Como lidar com overbooking em uma ligação internacional

O overbooking no transporte internacional de cargas é uma situação extremamente frustrante tanto para o exportador quanto para o importador. Esse fenômeno ocorre quando as companhias marítimas ou aéreas confirmam mais reservas do que a capacidade física do navio ou da aeronave permite. Portanto, saber como conduzir uma ligação internacional para resolver essa “rolagem” de carga é fundamental para minimizar atrasos e custos portuários.

Preparação técnica antes do contato telefônico

Primeiramente, antes de ligar para o agente de cargas ou para o armador, verifique o status exato do seu “booking”. Tenha em mãos o número da reserva e o código do container, pois essas informações são os primeiros dados que o atendente solicitará. Além disso, consulte o cronograma das próximas saídas disponíveis para o mesmo destino final. Estar bem informado permite que você proponha soluções em vez de apenas aguardar uma resposta passiva do parceiro logístico no exterior.

Utilizando o vocabulário técnico de negociação

Adicionalmente, o uso correto dos termos técnicos em inglês é a chave para ser levado a sério durante a chamada. Utilize expressões como “rolled cargo”, “space protection” ou “prioritization for the next vessel” para exigir que sua carga seja embarcada na próxima oportunidade sem custos adicionais. Por outro lado, mantenha a assertividade técnica ao questionar o motivo do overbooking e se houve algum erro de “no-show” de outros clientes que possa abrir uma vaga imediata. Consequentemente, o interlocutor entenderá que está falando com um profissional experiente que conhece as regras do mercado de comex.

Buscando compensações e garantias de embarque

Finalmente, ao chegar a um acordo sobre a nova data de embarque, peça garantias de que não haverá uma segunda rolagem da mercadoria. Nesse sentido, solicite que o agente confirme a reserva por escrito imediatamente após o término da ligação telefônica para evitar mal-entendidos futuros. Todavia, se o atraso for significativo, verifique a possibilidade de isenção de taxas de “demurrage” ou armazenagem causadas por essa falha operacional da companhia. Agir com transparência e firmeza assegura que os interesses da sua empresa ou do seu cliente sejam protegidos em cenários de alta demanda logística.

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