Sistema de gestão de estoque: o que é, como funciona e quais são os benefícios

Um sistema de gestão de estoque é uma ferramenta utilizada para controlar produtos, matérias-primas e mercadorias armazenadas por uma empresa. Por meio desse sistema, é possível registrar entradas e saídas, consultar quantidades disponíveis, acompanhar movimentações, identificar produtos com estoque baixo e melhorar o planejamento das compras e vendas.

Na prática, um bom sistema de gestão de estoque ajuda a responder rapidamente perguntas essenciais: quanto existe de cada produto? O que precisa ser comprado? Quais itens vendem mais? Existem produtos parados? O estoque registrado no sistema corresponde ao estoque físico?

Essas informações são importantes para lojas, indústrias, distribuidores, supermercados, restaurantes, e-commerces, transportadoras e praticamente qualquer negócio que mantenha materiais ou mercadorias armazenados.

O que é um sistema de gestão de estoque?

O sistema de gestão de estoque é um software ou conjunto de ferramentas utilizado para registrar, organizar e acompanhar as movimentações dos itens mantidos pela empresa.

Imagine uma loja com 2.000 produtos diferentes.

Controlar manualmente cada entrada e saída seria uma tarefa complexa. Sempre que um fornecedor entregasse mercadorias, seria necessário atualizar as quantidades. Depois, cada venda também precisaria gerar uma nova alteração.

Um sistema automatiza grande parte desse processo.

Quando a empresa recebe dez unidades de determinado produto, registra a entrada. Quando vende duas unidades, o estoque é reduzido para oito.

Assim, o sistema procura manter uma representação atualizada daquilo que fisicamente existe na operação.

Para que serve um sistema de gestão de estoque?

A principal finalidade de um sistema para gestão de estoque é proporcionar controle sobre as mercadorias armazenadas.

Entretanto, suas aplicações vão além de simplesmente mostrar quantidades.

O sistema pode registrar o histórico completo das movimentações, permitindo descobrir quando um produto entrou, quando saiu e qual operação provocou determinada alteração.

Também pode estabelecer níveis mínimos e gerar alertas quando algum item precisa de reposição.

Soluções mais completas conseguem ainda integrar estoque com compras, vendas, produção, financeiro e logística.

Dessa forma, a gestão de estoque passa a fazer parte de um fluxo integrado de informações.

Como funciona um sistema de gestão de estoque?

O funcionamento começa pelo cadastro dos produtos.

Cada item recebe informações que permitem sua identificação. Dependendo do sistema, podem ser cadastrados código, descrição, unidade de medida, preço, custo, categoria, fornecedor e localização.

Depois disso, as movimentações precisam ser registradas.

Quando mercadorias chegam, ocorre uma entrada. Quando são vendidas, consumidas ou transferidas, ocorre uma saída ou movimentação correspondente.

O saldo é atualizado conforme essas operações.

Se determinado produto possui 100 unidades e a empresa registra uma saída de 15, o saldo passa para 85.

Esse processo permite acompanhar o estoque continuamente.

Cadastro de produtos no sistema de estoque

O cadastro representa uma das bases do sistema de controle e gestão de estoque.

Cadastros duplicados ou incompletos podem provocar diversos problemas.

Imagine que o mesmo produto seja cadastrado como “Camiseta Azul M” e posteriormente como “Camiseta Azul Média”.

Fisicamente existe apenas um item, mas o sistema pode interpretá-los como dois produtos diferentes.

Por isso, empresas precisam estabelecer padrões para cadastro.

Código, descrição, categoria e unidade de medida devem seguir critérios consistentes.

Quanto maior a quantidade de SKUs, maior a importância dessa padronização.

O que é SKU no sistema de gestão de estoque?

SKU significa Stock Keeping Unit e representa uma unidade de manutenção de estoque utilizada para identificar itens de forma individualizada dentro da operação.

Variações de um mesmo produto podem possuir SKUs diferentes.

Uma camiseta preta tamanho P pode ser um SKU, enquanto a mesma camiseta tamanho G representa outro.

Essa separação permite controlar exatamente quanto existe de cada variação.

Em operações com milhares de produtos, uma estrutura organizada de SKUs facilita bastante a gestão de estoque.

Controle de entrada de mercadorias

Quando uma empresa recebe produtos de fornecedores, essas quantidades precisam entrar no sistema.

O processo normalmente começa pelo recebimento e conferência.

