Expedição de certidão: o que significa e como funciona?

A expedição de certidão é o ato de emitir um documento oficial destinado a certificar determinada informação, fato, situação, ato processual ou registro existente em um órgão público, tribunal, cartório ou outra instituição competente. A expressão aparece com frequência em processos judiciais, serviços de cartório e procedimentos administrativos e, por isso, costuma gerar dúvidas quando surge em uma consulta processual.

No Poder Judiciário, por exemplo, uma movimentação indicando “expedição de certidão” normalmente significa que a serventia judicial elaborou ou está providenciando uma certidão para registrar oficialmente determinada circunstância relacionada ao processo. Isso, isoladamente, não significa que a ação terminou nem que uma das partes ganhou ou perdeu o processo.

O significado exato depende do tipo de certidão expedida e do contexto em que a movimentação ocorreu. Por isso, é necessário observar as movimentações anteriores e posteriores e, quando disponível, o conteúdo do próprio documento.

O que significa expedição de certidão?

Expedir significa emitir, elaborar ou providenciar formalmente determinado documento.

Assim, expedição de certidão significa a emissão de um documento que certifica oficialmente uma informação.

A certidão pode declarar, por exemplo, que determinado prazo transcorreu, que uma decisão transitou em julgado, que uma parte foi intimada, que determinado ato foi praticado ou que existe — ou não existe — certa informação nos registros consultados.

O conteúdo varia bastante conforme a finalidade do documento.

No processo judicial, a certidão normalmente é produzida pela unidade judiciária competente e passa a integrar os autos como registro oficial de determinada ocorrência processual.

Já fora do Judiciário, órgãos públicos e cartórios também emitem diversas espécies de certidões, como certidão de nascimento, casamento, óbito, antecedentes, regularidade fiscal e certidões relacionadas a processos.

Portanto, a palavra “certidão” não identifica um único documento.

O que é uma certidão?

Certidão é um documento destinado a atestar oficialmente uma informação existente nos registros ou de conhecimento funcional da autoridade competente.

A Constituição Federal garante expressamente o direito de obtenção de certidões em repartições públicas, independentemente do pagamento de taxas, nas hipóteses previstas constitucionalmente.

Segundo o artigo 5º, inciso XXXIV, alínea “b”, são assegurados a todos, independentemente do pagamento de taxas:

“a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal.”

A previsão demonstra a importância das certidões como instrumentos de acesso a informações oficiais e proteção de direitos.

Entretanto, isso não significa que todo documento chamado de certidão, em qualquer serviço, seja necessariamente gratuito. Serviços notariais e registrais, por exemplo, possuem regras próprias de cobrança e hipóteses específicas de gratuidade.

O que significa expedição de certidão em um processo?

Quando aparece a movimentação “expedição de certidão” no processo, normalmente significa que a secretaria, cartório ou unidade judicial emitiu um documento certificando determinado fato processual.

Imagine que o juiz tenha determinado que uma das partes se manifeste em determinado prazo. Depois do término desse período, um servidor pode certificar nos autos que o prazo passou sem manifestação.

Nesse caso, poderá aparecer uma movimentação relacionada à expedição ou juntada de certidão.

Em outra situação, a certidão pode registrar que uma decisão transitou em julgado.

Também existem certidões relacionadas a intimações, publicação, comparecimento, ausência, cumprimento de atos e diversos outros acontecimentos processuais.

Por isso, não é possível descobrir exatamente o que aconteceu no processo apenas pela expressão “expedição de certidão”.

É necessário verificar o conteúdo da certidão ou as movimentações próximas.

Expedição de certidão significa que o processo acabou?

Não necessariamente.

Esse é um dos principais equívocos relacionados à expressão.

A expedição de certidão não significa automaticamente que o processo terminou.

Uma certidão pode ser emitida em praticamente qualquer fase processual. Dependendo de sua finalidade, ela pode aparecer no início, durante a instrução, depois de uma decisão, na fase recursal ou durante o cumprimento de sentença.

Por exemplo, uma certidão de decurso de prazo pode ser expedida enquanto o processo ainda possui diversas etapas pela frente.

Por outro lado, uma certidão de trânsito em julgado está relacionada ao momento em que determinada decisão se torna definitiva dentro das condições processuais aplicáveis.

Consequentemente, é o conteúdo da certidão, e não simplesmente sua expedição, que permite compreender a importância daquela movimentação.

