Compliance: conceito, significado e como funciona nas empresas

O conceito de compliance está relacionado ao cumprimento de leis, regulamentos, normas internas, políticas e padrões éticos aplicáveis a uma organização. Em termos simples, compliance significa criar condições para que a empresa e as pessoas que atuam nela façam o que deve ser feito de acordo com as regras e os princípios estabelecidos.

A palavra compliance vem do verbo inglês to comply, que pode ser entendido como cumprir, obedecer ou estar em conformidade.

No ambiente empresarial, entretanto, compliance é mais amplo do que simplesmente “obedecer à lei”. Um programa de compliance pode envolver código de conduta, políticas internas, treinamento, avaliação de riscos, controles, canal de denúncias, investigação de irregularidades, due diligence de terceiros e medidas para prevenir novos problemas.

Qual é o conceito de compliance?

O conceito de compliance pode ser resumido como o conjunto de práticas adotadas para promover a conformidade da organização com as regras que se aplicam às suas atividades.

Essas regras podem ter diferentes origens, incluindo:

• leis e regulamentos;
• normas de órgãos reguladores;
• políticas internas;
• código de ética e conduta;
• contratos;
• procedimentos corporativos;
• padrões profissionais e setoriais.

Portanto, compliance não é apenas uma atividade realizada quando surge um problema. A proposta é estabelecer mecanismos permanentes de prevenção, identificação e tratamento de riscos de não conformidade.

O que significa compliance?

Em português, compliance costuma ser traduzido como conformidade.

No contexto empresarial, estar em compliance significa atuar de acordo com as obrigações e padrões aplicáveis ao negócio.

Imagine uma empresa que possui regras para contratação de fornecedores.

Ela pode estabelecer procedimentos para verificar documentação, conflitos de interesses, riscos de corrupção e outras informações antes da contratação.

Esses controles fazem parte do compliance porque procuram reduzir a possibilidade de a empresa estabelecer relações comerciais incompatíveis com suas regras ou com a legislação.

Compliance significa apenas cumprir a lei?

Não.

O cumprimento da legislação é uma parte fundamental do compliance, mas o conceito é mais amplo.

Uma organização também pode estabelecer regras internas mais rigorosas do que aquelas exigidas diretamente pela legislação.

Por exemplo, uma empresa pode criar uma política interna proibindo determinados tipos de presentes oferecidos a funcionários por fornecedores.

Mesmo que uma situação específica não configure necessariamente um ilícito, ela pode contrariar a política corporativa e representar risco de conflito de interesses.

Assim, compliance envolve tanto obrigações externas quanto regras internas.

Para que serve o compliance?

O compliance procura reduzir riscos relacionados ao descumprimento de regras e incentivar uma cultura organizacional baseada em integridade e responsabilidade.

Na prática, ele pode ajudar a empresa a prevenir:

fraudes;

corrupção;

conflitos de interesses;

assédio;

discriminação;

vazamento de informações;

violações de privacidade;

problemas concorrenciais;

irregularidades tributárias;

descumprimento de normas trabalhistas;

problemas ambientais;

falhas em contratações;

pagamentos indevidos.

Os riscos relevantes variam de acordo com a atividade da organização.

Uma instituição financeira, por exemplo, possui riscos regulatórios diferentes dos de uma indústria, hospital ou empresa de tecnologia.

O que é um programa de compliance?

Um programa de compliance é uma estrutura organizada de políticas, processos e controles destinada a promover conformidade e integridade dentro da organização.

Não existe um único modelo adequado para todas as empresas.

Um pequeno negócio pode possuir uma estrutura relativamente simples, enquanto uma multinacional pode ter departamentos especializados em compliance, auditoria, controles internos, privacidade e gestão de riscos.

O programa deve ser proporcional ao tamanho, atividades, estrutura e riscos da organização.

Quais são os principais elementos do compliance?

Embora a estrutura varie, alguns componentes aparecem frequentemente em programas de compliance.

Comprometimento da liderança

A administração exerce papel importante na construção da cultura de integridade.

Não adianta criar um código de ética dizendo que determinadas práticas são proibidas se os próprios gestores ignoram essas regras.

As ações da liderança precisam ser compatíveis com as políticas divulgadas.

Avaliação de riscos

A empresa precisa compreender quais riscos de compliance estão associados às suas atividades.

Uma organização que participa de licitações pode ter exposição relevante a riscos de relacionamento com agentes públicos.

