O que é Compliance na AeC? Entenda como funciona o programa da empresa

O Compliance na AeC é o conjunto de políticas, processos, controles, treinamentos e práticas utilizados para garantir que as atividades da empresa sejam realizadas de acordo com a legislação, as normas internas e os princípios éticos adotados pela organização.

Na prática, o Compliance procura orientar o comportamento de colaboradores, gestores, fornecedores e parceiros, além de prevenir situações como corrupção, suborno, conflitos de interesse, descumprimento de normas e outras condutas consideradas inadequadas.

A própria AeC explica seu programa a partir de uma visão mais ampla de conformidade. Não se trata apenas de cumprir a lei, mas de incorporar o comportamento ético à cultura organizacional.

O Programa de Compliance da AeC foi criado em 2015 e atualmente está estruturado em três grandes pilares: prevenir, detectar e remediar.

O que significa Compliance na AeC?

A palavra compliance tem origem no inglês e está associada à ideia de cumprir, obedecer ou estar em conformidade.

Dentro da AeC, o conceito envolve estar em conformidade com leis, regulamentações, procedimentos, políticas internas e padrões éticos relacionados às atividades da companhia.

Isso significa que o Compliance não é responsabilidade exclusiva de um departamento.

As regras também precisam ser observadas no cotidiano pelos profissionais que trabalham na organização.

Por exemplo, situações envolvendo informações confidenciais, relacionamento com clientes, fornecedores, brindes, presentes, conflitos de interesse ou suspeitas de irregularidades podem possuir regras específicas.

O objetivo é estabelecer parâmetros claros para que as decisões sejam tomadas de maneira ética, transparente e compatível com as normas da empresa.

Como funciona o Compliance na AeC?

A AeC organiza oficialmente seu Programa de Compliance em três grandes pilares:

Prevenir → Detectar → Remediar

Essa estrutura permite compreender facilmente como o programa funciona.

Primeiro, a organização procura evitar que uma irregularidade aconteça.

Depois, utiliza mecanismos para identificar possíveis problemas.

Quando uma situação inadequada é encontrada, são adotadas medidas para investigar, corrigir e reduzir a possibilidade de repetição.

Portanto, Compliance não significa apenas punir alguém depois de uma infração.

Grande parte do trabalho acontece justamente antes do problema.

Compliance na AeC: prevenir

O primeiro pilar é a prevenção.

A empresa procura identificar riscos antes que eles se transformem em problemas.

Entre os mecanismos utilizados estão o Código de Conduta, políticas de Compliance, análise e gerenciamento de riscos, treinamentos, comunicação, gestão de requisitos legais e avaliação de fornecedores e parceiros.

Também existem cláusulas contratuais relacionadas a Compliance e antissuborno.

A lógica é simples: quanto mais claras forem as regras e quanto melhor as pessoas conhecerem essas regras, menor tende a ser o risco de determinadas irregularidades.

Por isso, treinamento e comunicação possuem papel importante.

Código de Conduta da AeC e Compliance

O Código de Conduta é um dos elementos centrais do Programa de Compliance.

Ele estabelece princípios e parâmetros de comportamento esperados das pessoas relacionadas à organização.

A própria AeC compara a importância do Código de Conduta à função de uma espécie de referência fundamental das regras internas da companhia.

É por meio dessas diretrizes que os profissionais podem compreender os limites existentes em determinadas situações.

Isso é particularmente importante porque nem todos os problemas corporativos possuem respostas intuitivas.

Uma situação envolvendo presente oferecido por um fornecedor, por exemplo, pode parecer inofensiva, mas precisa ser analisada de acordo com as políticas da empresa.

Quais são as políticas de Compliance da AeC?

Além do Código de Conduta, a AeC mantém políticas específicas para diferentes áreas de risco.

Entre os temas contemplados oficialmente pela companhia estão Compliance e antissuborno, combate à corrupção, brindes e presentes, hospitalidade, entretenimento, doações e patrocínios, relacionamento com parceiros e fornecedores, gestão de riscos, direitos humanos, diversidade e inclusão e sustentabilidade.

Essas políticas ajudam a transformar princípios gerais em regras aplicáveis a situações concretas.

Assim, em vez de simplesmente dizer que o funcionário deve “agir corretamente”, a empresa procura estabelecer parâmetros sobre o comportamento esperado.

Compliance na AeC: detectar

Mesmo com medidas preventivas, podem ocorrer situações inadequadas.

Por isso, o segundo pilar do programa é detectar.

A AeC informa utilizar mecanismos como auditoria interna, investigações, monitoramento contínuo e Canal de Denúncias.

O objetivo é identificar situações que possam contrariar a legislação, o Código de Conduta, as políticas internas ou os valores da organização.

A detecção também permite encontrar falhas de processos.