A equipe verifica se as quantidades entregues correspondem aos documentos e pedidos relacionados à operação.

Depois da confirmação, os produtos são incorporados ao estoque.

Um bom sistema de gestão de estoque mantém um histórico dessa movimentação, permitindo consultar posteriormente a origem da entrada.

Controle de saída de estoque

As saídas também precisam ser registradas.

Em um comércio, a venda representa uma das principais formas de saída. Entretanto, não é a única.

Podem existir perdas, avarias, consumo interno, devoluções ao fornecedor e diferentes tipos de ajustes.

Se essas movimentações físicas não forem registradas, o saldo do sistema começa a se afastar da realidade.

Por isso, uma boa gestão exige que praticamente toda movimentação relevante possua um registro correspondente.

Sistema de gestão de estoque e vendas

A integração entre sistema de gestão de estoque e vendas oferece uma vantagem importante: a baixa automática.

Quando o vendedor registra uma venda, a quantidade correspondente pode ser retirada automaticamente do estoque.

Imagine uma loja com 25 unidades de determinado produto.

Após uma venda de três unidades, o sistema passa a indicar 22.

Isso elimina a necessidade de registrar a venda em um programa e posteriormente atualizar outra planilha.

Quanto maior o volume diário de pedidos, maior tende a ser a importância dessa integração.

Sistema de gestão de estoque e compras

Compras também podem ser integradas ao estoque.

Quando determinado item se aproxima do nível mínimo estabelecido, o sistema pode sinalizar a necessidade de reposição.

A equipe de compras utiliza essas informações para avaliar o que deve ser adquirido.

Sistemas mais completos podem trabalhar com pedidos de compra, fornecedores e histórico de preços.

Dessa forma, a gestão de compras e estoque passa a compartilhar as mesmas informações.

Isso reduz decisões baseadas apenas em percepção ou memória.

Estoque mínimo

O estoque mínimo representa um nível utilizado para auxiliar o controle da reposição.

Quando a quantidade disponível se aproxima desse valor, a empresa pode precisar iniciar um novo processo de compra.

Entretanto, definir o estoque mínimo corretamente exige considerar características da demanda e do abastecimento.

Um produto que vende 100 unidades por dia precisa de uma estratégia diferente de outro que vende apenas duas unidades por mês.

Além disso, o prazo necessário para o fornecedor entregar novas mercadorias influencia a decisão.

O sistema de gestão de estoque pode ajudar a acompanhar esses níveis e gerar alertas.

Estoque de segurança

O estoque de segurança funciona como uma proteção contra determinadas incertezas de demanda ou abastecimento.

Imagine que normalmente um fornecedor entregue em cinco dias, mas eventualmente precise de sete.

Sem nenhuma margem, a empresa pode ficar sem produto durante essa diferença.

O estoque de segurança procura reduzir esse risco.

Seu dimensionamento deve considerar dados da operação, pois manter estoque excessivo também gera custos.

O sistema ajuda fornecendo históricos de consumo e movimentação necessários para essas análises.

Ponto de pedido

O ponto de pedido indica o momento em que uma nova compra deve ser considerada ou acionada conforme a política de reposição utilizada.

Ele está relacionado ao consumo durante o prazo de reposição e à proteção definida para a operação.

Um sistema mais avançado pode acompanhar esses parâmetros automaticamente.

Quando o saldo atinge determinado nível, a equipe recebe uma sinalização.

Assim, a reposição deixa de depender exclusivamente de alguém perceber visualmente que determinado produto está acabando.

Inventário no sistema de gestão de estoque

Mesmo utilizando tecnologia, é necessário verificar periodicamente se as informações digitais correspondem à realidade física.

Esse processo é realizado por meio do inventário.

A equipe conta fisicamente os produtos e compara os resultados com as quantidades registradas.

Se o sistema mostra 300 unidades, mas existem fisicamente 294, existe uma divergência.

A diferença precisa ser investigada.

Erros de recebimento, saídas não registradas, perdas, avarias e falhas durante a separação são algumas possíveis causas.

Inventário rotativo

O inventário rotativo permite contar partes do estoque em diferentes períodos, em vez de esperar uma grande contagem anual.

Produtos considerados mais relevantes podem ser verificados com maior frequência.

Esse modelo ajuda a detectar divergências mais cedo.

Um sistema de gestão de estoque eficiente pode apoiar a programação das contagens e registrar os resultados encontrados.

Com isso, a empresa acompanha continuamente a acuracidade.

O que é acuracidade de estoque?

