A etapa de envio das instruções de embarque para o armador é um dos momentos mais críticos na rotina de um profissional de comércio exterior. Isso ocorre porque qualquer erro cometido nesta fase pode resultar em taxas de correção elevadíssimas, conhecidas como amendment fees, ou até mesmo impedir o embarque da carga. Portanto, estabelecer um processo de revisão rigoroso é essencial para garantir que o Bill of Lading (B/L) seja emitido corretamente e sem pendências burocráticas.
Verifique a Precisão da Instrução de Embarque (Shipping Instruction)
Primeiramente, você deve garantir que a Instrução de Embarque contenha informações idênticas às que constam na fatura comercial e no romaneio. Verifique minuciosamente a razão social e o endereço completo do exportador (Shipper), do importador (Consignee) e da parte a ser notificada (Notify Party). Além disso, certifique-se de que o porto de carregamento e o porto de descarga estejam indicados com os nomes oficiais e códigos corretos. Consequentemente, essa conferência inicial evita que o armador emita um rascunho com dados trocados que poderiam invalidar o documento no destino.
Realize o Cruzamento de Pesos e Volumes
Outro ponto fundamental envolve a validação dos pesos bruto e líquido, além da metragem cúbica da mercadoria. Nesse sentido, é imprescindível que o peso informado ao armador seja exatamente o mesmo que consta no Packing List e na Nota Fiscal de exportação. Além disso, não se esqueça de informar o VGM (Verified Gross Mass), que é a pesagem obrigatória exigida pelas normas internacionais de segurança marítima. Por outro lado, qualquer divergência entre o peso declarado e o peso verificado no terminal pode gerar bloqueios operacionais e multas pesadas para o exportador.
Valide o Draft do Bill of Lading com Atenção Técnica
Assim que o armador enviar o rascunho (Draft) do conhecimento de embarque, você deve realizar uma leitura técnica detalhada de cada campo. Verifique se as instruções de frete, como Prepaid ou Collect, estão assinaladas conforme a negociação comercial e o Incoterm utilizado. Além disso, confira se a descrição da mercadoria no B/L está clara e se menciona os números de contêiner e lacre de forma precisa. Certamente, essa revisão final é a sua última oportunidade de corrigir erros antes que o documento original seja impresso e a carga seja considerada “confirmada” para o navio.
Respeite o Cut-off Documental do Armador
Ademais, a gestão do tempo é tão importante quanto a precisão dos dados na revisão documental. Você deve estar atento ao Documentary Cut-off, que é o prazo limite estabelecido pelo armador para o recebimento das instruções finais. Caso esse prazo seja perdido, a carga corre o risco de não ser embarcada, o que gera custos de permanência e perda de janelas logísticas importantes. Portanto, organize seu fluxo de trabalho para que a revisão ocorra com antecedência, permitindo tempo hábil para ajustes de última hora se necessário. Agindo assim, você demonstra competência e assegura a eficiência de toda a cadeia de suprimentos internacional.
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