Expedição de certidão significa que ganhei o processo?

Não.

A movimentação “expedição de certidão” não indica, sozinha, vitória ou derrota de qualquer parte.

A certidão normalmente registra um fato. Ela não deve ser confundida com sentença ou decisão judicial.

Quem julga o pedido apresentado no processo é o órgão jurisdicional competente. Já a certidão pode documentar acontecimentos relacionados ao andamento dos autos.

Se a consulta processual mostra apenas “expedida certidão”, “certidão expedida” ou expressão semelhante, procure visualizar o documento, quando houver acesso, ou verificar as movimentações imediatamente anteriores e posteriores.

Essa análise costuma esclarecer qual informação foi certificada.

Quem faz a expedição de certidão judicial?

A emissão de certidões judiciais pode ocorrer pela serventia ou unidade responsável pelo processo, conforme as atribuições previstas nas normas processuais e de organização judiciária.

O Código de Processo Civil inclui entre as incumbências do escrivão ou chefe de secretaria fornecer certidão de qualquer ato ou termo do processo, independentemente de despacho, observadas as disposições referentes ao segredo de justiça.

Além disso, servidores podem praticar atos ordinatórios e certificar acontecimentos processuais dentro de suas atribuições.

Assim, não é necessário que o juiz redija pessoalmente cada certidão juntada aos autos.

Essa diferença ajuda a entender por que determinadas movimentações aparecem como atos da secretaria ou do cartório judicial, e não como decisões do magistrado.

O que é certidão de decurso de prazo?

A certidão de decurso de prazo registra que determinado prazo processual terminou.

Ela pode informar, por exemplo, que uma parte deixou transcorrer o período concedido sem apresentar manifestação.

Imagine que a parte tenha sido intimada para apresentar um documento dentro de 15 dias. Se nada for protocolado durante o prazo, a unidade judicial poderá certificar o decurso.

Entretanto, o efeito dessa ausência depende do ato que deveria ter sido praticado.

Em alguns casos, haverá preclusão. Em outros, o processo poderá seguir normalmente para a próxima providência. Também existem situações em que a legislação prevê consequências específicas.

Por isso, encontrar uma certidão de decurso de prazo não é suficiente para determinar todas as consequências jurídicas sem analisar o processo.

O que significa certidão de trânsito em julgado?

O trânsito em julgado ocorre quando uma decisão se torna definitiva, não estando mais sujeita aos recursos cabíveis dentro daquela relação processual.

A certidão de trânsito em julgado serve para registrar formalmente essa circunstância nos autos.

Essa certidão possui grande importância porque o trânsito em julgado pode abrir caminho para etapas posteriores.

Em uma ação que reconheceu uma obrigação de pagar, por exemplo, poderá ser necessário iniciar ou prosseguir para a fase de cumprimento da decisão, conforme o caso.

Entretanto, trânsito em julgado não deve ser confundido com encerramento material de todas as providências possíveis no processo.

Mesmo depois dele, podem existir atos relacionados ao cumprimento da decisão, cálculos, pagamentos, expedição de documentos e arquivamento.

Expedição de certidão após sentença: o que pode significar?

Quando uma expedição de certidão aparece depois da sentença, existem várias possibilidades.

A unidade judicial pode estar certificando o término de um prazo recursal, a apresentação ou ausência de recurso, o trânsito em julgado ou outro acontecimento relacionado ao andamento do processo.

Por isso, a ordem das movimentações é importante.

Se houve sentença, posteriormente ocorreram intimações e, depois do término dos prazos pertinentes, surgiu uma certidão, é possível que o documento esteja relacionado à situação processual após a decisão.

Ainda assim, não é recomendável concluir que houve trânsito em julgado sem consultar o conteúdo do documento.

Uma certidão posterior à sentença também pode tratar de assunto completamente diferente.

Qual a diferença entre expedição e juntada de certidão?

Embora estejam relacionadas, expedição de certidão e juntada de certidão não são necessariamente a mesma movimentação.

A expedição está relacionada à elaboração ou emissão do documento.

Já a juntada significa sua inclusão formal nos autos do processo.

Em sistemas eletrônicos, essas etapas podem aparecer de maneiras diferentes conforme a plataforma utilizada pelo tribunal.

Às vezes, a elaboração e a inserção ocorrem praticamente no mesmo momento. Em outros casos, o histórico apresenta movimentações separadas.