A acuracidade mostra o grau de correspondência entre os registros e a situação física do estoque.

Se o sistema informa determinadas quantidades e elas são confirmadas durante o inventário, existe maior confiabilidade nas informações.

Uma baixa acuracidade prejudica diferentes áreas.

O setor comercial pode vender algo que não existe. Compras pode adquirir mercadorias desnecessariamente. O e-commerce pode apresentar produtos indisponíveis como disponíveis.

Por isso, a acuracidade é um dos indicadores importantes da gestão de estoques.

Sistema de gestão de estoque com código de barras

O código de barras facilita a identificação dos produtos.

Com leitores ou dispositivos compatíveis, a equipe pode localizar e registrar itens sem precisar digitar códigos manualmente em todas as operações.

Isso pode aumentar a velocidade e reduzir erros de digitação.

O código de barras pode ser utilizado no recebimento, inventário, separação, venda e expedição.

Para operações com grande quantidade de produtos, essa funcionalidade pode fazer uma diferença significativa na produtividade.

Sistema de gestão de estoque com RFID

RFID significa identificação por radiofrequência.

Essa tecnologia utiliza etiquetas e leitores capazes de identificar determinados itens por meio de ondas de rádio.

Em algumas aplicações, não é necessário realizar a leitura individual da mesma maneira que ocorre tradicionalmente com códigos de barras.

Entretanto, a implantação depende do custo, da infraestrutura e das características da operação.

RFID não é obrigatoriamente a melhor solução para todos os estoques.

O investimento precisa ser comparado aos ganhos esperados.

Sistema WMS para gestão de estoque

O WMS — Warehouse Management System é um sistema voltado especialmente à gestão das operações de armazenagem.

Além das quantidades, ele pode administrar endereços, recebimento, movimentações, inventário, picking e expedição.

Imagine um centro de distribuição com 30 mil posições.

Saber apenas que existem 200 unidades de determinado produto não é suficiente. A operação também precisa saber exatamente onde essas unidades estão armazenadas.

O WMS ajuda a gerenciar essa localização.

Por isso, operações logísticas mais complexas podem precisar de funcionalidades superiores às oferecidas por um controle básico de estoque.

ERP e gestão de estoque

O ERP integra diferentes áreas da empresa.

Um sistema desse tipo pode reunir vendas, compras, estoque, financeiro, fiscal e outras funções.

Quando uma venda é realizada, por exemplo, a operação pode atualizar o estoque e gerar informações para outras áreas.

Essa integração reduz a necessidade de repetir os mesmos dados em diferentes programas.

Para pequenas empresas, um ERP com módulo de estoque pode ser suficiente.

Centros de distribuição complexos, por outro lado, podem utilizar ERP integrado a WMS e outros sistemas especializados.

Sistema de gestão de estoque para pequenas empresas

Um sistema de gestão de estoque para pequenas empresas não precisa necessariamente possuir centenas de funcionalidades.

Em muitos casos, as necessidades principais são cadastro de produtos, entradas, saídas, vendas, estoque mínimo e relatórios.

Facilidade de uso é especialmente importante.

Um sistema extremamente complexo pode aumentar o trabalho administrativo em vez de simplificá-lo.

Por isso, pequenos negócios devem procurar uma solução proporcional à operação atual, considerando também a possibilidade de crescimento.

Sistema de gestão de estoque para lojas

Lojas normalmente precisam integrar estoque e vendas.

Quando um cliente compra um produto, a quantidade deve ser atualizada rapidamente.

Se a loja também possui comércio eletrônico, surge uma necessidade adicional.

O estoque físico e o estoque exibido no site precisam permanecer sincronizados.

Caso contrário, um consumidor pode comprar online a última unidade de um produto que acabou de ser vendida na loja física.

Um sistema integrado de gestão de estoque ajuda a reduzir esse tipo de problema.

Sistema de gestão de estoque para e-commerce

No comércio eletrônico, a disponibilidade apresentada ao consumidor possui grande importância.

Uma venda realizada sem estoque disponível pode resultar em cancelamento e insatisfação.

Por isso, sistemas para e-commerce precisam acompanhar as quantidades e, quando necessário, sincronizar informações entre diferentes canais.

Uma empresa pode vender simultaneamente pelo próprio site e por marketplaces.

Nesse cenário, cada pedido precisa refletir rapidamente na disponibilidade dos demais canais.

Quanto maior a operação omnichannel, maior tende a ser a necessidade de integração.

