Cloud contábil: o que é, como funciona e quais as vantagens?

O cloud contábil é um modelo de utilização de sistemas e recursos de contabilidade baseados em computação em nuvem. Em vez de manter todo o software e os dados exclusivamente em computadores ou servidores locais, o escritório contábil pode acessar informações e funcionalidades pela internet. Esse modelo ganhou espaço porque facilita o acesso remoto, a integração de processos e a colaboração entre contadores, empresas e equipes administrativas.

Na prática, a contabilidade em nuvem pode ser utilizada para atividades como lançamentos contábeis, gestão fiscal, folha de pagamento, emissão e armazenamento de documentos, conciliações, relatórios e acompanhamento das informações financeiras.

Entretanto, migrar para um sistema contábil cloud exige planejamento. Segurança, disponibilidade, integração, custos e suporte do fornecedor precisam ser considerados antes da escolha.

O que é cloud contábil?

Cloud contábil é uma expressão utilizada para descrever soluções contábeis executadas ou disponibilizadas por meio da computação em nuvem.

A palavra cloud significa “nuvem” em inglês. No contexto tecnológico, computação em nuvem permite utilizar recursos de processamento, armazenamento e software por meio de uma infraestrutura remota.

Em um modelo tradicional, uma empresa pode instalar o programa contábil diretamente nos computadores do escritório e manter bancos de dados em um servidor físico próprio.

Em uma solução baseada em nuvem, parte ou toda essa infraestrutura fica hospedada remotamente. Dependendo da plataforma, o usuário acessa o sistema pelo navegador ou por um aplicativo conectado aos serviços em nuvem.

Assim, um contador autorizado pode consultar informações mesmo sem estar fisicamente no escritório, desde que possua acesso ao sistema e conexão adequada.

Como funciona um sistema contábil cloud?

O funcionamento depende da arquitetura adotada pelo fornecedor.

Em sistemas totalmente baseados na web, normalmente o usuário acessa uma página, informa suas credenciais e utiliza os recursos disponíveis no ambiente online.

O processamento e o armazenamento dos dados ocorrem na infraestrutura utilizada pelo provedor da solução.

Isso reduz a necessidade de manter determinados componentes localmente. Além disso, atualizações do sistema podem ser disponibilizadas de forma centralizada pelo fornecedor.

Imagine, por exemplo, um escritório com dez colaboradores. Em uma estrutura tradicional, pode ser necessário instalar e configurar determinados programas em várias máquinas.

Com um software contábil em nuvem, parte dessa administração pode ser centralizada. Os usuários autorizados entram no ambiente e trabalham de acordo com suas permissões.

Porém, cada plataforma funciona de maneira diferente. Por isso, é importante verificar a documentação e as condições oferecidas pelo fornecedor.

Cloud contábil e contabilidade em nuvem são a mesma coisa?

Na maioria dos contextos, cloud contábil e contabilidade em nuvem são expressões utilizadas para representar conceitos muito semelhantes.

Ambas se referem à utilização de tecnologias de computação em nuvem em processos contábeis.

Também aparecem termos como:

• sistema contábil online;
• software contábil cloud;
• contabilidade cloud;
• ERP contábil em nuvem;
• sistema de contabilidade em nuvem.

Apesar disso, existem diferenças técnicas entre as soluções disponíveis no mercado. Um sistema simplesmente acessado remotamente não necessariamente possui a mesma arquitetura de uma aplicação desenvolvida originalmente para funcionar como serviço em nuvem.

Portanto, ao comparar plataformas, vale analisar suas características técnicas em vez de considerar apenas o uso da palavra “cloud” na divulgação comercial.

Quais atividades podem ser realizadas no cloud contábil?

As funcionalidades variam conforme o software utilizado. Entretanto, diversas rotinas podem ser incorporadas a um ambiente contábil em nuvem.

Escrituração contábil

O sistema pode centralizar lançamentos e registros necessários à escrituração.

Além disso, algumas soluções oferecem mecanismos de importação e integração que diminuem a necessidade de digitação manual.

Quanto maior a integração entre sistemas, maior pode ser a possibilidade de automatizar tarefas repetitivas. Ainda assim, profissionais precisam conferir informações e acompanhar possíveis inconsistências.

Gestão fiscal

Um sistema cloud contábil também pode possuir módulos relacionados às rotinas fiscais.

Dependendo da solução, podem existir funcionalidades para importação de documentos, apuração, conferências e geração de informações necessárias às obrigações da empresa.

Como a legislação tributária brasileira apresenta elevada complexidade, a atualização do sistema é um ponto especialmente importante.

Folha de pagamento

Departamentos pessoais e escritórios contábeis também podem utilizar soluções em nuvem para rotinas trabalhistas.

Cadastro de funcionários, processamento da folha, férias, afastamentos e geração de documentos são exemplos de funcionalidades que podem existir.

Relatórios contábeis e financeiros

A centralização das informações também permite produzir diferentes relatórios.

