Lidar com imprevistos meteorológicos é um dos maiores desafios logísticos enfrentados por profissionais de exportação e importação. Além disso, explicar essa situação por telefone exige um vocabulário técnico preciso para que o interlocutor entenda a gravidade da situação. No entanto, se você souber utilizar as expressões corretas, conseguirá transmitir segurança e profissionalismo mesmo em momentos críticos.
Vocabulário essencial para eventos climáticos
Primeiramente, é importante entender que atrasos causados pela natureza são geralmente classificados como “Force Majeure” (Força Maior). Consequentemente, o uso de termos adequados ajuda a justificar que o atraso foge ao controle operacional da sua empresa.
- Adverse weather conditions: Condições climáticas adversas.
- Heavy storms / Hurricanes: Tempestades fortes ou furacões.
- Port closure: Fechamento do porto.
- Flight cancellations: Cancelamentos de voos.
- Vessel delay due to fog: Atraso do navio devido à neblina.
Dessa forma, você consegue ser específico sobre o que está impedindo o fluxo da carga. Além do mais, evite usar termos vagos como “bad weather”, preferindo sempre a terminologia técnica do setor.
Estrutura da ligação internacional
Para iniciar a chamada, identifique-se claramente e mencione o número do processo ou do Bill of Lading (BL). Em seguida, apresente o problema de forma direta, sem rodeios, para que o parceiro internacional compreenda a situação imediatamente.
Por exemplo, você pode dizer: “I am calling to update you on shipment [Número]. Unfortunately, we are facing some delays due to severe weather conditions at the port.” Portanto, ao apresentar o fato seguido da causa, você estabelece uma comunicação transparente. Caso o porto ou aeroporto ainda não tenha uma previsão de reabertura, informe que está monitorando a situação de perto: “We are closely monitoring the situation and will provide an update as soon as the terminal resumes operations.”
Propondo soluções e próximos passos
Embora o clima não possa ser controlado, a forma como você gerencia a informação faz toda a diferença para o cliente. Contudo, sempre termine a ligação oferecendo uma alternativa ou um prazo para o próximo contato. Se houver uma nova previsão de saída, utilize o termo ETD (Estimated Time of Departure).
Nesse sentido, uma frase útil seria: “The new ETD is expected for tomorrow, pending weather improvement.” Além disso, certifique-se de documentar tudo o que foi conversado por e-mail logo após desligar o telefone. Assim, você garante que todos os envolvidos estejam alinhados com o novo cronograma logístico.
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