O que é “partial invoice” e como emitir para envios fracionados

A “Partial Invoice” (Fatura Parcial) é um documento financeiro e comercial essencial no comércio exterior. Ela é emitida para faturar uma parte de um pedido maior. Essa prática é comum quando o exportador não pode, ou não precisa, enviar a totalidade da mercadoria de uma só vez.

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O Que É a “Partial Invoice”?

Uma “Partial Invoice” é, em síntese, uma Fatura Comercial (Commercial Invoice) emitida para uma remessa parcial. Em vez de faturar o valor total de um pedido, o exportador emite uma fatura para o valor e a quantidade dos itens que estão sendo enviados naquele embarque específico.

Por que ela é utilizada?

• Flexibilidade Logística: Em primeiro lugar, ela é usada quando a produção é escalonada. Isso ocorre, por exemplo, em pedidos grandes que não cabem em um único contêiner ou quando há atrasos na produção de parte da mercadoria. Assim, o exportador pode começar a enviar o que está pronto.
• Pagamento por Etapas: Além disso, a “Partial Invoice” é um documento-chave para o fechamento de câmbio e a liberação de pagamentos por etapas. Em operações com Carta de Crédito, a emissão de faturas parciais é crucial para que o exportador receba os pagamentos proporcionalmente a cada embarque.
• Gestão de Estoque: O importador pode receber a mercadoria em lotes, o que otimiza seu espaço de armazenagem e seu fluxo de caixa, evitando o acúmulo de um grande volume de estoque de uma só vez.

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Como Emitir Para Envios Fracionados

Emitir uma “Partial Invoice” corretamente é fundamental para garantir a fluidez dos pagamentos e evitar discrepâncias na alfândega. Ela deve conter todas as informações de uma Fatura Comercial, mas com foco na parcela do pedido que está sendo enviada.

1. Detalhes do Documento

A “Partial Invoice” deve ser claramente identificada.

• Título: A fatura deve ser intitulada como “Partial Commercial Invoice” ou “Commercial Invoice” e conter uma nota em “Remarks” (Observações) indicando que é uma fatura parcial para o pedido total.
• Número da Fatura: Cada “Partial Invoice” deve ter seu próprio número único e sequencial.
• Número do Pedido de Compra: É crucial fazer referência ao número original do pedido de compra (PO Number), pois isso vincula a fatura parcial ao pedido total.
• Valor e Quantidade: A fatura deve listar apenas a quantidade e o valor dos produtos que estão sendo enviados naquele embarque específico.
• Saldo Restante: Opcionalmente, você pode incluir uma nota em “Remarks” informando o saldo restante do pedido.

2. Consistência Documental e Vínculo com a Logística

A Fatura Parcial deve estar em total alinhamento com os outros documentos do embarque.

• Fatura Comercial e Packing List:
  • A “Partial Invoice” deve listar os itens e os valores exatos que estão no embarque parcial.
  • A Packing List (Romaneio de Carga) correspondente deve descrever apenas a quantidade de volumes e o peso daquele embarque.
• Conhecimento de Embarque (BL/AWB):
  • O “Partial Invoice” deve ser consistente com o Conhecimento de Embarque (BL/AWB), que formaliza o transporte daquela remessa. É importante que o BL/AWB referencie o número da fatura parcial.
  • Cada remessa parcial terá seu próprio Conhecimento de Embarque, que é conhecido como “Partial BL”.
• Declaração Aduaneira:
  • Na importação no Brasil, cada “Partial Invoice” e seu respectivo BL/AWB serão utilizados para preencher uma nova Declaração de Importação (DI) ou Declaração Única de Importação (DUIMP).
  • Na exportação do Brasil, cada “Partial Invoice” e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) correspondente darão origem a uma nova Declaração Única de Exportação (DU-E).

3. Impacto na Carta de Crédito (L/C)

O uso de “Partial Invoice” é mais comum e crucial em operações que utilizam Carta de Crédito (L/C).

• “Partial Shipments Allowed”: A L/C deve, primeiramente, conter a cláusula “Partial Shipments Allowed” (Embarques Parciais Permitidos). Sem essa cláusula, a emissão de uma “Partial Invoice” e de um BL parcial geraria uma discrepância, e o banco poderia se recusar a liberar o pagamento ao exportador.
• Pagamento por Etapas: A “Partial Invoice”, acompanhada dos demais documentos do embarque, é o que o exportador apresenta ao banco para receber o pagamento correspondente àquela parte da mercadoria que foi enviada. Isso, por sua vez, agiliza o fluxo de caixa do exportador.
• Controle de Pagamentos: O importador e o banco controlam os pagamentos de acordo com cada “Partial Invoice” apresentada.

Cuidados Essenciais:

• Comunicação Clara: Certifique-se de que o contrato e a Fatura Proforma já prevejam a possibilidade de embarques e faturas parciais.
• Consistência Documental: A informação mais crítica. Garanta que a quantidade, peso e valor da “Partial Invoice” sejam idênticos aos do Packing List e do Conhecimento de Embarque.
• Controle Total: Mantenha um controle rigoroso sobre os embarques parciais e as faturas correspondentes para evitar confusão e garantir que todos os lotes do pedido original sejam enviados.
• Despachante Aduaneiro: Seu despachante aduaneiro deve ser informado sobre a operação fracionada para que ele possa gerenciar os diferentes processos de desembaraço e documentação.

A “Partial Invoice” é, portanto, uma ferramenta de flexibilidade e gestão de risco. Ela permite que a complexidade de um pedido grande seja gerenciada em etapas menores, garantindo a fluidez da sua operação internacional e a segurança dos pagamentos.

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