Portanto, quando aparecer “juntada de certidão”, isso geralmente significa que uma certidão passou a integrar os autos.

[Leia também: o que significa juntada de documento em um processo]

Qual a diferença entre certidão, decisão e sentença?

Esses termos não devem ser tratados como sinônimos.

A certidão registra oficialmente determinada informação ou acontecimento.

A decisão judicial, por outro lado, contém uma manifestação jurisdicional do magistrado sobre alguma questão submetida à sua apreciação.

Já a sentença, de acordo com a classificação estabelecida pelo Código de Processo Civil, é o pronunciamento por meio do qual o juiz, com fundamento nas hipóteses dos artigos 485 e 487, põe fim à fase cognitiva do procedimento comum ou extingue a execução, ressalvadas as disposições relativas aos procedimentos especiais.

Na prática, portanto, encontrar uma certidão no andamento não significa que o servidor tenha realizado um novo julgamento.

O documento pode apenas registrar aquilo que ocorreu.

Expedição de certidão é despacho?

Não.

Embora ambos possam aparecer no andamento processual, possuem naturezas diferentes.

O Código de Processo Civil estabelece diferentes espécies de pronunciamentos do juiz, incluindo sentenças, decisões interlocutórias e despachos.

A certidão, em regra, não é um pronunciamento judicial destinado a resolver uma questão.

Ela possui função certificadora.

Por exemplo, o juiz pode determinar que a parte seja intimada para cumprir determinada providência. Depois, a serventia poderá emitir uma certidão informando se o prazo terminou ou se determinado ato foi realizado.

Nesse exemplo, a determinação judicial e a certidão são atos distintos.

Quais são os tipos de certidão em processos judiciais?

Existem inúmeras certidões, e a nomenclatura pode variar conforme o tribunal, o sistema eletrônico e a finalidade.

Entre as mais conhecidas estão a certidão de trânsito em julgado e a certidão de decurso de prazo.

Também podem aparecer certidões relacionadas a publicação, intimação, comparecimento, ausência, cumprimento de mandado, habilitação, existência de processo e objeto e pé.

A chamada certidão de objeto e pé, por exemplo, apresenta informações sobre determinado processo e seu andamento, conforme os dados certificados pelo tribunal.

Há ainda certidões judiciais destinadas a informar a existência ou inexistência de processos em nome de determinada pessoa, observadas as regras e competências de cada órgão.

Assim, antes de solicitar uma certidão, é importante identificar qual documento realmente atende à finalidade pretendida.

O que é certidão de objeto e pé?

A certidão de objeto e pé é um documento bastante conhecido na prática jurídica.

Ela reúne informações relevantes sobre um processo, como seu objeto e determinados dados de seu andamento.

Dependendo do tribunal e da finalidade, o documento pode apresentar partes envolvidas, assunto, fase processual e atos relevantes.

Essa certidão pode ser solicitada para comprovar oficialmente a existência e a situação de determinado processo perante outra instituição ou procedimento.

As regras para emissão, nomenclatura, conteúdo e eventual cobrança variam conforme o tribunal.

Portanto, o interessado deve consultar o órgão no qual o processo tramita.

O que significa “certidão expedida” no processo?

Quando o sistema informa apenas “certidão expedida”, significa, de modo geral, que o documento foi emitido.

O próximo passo é descobrir qual certidão.

Se o sistema permitir abrir o documento, leia seu conteúdo. Caso o processo seja público e a certidão esteja disponível para consulta, essa é a maneira mais segura de entender a movimentação.

Se o documento não estiver acessível, verifique o histórico.

Por exemplo:

Intimação → prazo → certidão expedida

Nesse cenário, a certidão pode estar relacionada ao cumprimento ou término do prazo.

Já:

Sentença → intimações → prazo recursal → certidão

pode indicar uma movimentação relacionada à situação da sentença após o prazo, embora seja necessário confirmar o conteúdo.

O contexto é indispensável.

Quanto tempo demora a expedição de uma certidão?

Não existe um único prazo para todas as certidões.

O tempo de emissão depende do tipo de documento, do órgão responsável, da necessidade de pesquisa, da existência de sistema automatizado e das normas específicas aplicáveis.

Algumas certidões podem ser emitidas imediatamente pela internet.

Outras exigem análise por um servidor ou pesquisa em registros físicos e digitais.

