A comunicação eficiente por telefone é uma das competências mais valiosas no comércio exterior. No entanto, muitos profissionais sentem insegurança ao entrar em contato com agentes de carga internacionais. A boa notícia é que, com a preparação correta, você pode transformar essas chamadas em conversas produtivas e profissionais.
A importância da preparação prévia
Primeiramente, antes de tirar o telefone do gancho, organize todas as informações do embarque. Dados como o número do Master (MAWB/MBL), do House (HAWB/HBL) ou o código do Booking são indispensáveis para o atendimento. Além disso, tenha em mãos a Invoice e o Packing List para esclarecer dúvidas sobre pesos, volumes ou descrições de mercadorias. Quando você demonstra organização, o agente de cargas percebe sua autoridade técnica imediatamente.
Objetividade durante a chamada
Posteriormente, ao iniciar a conversa, identifique-se de forma clara e informe sua empresa e o motivo da ligação. Seja direto ao solicitar o status de um navio ou a confirmação de um embarque aéreo. Por outro lado, caso precise resolver uma discrepância documental, explique o problema de maneira técnica. Evite termos vagos e utilize a terminologia padrão do setor para garantir que a solução seja rápida.
Dominando o vocabulário técnico
Adicionalmente, lembre-se de que o inglês técnico é a língua oficial dessas interações globais. Saber as expressões corretas para cobrar um “draft” de BL ou questionar sobre “free time” de container evita mal-entendidos caros. Portanto, invista tempo para se familiarizar com os termos que o mercado exige. Uma comunicação clara reduz drasticamente o risco de erros operacionais e custos extras com armazenagem.
Finalizando o contato de forma profissional
Por fim, sempre confirme os próximos passos antes de encerrar a ligação. Anote o nome de quem te atendeu e peça um e-mail de formalização se o assunto envolver custos ou prazos críticos. Agir dessa maneira garante que você tenha um registro oficial de tudo o que foi acordado verbalmente.
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