Como falar ao telefone em inglês no comércio exterior: Roteiro prático para não travar

Atender uma ligação internacional ou precisar ligar para um agente de cargas no exterior pode gerar muita ansiedade. No entanto, a comunicação verbal é uma ferramenta indispensável no dia a dia do comércio exterior. Certamente, saber expressar-se com clareza ao telefone agiliza a resolução de problemas e fortalece o relacionamento com parceiros globais. Por isso, preparamos este roteiro prático para que você conduza suas chamadas com total profissionalismo.

Como iniciar a chamada e se identificar

Primeiramente, a clareza logo nos primeiros segundos é fundamental para estabelecer uma boa comunicação. Além disso, identificar sua empresa e o motivo do contato ajuda o interlocutor a direcionar a chamada corretamente.

• Para atender: “Hello, [Nome da Empresa], [Seu Nome] speaking. How can I help you?”
• Para iniciar a ligação: “Hello, this is [Seu Nome] from [Nome da Empresa] in Brazil. I’m calling regarding…”
• Para pedir para falar com alguém: “Could I speak to [Nome da pessoa], please?”

Dessa forma, você demonstra segurança desde o início. Caso a pessoa não esteja disponível, você pode dizer: “Could you please take a message?” ou “I will call back later, thank you.”

Tratando de embarques e documentos

Frequentemente, as ligações de comex servem para verificar o status de uma carga ou resolver discrepâncias em documentos. Nesse momento, utilizar o vocabulário técnico correto é essencial para evitar mal-entendidos com o shipper ou o broker.

Se você precisa checar um status, pode perguntar: “I’m calling to check the status of shipment number [Número].” Por outro lado, se houver um problema no Bill of Lading (BL), utilize: “There is a discrepancy in the BL. Could you please double-check the weight/description?”

Além disso, é comum precisar confirmar o recebimento de documentos como a Invoice ou o Packing List. Nesse caso, uma frase útil é: “Have you already received the original documents for the cargo arriving next week?”

Lidando com problemas e atrasos

Infelizmente, imprevistos acontecem e saber lidar com eles em inglês é um diferencial competitivo. Quando um embarque está atrasado, você deve ser direto e profissional. Portanto, use expressões como: “We are facing some delays with the pickup. Could you provide a revised ETD (Estimated Time of Departure)?”

Se precisar de uma solução urgente, você pode dizer: “This is an urgent matter. We need to release the cargo as soon as possible to avoid extra costs.” Assim, você sinaliza a importância da demanda sem perder a educação. Além do mais, sempre peça uma confirmação por e-mail após a ligação para garantir que o que foi acordado seja registrado.

Dicas para não perder o fio da meada

Para que você não trave durante a conversa, tenha sempre um roteiro escrito com os pontos principais ao seu lado. Adicionalmente, não tenha vergonha de pedir para o interlocutor repetir uma informação caso a conexão esteja ruim ou o sotaque seja difícil.

Use frases como: “Could you please repeat that?” ou “Sorry, I didn’t catch that. Could you speak a bit slower, please?” Consequentemente, você evita erros operacionais graves por falta de entendimento. Em suma, a preparação é a chave para o sucesso em qualquer negociação internacional por voz.

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