No caso de certidões solicitadas a órgãos públicos, a Lei nº 9.051/1995 determina que as certidões para defesa de direitos e esclarecimento de situações sejam expedidas no prazo improrrogável de 15 dias, contado do registro do pedido no órgão expedidor, nos casos abrangidos pela lei.

A própria norma determina que o requerimento esclareça os fins e as razões do pedido.

Isso não significa, contudo, que toda certidão existente no Brasil tenha obrigatoriamente prazo de 15 dias. É necessário observar a natureza do documento e a legislação específica.

Como solicitar uma certidão judicial?

A forma de solicitação depende do tribunal responsável.

Muitos tribunais disponibilizam sistemas online para emissão de determinadas certidões. Algumas podem ser geradas automaticamente após o preenchimento dos dados necessários.

Outras precisam ser solicitadas à unidade judicial responsável pelo processo.

Para encontrar o serviço correto, prefira sempre o portal oficial do tribunal competente.

Se o processo tramita na Justiça Estadual do Paraná, por exemplo, deve-se consultar os serviços disponibilizados pelo Tribunal de Justiça do Paraná. Se tramita na Justiça Federal, será necessário verificar o Tribunal Regional Federal competente.

Isso também se aplica à Justiça do Trabalho e à Justiça Eleitoral, que possuem estruturas e sistemas próprios.

É possível emitir certidão pela internet?

Em muitos casos, sim.

O processo de digitalização dos serviços públicos permitiu que diversas certidões fossem solicitadas ou emitidas online.

O Conselho Nacional de Justiça, por exemplo, mantém serviços digitais relacionados ao Poder Judiciário, enquanto os próprios tribunais oferecem ferramentas específicas em seus portais.

Entretanto, não existe um único site responsável por emitir absolutamente todas as certidões judiciais.

A competência depende da informação procurada.

Uma certidão da Justiça Federal deve ser buscada nos canais da Justiça Federal. Já uma certidão relacionada a processo estadual deve ser verificada no respectivo Tribunal de Justiça.

Portanto, é importante identificar primeiro qual certidão é necessária e qual órgão possui os registros correspondentes.

Certidão negativa e certidão positiva: qual a diferença?

Essas expressões aparecem frequentemente em certidões fiscais, judiciais e administrativas.

De forma geral, uma certidão negativa informa que não foi localizada determinada pendência, ocorrência ou registro dentro dos parâmetros pesquisados.

A certidão positiva, por sua vez, informa a existência do registro ou situação pesquisada.

Existe ainda a chamada certidão positiva com efeitos de negativa em determinadas áreas, especialmente no âmbito tributário. Nesse caso, existem registros ou débitos, mas a legislação permite que o documento produza efeitos equivalentes aos de uma certidão negativa em situações específicas.

No campo tributário, por exemplo, o Código Tributário Nacional disciplina tanto a certidão negativa quanto situações em que uma certidão positiva produz os mesmos efeitos da negativa.

Certidão tem prazo de validade?

Depende.

Não existe um prazo universal de validade para toda certidão.

Algumas possuem validade expressamente indicada no próprio documento. Outras dependem da finalidade para a qual serão utilizadas e das regras da instituição que exige sua apresentação.

Isso acontece porque uma certidão retrata determinada situação em certo momento.

Uma pessoa pode não possuir uma pendência hoje e passar a possuí-la posteriormente. Por esse motivo, bancos, órgãos públicos, empresas e procedimentos administrativos podem exigir documentos emitidos recentemente.

Sempre verifique a data de emissão e as regras da instituição que receberá a certidão.

A expedição de certidão pode gerar prazo para a parte?

A simples emissão de uma certidão não significa necessariamente que um novo prazo processual começou.

Para saber se existe prazo, é preciso verificar o conteúdo do documento e as movimentações relacionadas.

Uma certidão pode apenas registrar que um prazo anterior terminou.

Em outras situações, depois da certidão, o juiz pode proferir uma decisão determinando nova providência e posterior intimação das partes.

Portanto, quem acompanha um processo não deve calcular prazos exclusivamente com base no nome genérico da movimentação.

Advogados precisam observar as regras processuais aplicáveis às intimações e publicações correspondentes.

O que acontece depois da expedição de certidão?

Não existe uma etapa obrigatória que sempre venha depois.

Tudo depende do conteúdo certificado.

Depois de uma certidão de decurso de prazo, por exemplo, os autos podem ser encaminhados ao juiz para análise ou seguir para outra providência processual.

