Requisição de compra: o que é, como fazer e modelo pronto para usar

A requisição de compra é um documento utilizado pelas empresas para solicitar a aquisição de produtos, materiais, equipamentos ou serviços necessários às suas atividades. Ela faz parte do processo de compras e permite organizar as demandas internas, controlar despesas e garantir que as aquisições sejam realizadas de maneira planejada.

Também conhecida como solicitação de compra ou requisição de materiais, essa ferramenta ajuda a estabelecer um fluxo de aprovação antes que a empresa assuma compromissos financeiros com fornecedores.

Embora seja comum em organizações de médio e grande porte, a requisição de compra também pode beneficiar pequenos negócios que desejam melhorar o controle de estoque, reduzir gastos desnecessários e profissionalizar seus processos administrativos.

Neste artigo, você entenderá o que é uma requisição de compra, para que serve, quais informações deve conter e como elaborar um documento completo. Além disso, encontrará um modelo preenchido e um exemplo em branco que pode ser adaptado à realidade da sua empresa.

O que é requisição de compra?

A requisição de compra é um documento interno por meio do qual um funcionário ou departamento solicita autorização para adquirir determinado produto ou serviço.

Normalmente, o documento é encaminhado ao setor de compras, ao gestor responsável ou à área financeira, dependendo da estrutura organizacional da empresa.

Seu principal objetivo é formalizar uma necessidade antes da realização da compra.

Por exemplo, imagine que o departamento de tecnologia precisa adquirir cinco computadores para novos colaboradores. Em vez de entrar diretamente em contato com um fornecedor, o responsável pelo setor preenche uma requisição de compra informando os equipamentos necessários, as quantidades, as especificações e a justificativa da aquisição.

Após a análise e a aprovação da solicitação, o departamento de compras pode iniciar a pesquisa de fornecedores, solicitar cotações e negociar as condições comerciais.

Dessa forma, a requisição funciona como o ponto de partida de um processo estruturado de aquisição.

Para que serve uma requisição de compra?

A requisição de compra permite que a empresa tenha maior controle sobre aquilo que precisa adquirir.

Ao formalizar as solicitações, a organização consegue identificar quais departamentos estão demandando recursos, quais materiais precisam ser comprados e quais despesas estão previstas.

Além disso, o documento facilita a comunicação entre os setores envolvidos e reduz o risco de compras duplicadas ou desnecessárias.

Entre suas principais funções estão o planejamento das aquisições, a organização das aprovações, o acompanhamento das demandas internas e a criação de registros para consultas futuras.

A requisição também contribui para o controle orçamentário, pois permite verificar a disponibilidade de recursos antes da contratação.

Qual é a importância da requisição de compra para as empresas?

A utilização de requisições de compra ajuda a estabelecer procedimentos mais transparentes e organizados.

Sem um processo formal, diferentes funcionários podem realizar pedidos diretamente aos fornecedores, dificultando o acompanhamento das despesas e a padronização das aquisições.

Com a requisição, a empresa centraliza as solicitações e estabelece critérios para avaliar cada necessidade.

Controle de gastos e orçamento

Um dos principais benefícios da requisição de compra é a possibilidade de analisar os custos antes da aquisição.

Quando um departamento solicita determinado equipamento, o gestor pode verificar se a despesa está prevista no orçamento e se existem recursos disponíveis.

Caso o valor ultrapasse o limite autorizado, a solicitação pode ser encaminhada para uma aprovação adicional.

Esse procedimento reduz o risco de comprometer recursos financeiros sem planejamento.

Redução de compras desnecessárias

A requisição também permite identificar materiais que já estão disponíveis no estoque.

Por exemplo, antes de aprovar a compra de cadeiras para um escritório, o responsável pode consultar o patrimônio da empresa e verificar se existem unidades disponíveis em outros departamentos.

Assim, a organização evita aquisições que poderiam ser substituídas pelo aproveitamento de recursos existentes.

