Para que serve um despachante? Entenda o que esse profissional faz

Um despachante serve para auxiliar pessoas e empresas na realização de procedimentos burocráticos, documentais e administrativos perante órgãos públicos e outras instituições. Dependendo de sua especialização, esse profissional pode cuidar de processos relacionados a veículos, mercadorias importadas e exportadas, registros, documentos e diferentes tipos de regularização.

Na prática, o despachante funciona como um profissional especializado em determinado tipo de processo. Ele conhece os documentos necessários, as etapas que precisam ser cumpridas, os sistemas utilizados e as possíveis pendências que podem impedir a conclusão de uma solicitação.

Entretanto, existem diferentes tipos de despachantes. Um despachante veicular, por exemplo, possui uma atuação bastante diferente de um despachante aduaneiro.

Por isso, antes de contratar esse profissional, é importante entender para que serve um despachante e quais serviços ele pode realizar.

O que é um despachante?

O despachante é um profissional que atua na realização ou acompanhamento de determinados procedimentos administrativos em nome de seus clientes, respeitando as regras aplicáveis à sua área de atuação.

Imagine uma pessoa que precisa regularizar a documentação de um veículo, mas não sabe quais etapas precisa cumprir.

Ela pode pesquisar os procedimentos e cuidar do processo por conta própria ou contratar um profissional especializado.

O despachante conhece aquele tipo de procedimento e pode orientar e acompanhar o cliente.

Em outras áreas, a lógica é semelhante, embora as atribuições e regulamentações sejam diferentes.

Para que serve um despachante?

A principal função de um despachante é facilitar a realização de processos burocráticos que exigem conhecimento de documentos, procedimentos, sistemas e regras específicas.

Ele pode verificar quais documentos são necessários, identificar pendências, realizar atividades de representação permitidas, acompanhar solicitações e orientar o cliente sobre as providências necessárias.

Isso pode economizar tempo e reduzir erros.

Entretanto, contratar um despachante não significa que as regras deixam de existir.

O profissional não pode simplesmente ignorar uma exigência legal ou liberar um processo por vontade própria.

Sua função é conduzir ou auxiliar o procedimento corretamente.

Quais são os tipos de despachante?

A palavra despachante pode ser utilizada para profissionais que atuam em áreas diferentes.

Dois exemplos bastante conhecidos são o despachante veicular ou documentalista e o despachante aduaneiro.

O primeiro é muito associado à documentação de veículos.

O segundo trabalha diretamente com procedimentos relacionados ao Comércio Exterior.

Apesar de compartilharem a palavra “despachante”, as profissões não devem ser confundidas.

Para que serve um despachante veicular?

O despachante veicular auxilia proprietários e empresas em procedimentos relacionados à documentação e regularização de veículos.

Ele pode atuar em processos relacionados a transferência de propriedade, licenciamento, registro e outras demandas documentais, conforme as regras aplicáveis.

Imagine que você comprou um carro usado.

A negociação financeira foi concluída, mas ainda existem procedimentos para regularizar a propriedade do automóvel.

Um despachante especializado pode orientar e acompanhar as etapas necessárias.

Por isso, esse profissional é muito procurado por compradores e vendedores de veículos.

Para que serve um despachante na transferência de veículo?

A transferência de propriedade é uma das situações mais conhecidas em que proprietários procuram despachantes.

Quando um veículo usado é vendido, é necessário formalizar a mudança de proprietário conforme os procedimentos aplicáveis.

Podem existir etapas relacionadas à documentação, comunicação da venda, vistoria, taxas e atualização dos registros.

O despachante pode ajudar comprador ou vendedor a entender e realizar corretamente o processo.

Isso é especialmente útil para pessoas que não possuem experiência com documentação veicular.

Para que serve um despachante no licenciamento?

O despachante também pode auxiliar em questões relacionadas ao licenciamento de veículos.

Nesse caso, o profissional verifica os procedimentos necessários e orienta o proprietário sobre eventuais pendências.

Se houver algo impedindo a regularização, será necessário solucionar o problema correspondente.

O despachante não elimina débitos ou restrições legalmente existentes.

Ele auxilia na condução administrativa da situação.

Para que serve um despachante aduaneiro?

O despachante aduaneiro possui uma função completamente diferente.

Esse profissional atua em atividades relacionadas ao despacho aduaneiro de mercadorias importadas ou exportadas.

Empresas que compram produtos do exterior precisam cumprir procedimentos para realizar regularmente a entrada dessas mercadorias no Brasil.

Da mesma forma, exportadores precisam cumprir os procedimentos aplicáveis à saída das mercadorias do país.

O despachante aduaneiro pode representar importadores, exportadores e outros interessados em atividades permitidas pela legislação dentro desses processos.

O que faz um despachante aduaneiro na importação?

Imagine uma empresa brasileira importando máquinas da China.

