Falar ao telefone com uma transportadora internacional exige preparação técnica e agilidade. Muitas vezes, a pressão por prazos de embarque torna a comunicação ainda mais desafiadora para o profissional de comércio exterior. No entanto, seguir um roteiro profissional e utilizar os termos corretos pode evitar erros de logística e garantir que sua carga chegue ao destino sem imprevistos.
Preparação antes da ligação logística
Primeiramente, é fundamental ter todos os documentos do embarque em mãos antes de discar o número. Além disso, verifique o número do Booking, o House BL ou a Master AWB, dependendo do modal de transporte utilizado. Dessa forma, você evita silêncios prolongados durante a chamada e demonstra total domínio sobre a operação que está sendo discutida com o agente de carga ou transportadora.
Frases essenciais para iniciar o contato
Ao iniciar a ligação, você deve ser direto e identificar prontamente o motivo do contato. Use expressões como “I am calling regarding the status of shipment [número]” (Estou ligando sobre o status do embarque). Por outro lado, se precisar falar com um departamento específico, utilize “Could you please connect me to the export department?” (Você poderia me conectar com o departamento de exportação?). Consequentemente, o atendimento será mais rápido e direcionado para quem realmente pode resolver sua demanda.
Confirmando prazos e taxas de frete
Durante a conversa, a precisão na confirmação de datas e valores é uma prioridade absoluta no comex. Quando precisar perguntar sobre a previsão de saída, utilize “What is the Estimated Time of Departure (ETD) for this vessel?” (Qual é a previsão de saída para este navio?). Além disso, se o assunto for custos extras, pergunte “Are there any additional local charges or demurrage fees?” (Existem taxas locais adicionais ou taxas de demurrage?). Portanto, registrar todas essas informações por escrito durante a chamada ajuda a manter o controle financeiro do processo.
Resolvendo problemas de rastreamento e atrasos
Caso ocorra algum imprevisto com o cronograma, mantenha a calma e foque na busca por soluções imediatas. Você pode questionar “Has there been a delay in the transshipment port?” (Houve um atraso no porto de transbordo?). Ademais, peça sempre uma confirmação por escrito após a ligação para garantir que o que foi acordado verbalmente seja formalizado. Agindo assim, você protege a sua empresa e garante que a transportadora internacional cumpra as responsabilidades contratuais estabelecidas.
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