Sistema de gestão de estoque na indústria

Na indústria, o estoque pode envolver matérias-primas, componentes, produtos em processo e produtos acabados.

Isso torna o controle mais complexo.

Quando determinada matéria-prima é utilizada na produção, sua quantidade precisa ser atualizada.

Ao mesmo tempo, o processo produtivo gera novos produtos acabados que posteriormente entram no estoque.

Um sistema de gestão de estoque industrial pode integrar essas movimentações ao planejamento e controle da produção.

Assim, a empresa consegue acompanhar materiais desde o recebimento até a fabricação e distribuição.

Sistema de gestão de estoque grátis

Existem sistemas de gestão de estoque grátis, além de planilhas e ferramentas com planos gratuitos.

Essas soluções podem atender pequenos negócios que ainda possuem poucas movimentações.

Entretanto, é necessário observar as limitações.

Alguns planos gratuitos limitam produtos, usuários, vendas, depósitos ou funcionalidades.

Outros são gratuitos apenas durante um período de teste.

Por isso, antes de cadastrar todo o estoque, é recomendável verificar se o plano é realmente gratuito de forma contínua e se permite exportar os dados posteriormente.

Sistema de gestão de estoque online

Um sistema de gestão de estoque online funciona pela internet e normalmente armazena os dados na infraestrutura do fornecedor.

A principal vantagem é a possibilidade de acessar informações em diferentes dispositivos e locais, de acordo com as permissões oferecidas.

Isso pode ser útil para empresas com várias unidades.

Um gestor pode acompanhar diferentes estoques sem estar fisicamente em cada estabelecimento.

Por outro lado, segurança, disponibilidade, conexão com a internet, suporte e política de backup precisam ser considerados na escolha do fornecedor.

Sistema de estoque pelo celular

Aplicativos também permitem administrar determinadas operações pelo smartphone.

Um pequeno comerciante pode consultar quantidades e registrar movimentações diretamente pelo celular.

Essa possibilidade é interessante principalmente para MEIs, vendedores externos e pequenos negócios.

No entanto, operações maiores podem exigir coletores profissionais, leitores de código de barras e sistemas específicos para ambientes logísticos.

Portanto, o dispositivo utilizado deve acompanhar o nível de complexidade da operação.

Relatórios de um sistema de gestão de estoque

Os relatórios transformam os registros em informações gerenciais.

Um relatório pode mostrar produtos com maior saída, itens com estoque baixo e mercadorias que permanecem armazenadas durante longos períodos.

Também é possível analisar entradas e saídas por período.

Esses dados ajudam nas decisões de compras.

Se um produto possui baixo giro e grande quantidade disponível, talvez não seja necessário realizar uma nova aquisição naquele momento.

Já produtos com alta demanda e baixa disponibilidade podem exigir atenção imediata.

Curva ABC no sistema de estoque

A curva ABC é uma ferramenta utilizada para classificar itens conforme critérios de relevância definidos pela empresa.

Em uma aplicação baseada em valor de consumo ou faturamento, por exemplo, uma parcela relativamente pequena dos produtos pode representar grande parte do valor movimentado.

Esses itens podem receber maior atenção.

Um sistema de gestão de estoque pode facilitar essa classificação utilizando dados históricos.

A curva ABC, entretanto, não deve ser interpretada como uma regra absoluta.

Produtos de baixo valor podem ser operacionalmente críticos e exigir controles específicos.

Gestão de estoque e produtos parados

Estoque parado representa capital imobilizado e pode ocupar espaço que poderia ser utilizado por outros produtos.

Além disso, determinados itens possuem risco de obsolescência, vencimento ou perda de valor.

Um sistema pode identificar mercadorias sem movimentação há determinado período.

Essa informação permite que gestores investiguem as causas.

Dependendo do negócio, podem ser tomadas decisões comerciais, realizadas transferências entre unidades ou alterado o planejamento das próximas compras.

Gestão de estoque e ruptura

A ruptura acontece quando existe demanda por determinado produto, mas ele não está disponível para atendimento.

No varejo, isso pode significar uma venda perdida.

Na indústria, a falta de determinado componente pode até interromper uma etapa da produção.

Um sistema para controle de estoque ajuda a reduzir esse risco ao fornecer informações sobre quantidades disponíveis, consumo e necessidade de reposição.

Entretanto, o sistema precisa receber dados corretos.

Se a quantidade registrada não corresponde à realidade, os alertas também podem estar errados.