Organização e rastreabilidade

Cada requisição pode receber um número de identificação, permitindo acompanhar seu andamento desde a abertura até a conclusão.

Esse registro facilita a localização de informações sobre quem solicitou a compra, quem autorizou e qual foi o motivo da aquisição.

Além disso, contribui para auditorias internas e para a análise do histórico de despesas.

Melhor relacionamento com fornecedores

Quando o setor de compras recebe solicitações claras e completas, consegue realizar cotações mais precisas.

Isso facilita a comparação de preços, prazos de entrega, condições de pagamento e características dos produtos.

Consequentemente, a empresa pode negociar com maior segurança e selecionar fornecedores adequados às suas necessidades.

Como fazer uma requisição de compra?

Para elaborar uma requisição de compra, é necessário identificar a necessidade, descrever o produto ou serviço e registrar as informações que permitirão avaliar a solicitação.

O documento pode ser elaborado em uma planilha, formulário eletrônico ou sistema de gestão empresarial.

Independentemente do formato, é importante manter um padrão de preenchimento.

1. Identifique o solicitante

O primeiro passo consiste em informar quem está solicitando a aquisição.

Normalmente, a requisição apresenta o nome do funcionário, o departamento, a data e o responsável pela aprovação.

Essas informações ajudam a identificar a origem da demanda e facilitam eventuais esclarecimentos.

2. Descreva o produto ou serviço

A descrição precisa ser suficientemente detalhada para evitar dúvidas.

Em vez de solicitar apenas “computador”, por exemplo, o departamento pode informar as especificações mínimas necessárias, como capacidade de memória, armazenamento e finalidade de uso.

Quanto mais clara for a descrição, menores serão as chances de adquirir um produto inadequado.

Entretanto, as especificações devem refletir necessidades reais, evitando exigências excessivas que limitem desnecessariamente a concorrência entre fornecedores.

3. Informe a quantidade necessária

A quantidade deve corresponder à demanda efetiva do departamento.

Em compras de materiais de consumo, pode ser útil consultar o histórico de utilização e a quantidade disponível no estoque.

Já na aquisição de equipamentos, a definição pode considerar o número de funcionários, os projetos em andamento e a capacidade operacional necessária.

4. Apresente a justificativa da compra

A justificativa explica por que a aquisição é necessária.

Ela pode mencionar a substituição de equipamentos danificados, a reposição de materiais, a expansão das atividades ou o atendimento a um projeto específico.

Uma justificativa bem elaborada facilita a avaliação do gestor e reduz a necessidade de solicitar informações adicionais.

5. Defina o prazo necessário

A requisição deve indicar quando o produto ou serviço precisa estar disponível.

Essa informação permite que o setor de compras organize prioridades e considere os prazos de cotação, aprovação, contratação e entrega.

É importante diferenciar a data desejada da data efetivamente confirmada pelo fornecedor.

6. Encaminhe para aprovação

Depois do preenchimento, a requisição segue para análise.

O responsável verifica a necessidade da aquisição, a disponibilidade orçamentária e a conformidade com as políticas internas.

Se aprovada, a solicitação pode ser encaminhada ao departamento de compras.

Caso existam informações incompletas, o documento pode retornar ao solicitante para ajustes.

Modelo de requisição de compra preenchida

Um modelo de requisição de compra deve apresentar informações suficientes para que o setor responsável compreenda a demanda e possa dar continuidade ao processo.

Veja um exemplo fictício de solicitação para aquisição de equipamentos de informática.

REQUISIÇÃO DE COMPRAEmpresa Exemplo Ltda.

Nº da requisição

RC-2026-0158

Departamento solicitante

Tecnologia da Informação

Data da solicitação

13/10/2026

Solicitante

Mariana Oliveira

Prazo desejado

30/10/2026

Itens solicitados

Descrição	Qtd.	Valor estimado
Notebook corporativo, 16 GB RAM, SSD 512 GB	5	R$ 17.500,00
Mouse sem fio	5	R$ 375,00
Mochila para notebook	5	R$ 625,00

Valor total estimado

R$ 18.500,00

Justificativa

Aquisição de equipamentos para cinco novos colaboradores do departamento administrativo.

