Carta de cobrança extrajudicial: como fazer e modelos prontos

A carta de cobrança extrajudicial é uma comunicação utilizada pelo credor para solicitar o pagamento de uma dívida antes de recorrer ao Poder Judiciário. O documento pode informar a existência do débito, apresentar o valor atualizado, estabelecer um prazo para regularização e oferecer um canal para negociação.

A cobrança extrajudicial pode ser utilizada por empresas, profissionais autônomos, prestadores de serviços, locadores e outros credores. No entanto, a carta deve ser redigida cuidadosamente. Uma cobrança legítima não autoriza ameaças, constrangimento, exposição pública do devedor ou apresentação de consequências jurídicas inexistentes.

Além de favorecer uma solução amigável, uma notificação extrajudicial de cobrança bem elaborada ajuda a documentar que houve uma tentativa de negociação antes de eventual medida judicial.

A seguir, veja como elaborar o documento, quais informações inserir e confira modelos de carta de cobrança extrajudicial que podem ser adaptados a diferentes situações.

O que é uma carta de cobrança extrajudicial?

A carta de cobrança extrajudicial é um documento enviado ao devedor com a finalidade de comunicar formalmente a existência de uma obrigação pendente e solicitar sua regularização.

Ela é chamada de “extrajudicial” justamente porque ocorre fora de um processo judicial.

Imagine uma empresa que prestou um serviço, emitiu a cobrança e não recebeu o pagamento no vencimento. Antes de ajuizar uma ação, ela pode entrar em contato com o cliente e tentar resolver a pendência amigavelmente.

A carta é uma das formas de realizar essa comunicação.

Dependendo da situação, o documento também pode ser denominado notificação extrajudicial de cobrança, embora o conteúdo e os efeitos jurídicos devam ser avaliados conforme a finalidade concreta.

Para que serve a carta de cobrança extrajudicial?

A principal finalidade é buscar o pagamento sem necessidade imediata de processo.

O documento também pode organizar a comunicação entre credor e devedor.

Em vez de fazer cobranças vagas, o credor consegue apresentar claramente qual obrigação está pendente, quando ocorreu o vencimento, qual valor está sendo exigido e como o pagamento ou negociação poderá ser realizado.

Além disso, uma comunicação formal pode ser útil para registrar a tentativa de solução amigável.

Isso não significa, entretanto, que toda cobrança judicial exija previamente o envio de uma carta extrajudicial.

A necessidade de notificação anterior depende da obrigação, do contrato, da legislação aplicável e das circunstâncias do caso.

Qual a diferença entre cobrança extrajudicial e cobrança judicial?

Na cobrança extrajudicial, o credor procura receber a dívida sem iniciar um processo.

Podem ser utilizados e-mail, telefone, carta, notificação, plataformas de negociação ou contato realizado por profissionais responsáveis pela cobrança.

Já na cobrança judicial, a pretensão é levada ao Poder Judiciário.

Dependendo dos documentos existentes, podem ser utilizados instrumentos como ação de cobrança, ação monitória ou execução.

Por exemplo, o artigo 784 do Código de Processo Civil relaciona documentos considerados títulos executivos extrajudiciais. Quando o credor possui um título que atende aos requisitos legais, pode haver possibilidade de execução.

Código de Processo Civil – Lei nº 13.105/2015

A estratégia adequada depende do tipo de dívida.

O que deve constar em uma carta de cobrança extrajudicial?

O conteúdo precisa permitir que o destinatário compreenda claramente a cobrança.

É recomendável identificar credor e devedor, informar a origem da obrigação e apresentar os dados necessários para conferência.

Também podem constar valor original, vencimento, atualização aplicável e prazo oferecido para regularização.

Uma carta de cobrança extrajudicial completa normalmente apresenta:

• identificação do credor e do destinatário;
• origem da dívida;
• número do contrato, fatura ou documento, quando houver;
• data de vencimento;
• valor cobrado;
• encargos aplicados, quando cabíveis;
• prazo para pagamento ou manifestação;
• formas disponíveis para negociação;
• contato do credor ou responsável pela cobrança.

A linguagem deve permanecer profissional e objetiva.

Como fazer uma carta de cobrança extrajudicial

Antes de escrever, confirme que a dívida realmente existe e verifique todos os documentos relacionados à obrigação.

Confira contrato, notas fiscais, recibos, comprovantes, vencimentos e pagamentos eventualmente realizados.

Esse cuidado evita uma situação particularmente problemática: cobrar uma dívida que já foi quitada ou exigir valor diferente do efetivamente devido.

Depois, redija a comunicação identificando as partes e explicando de maneira objetiva a origem do débito.

Evite textos excessivamente agressivos.

O objetivo da carta deve ser facilitar a regularização, e não intimidar o destinatário.