Principais benefícios de um sistema de gestão de estoque

Um dos principais benefícios é aumentar a visibilidade.

A empresa consegue consultar as quantidades sem precisar contar fisicamente todos os produtos sempre que precisa de uma informação.

Outro benefício é a rastreabilidade das movimentações.

Também existe potencial para reduzir compras desnecessárias, rupturas e excesso de mercadorias.

Quando integrado às vendas e compras, o sistema ainda diminui tarefas manuais.

Tudo isso contribui para uma operação mais organizada.

Como escolher um sistema de gestão de estoque?

A escolha deve começar pelas necessidades da empresa.

Uma pequena loja e um grande centro de distribuição possuem exigências completamente diferentes.

Primeiramente, determine quantos produtos, depósitos, usuários e movimentações precisam ser administrados.

Depois, avalie as integrações necessárias.

O sistema precisará conversar com vendas, e-commerce, marketplaces, financeiro ou transportadoras?

Também é importante analisar facilidade de utilização, suporte, segurança, relatórios, possibilidade de exportação e custos futuros.

Escolher somente pelo preço pode resultar em uma ferramenta inadequada à operação.

Erros comuns na gestão de estoque

Um dos erros mais frequentes é acreditar que a implantação do software resolverá automaticamente os problemas.

O sistema depende dos processos.

Se funcionários retiram produtos sem registrar a movimentação, haverá divergência independentemente da qualidade do software.

Cadastros duplicados também provocam problemas.

Outro erro é não realizar inventários.

Mesmo operações altamente informatizadas precisam verificar periodicamente a correspondência entre registros e estoque físico.

Por fim, acumular dados sem utilizá-los para tomar decisões reduz grande parte do valor de um sistema de gestão.

Como implementar um sistema de gestão de estoque?

A implantação deve começar pela organização dos cadastros e processos.

A empresa precisa determinar como produtos serão identificados, como entradas serão registradas e quais procedimentos serão utilizados para saídas, perdas, transferências e devoluções.

Depois, é necessário levantar o estoque inicial.

As quantidades precisam ser confiáveis, pois serão o ponto de partida do novo sistema.

Usuários também devem receber treinamento de acordo com suas responsabilidades.

Após a implantação, inventários e indicadores ajudam a verificar se os processos estão funcionando corretamente.

Exemplo de sistema de gestão de estoque na prática

Imagine uma loja de materiais que possui 500 unidades de determinado produto.

Durante a manhã, são vendidas 40 unidades. O sistema integrado às vendas registra automaticamente as saídas e atualiza o saldo para 460.

No período da tarde, chegam 200 novas unidades de um fornecedor.

Após recebimento e conferência, a entrada é registrada. O saldo passa para 660 unidades.

Posteriormente, o gestor consulta um relatório e percebe que o produto possui alto giro.

Com base no histórico e no prazo de reposição, pode ajustar sua estratégia de compras.

Esse exemplo mostra como o sistema de gestão de estoque deixa de ser apenas um contador de produtos e passa a fornecer informações para a tomada de decisões.

Sistema de gestão de estoque vale a pena?

Para empresas que possuem movimentações frequentes, utilizar um sistema tende a ser muito mais eficiente do que depender exclusivamente de registros manuais.

O benefício aumenta conforme cresce o número de produtos, pedidos e usuários.

Entretanto, a ferramenta precisa ser proporcional ao negócio.

Uma pequena empresa pode começar com uma solução simples. Conforme aumenta sua complexidade, pode migrar para sistemas integrados, ERP ou WMS.

O objetivo não é possuir o software mais sofisticado, mas ter informações confiáveis e processos adequados.

Conclusão

O sistema de gestão de estoque é uma ferramenta essencial para empresas que precisam controlar produtos, matérias-primas ou mercadorias. Ele registra entradas e saídas, acompanha quantidades disponíveis, mantém históricos de movimentações e pode ajudar no planejamento da reposição.

Quando integrado a vendas, compras, e-commerce ou produção, o sistema proporciona uma visão ainda mais completa da operação.

Entretanto, tecnologia sozinha não garante um estoque organizado. Cadastros padronizados, movimentações registradas corretamente, inventários periódicos e profissionais treinados continuam sendo fundamentais.

Com processos bem definidos e um sistema para gestão de estoque adequado, a empresa consegue aumentar a acuracidade das informações, reduzir rupturas e excessos e tomar decisões de compras e vendas com muito mais segurança.