Centro de custo

Administração — CC-010

Responsável pela aprovação

Gerência Administrativa

Pendente

Exemplo ilustrativo. Valores e dados fictícios.

Nesse exemplo, o departamento de tecnologia informa os equipamentos necessários, a quantidade solicitada e uma estimativa de custo.

O valor apresentado não representa uma compra efetivada. Ele serve como referência inicial para a análise orçamentária e poderá ser alterado após a cotação com fornecedores.

A indicação de aprovação pendente demonstra que a requisição ainda precisa passar pela análise do responsável.

Modelo de requisição de compra em branco

Empresas que desejam criar seu próprio formulário podem utilizar uma estrutura simples e adaptá-la às necessidades de cada departamento.

O modelo abaixo reúne os principais campos utilizados em uma solicitação interna.

REQUISIÇÃO DE COMPRA Copiar

Empresa: __________________________________ Número da requisição: _____________________ Data: ____/____/________ Departamento: _____________________________ Solicitante: ______________________________ Centro de custo: __________________________ ITENS SOLICITADOS Descrição: ________________________________ Quantidade: _______________________________ Unidade de medida: ________________________ Valor estimado: R$ ________________________ Justificativa: ____________________________ Prazo desejado: ____/____/________ Observações: ______________________________ Responsável pela aprovação: _______________ Status: ( ) Aprovado ( ) Reprovado ( ) Pendente Data da aprovação: ____/____/________

Esse modelo de requisição de compra pode ser utilizado em empresas comerciais, industriais e prestadoras de serviços.

Para organizações com grande volume de solicitações, é recomendável incluir campos adicionais, como prioridade, projeto relacionado, número da cotação e histórico de aprovações.

Qual é a diferença entre requisição de compra e pedido de compra?

Embora estejam relacionados, a requisição de compra e o pedido de compra possuem funções diferentes.

A requisição é um documento interno que formaliza a necessidade de adquirir determinado produto ou serviço.

Já o pedido de compra é normalmente utilizado para formalizar a aquisição junto ao fornecedor, após a realização das etapas internas de análise e aprovação.

Veja as principais diferenças:

Característica	Requisição de compra	Pedido de compra
Finalidade	Solicitar uma aquisição	Formalizar a compra
Utilização	Interna	Geralmente enviado ao fornecedor
Responsável	Departamento solicitante	Setor de compras
Momento	Início do processo	Após seleção do fornecedor
Informações	Necessidade e justificativa	Itens, preços e condições comerciais
Aprovação	Autoriza o prosseguimento da demanda	Segue as regras de autorização da contratação

Por exemplo, o setor administrativo pode solicitar dez cadeiras por meio de uma requisição de compra.

Depois de analisar a necessidade, o departamento de compras pesquisa fornecedores e seleciona a proposta mais adequada.

Em seguida, emite um pedido de compra contendo os produtos, os preços negociados, as condições de pagamento e o prazo de entrega.

Portanto, a requisição não deve ser confundida com uma contratação efetivamente realizada.

Como funciona o fluxo de requisição de compra?

O fluxo de requisição de compra representa as etapas percorridas desde a identificação de uma necessidade até a aquisição e o recebimento do produto ou serviço.

Embora cada empresa possa estabelecer procedimentos próprios, um processo comum envolve solicitação, análise, aprovação, cotação e contratação.

1

Identificação da necessidade

Departamento identifica o material ou serviço necessário

2

Abertura da requisição

Solicitante registra os itens e a justificativa

3

Análise e aprovação

Gestor verifica necessidade, orçamento e prioridade

4

Cotação e negociação

Compras avalia fornecedores e propostas

5

Emissão do pedido de compra

Empresa formaliza as condições da aquisição

6

Recebimento e conferência

Produtos ou serviços são verificados

Esse fluxo pode incluir etapas adicionais, como validação técnica, aprovação financeira, análise jurídica e cadastro de fornecedores.