Depois de uma certidão de trânsito em julgado, o processo pode seguir para cumprimento de sentença, providências administrativas, baixa ou arquivamento, conforme o caso.

Uma certidão também pode ter sido solicitada por uma pessoa apenas para utilização fora do processo. Nessa hipótese, sua emissão talvez não altere o andamento da ação.

Por isso, para saber o próximo passo, é necessário interpretar a certidão dentro da sequência processual.

Como saber o que uma certidão expedida significa no meu processo?

O primeiro passo é abrir a movimentação no sistema do tribunal e verificar se o documento está disponível.

Leia principalmente o título e o conteúdo da certidão.

Se não houver acesso, observe as últimas movimentações. Procure identificar se houve sentença, decisão, intimação, prazo, petição ou outro ato imediatamente antes.

Essa sequência costuma fornecer pistas sobre a finalidade do documento.

Porém, em processos sob segredo de justiça ou com acesso restrito, algumas informações não ficam disponíveis publicamente.

Nesses casos, a parte ou seu advogado poderá utilizar os meios de acesso autorizados pelo tribunal.

Expedição de certidão é uma movimentação importante?

Pode ser, mas nem sempre.

Algumas certidões registram acontecimentos rotineiros e administrativos.

Outras possuem grande importância para o processo, como a certidão de trânsito em julgado.

O erro está em interpretar toda “expedição de certidão” como uma movimentação decisiva.

O nome genérico informa apenas que houve emissão de um documento certificador. Para descobrir sua relevância, é indispensável saber o que foi certificado.

Perguntas frequentes sobre expedição de certidão

Expedição de certidão significa pagamento?

Não. A movimentação, isoladamente, não indica que determinado valor será pago. Para saber se existe pagamento, é necessário analisar o conteúdo do processo e os atos relacionados ao cumprimento da obrigação.

Certidão expedida significa processo encerrado?

Não necessariamente. Existem certidões emitidas em diferentes fases processuais.

Expedição de certidão é sentença?

Não. Certidão e sentença são atos distintos.

Certidão de trânsito em julgado significa que não cabe mais recurso?

De maneira geral, a certidão registra que a decisão transitou em julgado, ou seja, tornou-se definitiva no processo por não estar mais sujeita aos recursos cabíveis naquele contexto.

Certidão de decurso de prazo é ruim?

Não existe uma resposta única. Ela apenas certifica que determinado prazo terminou. A consequência depende de quem deveria praticar o ato e do que deveria ter sido feito.

Posso solicitar uma certidão do meu processo?

Em muitas situações, sim, observadas as regras de publicidade processual, legitimidade, segredo de justiça e procedimentos estabelecidos pelo tribunal.

A certidão pode ser emitida online?

Muitas certidões podem. No entanto, é necessário consultar o portal oficial do órgão responsável para verificar a disponibilidade do serviço.

Conclusão

A expedição de certidão significa, em termos gerais, que um órgão ou unidade competente emitiu um documento para certificar oficialmente determinada informação.

Quando a expressão aparece em um processo judicial, ela não significa automaticamente sentença, vitória, derrota, pagamento ou encerramento do processo. A certidão pode registrar desde um simples acontecimento processual até uma informação relevante, como o trânsito em julgado.

Por isso, a maneira mais segura de interpretar a movimentação é verificar qual certidão foi expedida e o que está escrito nela. Se o documento não estiver disponível, as movimentações anteriores e posteriores podem ajudar a compreender sua finalidade.

Em resumo, “expedição de certidão” descreve o ato de emissão do documento. O que realmente determina seus efeitos jurídicos é o conteúdo certificado e o contexto em que ele aparece.

Fontes

Presidência da República — Constituição Federal de 1988: artigo 5º, inciso XXXIV, sobre o direito de obtenção de certidões em repartições públicas.

Presidência da República — Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015): normas relacionadas aos atos processuais, pronunciamentos judiciais e atribuições do escrivão ou chefe de secretaria.

Presidência da República — Lei nº 9.051/1995: dispõe sobre a expedição de certidões para defesa de direitos e esclarecimento de situações.

Presidência da República — Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966): regras sobre certidões negativas e certidões positivas com efeitos de negativa.

Conselho Nacional de Justiça (CNJ): informações e serviços oficiais relacionados ao Poder Judiciário brasileiro.

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