo Conselho Federal e pelos Conselhos Regionais de Contabilidade.

Principais erros ao trocar de contador

Um dos erros mais comuns é encerrar o relacionamento com o escritório anterior antes de preparar a transição.

Outro problema ocorre quando a empresa não define quem ficará responsável pelas obrigações que vencem depois da data da mudança, mas correspondem a períodos anteriores.

Também é arriscado presumir que todos os dados estão armazenados nos sistemas públicos.

A empresa precisa preservar seus próprios documentos e registros.

Além disso, procure não escolher uma nova contabilidade exclusivamente pelo preço. Entenda exatamente quais serviços estão incluídos na proposta para poder comparar contratos equivalentes.

Finalmente, revise procurações e acessos depois da mudança. Manter autorizações desnecessárias concedidas a antigos prestadores de serviços não é uma boa prática de segurança.

Trocar de contador exige alteração do CNPJ?

A simples mudança do escritório responsável pela contabilidade não significa necessariamente alterar dados básicos da empresa, como razão social, atividade econômica ou endereço.

Entretanto, determinados cadastros, autorizações e informações vinculadas ao responsável contábil podem precisar de atualização conforme a situação da empresa e os sistemas utilizados.

O novo contador deve verificar quais alterações são necessárias no momento da implantação.

Para informações cadastrais e tributárias federais, a referência oficial é a Receita Federal.

Como fazer uma troca de contador sem problemas?

A melhor estratégia é tratar a mudança como um processo de transição, e não simplesmente como o cancelamento de um serviço.

Primeiro, escolha o novo profissional e verifique o contrato atual. Depois, determine uma data de encerramento e defina claramente as responsabilidades de cada escritório.

Solicite os documentos e arquivos necessários, confira as pendências e transfira as informações ao novo contador.

Posteriormente, revise procurações, autorizações e acessos.

Por fim, peça ao novo escritório que confirme se recebeu os dados necessários para assumir a escrituração, área fiscal e folha de pagamento, quando aplicável.

Conclusão

Trocar de contador é possível, inclusive durante o ano, mas uma mudança bem planejada reduz consideravelmente o risco de problemas fiscais, contábeis e trabalhistas.

O ponto central é garantir continuidade. O contador anterior precisa encerrar corretamente suas responsabilidades, enquanto o novo profissional deve receber informações suficientes para continuar o trabalho.

Antes da mudança, verifique o contrato, organize documentos, identifique obrigações pendentes e estabeleça uma data clara de transição. Além disso, revise procurações e acessos concedidos ao antigo escritório.

Quando a transferência é organizada, trocar de contador deixa de ser um processo complicado e passa a ser uma mudança administrativa perfeitamente administrável para a empresa.

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