Balanço patrimonial, balancete, demonstrações e relatórios gerenciais podem ser disponibilizados conforme as funcionalidades da plataforma e os dados inseridos.

Isso pode facilitar o acompanhamento das informações pelo contador e pela empresa cliente.

Quais são as vantagens do cloud contábil?

A adoção de cloud contábil pode proporcionar diferentes benefícios. Entretanto, as vantagens reais dependem da qualidade do sistema, da infraestrutura disponível e da forma como a empresa organiza seus processos.

Acesso remoto às informações

Uma das características mais conhecidas da computação em nuvem é a possibilidade de acesso remoto.

Isso permite que profissionais autorizados trabalhem de diferentes locais.

Para escritórios que adotam trabalho remoto ou híbrido, essa característica pode reduzir a dependência de um computador específico localizado fisicamente na empresa.

Centralização dos dados contábeis

Manter informações dispersas em computadores, planilhas e pastas diferentes dificulta o controle.

Uma plataforma centralizada pode organizar melhor o acesso aos dados.

Além disso, diferentes departamentos podem trabalhar sobre informações integradas, dependendo das funcionalidades disponíveis.

Atualizações mais centralizadas

Em determinados modelos de software em nuvem, o próprio fornecedor administra atualizações da aplicação.

Isso pode reduzir a necessidade de atualizar individualmente o programa em cada computador.

Para a contabilidade, essa característica é especialmente relevante porque sistemas fiscais e trabalhistas precisam acompanhar mudanças frequentes em regras, layouts e obrigações.

Escalabilidade

Um pequeno escritório pode começar com poucos usuários e posteriormente ampliar sua estrutura.

Soluções em nuvem geralmente permitem ajustar recursos e planos conforme a demanda, embora as condições variem entre fornecedores.

Por isso, a escalabilidade pode ser interessante para escritórios contábeis em crescimento.

Cloud contábil ajuda na automação?

A computação em nuvem, isoladamente, não significa automação.

Entretanto, plataformas modernas podem combinar infraestrutura cloud com recursos de integração e automatização de tarefas.

Um escritório pode, por exemplo, importar dados provenientes de outros sistemas em vez de registrar determinadas informações manualmente.

APIs e integrações também podem permitir comunicação entre sistemas financeiros, fiscais, bancários e contábeis.

Como consequência, o contador pode reduzir parte do trabalho operacional e concentrar mais atenção na conferência, análise e interpretação das informações.

Ainda assim, a automação precisa de controles. Um processo automático configurado incorretamente pode reproduzir erros em grande escala.

Cloud contábil é seguro?

A segurança é uma das principais dúvidas de quem pesquisa sobre cloud contábil.

Não existe uma resposta universal. Um sistema em nuvem pode utilizar recursos avançados de segurança, mas o nível de proteção depende da infraestrutura, das práticas do fornecedor e também das medidas adotadas pelos próprios usuários.

Entre os pontos que merecem atenção estão criptografia, autenticação, controle de acesso, registros de atividades, cópias de segurança e políticas de recuperação.

O uso de autenticação multifator, quando disponível, também adiciona uma camada de proteção às contas.

Além disso, empresas precisam controlar permissões. Nem todos os colaboradores necessariamente precisam ter acesso a todas as informações.

Cloud contábil e LGPD

Escritórios de contabilidade lidam diariamente com grande quantidade de dados pessoais.

Informações de funcionários, sócios, clientes e fornecedores podem passar pelos sistemas utilizados pelo escritório.

Por isso, a utilização de um software contábil cloud também precisa considerar a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

A adoção de uma plataforma em nuvem não transfere automaticamente toda a responsabilidade sobre os dados ao fornecedor. As responsabilidades concretas precisam ser avaliadas conforme o tratamento realizado e as relações estabelecidas entre as partes.

Por esse motivo, aspectos relacionados a segurança, privacidade, contratos, acesso aos dados e resposta a incidentes merecem atenção.

Sistema contábil cloud ou sistema instalado?

As duas alternativas possuem características diferentes.

Um sistema instalado localmente pode proporcionar maior controle direto sobre determinada infraestrutura. Em contrapartida, a própria empresa pode precisar assumir mais responsabilidades relacionadas à manutenção de servidores, atualizações, backups e acesso remoto.

Já uma solução em nuvem transfere parte da infraestrutura para um provedor.

Isso pode facilitar determinadas operações, mas cria dependência da disponibilidade do serviço, da conexão com a internet e das condições estabelecidas pelo fornecedor.

Portanto, não existe uma escolha automaticamente superior para todas as empresas.

O melhor modelo depende do porte do escritório, orçamento, equipe de tecnologia, quantidade de clientes, necessidade de trabalho remoto, integrações desejadas e requisitos de segurança.

Como escolher um sistema cloud contábil?

Escolher um sistema contábil em nuvem exige uma análise que vai além do preço mensal.

Primeiramente, o escritório precisa identificar suas necessidades. Quantas empresas serão administradas? Quantos usuários utilizarão o sistema? Quais módulos são necessários? Existem integrações indispensáveis?