Modelo de carta de cobrança extrajudicial simples

O modelo abaixo pode ser adaptado conforme a natureza da dívida.

CARTA DE COBRANÇA EXTRAJUDICIAL

Prezado(a) Sr.(a) [NOME DO DEVEDOR],

Por meio desta, informamos que identificamos a existência de débito pendente referente a [DESCREVER A ORIGEM DA DÍVIDA], com vencimento em [DATA], originalmente no valor de R$ [VALOR].

Até a presente data, não identificamos a regularização do pagamento.

Solicitamos, portanto, que a pendência seja regularizada até [DATA/PRAZO].

Caso o pagamento já tenha sido realizado, pedimos que desconsidere esta comunicação e, se necessário, encaminhe o respectivo comprovante para atualização de nossos registros.

Caso necessite negociar as condições de pagamento ou esclarecer alguma informação relacionada à cobrança, entre em contato pelo [TELEFONE/E-MAIL/CANAL].

Atenciosamente,

[NOME DO CREDOR OU EMPRESA]
[CPF/CNPJ, quando apropriado]
[CONTATO]
[DATA]

Esse é um modelo genérico. Dependendo da obrigação, pode ser necessário incluir informações adicionais.

Modelo de notificação extrajudicial de cobrança mais formal

Para situações que exigem uma comunicação mais formal, o texto pode ser estruturado da seguinte maneira:

NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL DE COBRANÇA

NOTIFICANTE: [NOME/RAZÃO SOCIAL], inscrito(a) no [CPF/CNPJ] sob nº [NÚMERO].

NOTIFICADO: [NOME/RAZÃO SOCIAL], inscrito(a) no [CPF/CNPJ] sob nº [NÚMERO].

Prezado(a) Senhor(a),

O NOTIFICANTE, por meio desta notificação, comunica a existência de obrigação pendente decorrente de [CONTRATO/SERVIÇO/COMPRA/OUTRA ORIGEM], com vencimento em [DATA].

O valor atualizado informado nesta data corresponde a R$ [VALOR], conforme documentação relacionada à obrigação.

Diante da pendência, fica o NOTIFICADO convidado a realizar o pagamento ou entrar em contato para negociação no prazo de [PRAZO], contado do recebimento desta comunicação.

O pagamento poderá ser realizado por meio de [FORMA/CANAL DE PAGAMENTO].

Caso a obrigação já tenha sido quitada, solicitamos o envio do comprovante para conferência e atualização dos registros.

Não havendo regularização ou manifestação, o credor poderá avaliar as medidas legalmente cabíveis para a cobrança do crédito, observados os direitos do devedor e a legislação aplicável.

[LOCAL], [DATA].

---

[NOME DO CREDOR/REPRESENTANTE]
[CONTATO]

A expressão “medidas legalmente cabíveis” é mais prudente do que prometer consequências automáticas que talvez não possam ocorrer.

Modelo de carta de cobrança amigável

Nem toda cobrança precisa começar com uma notificação formal.

Quando existe relacionamento comercial entre as partes, uma abordagem amigável pode produzir melhores resultados.

Olá, [NOME].

Identificamos que o pagamento referente a [SERVIÇO/PRODUTO/CONTRATO], com vencimento em [DATA], ainda consta como pendente em nosso sistema.

O valor atualizado para regularização é de R$ [VALOR].

Se o pagamento já tiver sido efetuado, por favor, desconsidere esta mensagem ou envie o comprovante para que possamos atualizar nossos registros.

Caso esteja enfrentando alguma dificuldade para realizar o pagamento, entre em contato pelo [CANAL]. Podemos verificar as alternativas disponíveis para negociação.

Agradecemos a atenção.

Atenciosamente,
[NOME/EMPRESA]

Esse tipo de comunicação é especialmente útil como primeira tentativa de cobrança.

Modelo de carta de cobrança para empresa

Nas relações entre empresas, é interessante mencionar claramente a documentação comercial relacionada à pendência.

Assunto: Regularização de pagamento pendente

À [RAZÃO SOCIAL DO CLIENTE],

Consta em nossos registros pendência financeira referente à Nota Fiscal nº [NÚMERO]/Contrato nº [NÚMERO], com vencimento em [DATA], no valor de R$ [VALOR].

Solicitamos a regularização até [DATA].

Caso o pagamento já tenha sido realizado, pedimos o encaminhamento do comprovante para conferência.

Para esclarecimentos sobre valores, documentos ou eventual negociação, nosso setor financeiro está disponível pelo [CONTATO].

Não havendo regularização, serão avaliadas as providências de cobrança cabíveis nos termos da legislação e dos documentos que regulam a relação entre as partes.

