No dia a dia do comércio exterior, a agilidade na troca de informações é fundamental para o sucesso de um embarque. Portanto, saber como pedir o envio de shipping instructions em inglês de forma profissional evita atrasos no fechamento do rascunho do BL. Além disso, essas instruções servem como base para todos os documentos que acompanharão a carga durante o trânsito internacional.
A importância das Shipping Instructions (SI)
As instruções de embarque contêm dados cruciais, como os detalhes do exportador, do consignatário e da mercadoria. Se você não recebe essas informações a tempo, o risco de perder o documentation cut-off do navio aumenta significativamente. Consequentemente, o profissional de Comex deve agir com proatividade para coletar esses dados logo após a confirmação do booking. Por outro lado, o uso do vocabulário técnico correto demonstra autoridade e organização perante os parceiros estrangeiros.
Vocabulário técnico essencial
Para realizar uma solicitação precisa, você deve utilizar os termos padronizados da indústria logística global. Abaixo, listamos as expressões mais importantes para o seu dia a dia:
- Shipping Instructions (SI): Instruções de embarque.
- Draft: Rascunho do documento.
- Booking Reference: Referência da reserva de espaço.
- Documentation cut-off: Prazo limite para entrega de documentos.
- Shipper/Consignee/Notify: Partes envolvidas no documento de transporte.
- Port of Discharge (POD): Porto de descarga.
Modelo de e-mail para solicitar as instruções
Um e-mail objetivo facilita o trabalho do seu parceiro comercial e garante uma resposta mais rápida. Dessa forma, você mantém o cronograma da operação dentro do esperado. Utilize o modelo abaixo como base para suas comunicações:
Subject: Request for Shipping Instructions – [Booking Number]
Dear [Nome do Contato],
I hope this email finds you well. Regarding the upcoming shipment under booking [Número], could you please provide the Shipping Instructions as soon as possible? We need these details to prepare the draft of the Bill of Lading before the documentation cut-off. Furthermore, let us know if there are any specific requirements for this shipment. Thank you for your prompt assistance and we look forward to hearing from you soon.
Best regards, [Seu Nome]
Mantendo a precisão documental
Após receber as instruções, é recomendável conferir se todos os campos foram preenchidos corretamente de acordo com a L/C ou o contrato de compra. Ademais, verifique se os pesos e volumes batem com o que foi declarado na Invoice e no Packing List. Contudo, ao dominar o inglês técnico, você reduz drasticamente as chances de erros que geram multas de correção de manifesto. Assim, você garante que as operações da sua empresa fluam com segurança e total conformidade internacional.
O treinamento Domine Comércio Exterior e Inglês Técnico em 4 meses é a única formação com simulador prático que ensina as atividades reais da área e o inglês técnico simultaneamente. Em apenas quatro meses, você aprende a escrever e-mails profissionais para lidar com embarques, interpreta documentos essenciais como BL e Invoice e participa de reuniões com total segurança, eliminando a dependência de tradutores. Desenvolvido por especialistas de comex e professores nativos, o curso une teoria e prática para que você domine exatamente o que o mercado exige no dia a dia das operações internacionais. Acesse aqui: https://toexceed.com.br/curso-comercio-exterior.html
Torne-se fluente no inglês e expert em comex em 4 meses
Único simulador que te deixa fluente no inglês e expert em comércio exterior ao mesmo tempo. Tudo isso em um simples e poderoso treinamento com 4 meses de duração.
Deixe um comentário