Depois disso, vale avaliar a facilidade de utilização.

Um software com centenas de funcionalidades pode não gerar produtividade se a equipe encontrar dificuldades para realizar as tarefas mais comuns.

Também é importante observar suporte técnico, disponibilidade do serviço, políticas de backup, mecanismos de segurança e possibilidades de exportação dos dados.

Analise as integrações do cloud contábil

Integração é particularmente importante em uma operação contábil moderna.

Quanto menos informações precisarem ser transportadas manualmente entre sistemas, maior tende a ser a eficiência do processo.

Por isso, verifique quais sistemas conseguem se comunicar com a plataforma e quais informações podem ser importadas ou exportadas.

Além disso, descubra se existem APIs ou outras formas documentadas de integração.

Verifique os custos além da mensalidade

O preço anunciado nem sempre representa o custo completo da solução.

Podem existir cobranças relacionadas ao número de usuários, quantidade de empresas, módulos adicionais, armazenamento, treinamento ou implantação.

Por isso, compare o custo total esperado antes de tomar uma decisão.

Uma plataforma aparentemente mais barata pode ficar mais cara quando todos os recursos necessários são adicionados.

Como migrar para a contabilidade em nuvem?

A migração deve começar com planejamento.

Antes de transferir informações, o escritório precisa identificar quais dados serão migrados, quais integrações precisarão ser configuradas e quem terá acesso ao novo ambiente.

Também é importante realizar testes antes de abandonar completamente o sistema anterior.

Uma migração gradual permite identificar problemas enquanto ainda existe possibilidade de consultar a estrutura antiga.

Outro ponto essencial é o treinamento.

Mesmo um sistema intuitivo exige adaptação. Ensinar os colaboradores a utilizar corretamente a plataforma reduz erros e ajuda a aproveitar melhor seus recursos.

Cloud contábil para pequenos escritórios vale a pena?

Pequenos escritórios também podem aproveitar soluções de cloud contábil, principalmente quando desejam trabalhar remotamente ou reduzir a necessidade de administrar infraestrutura própria.

No entanto, é necessário fazer as contas.

Um escritório com poucos clientes pode não precisar de todos os recursos oferecidos por uma plataforma mais robusta. Nesse caso, pagar por funcionalidades pouco utilizadas aumenta os custos sem gerar benefício proporcional.

O ideal é procurar uma solução compatível com o tamanho atual da operação, mas que ofereça possibilidade de expansão.

Cloud contábil substitui o contador?

Não. A tecnologia modifica principalmente a forma como determinadas tarefas são executadas.

Automação e integração podem reduzir atividades repetitivas, como digitação e transferência manual de informações. Entretanto, a contabilidade também envolve análise, interpretação, conferência, tomada de decisões técnicas e atendimento às necessidades das organizações.

Dessa forma, a tendência é que o profissional utilize a tecnologia como ferramenta.

Quanto mais processos operacionais forem automatizados, maior pode ser a importância de conhecimentos analíticos e consultivos.

Contabilidade cloud e transformação digital

O crescimento do cloud contábil faz parte de um processo mais amplo de digitalização das empresas.

Documentos eletrônicos, sistemas integrados, serviços online, automação e análise de dados estão alterando diversas rotinas administrativas.

Nesse cenário, escritórios contábeis podem utilizar a tecnologia para reorganizar processos internos e melhorar a comunicação com seus clientes.

Por exemplo, em vez de depender exclusivamente do envio periódico de documentos por e-mail, uma plataforma integrada pode permitir que determinadas informações circulem automaticamente entre sistemas.

Consequentemente, o profissional passa a trabalhar com processos mais conectados.

O futuro do cloud contábil

A tendência é que sistemas de contabilidade continuem incorporando automação, inteligência artificial, integração de dados e recursos analíticos.

No entanto, a evolução tecnológica também aumenta a importância da segurança da informação e da governança de dados.

Quanto mais informações uma empresa concentra em ambientes digitais, maior precisa ser o cuidado com permissões, autenticação, continuidade dos serviços e proteção contra incidentes.

Portanto, a transformação da contabilidade não depende apenas de colocar um sistema na nuvem. Ela exige mudanças nos processos, treinamento dos profissionais e utilização responsável da tecnologia.

Conclusão

O cloud contábil representa a aplicação da computação em nuvem às rotinas de contabilidade. Esse modelo permite acessar sistemas e informações remotamente e pode facilitar integração, colaboração, atualização de aplicações e automação de determinadas atividades.

Entretanto, escolher um sistema contábil cloud exige analisar segurança, LGPD, disponibilidade, integrações, suporte, custos e facilidade de uso.

Para escritórios contábeis, a principal oportunidade está em utilizar a tecnologia para reduzir tarefas repetitivas e organizar melhor os processos. Dessa forma, contadores podem dedicar mais tempo à conferência, análise e interpretação das informações, utilizando a contabilidade em nuvem como ferramenta para tornar a operação mais eficiente.