Atenciosamente,

[EMPRESA]
[CNPJ]
[RESPONSÁVEL]
[CONTATO]

Modelo de carta de cobrança de aluguel

A cobrança de aluguel exige atenção especial ao contrato de locação e à legislação aplicável.

Um modelo básico pode ser:

NOTIFICAÇÃO DE PAGAMENTO DE ALUGUEL EM ATRASO

Prezado(a) Sr.(a) [NOME DO LOCATÁRIO],

Informamos que consta pendente o pagamento do aluguel referente ao imóvel localizado em [IDENTIFICAÇÃO DO IMÓVEL], relativo ao período de [MÊS/ANO], com vencimento em [DATA].

O valor indicado para regularização nesta data é de R$ [VALOR], considerando os encargos previstos no contrato, quando aplicáveis.

Solicitamos que o pagamento seja regularizado até [DATA] ou que seja realizado contato pelo [CANAL] para esclarecimentos.

Caso o pagamento já tenha ocorrido, solicitamos o envio do comprovante para conferência.

Atenciosamente,

[NOME DO LOCADOR/ADMINISTRADORA]
[CONTATO]

Antes de acrescentar multas, juros ou outras penalidades, confira o contrato e a legislação aplicável.

Posso colocar juros e multa na carta de cobrança?

É possível apresentar os encargos legitimamente incidentes sobre a dívida.

No entanto, eles precisam possuir fundamento contratual ou legal.

Não se deve acrescentar arbitrariamente multas ou juros apenas para pressionar o devedor.

A memória de cálculo deve ser clara, principalmente quando o valor atual é significativamente superior ao valor original.

Em relações de consumo, também precisam ser observadas as limitações previstas no Código de Defesa do Consumidor e em outras normas aplicáveis.

O que não pode constar em uma carta de cobrança?

Uma cobrança não deve apresentar informações falsas ou ameaças ilegais.

Evite frases afirmando que o devedor será preso por uma dívida civil comum, que seus bens serão automaticamente tomados ou que sua conta bancária será bloqueada imediatamente sem processo e decisão correspondentes.

Também não se deve ameaçar divulgar a dívida para familiares, colegas de trabalho, clientes ou vizinhos.

O Código de Defesa do Consumidor estabelece, em seu artigo 42, que na cobrança de débitos o consumidor inadimplente não será exposto ao ridículo nem submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

Código de Defesa do Consumidor – Lei nº 8.078/1990

Portanto, uma cobrança firme pode ser feita sem ultrapassar os limites legais.

Cobrar uma dívida no trabalho do devedor é permitido?

Esse tipo de contato exige bastante cautela.

O credor não deve expor a existência da dívida a colegas, chefes, familiares ou terceiros com a finalidade de constranger o devedor.

Mesmo quando é necessário localizar uma pessoa, a comunicação precisa preservar sua privacidade.

Em relações de consumo, o CDC possui proteção expressa contra cobrança constrangedora.

Além disso, o tratamento de informações pessoais pode envolver outras regras legais.

O melhor caminho é utilizar canais de contato diretamente vinculados ao devedor sempre que possível.

Carta de cobrança pode ameaçar processo judicial?

É possível informar que, caso não haja solução, o credor poderá avaliar ou adotar as medidas legais cabíveis, quando isso realmente for juridicamente possível.

O problema está em apresentar como certa uma consequência que ainda depende de procedimento judicial.

Por exemplo, não é adequado afirmar:

“Se não pagar hoje, sua conta será bloqueada amanhã.”

Um eventual bloqueio judicial depende de um contexto processual e das providências determinadas pelo Judiciário.

Uma formulação mais adequada seria informar que a ausência de regularização poderá levar à adoção das medidas judiciais cabíveis para cobrança.

É obrigatório enviar carta antes de processar o devedor?

Não existe uma regra geral determinando que toda dívida precise passar por uma carta de cobrança antes de ser levada ao Judiciário.

Em algumas relações, a mora decorre do próprio vencimento da obrigação. Em outras, uma notificação pode possuir relevância jurídica específica.

Contratos e legislações especiais também podem estabelecer procedimentos próprios.

Por isso, a necessidade de notificação prévia deve ser analisada conforme o tipo de obrigação.

Ainda assim, tentar uma solução extrajudicial pode ser vantajoso porque reduz custos, tempo e desgaste para ambas as partes.

Como enviar uma carta de cobrança extrajudicial?

Existem diferentes possibilidades.

A carta pode ser enviada por correspondência com mecanismo que permita comprovar sua entrega. Dependendo da finalidade, também pode ser realizada uma notificação por Cartório de Títulos e Documentos.

Em determinadas relações, e-mail e outros meios eletrônicos também podem ser utilizados para registrar comunicações.

A escolha depende da importância de comprovar o envio e o recebimento.