Em empresas menores, algumas atividades podem ser executadas pela mesma pessoa. Entretanto, sempre que possível, é recomendável manter controles que reduzam o risco de erros e conflitos de interesse.

Quem deve aprovar uma requisição de compra?

A aprovação depende da política interna da organização.

Em algumas empresas, o gestor do departamento possui autonomia para autorizar compras de pequeno valor.

Já aquisições mais caras podem exigir autorização da gerência financeira, diretoria ou outro responsável.

Uma prática comum consiste em estabelecer limites de aprovação por faixa de valor.

Por exemplo, solicitações de até R$ 1.000 podem depender apenas do gestor imediato, enquanto compras superiores a R$ 10.000 podem exigir aprovação da diretoria.

Esses valores são apenas ilustrativos. Cada empresa deve definir seus próprios critérios considerando orçamento, estrutura organizacional e riscos envolvidos.

Requisição de compra de materiais: como funciona?

A requisição de compra de materiais é utilizada para solicitar produtos necessários à operação da empresa.

Ela aparece com frequência em indústrias, empresas de construção civil, hospitais, escritórios e estabelecimentos comerciais.

Em uma indústria, por exemplo, o setor de produção pode identificar a necessidade de adquirir matéria-prima para atender a uma nova ordem de fabricação.

Nesse caso, a requisição deve informar a especificação do material, a quantidade necessária, o prazo desejado e, quando aplicável, a referência técnica do produto.

O setor de compras utiliza essas informações para buscar fornecedores capazes de atender à demanda.

Diferença entre requisição de compra e requisição de materiais

A requisição de materiais nem sempre representa uma solicitação de compra.

Em algumas empresas, ela é utilizada para solicitar a retirada de itens que já estão disponíveis no almoxarifado.

Por exemplo, um funcionário pode requisitar dez caixas de papel que já fazem parte do estoque.

Nesse caso, não existe necessariamente uma nova aquisição.

A requisição de compra, por sua vez, inicia um processo destinado à obtenção de produtos ou serviços que precisam ser adquiridos externamente.

Essa distinção ajuda a evitar compras desnecessárias e melhora o controle dos recursos.

Requisição de compra de serviços

Além de produtos físicos, as empresas também podem utilizar requisições para contratar serviços.

Entre os exemplos estão manutenção de equipamentos, consultoria, limpeza, transporte, desenvolvimento de sistemas e serviços de marketing.

Nesse tipo de solicitação, a descrição deve apresentar o escopo da contratação.

Imagine que uma empresa precisa contratar manutenção preventiva para seus aparelhos de ar-condicionado.

A requisição pode informar a quantidade de equipamentos, o local de execução, os serviços esperados e o prazo necessário.

Também é recomendável indicar os critérios de aceitação do serviço, especialmente quando a contratação envolve atividades técnicas.

Dessa forma, o setor de compras consegue solicitar propostas comparáveis e reduzir divergências sobre aquilo que será entregue.

Como fazer uma requisição de compra no Excel?

O Excel é uma alternativa para empresas que ainda não utilizam sistemas especializados de gestão de compras.

Com uma planilha, é possível organizar solicitações, acompanhar aprovações e calcular valores estimados.

Uma estrutura básica pode conter colunas para número da requisição, data, departamento, solicitante, descrição, quantidade, valor estimado, prioridade e situação.

Também é possível utilizar fórmulas para calcular o valor total dos itens.

Por exemplo, se a quantidade estiver na célula D2 e o preço unitário na célula E2, a fórmula será:

=D2*E2

Para somar os valores de diferentes itens, pode-se utilizar a função:

=SOMA(F2:F20)

Além dos cálculos, a empresa pode criar filtros para visualizar solicitações pendentes, aprovadas ou concluídas.