O fornecedor prepara os produtos e documentos comerciais. A carga é embarcada e segue para o Brasil.

Quando a mercadoria chega ao país, existem procedimentos aduaneiros que precisam ser cumpridos.

O despachante pode atuar na preparação e acompanhamento das atividades relacionadas ao despacho dentro de suas atribuições.

Ele trabalha com informações e documentos da operação e acompanha o processo aduaneiro.

Se surgir uma exigência, o profissional pode auxiliar o importador a identificar as providências necessárias.

Para que serve um despachante na exportação?

O despachante aduaneiro também pode atuar em operações de exportação.

Imagine uma empresa brasileira vendendo máquinas para um cliente nos Estados Unidos.

Antes de a mercadoria deixar regularmente o Brasil, a operação precisa cumprir os procedimentos correspondentes.

O despachante pode representar o exportador nas atividades aduaneiras permitidas e acompanhar o andamento do processo.

Nesse cenário, a velocidade é importante.

Se a carga possui um navio ou voo programado e os procedimentos necessários não forem concluídos a tempo, o embarque pode ser comprometido.

O que é despacho aduaneiro?

O despacho aduaneiro é o procedimento relacionado ao controle aduaneiro das mercadorias em operações de importação ou exportação.

Na importação, por exemplo, as informações relacionadas à mercadoria e à operação são submetidas aos controles correspondentes.

Documentação, classificação fiscal, tratamento administrativo e outras informações podem ser relevantes.

Dependendo das características da operação, podem ocorrer diferentes níveis de análise e conferência.

É nesse ambiente que atua o despachante aduaneiro.

Qual a diferença entre despachante e desembaraço aduaneiro?

As palavras são parecidas, mas representam conceitos diferentes.

O despachante é o profissional.

O despacho aduaneiro é o procedimento.

Já o desembaraço aduaneiro está relacionado à conclusão da conferência aduaneira dentro desse processo.

Portanto, dizer que uma mercadoria foi desembaraçada não significa que um despachante “liberou” a carga.

A liberação decorre dos procedimentos e decisões das autoridades competentes.

O despachante representa o cliente e atua dentro de suas atribuições, mas não substitui a autoridade aduaneira.

Despachante é funcionário público?

Não necessariamente. No caso dos profissionais privados que prestam esses serviços, não se deve confundir sua atuação com a dos servidores dos órgãos públicos.

Um despachante veicular que realiza procedimentos relacionados ao órgão estadual de trânsito não se torna funcionário desse órgão por causa disso.

Da mesma forma, um despachante aduaneiro não é funcionário da Receita Federal.

Ele representa seu cliente.

A Receita Federal exerce as funções de administração e fiscalização aduaneira.

Essa diferença é fundamental para entender os limites da atuação profissional.

O despachante consegue liberar qualquer problema?

Não.

Um despachante legítimo trabalha dentro das regras.

Se um veículo possui uma restrição que precisa ser solucionada, o profissional não pode simplesmente ignorá-la.

Da mesma maneira, se uma mercadoria importada apresenta uma irregularidade, o despachante aduaneiro não possui autoridade para ordenar sua liberação.

Ele pode identificar o problema, orientar o cliente e realizar os procedimentos permitidos para tentar solucionar a situação.

Desconfie de profissionais que prometem “resolver qualquer coisa” por caminhos não oficiais.

Preciso contratar um despachante?

Depende do procedimento.

Existem situações em que a própria pessoa consegue realizar os serviços diretamente pelos canais oficiais.

A digitalização dos serviços públicos tornou vários procedimentos mais acessíveis.

Em outros casos, a complexidade, o tempo necessário ou a quantidade de documentos pode tornar conveniente a contratação de um profissional.

Nas operações empresariais de Comércio Exterior, a situação pode ser ainda mais técnica.

Importações e exportações podem envolver classificação fiscal, documentação internacional, sistemas governamentais, controles administrativos e diferentes participantes.

Nesses casos, empresas costumam trabalhar com profissionais especializados para reduzir riscos operacionais.

Vale a pena contratar um despachante?

Para avaliar se vale a pena contratar um despachante, considere principalmente complexidade, custo e tempo.

Se o procedimento é simples e você sabe exatamente como realizá-lo, talvez consiga cuidar sozinho.

Se existem pendências, documentos complexos ou falta de tempo, o serviço profissional pode ser mais interessante.

Para empresas, também deve ser considerado o custo de erros.

Uma mercadoria importada parada em um terminal pode gerar despesas relevantes.

Nesse cenário, economizar em conhecimento técnico e cometer um erro operacional pode custar muito mais do que contratar profissionais especializados.

Como escolher um bom despachante?

Antes de contratar, verifique se o profissional está regularizado ou habilitado conforme as exigências aplicáveis à atividade que exerce.

