Documentos na Importação por Conta e Ordem: entenda o que é exigido e como organizar a operação

A importação por conta e ordem de terceiros é uma modalidade prevista pela Receita Federal em que uma empresa (importadora) realiza todo o processo de importação em nome de outra (adquirente), com quem possui contrato específico para esse fim. É muito utilizada por empresas que desejam terceirizar as rotinas operacionais, aduaneiras e logísticas da importação, mas mantendo-se como responsáveis legais pela mercadoria adquirida.

Apesar de ser uma prática comum, essa modalidade exige atenção especial à documentação exigida, tanto para comprovar a relação contratual, quanto para garantir a regularidade fiscal das partes envolvidas. Neste artigo, você entenderá quais são os documentos exigidos na importação por conta e ordem, como organizá-los e quais cuidados tomar para evitar autuações e entraves no desembaraço.

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Como funciona a importação por conta e ordem?

Nessa modalidade:

• A empresa adquirente (a real dona da mercadoria) contrata uma empresa importadora, que realizará todos os trâmites da operação;
• A empresa importadora registra a Declaração de Importação (DI ou DUIMP) em seu nome, mas indica o CNPJ do adquirente;
• O adquirente é quem paga pela mercadoria e figura como proprietário legal da carga;
• Ambas as empresas devem estar habilitadas no Radar Siscomex e cumprir os requisitos fiscais.

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Documentos exigidos para a operação

1. Contrato de Prestação de Serviços de Importação por Conta e Ordem

• Documento obrigatório, com cláusulas que estabeleçam:
  • Identificação das partes;
  • Responsabilidades de cada uma;
  • Remuneração da importadora;
  • Prazo de vigência e forma de execução;
• Deve estar assinado por ambas as partes e disponível para apresentação à Receita Federal em caso de fiscalização.

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2. Comprovante de pagamento antecipado da mercadoria pela adquirente

• A legislação exige que o adquirente efetue o pagamento da mercadoria ao exterior, direta ou indiretamente;
• Pode ser comprovado por:
  • Contrato de câmbio emitido em nome do adquirente;
  • Invoice paid;
  • Comprovante de transferência internacional com dados bancários.

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3. Fatura Comercial (Commercial Invoice)

• Emitida pelo fornecedor estrangeiro;
• Pode conter os dados da importadora como consignatária, mas é recomendável identificar claramente a adquirente como destinatária final.

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4. Packing List

• Documento logístico com os detalhes da carga (volumes, peso, dimensões, marcas).

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5. Conhecimento de Transporte Internacional (BL, AWB ou CRT)

• Documento emitido pela transportadora, preferencialmente com a empresa adquirente como “notify party”;
• Importadora pode constar como consignatária.

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6. Declaração de Importação (DI) ou DUIMP

• Emitida e registrada pela empresa importadora, com a indicação do CNPJ da adquirente nos campos próprios;
• A Receita Federal rastreia as partes por meio dessa informação.

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7. Nota Fiscal de Entrada (da adquirente)

• Emitida pela empresa adquirente para registro da entrada da mercadoria no seu estoque, após o desembaraço.

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8. Nota Fiscal de Remessa (da importadora para a adquirente)

• Emitida pela importadora como remessa simbólica, com CFOP adequado, após nacionalização da mercadoria;
• Utilizada apenas para fins fiscais e controle documental.

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Requisitos complementares

• Habilitação no Radar Siscomex: tanto importadora quanto adquirente devem estar habilitadas;
• Ambas devem possuir CNPJ ativo e com regularidade fiscal;
• A Receita Federal poderá solicitar apresentação espontânea do contrato e comprovantes a qualquer momento.

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Cuidados importantes

• Não confundir com importação por encomenda, que envolve a venda da mercadoria da importadora para a adquirente com margem de lucro;
• O contrato deve estar vigente no momento do registro da DI/DUIMP;
• A falta de comprovação da relação contratual pode acarretar multa de 30% sobre o valor aduaneiro da operação;
• Toda movimentação fiscal deve estar de acordo com a legislação estadual e federal.

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Conclusão

A importação por conta e ordem é uma estratégia eficiente para empresas que querem otimizar recursos e terceirizar o processo logístico e aduaneiro. No entanto, ela exige estrutura contratual sólida, documentos alinhados e perfeita sincronia fiscal entre as partes. O sucesso da operação depende da transparência documental e da correta indicação das partes envolvidas na DI/DUIMP.

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