Entretanto, planilhas compartilhadas exigem cuidados com permissões de edição, controle de versões e proteção das informações.

Quando o volume de compras aumenta, pode ser necessário adotar um sistema com fluxos automatizados de aprovação.

Requisição de compra em sistema ERP

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integra diferentes processos empresariais em uma mesma plataforma.

No setor de compras, esse tipo de software pode conectar requisições, estoque, fornecedores, pedidos de compra, contas a pagar e recebimento de mercadorias.

Quando um funcionário registra uma solicitação, o sistema pode encaminhá-la automaticamente ao responsável pela aprovação.

Após a autorização, a requisição pode ser utilizada como base para cotação e emissão do pedido de compra.

Essa integração reduz a necessidade de digitar as mesmas informações em diferentes documentos.

Além disso, permite acompanhar o histórico das solicitações e gerar relatórios sobre despesas e desempenho do processo de aquisição.

Quais são as vantagens de automatizar requisições de compra?

A automação pode reduzir atividades manuais e melhorar o acompanhamento das solicitações.

Uma das principais vantagens é a padronização das informações, pois o sistema pode exigir o preenchimento de campos essenciais antes de permitir o envio.

Outra vantagem é a possibilidade de estabelecer regras de aprovação de acordo com o departamento, o valor ou o tipo de compra.

Também é possível acompanhar indicadores como tempo médio de aprovação, quantidade de requisições pendentes e valores solicitados por centro de custo.

Essas informações ajudam os gestores a identificar gargalos e aprimorar os processos internos.

Requisição de compra urgente: como proceder?

Algumas aquisições precisam ocorrer rapidamente para evitar interrupções nas atividades.

É o caso de uma máquina essencial que apresenta defeito e exige a substituição imediata de uma peça.

Nessas situações, a empresa pode utilizar um procedimento de compra emergencial.

A requisição deve explicar o motivo da urgência, os riscos envolvidos e o prazo necessário para atendimento.

Entretanto, a classificação como urgente não deve eliminar automaticamente todos os controles internos.

Mesmo em situações emergenciais, é importante registrar a solicitação, identificar o responsável pela autorização e documentar a aquisição.

Posteriormente, a empresa pode analisar a ocorrência para identificar oportunidades de prevenção, como manutenção programada ou melhoria no planejamento de estoque.

Requisição de compra na administração pública

Na administração pública, a formalização da necessidade de aquisição também integra os procedimentos de contratação.

Entretanto, os órgãos públicos seguem regras específicas, diferentes daquelas aplicáveis às compras privadas.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece normas gerais de licitação e contratação para as administrações públicas abrangidas por seu campo de aplicação.

Na fase preparatória, a contratação pode envolver documentos como o Documento de Formalização de Demanda (DFD), o Estudo Técnico Preliminar (ETP) e o Termo de Referência (TR), conforme o caso e as exigências aplicáveis.

Esses instrumentos ajudam a justificar a necessidade, definir o objeto e planejar a contratação.

O Documento de Formalização de Demanda, por exemplo, é utilizado para registrar necessidades que podem dar origem a contratações.

Por isso, embora exista semelhança com a requisição de compra utilizada por empresas privadas, os procedimentos não devem ser considerados automaticamente equivalentes.

Para consultar as normas gerais, é possível acessar a Lei de Licitações e Contratos Administrativos no portal oficial do Planalto.

Quais são os erros mais comuns em uma requisição de compra?

Um dos erros mais frequentes é a descrição incompleta dos produtos ou serviços.

Quando o solicitante não apresenta informações suficientes, o setor de compras precisa buscar esclarecimentos, atrasando o processo.

Outro problema é a ausência de justificativa. Sem compreender a necessidade, o gestor pode ter dificuldade para avaliar a prioridade da aquisição.