Solicite um orçamento detalhado.

É importante saber quais valores correspondem aos honorários e quais correspondem a taxas ou outras despesas.

Também solicite comprovantes dos pagamentos realizados.

Evite entregar documentos, senhas ou informações pessoais a pessoas desconhecidas sem verificar sua procedência.

Um bom profissional deve explicar claramente o processo e informar ao cliente o que está sendo feito.

Qual a diferença entre despachante e advogado?

São profissões diferentes.

O despachante atua em procedimentos administrativos dentro de sua área de especialização.

O advogado exerce atividades jurídicas próprias da advocacia.

Existem situações em que um problema inicialmente administrativo pode se transformar em uma questão jurídica que exige atuação profissional específica.

Por isso, um despachante não substitui automaticamente um advogado.

Cada profissional possui atribuições próprias.

Qual a diferença entre despachante aduaneiro e agente de carga?

No Comércio Exterior, essa confusão também é comum.

O despachante aduaneiro trabalha diretamente com atividades relacionadas aos procedimentos aduaneiros.

O agente de carga, ou freight forwarder, atua principalmente na organização do transporte internacional.

Uma empresa importadora pode trabalhar com os dois simultaneamente.

O agente organiza o embarque internacional enquanto o despachante acompanha os procedimentos aduaneiros.

Eles trocam informações durante a operação, mas não exercem a mesma função.

Quais documentos um despachante aduaneiro utiliza?

Nas operações internacionais, o profissional pode ter contato com diversos documentos.

Entre eles estão Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (BL), Air Waybill (AWB), certificados, documentos fiscais, declarações e licenças, conforme a operação.

Também precisa compreender conceitos relacionados a NCM, importação, exportação e tratamento administrativo.

A conferência documental é extremamente importante.

Uma divergência entre Invoice, Packing List e documento de transporte pode precisar ser analisada antes que o processo avance.

O despachante aduaneiro precisa saber inglês?

O inglês é bastante útil para profissionais que trabalham com Comércio Exterior.

Mesmo quando os procedimentos brasileiros são realizados em português, muitos documentos internacionais utilizam terminologia em inglês.

O profissional encontra expressões como shipper, consignee, gross weight, net weight, freight prepaid, freight collect, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading e Air Waybill.

Quando existe contato com agentes e fornecedores estrangeiros, o idioma ganha ainda mais importância.

E-mails, reuniões e ligações podem fazer parte da rotina.

Exemplo prático: para que serve um despachante?

Imagine uma indústria brasileira que compra equipamentos de um fornecedor estrangeiro.

O vendedor envia a Commercial Invoice e o Packing List.

O agente de carga organiza o transporte.

A mercadoria chega ao Brasil e precisa passar pelo processo aduaneiro.

O despachante aduaneiro representa o importador nas atividades correspondentes às suas atribuições e acompanha o andamento do despacho.

Depois da conclusão dos procedimentos e da liberação da mercadoria, a carga segue para as próximas etapas logísticas.

Nesse exemplo, o despachante não vendeu a máquina, não realizou o transporte internacional e não foi responsável pela fiscalização.

Sua função estava relacionada especificamente aos procedimentos aduaneiros da operação.

Afinal, para que serve um despachante?

Um despachante serve para auxiliar pessoas e empresas na realização de determinados procedimentos administrativos e documentais, utilizando seu conhecimento especializado sobre regras, documentos, sistemas e etapas necessárias.

Entretanto, é fundamental identificar qual tipo de despachante você precisa.

Se o problema envolve documentação de um automóvel, provavelmente a necessidade está relacionada a um despachante veicular.

Se envolve importação ou exportação de mercadorias, o profissional relevante pode ser o despachante aduaneiro.

Em ambos os casos, o objetivo não é eliminar as exigências legais, mas ajudar o cliente a cumprir corretamente os procedimentos aplicáveis.

Aprenda despacho aduaneiro e Comércio Exterior na prática

Se o seu interesse está no despachante aduaneiro e nas operações de importação e exportação, entender a função desse profissional é apenas o começo.

No treinamento Domine Comércio Exterior e Inglês Técnico em 4 meses, da Toexceed, você aprende as atividades que aparecem na rotina das operações internacionais utilizando um simulador prático.

Você desenvolve conhecimentos sobre Commercial Invoice, Packing List, BL, AWB, certificados, declarações, licenças, importação, exportação e logística internacional.

Além disso, pratica o inglês técnico utilizado para escrever e-mails, participar de reuniões, fazer ligações, solicitar status de cargas, resolver discrepâncias e se comunicar com shippers, consignees, agentes e brokers.

Se você quer trabalhar com Comércio Exterior, vá além das definições e aprenda como as operações funcionam na prática.

Domine Comércio Exterior e Inglês Técnico em 4 meses.

Conheça o curso de Comércio Exterior da Toexceed