Recibo de pagamentos: como fazer, o que colocar e modelos prontos

O recibo de pagamentos é um documento utilizado para comprovar que determinado valor foi recebido. Ele pode ser usado em diferentes situações, como pagamento por serviços, aluguel, compra e venda, quitação de parcelas ou outras transações entre pessoas e empresas.

Apesar de ser um documento relativamente simples, é importante preencher o recibo corretamente. Informações incompletas podem dificultar a comprovação do pagamento caso surja uma discussão posteriormente.

Por isso, além de informar o valor recebido, um bom recibo deve identificar quem realizou o pagamento, quem recebeu, qual foi a finalidade da quantia, a data e, quando adequado, a forma utilizada para pagar.

A seguir, veja como fazer um recibo de pagamento, quais informações incluir e modelos prontos que podem ser adaptados.

O que é um recibo de pagamento?

O recibo é uma declaração de que determinada pessoa recebeu um pagamento de outra.

Na prática, ele funciona como uma prova da quitação daquele valor ou obrigação especificada no documento.

Imagine que uma pessoa contrate um profissional para realizar um serviço no valor de R$ 800.

Depois do pagamento, o prestador pode entregar um recibo informando que recebeu os R$ 800 referentes ao serviço realizado.

Caso posteriormente exista alguma dúvida sobre a quitação, o documento ajuda a demonstrar que o pagamento ocorreu.

Para que serve um recibo de pagamento?

A principal função do recibo é comprovar o recebimento de um valor.

Ele pode ser utilizado em diversas situações do cotidiano.

Por exemplo, um profissional autônomo pode fornecer recibo ao receber pelo trabalho realizado.

Um proprietário pode fornecer comprovante do pagamento do aluguel.

Uma pessoa que vende determinado bem também pode declarar que recebeu o valor correspondente à negociação.

O documento cria um registro da transação e pode ser importante caso alguma das partes posteriormente questione se determinado pagamento foi realizado.

Recibo de pagamento tem validade?

Um recibo pode servir como meio de comprovação do pagamento, especialmente quando identifica adequadamente as partes, o valor e a obrigação quitada.

O Código Civil brasileiro estabelece que aquele que paga possui direito à quitação regular e pode reter o pagamento enquanto ela não lhe for fornecida.

A legislação também estabelece elementos relacionados à quitação.

Segundo o artigo 320 do Código Civil, a quitação deve designar o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor ou quem pagou por ele, o tempo e o lugar do pagamento, além da assinatura do credor ou de seu representante.

A própria legislação admite que uma quitação possa ser válida mesmo sem todos esses requisitos quando, pelas circunstâncias ou pelos seus termos, ficar demonstrado que a dívida foi paga.

Ainda assim, quanto mais completo estiver o recibo, melhor.

O que deve constar em um recibo de pagamento?

Um recibo bem elaborado deve deixar claro o que aconteceu.

Normalmente, é recomendável incluir:

• título do documento;
• nome de quem recebeu;
• nome de quem realizou o pagamento;
• CPF ou CNPJ, quando pertinente;
• valor pago;
• valor por extenso;
• motivo do pagamento;
• data;
• local;
• forma de pagamento, quando relevante;
• assinatura de quem recebeu.

Dependendo da operação, outras informações também podem ser acrescentadas.

Em um pagamento parcelado, por exemplo, é interessante identificar exatamente qual parcela está sendo quitada.

Como fazer um recibo de pagamento?

O documento não precisa necessariamente ser complicado.

Um modelo básico poderia dizer:

“Recebi de [nome do pagador], inscrito no CPF sob nº [CPF], a quantia de R$ [valor] ([valor por extenso]), referente ao pagamento de [descrição].

Para maior clareza, dou quitação do valor acima recebido.

[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].

[Nome de quem recebeu]

[CPF]

[Assinatura]”

Esse modelo precisa ser adaptado à situação concreta.

Se o pagamento quitar apenas uma parcela, isso deve ficar claro.

Modelo de recibo de pagamento simples

Um recibo de pagamento simples pode utilizar a seguinte estrutura:

RECIBO DE PAGAMENTO

Recebi de [NOME DO PAGADOR], CPF/CNPJ nº [NÚMERO], a importância de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]), referente ao pagamento de [DESCRIÇÃO DO PRODUTO, SERVIÇO OU OBRIGAÇÃO].