Quando a notificação possui relevância jurídica para constituir determinada situação ou produzir efeito específico, é recomendável analisar qual forma de comunicação atende aos requisitos aplicáveis.

Carta de cobrança por WhatsApp tem validade?

O WhatsApp pode servir como meio de comunicação entre credor e devedor, mas a validade e força probatória da mensagem dependem do contexto.

É importante conseguir identificar os participantes e preservar adequadamente as comunicações.

Para cobranças rotineiras, o aplicativo pode facilitar negociações.

Já quando a finalidade é produzir uma notificação formal com efeitos jurídicos específicos, pode ser prudente utilizar um meio que ofereça maior segurança quanto à identidade do destinatário, conteúdo e recebimento.

É preciso reconhecer firma na carta de cobrança?

Em uma cobrança extrajudicial comum, não existe uma exigência geral de reconhecimento de firma simplesmente para que o credor comunique a dívida.

Entretanto, situações específicas podem exigir formalidades próprias.

O mais importante é que seja possível identificar o credor, a obrigação cobrada e o conteúdo da comunicação.

Quando a notificação estiver vinculada a contrato complexo, dívida elevada ou futuro litígio, orientação jurídica individual pode ajudar a definir a melhor forma de envio.

Carta de cobrança extrajudicial interrompe a prescrição?

Não se deve presumir que o simples envio unilateral de uma carta de cobrança interrompa automaticamente a prescrição de qualquer dívida.

O Código Civil estabelece hipóteses específicas de interrupção da prescrição em seu artigo 202.

Entre elas estão determinados atos judiciais e o reconhecimento inequívoco do direito pelo devedor.

Código Civil – Lei nº 10.406/2002

Por isso, credores não devem esperar indefinidamente acreditando que enviar novas cartas de cobrança sempre reinicia o prazo prescricional.

O prazo precisa ser analisado de acordo com a natureza da obrigação.

Qual é o prazo para cobrar uma dívida?

Não existe um único prazo de prescrição para todas as dívidas.

O Código Civil estabelece diferentes prazos de acordo com a pretensão.

O artigo 205 contém o prazo geral para situações em que a lei não tenha fixado prazo menor, enquanto o artigo 206 estabelece diversos prazos específicos.

Além disso, títulos de crédito e determinadas relações possuem regras próprias.

Para saber se uma dívida ainda pode ser judicialmente exigida, é necessário identificar sua origem, vencimento e legislação aplicável.

O que fazer se o devedor responder à carta?

Se houver interesse em negociar, registre claramente as condições.

Um acordo deve informar o valor reconhecido, descontos eventualmente concedidos, quantidade de parcelas, vencimentos e consequências de eventual inadimplemento.

Também deve ficar claro quando a obrigação será considerada integralmente quitada.

Depois de cada pagamento, mantenha os comprovantes organizados.

Ao final, forneça documentação adequada demonstrando a quitação quando cabível.

Essa organização reduz a possibilidade de futuras divergências.

Como deixar a carta de cobrança mais eficiente?

Uma boa carta não precisa ser agressiva para produzir resultado.

Clareza costuma ser mais importante.

Explique exatamente de onde surgiu a dívida, apresente valores compreensíveis e ofereça um meio fácil de contato.

Também estabeleça um prazo razoável para manifestação.

Quando possível, disponibilizar alternativas de negociação pode aumentar a chance de recuperação do crédito.

O devedor que entende exatamente quanto deve e como pode resolver a situação tende a ter melhores condições de responder à cobrança.

Carta de cobrança extrajudicial deve ser objetiva e respeitosa

A carta de cobrança extrajudicial é uma ferramenta útil para buscar a regularização de dívidas sem iniciar imediatamente uma ação judicial.

Para ser eficiente, o documento deve identificar corretamente a obrigação, apresentar valores transparentes, estabelecer um canal de comunicação e evitar ameaças ou constrangimentos.

Também é importante guardar prova do envio e dos contatos realizados, especialmente quando existe possibilidade de futuro processo.

Os modelos apresentados neste artigo podem servir como ponto de partida, mas precisam ser adaptados à realidade de cada cobrança. Dívidas decorrentes de aluguel, prestação de serviços, contratos empresariais, empréstimos ou relações de consumo podem possuir regras diferentes.

Quando a cobrança envolver valores elevados, prescrição, garantias, títulos de crédito ou possibilidade concreta de processo, é recomendável avaliar os documentos e a legislação aplicável antes de enviar a notificação.

Fontes

As principais referências legais deste conteúdo são o Código Civil (Lei nº 10.406/2002), especialmente as disposições relacionadas à prescrição e às obrigações; o Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015), para as regras relacionadas aos títulos executivos e à cobrança judicial; e o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), especialmente as normas que proíbem constrangimento e ameaça durante a cobrança de consumidores.

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