Nem todo problema de Compliance necessariamente começa com uma intenção deliberada de cometer uma irregularidade.

Um procedimento mal estruturado também pode aumentar riscos.

Por isso, monitoramento e auditoria são importantes.

Canal de Denúncias da AeC

O Canal de Denúncias faz parte da estrutura de Compliance da empresa.

Segundo a AeC, colaboradores e membros da sociedade podem utilizar o canal para comunicar condutas consideradas antiéticas ou que violem o Código de Conduta, os valores da organização ou a legislação.

A companhia informa ainda que o canal pode ser utilizado de forma anônima.

Esse mecanismo é importante porque permite que situações potencialmente irregulares sejam comunicadas para análise.

A existência de um canal, entretanto, é apenas uma parte do processo.

As informações recebidas precisam ser avaliadas dentro dos procedimentos de investigação e Compliance estabelecidos pela organização.

Compliance na AeC: remediar

O terceiro pilar é remediar.

Depois que uma irregularidade ou falha é identificada, pode ser necessário tomar providências.

A AeC inclui nesse pilar medidas disciplinares, encaminhamento às autoridades competentes, remediação de eventuais danos, revisão de processos e procedimentos e ações corretivas.

Imagine que uma investigação identifique uma falha em determinado processo interno.

Não basta simplesmente identificar o problema.

A organização pode precisar alterar o procedimento que permitiu que aquela situação acontecesse.

Essa abordagem ajuda a criar um ciclo de melhoria contínua.

Compliance significa seguir as regras da empresa?

Sim, mas o conceito é mais amplo.

O Compliance na AeC envolve tanto regras internas quanto requisitos externos.

Internamente, existem Código de Conduta, políticas e procedimentos.

Externamente, a empresa precisa observar legislação, regulamentações e demais requisitos aplicáveis às suas atividades.

Por isso, um comportamento pode representar problema de Compliance mesmo quando não envolve necessariamente um crime.

O descumprimento de uma política interna relevante também pode caracterizar uma conduta não conforme.

Compliance e ética na AeC

Ética e Compliance estão diretamente relacionados dentro da proposta apresentada pela empresa.

Cumprir formalmente uma regra é importante, mas a organização afirma buscar também o desenvolvimento de uma cultura ética.

Isso significa incentivar as pessoas a compreenderem por que determinadas regras existem e como tomar decisões adequadas em situações reais.

Essa abordagem é importante porque nenhuma política consegue antecipar absolutamente todas as situações que podem acontecer no cotidiano.

Quando existe uma cultura ética consolidada, os princípios da organização também funcionam como referência para a tomada de decisão.

Compliance e combate à corrupção

O combate à corrupção é outro componente importante.

A AeC possui políticas relacionadas ao combate à corrupção e ao antissuborno.

Isso envolve estabelecer controles para reduzir riscos em relacionamentos comerciais e institucionais.

A prevenção pode abranger análise de parceiros, políticas específicas, cláusulas contratuais, treinamento de profissionais e monitoramento.

Essas medidas são especialmente relevantes em organizações que possuem grande número de colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros.

Compliance e antissuborno na AeC

A AeC possui um Sistema de Gestão de Compliance e Antissuborno.

O objetivo é criar mecanismos capazes de prevenir, identificar e tratar riscos relacionados a essas áreas.

A companhia informa possuir certificação ISO 37001, relacionada a sistemas de gestão antissuborno.

Além disso, possui certificação ISO 37301, relacionada a sistemas de gestão de Compliance.

Essas certificações utilizam padrões internacionais para sistemas de gestão e demonstram a existência de estruturas formais relacionadas aos respectivos temas.

Compliance na AeC e ISO 37301

A ISO 37301 é uma norma voltada aos sistemas de gestão de Compliance.

Segundo informações institucionais da AeC, a companhia obteve essa certificação em 2024.

Isso é relevante porque demonstra que o programa não se limita a documentos internos isolados.

Existe uma estrutura de gestão relacionada ao tema, envolvendo processos, responsabilidades, monitoramento e melhoria contínua.

A certificação, entretanto, não significa que uma empresa esteja imune a qualquer problema.

Um sistema de Compliance precisa ser continuamente utilizado, avaliado e aperfeiçoado.

Compliance na AeC e ISO 37001

A AeC também informa possuir certificação ISO 37001, relacionada ao sistema de gestão antissuborno.

A companhia afirma ter conquistado a certificação em 2023.

O antissuborno é uma área importante dentro dos programas de integridade porque busca estabelecer mecanismos para prevenir, detectar e responder a riscos dessa natureza.

Nesse contexto, entram elementos como políticas, avaliação de riscos, controles, treinamento e monitoramento.

Compliance e fornecedores da AeC

O Programa de Compliance não está limitado aos funcionários.