Declaro, para os devidos fins, que recebi o valor acima especificado.

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME DE QUEM RECEBEU]

CPF/CNPJ: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

Esse é um modelo genérico e pode ser ajustado conforme a finalidade.

Modelo de recibo de pagamento de prestação de serviço

Para serviços, é interessante explicar exatamente aquilo que foi realizado.

RECIBO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Recebi de [NOME DO CLIENTE], CPF/CNPJ nº [NÚMERO], o valor de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]), referente à prestação dos serviços de [DESCREVER OS SERVIÇOS], realizados no período de [PERÍODO].

O pagamento foi realizado por meio de [PIX / TRANSFERÊNCIA / DINHEIRO / OUTRO].

Declaro recebido o valor acima descrito, dando quitação nos limites da obrigação especificada neste recibo.

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME DO PRESTADOR]

CPF/CNPJ: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

É recomendável evitar descrições excessivamente genéricas como apenas “serviços prestados”.

Quanto mais clara for a descrição, mais fácil será identificar posteriormente a origem do pagamento.

Modelo de recibo de pagamento em dinheiro

Quando o pagamento ocorre em espécie, isso pode ser mencionado no documento.

RECIBO

Recebi de [NOME], CPF nº [NÚMERO], a quantia de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]), paga em dinheiro, referente a [MOTIVO DO PAGAMENTO].

Por ser verdade, firmo o presente recibo.

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME DE QUEM RECEBEU]

CPF: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

Guardar esse documento é especialmente importante em pagamentos em dinheiro, pois não existe automaticamente um comprovante bancário da transferência.

Modelo de recibo de pagamento via Pix

O Pix gera um comprovante eletrônico, mas também pode ser útil emitir um recibo quando for necessário documentar claramente a finalidade do pagamento.

Um exemplo:

RECIBO DE PAGAMENTO VIA PIX

Declaro que recebi de [NOME DO PAGADOR], CPF/CNPJ nº [NÚMERO], a importância de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]), por meio de Pix, referente a [DESCRIÇÃO].

O pagamento foi realizado em [DATA].

Para os devidos fins, declaro recebido o valor especificado.

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME DE QUEM RECEBEU]

CPF/CNPJ: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

O comprovante do Pix pode ser guardado junto com o recibo.

Modelo de recibo de pagamento parcelado

Em pagamentos parcelados, o cuidado precisa ser maior.

O recibo não deve dar a entender que toda a dívida foi quitada quando apenas uma parcela foi paga.

Exemplo:

RECIBO DE PAGAMENTO DE PARCELA

Recebi de [NOME DO PAGADOR], CPF/CNPJ nº [NÚMERO], o valor de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]), referente ao pagamento da parcela nº [NÚMERO] de [TOTAL DE PARCELAS], relativa a [DESCRIÇÃO DA OBRIGAÇÃO].

O presente recibo refere-se exclusivamente à parcela acima identificada.

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME DE QUEM RECEBEU]

CPF/CNPJ: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

Essa especificação ajuda a evitar dúvidas sobre o saldo restante.

Modelo de recibo de quitação total

Quando o pagamento encerra completamente uma obrigação, o documento pode indicar a quitação correspondente.

RECIBO DE QUITAÇÃO

Recebi de [NOME DO PAGADOR], CPF/CNPJ nº [NÚMERO], a quantia de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]), referente à quitação de [DESCREVER A OBRIGAÇÃO].

Declaro recebido o valor acima e dou quitação da obrigação especificamente descrita neste documento.

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME DO CREDOR]

CPF/CNPJ: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

É importante especificar qual obrigação está sendo quitada, evitando declarações excessivamente amplas quando essa não for a intenção das partes.

Modelo de recibo de pagamento de aluguel

No pagamento de aluguel, o documento deve identificar claramente o imóvel e o período.

Exemplo:

RECIBO DE PAGAMENTO DE ALUGUEL

Recebi de [NOME DO LOCATÁRIO], CPF nº [NÚMERO], a importância de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]), referente ao aluguel do imóvel localizado em [ENDEREÇO DO IMÓVEL], correspondente ao período de [MÊS/ANO].

