Documentos para Regularização de Mercadoria: o que apresentar para liberar, nacionalizar ou corrigir operações no comércio exterior

A regularização de mercadoria é um processo necessário quando há pendências, erros, ausência de registro ou ingresso irregular de bens no país. Pode ocorrer tanto na importação quanto na exportação, e exige a apresentação de uma série de documentos que variam conforme o motivo da regularização. Em muitos casos, trata-se de etapa obrigatória para evitar multas, permitir o desembaraço ou regularizar a entrada fiscal da mercadoria.

Neste artigo, você vai entender quais são os principais documentos exigidos para a regularização de mercadorias, quando o processo é necessário e quais cuidados adotar para garantir conformidade e evitar penalidades com a Receita Federal.

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Quando é necessário regularizar mercadorias?

A regularização ocorre em situações como:

• Mercadoria ingressada no país sem cobertura documental adequada;
• Perda, extravio ou inconsistência documental após o desembarque;
• Envio de mercadoria para o exterior sem DU-E ou nota fiscal correta;
• Erro no enquadramento da operação (Incoterm, NCM, CFOP);
• Vencimento do prazo de permanência no país (regimes temporários);
• Necessidade de nacionalizar bens anteriormente importados sem o devido registro.

A regularização pode ser espontânea ou exigida pela fiscalização, e deve ser tratada com prioridade para evitar autuações.

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Documentos para regularização na importação

Quando a mercadoria já está no Brasil, mas não foi nacionalizada corretamente ou apresenta pendências, os documentos exigidos podem incluir:

1. Declaração de Importação (DI) ou DUIMP

• Em casos de importação regular que precisa ser concluída ou retificada;
• Para registros posteriores à chegada da carga, é necessário justificativa formal.

2. Nota Fiscal de Entrada (com CFOP de regularização)

• CFOP 3.555 ou 3.556 para entradas sem documentação fiscal;
• A nota deve refletir a descrição, valor, NCM e dados do exportador;
• Obrigatória para escrituração e recolhimento dos tributos.

3. Fatura Comercial (Commercial Invoice)

• Documento base da operação, mesmo que emitido posteriormente;
• Deve conter valor real, país de origem, descrição técnica e número de série (se aplicável).

4. Packing List

• Complementa a fatura com dados sobre volumes, peso e acondicionamento.

5. Conhecimento de Transporte Internacional

• BL, AWB ou CRT, usado para comprovar o embarque da mercadoria e o modal utilizado.

6. Laudo Técnico ou Justificativa Técnica

• Necessário em operações com bens usados, recondicionados ou sem cobertura documental original;
• Também exigido em processos de nacionalização tardia.

7. Pedido formal à Receita Federal

• Carta ou petição solicitando a regularização, com justificativa da situação irregular e indicação dos documentos apresentados.

8. Comprovante de recolhimento de tributos e multas

• Quando a regularização exige o pagamento posterior dos impostos suspensos ou tributos devidos.

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Documentos para regularização na exportação

Quando há envio de mercadoria sem documentação correta ou com falhas no processo:

1. Nota Fiscal de Exportação

• Emitida com CFOP específico para exportação (7.101, 7.501, etc.);
• Deve estar vinculada à DU-E ou, em casos excepcionais, justificar a ausência de registro.

2. Declaração Única de Exportação (DU-E)

• Se a mercadoria foi enviada sem DU-E, será necessário regularizar com retificação ou registro posterior;
• A Receita pode exigir justificativa formal para liberar ou validar a exportação.

3. Fatura Comercial

• Obrigatória mesmo em exportações de amostras, doações ou brindes;
• Valor simbólico quando aplicável, mas sempre com descrição técnica completa.

4. Comprovante de embarque

• BL, AWB ou CRT, para atestar o envio internacional da carga.

5. Justificativa de regularização

• Documento assinado pelo exportador, detalhando o motivo da falha e solicitando o ajuste documental.

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Outras situações que exigem regularização

• Mercadoria abandonada em recinto alfandegado: pode ser nacionalizada com recolhimento de tributos + multa, mediante autorização da RFB;
• Mercadoria enviada para manutenção no exterior sem cobertura documental: precisa de retificação do regime temporário ou registro retroativo;
• Importação realizada por meio de courier sem emissão de nota fiscal ou sem DI registrada: exige a emissão de NF com CFOP de regularização e recolhimento dos tributos.

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Cuidados essenciais

• Todos os documentos devem estar coerentes entre si (quantidade, valor, NCM, descrição);
• É necessário anexar os documentos no Portal Siscomex, quando o processo envolve despacho formal;
• Mantenha registros internos organizados, pois a fiscalização pode solicitar comprovações complementares;
• A regularização deve ser feita antes de qualquer venda, transformação ou movimentação fiscal da mercadoria irregular.

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Conclusão

A regularização de mercadorias é uma etapa delicada e que exige atenção total à coerência e integridade documental. Operar sem nota fiscal, sem DUIMP ou DU-E, ou com divergências entre os documentos, pode gerar multa, apreensão e entraves logísticos. Conhecer os documentos exigidos para corrigir falhas e agir rapidamente garante conformidade e segurança para sua empresa.

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