Relacionamentos com fornecedores e parceiros também podem gerar riscos.

Por isso, a AeC informa realizar procedimentos de due diligence de fornecedores.

Due diligence pode ser entendida, nesse contexto, como um processo de avaliação destinado a conhecer melhor determinados terceiros e identificar potenciais riscos antes ou durante o relacionamento comercial.

Além disso, a empresa utiliza procedimentos e cláusulas relacionadas a Compliance e antissuborno em seus relacionamentos externos.

Compliance no atendimento ao cliente da AeC

O Compliance possui importância particular em empresas que trabalham com atendimento ao cliente.

A AeC atua no segmento de relacionamento com clientes, no qual profissionais podem lidar diariamente com informações pessoais, sistemas, procedimentos internos e dados de consumidores.

Nesse contexto, cumprir corretamente as regras relacionadas à privacidade, segurança da informação e tratamento de dados torna-se especialmente importante.

Um atendente não deve utilizar informações de clientes para finalidades diferentes das autorizadas.

Também precisa seguir os procedimentos definidos para acesso, armazenamento e compartilhamento das informações.

Assim, o Compliance pode estar presente em atividades rotineiras de atendimento.

Compliance e LGPD na AeC

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) possui relação importante com Compliance.

Empresas que tratam dados pessoais precisam observar as obrigações legais aplicáveis.

Em uma operação de atendimento, isso pode envolver informações como nome, CPF, telefone, endereço e outros dados de consumidores.

Dependendo do serviço prestado, também podem existir informações mais sensíveis.

Por isso, políticas de privacidade, segurança da informação e controle de acesso fazem parte de um ambiente de conformidade.

Para o colaborador, isso significa que dados acessados durante o trabalho devem ser tratados de acordo com as regras estabelecidas e não utilizados para interesses particulares.

Exemplo de Compliance na AeC

Imagine que um funcionário tenha acesso a informações pessoais de um cliente durante um atendimento.

Ele visualiza nome, telefone, CPF e outras informações necessárias para executar sua atividade.

Esses dados não devem ser utilizados para uma finalidade pessoal.

Também não devem ser compartilhados informalmente com outras pessoas.

O profissional precisa seguir os procedimentos relacionados à privacidade e à segurança das informações.

Esse é um exemplo simples de como Compliance pode aparecer no cotidiano de quem trabalha em uma central de atendimento.

Outro exemplo de Compliance na AeC

Imagine agora que um fornecedor ofereça um presente a um profissional envolvido em determinada decisão comercial.

Em vez de decidir sozinho se pode ou não aceitar, o colaborador deve consultar as regras internas aplicáveis.

A AeC possui política específica relacionada a brindes, presentes, hospitalidade e convites de entretenimento.

Dependendo das circunstâncias, existem limites e procedimentos que precisam ser observados.

Esse tipo de política procura evitar conflitos de interesse e preservar a independência das decisões profissionais.

O que é uma conduta não conforme na AeC?

De maneira geral, uma conduta não conforme é um comportamento que contraria requisitos que deveriam ser observados.

No contexto da AeC, isso pode envolver violação do Código de Conduta, das políticas de Compliance ou da legislação vigente.

Por exemplo, dependendo das circunstâncias, podem existir problemas relacionados a fraude, corrupção, assédio, conflito de interesses, uso indevido de informações ou descumprimento deliberado de procedimentos obrigatórios.

Cada situação precisa ser analisada de acordo com as regras efetivamente aplicáveis.

Compliance e Auditoria Interna são a mesma coisa?

Não.

Embora trabalhem de maneira relacionada, Compliance e Auditoria Interna possuem funções diferentes.

A área de Compliance trabalha com políticas, conformidade, gestão de riscos, treinamento, comunicação e desenvolvimento da cultura ética.

A Auditoria Interna pode verificar processos e controles para identificar falhas, lacunas e oportunidades de melhoria.

As duas estruturas podem compartilhar informações e contribuir para o aprimoramento do programa.

Portanto, a auditoria funciona como um importante mecanismo de detecção e avaliação, mas não representa todo o Compliance.

Quem é responsável pelo Compliance na AeC?

Existe uma estrutura formal dedicada ao tema, incluindo área especializada e instâncias de governança.

A AeC apresenta em sua estrutura de governança um Comitê de Compliance, responsável por determinar, acompanhar e fiscalizar o cumprimento das diretrizes do Sistema de Gestão de Compliance e Antissuborno.

Entretanto, um programa de Compliance não funciona apenas com profissionais especializados.

Os demais colaboradores também possuem responsabilidade de observar as regras relacionadas às suas atividades.

Por isso, treinamentos e comunicação fazem parte do programa.

Por que o Compliance é importante para quem trabalha na AeC?

Para o funcionário, compreender o Compliance ajuda a saber quais comportamentos são esperados pela organização.