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME DO LOCADOR OU RESPONSÁVEL]

CPF: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

Se o pagamento incluir condomínio, IPTU ou outras despesas, é recomendável discriminar os valores para evitar dúvidas.

Recibo e nota fiscal são a mesma coisa?

Não.

Essa é uma confusão bastante comum.

O recibo possui principalmente a função de comprovar que determinado pagamento foi recebido.

A nota fiscal é um documento fiscal e está relacionada às obrigações tributárias da operação.

Por isso, emitir um recibo não significa automaticamente que uma eventual obrigação de emissão de nota fiscal deixou de existir.

Uma empresa ou profissional obrigado a emitir documento fiscal não deve utilizar o recibo simplesmente para substituir a nota.

As regras variam conforme a atividade, município, estado, regime tributário e natureza da operação.

Comprovante de Pix substitui recibo?

O comprovante bancário é uma evidência importante de que ocorreu uma transferência.

Porém, ele nem sempre explica completamente a finalidade do pagamento.

Imagine uma transferência de R$ 2.000 entre duas pessoas.

O comprovante pode mostrar quem enviou, quem recebeu, data e valor.

Mas talvez não seja suficiente para demonstrar se aquele dinheiro correspondia à compra de um produto, pagamento de um serviço, empréstimo ou quitação de uma dívida.

O recibo pode complementar essa informação especificando a causa do pagamento.

Em transações importantes, guardar os dois documentos pode ser uma boa prática.

Recibo precisa ter assinatura?

A assinatura de quem recebe é um elemento importante da quitação.

O Código Civil menciona a assinatura do credor ou de seu representante entre os elementos da quitação.

Em documentos eletrônicos, podem existir outras formas de demonstrar autoria e manifestação de vontade.

A legislação brasileira reconhece diferentes mecanismos de assinatura eletrônica conforme o contexto.

Para recibos físicos tradicionais, incluir a assinatura de quem recebeu o pagamento continua sendo uma prática recomendável.

Recibo precisa reconhecer firma?

Em regra, um recibo comum não precisa automaticamente ter firma reconhecida em cartório para existir como documento.

Entretanto, determinadas situações podem exigir formalidades específicas ou justificar cuidados adicionais.

Negociações de maior valor, contratos específicos e operações que envolvem transferência de determinados bens podem possuir requisitos próprios.

O reconhecimento de firma também pode ser utilizado quando as partes desejam aumentar a segurança relacionada à identificação da assinatura.

Isso não significa que todo recibo cotidiano precise passar pelo cartório.

Pode fazer recibo à mão?

Sim.

Um recibo pode ser escrito manualmente.

O importante é que as informações estejam legíveis e permitam identificar claramente o pagamento.

Evite rasuras.

Se houver erro relevante, normalmente é mais seguro fazer um novo recibo.

Inclua valor, identificação das partes, finalidade, data e assinatura.

O pagador deve guardar sua via ou uma cópia legível.

Pode fazer recibo pelo celular?

Sim.

Atualmente é possível elaborar recibos eletronicamente e enviá-los em formato digital.

O documento pode ser criado em um editor de texto, sistema de gestão, aplicativo ou plataforma específica.

Dependendo da necessidade, também pode receber assinatura eletrônica.

O mais importante continua sendo a qualidade das informações.

Um arquivo bonito, mas que não explica o motivo do pagamento, pode ser menos útil do que um recibo simples e completo.

Recibo precisa ter CPF?

O CPF ajuda a identificar as partes e reduz o risco de confusão entre pessoas com nomes semelhantes.

Por isso, sua inclusão pode ser recomendável.

Entretanto, o tratamento de dados pessoais deve respeitar a finalidade do documento e as regras de proteção de dados.

Não é necessário adicionar uma quantidade excessiva de informações pessoais sem justificativa.

Em operações envolvendo empresas, pode ser utilizado o CNPJ.

Quem deve assinar o recibo?

Normalmente, quem assina o recibo é quem recebeu o dinheiro, pois essa pessoa está declarando que recebeu determinado valor.