Também são comuns solicitações com quantidades incorretas, prazos incompatíveis e estimativas de custo desatualizadas.

A falta de aprovação formal representa outro risco, especialmente quando diferentes funcionários possuem acesso direto aos fornecedores.

Por fim, a ausência de acompanhamento pode fazer com que requisições permaneçam pendentes por períodos prolongados.

Para evitar esses problemas, a empresa deve adotar formulários padronizados, definir responsabilidades e acompanhar regularmente as solicitações.

Como melhorar o processo de requisição de compra?

A melhoria do processo começa com a definição de regras claras.

Os funcionários precisam saber quando abrir uma requisição, quais informações preencher e quem será responsável por aprová-la.

Também é importante estabelecer prazos internos para análise, especialmente em empresas com grande volume de solicitações.

Outro ponto relevante é a integração entre compras, estoque e financeiro.

Antes de autorizar uma aquisição, o responsável pode verificar se o material está disponível, se existe orçamento e se a compra atende a uma necessidade efetiva.

A organização também pode acompanhar indicadores de desempenho.

O tempo médio entre a abertura e a aprovação, por exemplo, ajuda a identificar atrasos.

Já o percentual de requisições devolvidas por informações incompletas pode revelar a necessidade de melhorar os formulários ou orientar os solicitantes.

Com esses controles, o processo tende a se tornar mais previsível e eficiente.

Perguntas frequentes sobre requisição de compra

A requisição de compra é obrigatória?

Nas empresas privadas, não existe uma obrigação legal geral de utilizar um documento interno denominado requisição de compra em todas as aquisições.

Entretanto, sua utilização pode ser exigida por políticas internas, contratos, procedimentos de auditoria ou regras específicas.

Na administração pública, a formalização das demandas deve observar as normas aplicáveis às contratações.

Quem pode fazer uma requisição de compra?

Normalmente, funcionários ou responsáveis por departamentos autorizados pela empresa podem abrir requisições.

As permissões dependem da estrutura organizacional e das políticas internas.

A requisição de compra tem valor fiscal?

A requisição de compra é um documento administrativo interno e não substitui documentos fiscais, como a nota fiscal.

Ela registra a necessidade de aquisição, mas não comprova, por si só, que uma venda foi realizada ou que um serviço foi prestado.

Uma requisição de compra pode ser cancelada?

Sim. Em empresas privadas, uma requisição pode ser cancelada conforme os procedimentos internos, especialmente antes da formalização da compra.

Caso já exista um pedido aceito pelo fornecedor ou uma contratação em andamento, o cancelamento poderá depender das condições comerciais e contratuais.

Qual é a diferença entre solicitação e requisição de compra?

No ambiente empresarial, os termos frequentemente são utilizados como sinônimos.

Entretanto, algumas organizações estabelecem diferenças internas entre eles, conforme o fluxo de compras adotado.

O importante é que a nomenclatura seja clara para todos os envolvidos.

É possível fazer uma requisição de compra pelo celular?

Sim. Empresas que utilizam sistemas de gestão com acesso móvel podem permitir a abertura e a aprovação de requisições por smartphones.

Também é possível utilizar formulários eletrônicos adaptados para dispositivos móveis, desde que ofereçam os controles necessários.

Conclusão

A requisição de compra é uma ferramenta importante para organizar aquisições, controlar despesas e melhorar a comunicação entre os departamentos de uma empresa.

Ao registrar informações como descrição dos produtos, quantidades, justificativa, prazo e responsável pela aprovação, a organização consegue avaliar suas necessidades antes de assumir compromissos financeiros.

O documento pode ser elaborado em formulários simples, planilhas ou sistemas ERP, dependendo do tamanho e da complexidade das operações.

Para implementar esse processo, o primeiro passo é estabelecer um modelo padronizado e definir um fluxo claro de aprovação. Com o tempo, a empresa pode aprimorar seus controles, acompanhar indicadores e automatizar etapas para tornar a gestão de compras mais eficiente.

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