Também ajuda a identificar situações que podem representar riscos.

No cotidiano, isso pode envolver questões relacionadas a:

proteção de dados;

relacionamento com clientes;

assédio;

conflitos de interesse;

presentes e brindes;

segurança da informação;

relacionamento com fornecedores;

fraude;

corrupção;

uso adequado de recursos da empresa.

Conhecer as políticas reduz a possibilidade de um profissional cometer uma irregularidade simplesmente por desconhecer o procedimento correto.

Treinamento de Compliance na AeC

Treinamentos são uma parte importante do programa.

A empresa informa que seu Código de Conduta e suas políticas servem de base para planos anuais de treinamento e comunicação.

Isso permite transformar documentos corporativos em orientações práticas.

Não adianta uma organização possuir dezenas de políticas se os funcionários não conhecem seu conteúdo.

Por isso, treinamentos podem utilizar exemplos e situações reais para demonstrar como as regras devem ser aplicadas.

Compliance é responsabilidade somente dos gestores?

Não.

Gestores possuem responsabilidades importantes e a alta administração desempenha papel fundamental no funcionamento de um programa de integridade.

Entretanto, Compliance depende da participação de toda a organização.

Um atendente precisa cumprir as regras relacionadas à sua função.

Um supervisor também.

O mesmo vale para gerentes, diretores e outros profissionais.

Fornecedores e parceiros ainda podem estar sujeitos a determinadas regras contratuais e políticas relacionadas ao relacionamento com a empresa.

Portanto, Compliance deve funcionar como parte da cultura organizacional, e não apenas como responsabilidade de um departamento.

O que fazer diante de uma possível irregularidade?

Quando um colaborador identifica uma situação que possivelmente contraria as regras, deve utilizar os canais e procedimentos disponibilizados pela organização.

A AeC mantém um Canal de Denúncias como parte de seu sistema de detecção.

Segundo a empresa, o canal pode receber relatos sobre condutas consideradas antiéticas, violações de seus valores, do Código de Conduta ou da legislação.

A possibilidade de denúncia anônima também é informada pela companhia.

É importante fornecer informações verdadeiras e, quando disponíveis, elementos que permitam a adequada análise do relato.

Os três pilares do Compliance na AeC

Uma maneira simples de memorizar o que é Compliance na AeC é utilizar os três pilares oficiais do programa:

PREVENIR

Evitar que irregularidades aconteçam por meio de políticas, Código de Conduta, treinamentos, gerenciamento de riscos, controles e avaliação de parceiros.

DETECTAR

Identificar possíveis problemas por meio do Canal de Denúncias, auditorias, investigações e monitoramento.

REMEDIAR

Responder aos problemas identificados com medidas disciplinares, ações corretivas, revisão de procedimentos, reparação de eventuais danos e, quando aplicável, encaminhamento às autoridades competentes.

Essa estrutura cria um ciclo contínuo de gestão.

Resumo: o que é Compliance na AeC?

O Compliance na AeC pode ser entendido como um sistema destinado a garantir que as atividades e os relacionamentos da organização estejam de acordo com leis, normas, políticas internas e padrões éticos.

Seu funcionamento envolve prevenção, detecção e remediação.

Na prevenção aparecem elementos como Código de Conduta, políticas, treinamentos e gestão de riscos.

Na detecção entram mecanismos como auditorias, monitoramento, investigações e Canal de Denúncias.

Na remediação podem ser utilizadas medidas disciplinares, ações corretivas e mudanças em processos.

O programa também se relaciona a temas como antissuborno, combate à corrupção, direitos humanos, relacionamento com fornecedores, segurança das informações e proteção de dados.

Conclusão

Entender o que é Compliance na AeC significa compreender que o conceito vai além de simplesmente obedecer às leis.

O programa busca criar uma cultura na qual colaboradores, gestores, fornecedores e parceiros atuem de maneira ética, transparente e em conformidade com as regras aplicáveis.

A AeC estrutura seu Programa de Compliance em três grandes pilares: prevenir, detectar e remediar.

Na prática, isso significa criar regras e controles para prevenir problemas, utilizar mecanismos capazes de detectar possíveis irregularidades e adotar medidas corretivas quando necessário.

Código de Conduta, políticas internas, treinamentos, gestão de riscos, Canal de Denúncias, auditorias e investigações fazem parte dessa estrutura.

Para quem trabalha ou pretende trabalhar na empresa, compreender Compliance é especialmente importante porque essas regras podem aparecer em situações comuns do dia a dia, desde o tratamento de dados de clientes até o relacionamento com colegas, gestores, fornecedores e parceiros.

Assim, a ideia central pode ser resumida de maneira simples: Compliance na AeC é trabalhar de acordo com a lei, as políticas da empresa e os princípios éticos estabelecidos pela organização.

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