Se João paga R$ 500 para Maria, é Maria quem normalmente declara:

“Recebi de João a quantia de R$ 500.”

Portanto, Maria assina o recibo.

Quando uma pessoa recebe em nome de uma empresa ou de outra pessoa, é importante verificar se ela possui autorização para fornecer a quitação.

Quem fica com o recibo de pagamento?

O principal interessado em guardar o recibo é quem realizou o pagamento.

Afinal, o documento serve como prova de que a obrigação foi paga.

Entretanto, quem recebeu também pode manter uma cópia para seus registros.

Em documentos digitais, isso se torna bastante simples.

As duas partes podem guardar o mesmo arquivo.

É necessário colocar o valor por extenso?

Colocar o valor por extenso é uma prática tradicional e recomendável.

Por exemplo:

R$ 1.250,00 (mil duzentos e cinquenta reais).

Essa informação ajuda a reduzir ambiguidades e dificulta determinadas alterações no documento.

Caso exista divergência entre valores escritos de formas diferentes, pode surgir discussão sobre aquilo que efetivamente foi declarado.

Por isso, revise cuidadosamente o documento antes de assinar.

O que escrever no motivo do pagamento?

A descrição precisa permitir identificar a obrigação.

Evite:

“Referente a serviços.”

Prefira algo como:

“Referente ao serviço de pintura interna do imóvel localizado na Rua X, realizado entre os dias 5 e 10 de março de 2026.”

Não é necessário escrever um texto enorme.

O objetivo é simplesmente permitir que, meses ou anos depois, as partes consigam entender a qual pagamento aquele recibo se refere.

Posso fazer recibo de pagamento para funcionário?

Pagamentos relacionados a relações de emprego possuem regras próprias.

Salários, férias, verbas rescisórias e outras parcelas trabalhistas possuem obrigações documentais específicas.

Um recibo genérico elaborado informalmente não necessariamente substitui documentos exigidos pela legislação trabalhista ou informações que precisam ser enviadas aos sistemas oficiais.

Empregadores devem observar a CLT e as obrigações trabalhistas aplicáveis.

Portanto, modelos genéricos deste artigo não devem ser utilizados para tentar substituir documentação trabalhista obrigatória.

Recibo pode comprovar pagamento sem contrato?

O recibo pode ser uma prova importante da existência e quitação de determinado pagamento, mesmo quando não existe um contrato formal extenso.

Entretanto, recibo e contrato possuem funções diferentes.

O contrato estabelece obrigações, condições, prazos e responsabilidades.

O recibo comprova principalmente o recebimento do pagamento indicado.

Em uma prestação de serviços relevante, por exemplo, pode ser interessante possuir um contrato definindo o trabalho e posteriormente emitir recibos dos valores pagos.

Um documento complementa o outro.

Como fazer recibo de sinal ou entrada?

Quando o pagamento representa apenas um sinal ou entrada, isso deve ficar explícito.

Por exemplo:

“Recebi de [nome] a quantia de R$ 1.000,00, referente ao pagamento de sinal para aquisição de [bem], permanecendo saldo de R$ 4.000,00.”

Essa redação evita que o documento seja interpretado como quitação integral.

Também é recomendável informar como e quando o saldo restante será pago, preferencialmente no contrato relacionado à negociação.

Como fazer recibo de pagamento adiantado?

O mesmo princípio vale para pagamentos antecipados.

O documento deve informar que o valor foi recebido antecipadamente e explicar sua finalidade.

Exemplo:

“Recebi a quantia de R$ 500,00 referente ao pagamento antecipado de 50% do serviço de [descrição], ficando o saldo restante de R$ 500,00 para pagamento conforme condições acordadas.”

A clareza protege as duas partes.

Recibo pode ser usado como prova judicial?

Documentos podem ser utilizados como elementos de prova em processos judiciais, e um recibo pode ser relevante para demonstrar determinado pagamento.

Entretanto, o peso probatório dependerá do contexto.

A outra parte pode questionar assinatura, conteúdo, autenticidade ou abrangência da quitação.

Outros documentos também podem ser analisados, como contratos, extratos bancários, mensagens, notas fiscais e comprovantes de transferência.

Por isso, operações importantes não devem depender de um recibo extremamente genérico.

