No comércio exterior, a fluidez das informações é tão importante quanto o deslocamento físico da carga. Quando o armador silencia ou falha em enviar atualizações críticas, o exportador perde o controle sobre prazos e custos logísticos. Por isso, você deve adotar uma postura proativa para restabelecer o fluxo de dados e proteger sua operação de possíveis atrasos.
Identifique os Canais de Suporte Alternativos
Primeiramente, não dependa apenas de um único contato ou de e-mails automáticos que podem estar retidos em filtros de segurança. Se o atendimento padrão não responde, busque o portal do cliente (Customer Portal) para verificar o status do booking ou do navio em tempo real. Além disso, tente contato telefônico direto com o setor de “documentation” ou “customer service” da linha marítima para acelerar o processo.
Muitas vezes, as instabilidades no atendimento ocorrem por picos de demanda ou manutenções sistêmicas não informadas. Portanto, procure diversificar as formas de contato logo nos primeiros sinais de silêncio por parte do transportador. Assim sendo, você evita que uma pequena dúvida burocrática se transforme em um gargalo logístico que impeça o embarque da sua mercadoria.
Acione o Agente de Carga como Intermediário
Por outro lado, se você contratou um agente de carga, utilize a força comercial dessa parceria para pressionar o armador por respostas. Frequentemente, os agentes possuem contatos diretos com os gestores das companhias marítimas, o que agiliza a obtenção de informações privilegiadas. Além do mais, eles conseguem verificar se o problema de comunicação é um incidente isolado ou uma instabilidade sistêmica global da transportadora.
Dessa forma, a atuação conjunta entre exportador e agente cria uma camada extra de segurança contra a falta de transparência operacional. Se o silêncio persistir, peça ao seu parceiro logístico que escale o problema para níveis superiores da gerência do armador. Certamente, essa movimentação demonstra a urgência do embarque e obriga a companhia a priorizar o atendimento da sua demanda específica.
Documente Todas as Tentativas de Contato
Entretanto, é fundamental manter um registro cronológico de todas as suas tentativas de comunicação que não foram atendidas ou respondidas. Guarde cópias de e-mails enviados, prints de erros em portais de rastreamento e anote os horários de ligações telefônicas sem sucesso. Consequentemente, esses registros servirão de base jurídica para contestar possíveis cobranças de “demurrage” ou armazenagem causadas pelo atraso do próprio transportador.
Finalmente, a gestão eficiente do comex exige que você tenha planos de contingência para falhas tecnológicas ou humanas. Revise sempre seus contatos de emergência e mantenha uma lista de escalonamento (escalation list) atualizada de cada fornecedor logístico envolvido na cadeia. Desse modo, você minimiza os impactos do silêncio operacional e garante que a mercadoria siga seu cronograma de entrega sem sobressaltos financeiros.
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