Quanto tempo guardar recibos de pagamento?

Não existe um único prazo adequado para todo tipo de recibo.

O período durante o qual determinado documento deve ser guardado depende da obrigação, dos prazos legais aplicáveis e da finalidade do comprovante.

Recibos relacionados a aluguel, prestação de serviços, relações trabalhistas ou obrigações tributárias podem envolver regras e prazos diferentes.

Por isso, documentos importantes devem ser armazenados de maneira organizada e segura.

No caso de arquivos digitais, também é recomendável manter cópias de segurança.

Cuidados ao emitir um recibo

Nunca assine um recibo declarando ter recebido um valor que ainda não foi efetivamente pago.

Também evite deixar espaços em branco que possam ser preenchidos posteriormente.

Confira cuidadosamente o valor numérico e por extenso.

Identifique corretamente quem realizou o pagamento.

Descreva a finalidade.

Informe a data correta.

Se o pagamento for parcial, deixe isso expressamente registrado.

E guarde uma cópia.

Esses cuidados simples tornam o documento muito mais útil.

Erros comuns em recibos de pagamento

Um dos erros mais frequentes é escrever apenas:

“Recebi R$ 500.”

Essa frase não explica quem pagou nem o motivo.

Outro erro é emitir uma quitação total quando o pagamento corresponde apenas a uma parcela.

Também existem recibos sem data ou identificação adequada de quem recebeu.

Em transações de maior importância, essas falhas podem gerar discussões posteriores.

Um bom recibo deve permitir que uma pessoa que leia o documento posteriormente compreenda claramente quem pagou, quem recebeu, quanto foi pago e por qual motivo.

Modelo completo de recibo de pagamentos

Para facilitar, este é um modelo mais completo:

RECIBO DE PAGAMENTO

Valor: R$ [VALOR]

Recebi de [NOME COMPLETO DO PAGADOR], inscrito(a) no CPF/CNPJ sob o nº [NÚMERO], a importância de R$ [VALOR] ([VALOR POR EXTENSO]).

O valor recebido refere-se a [DESCREVER DETALHADAMENTE A FINALIDADE DO PAGAMENTO].

Pagamento realizado por meio de [PIX / TRANSFERÊNCIA BANCÁRIA / DINHEIRO / OUTRO], em [DATA DO PAGAMENTO].

[SE FOR PARCIAL:] O presente recibo corresponde exclusivamente ao pagamento da parcela nº [NÚMERO], permanecendo saldo conforme condições anteriormente estabelecidas.

[SE FOR TOTAL:] Pelo recebimento do valor especificado, declaro quitada a obrigação descrita neste recibo.

[CIDADE], [DATA].

---

[NOME COMPLETO DE QUEM RECEBEU]

CPF/CNPJ: [NÚMERO]

Assinatura: __________________________

Conclusão

O recibo de pagamentos é um documento simples, mas importante para comprovar que determinada quantia foi recebida.

Para evitar problemas, ele deve identificar claramente quem pagou, quem recebeu, o valor, a finalidade e a data do pagamento. Também é recomendável incluir o valor por extenso e a assinatura de quem recebeu.

Quando o pagamento for parcial, o recibo deve indicar exatamente qual parcela está sendo quitada. Quando houver quitação total, a obrigação abrangida pela quitação deve ser identificada.

Também é importante lembrar que recibo não é necessariamente a mesma coisa que nota fiscal. Quando existir obrigação fiscal de emissão de documento específico, um recibo comum não deve ser utilizado simplesmente para substituí-lo.

Utilizar um modelo pronto pode facilitar bastante a elaboração, mas cada recibo deve ser adaptado à operação que realmente ocorreu.

Fontes

Presidência da República — Código Civil, Lei nº 10.406/2002: especialmente os dispositivos relacionados ao pagamento e à quitação, incluindo os artigos 319 e 320.

Presidência da República — Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais): regras gerais aplicáveis ao tratamento de dados pessoais.

Presidência da República — Lei nº 14.063/2020: dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e outros aspectos relacionados a documentos eletrônicos.

Receita Federal do Brasil: informações oficiais relacionadas a documentos fiscais e obrigações tributárias federais.

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