Uma empresa que trabalha com grande quantidade de dados pessoais pode ter riscos significativos relacionados à privacidade e proteção de dados.

A avaliação de riscos ajuda a direcionar recursos para as áreas mais importantes.

Código de ética e conduta

O código estabelece princípios e comportamentos esperados das pessoas relacionadas à organização.

Pode abordar assuntos como:

conflitos de interesses;

presentes e hospitalidades;

relacionamento com fornecedores;

assédio;

discriminação;

uso de informações;

corrupção;

proteção dos ativos;

relacionamento com agentes públicos.

O documento precisa ser compreensível e compatível com a realidade da empresa.

Políticas e procedimentos

O código de conduta normalmente apresenta princípios gerais.

As políticas detalham como determinados assuntos devem ser tratados.

Uma empresa pode possuir, por exemplo:

política anticorrupção;

política de brindes e presentes;

política de conflito de interesses;

política de contratação de terceiros;

política de proteção de dados;

política de viagens;

política de uso de recursos corporativos.

Os procedimentos transformam essas regras em ações práticas.

Treinamento

Não basta publicar políticas em uma pasta que ninguém consulta.

Os profissionais precisam conhecer as regras aplicáveis às suas atividades.

Por isso, treinamentos são importantes para explicar o que é permitido, quais comportamentos representam risco e o que fazer diante de situações duvidosas.

Canal de denúncias

O canal de denúncias permite que funcionários e, dependendo do modelo, terceiros comuniquem suspeitas de irregularidades.

Ele pode receber relatos sobre temas como fraude, corrupção, assédio, conflitos de interesses e violações do código de conduta.

Para funcionar adequadamente, o canal precisa estar associado a procedimentos de tratamento das denúncias e proteção contra retaliações indevidas.

Investigação interna

Quando surge uma denúncia ou indício relevante, a empresa pode precisar investigar os fatos.

A investigação deve seguir critérios definidos e preservar aspectos como confidencialidade, imparcialidade, documentação e direitos das pessoas envolvidas.

O objetivo não deve ser presumir que todo denunciado é culpado.

A denúncia é uma informação inicial que precisa ser avaliada.

Due diligence

Due diligence significa realizar verificações antes ou durante determinados relacionamentos empresariais.

No compliance, é muito comum falar em due diligence de terceiros.

Antes de contratar um fornecedor, representante, distribuidor ou parceiro comercial, a organização pode verificar os riscos relacionados àquela relação.

O nível de análise deve ser proporcional ao risco.

Monitoramento

O programa de compliance precisa ser acompanhado ao longo do tempo.

A empresa pode analisar indicadores, denúncias, resultados de auditorias, falhas de controles, treinamentos e mudanças regulatórias.

Com essas informações, é possível identificar pontos que precisam ser melhorados.

Compliance e integridade são a mesma coisa?

Os conceitos são próximos, mas podem receber abordagens diferentes.

Compliance costuma enfatizar a conformidade com regras e obrigações.

Integridade possui uma dimensão mais ampla relacionada à ética, valores e comportamento organizacional.

Na prática empresarial, os termos frequentemente aparecem juntos.

Uma empresa pode estar formalmente seguindo determinado procedimento e, ainda assim, precisar avaliar se sua cultura realmente incentiva comportamentos íntegros.

Por isso, um bom programa não deve existir apenas no papel.

Qual é a diferença entre compliance e auditoria?

Compliance e auditoria podem trabalhar de forma complementar, mas não são exatamente a mesma função.

O compliance procura estruturar mecanismos para prevenir, identificar e tratar riscos de não conformidade.

A auditoria, por sua vez, pode avaliar de maneira independente processos, controles e evidências para verificar se estão funcionando conforme o esperado.

Imagine que a empresa possua uma política para aprovação de despesas.

O compliance pode participar da criação das regras e dos controles relacionados ao tema.

A auditoria pode posteriormente analisar amostras de pagamentos para verificar se as regras foram efetivamente cumpridas.

Qual é a diferença entre compliance e controles internos?

Os controles internos são mecanismos utilizados para reduzir riscos e aumentar a confiabilidade dos processos.

Eles podem ter objetivos financeiros, operacionais, regulatórios ou de compliance.

Por exemplo, exigir duas aprovações para pagamentos acima de determinado valor é um controle interno.

Esse controle pode também ter uma função de compliance ao reduzir oportunidades de fraude ou pagamentos indevidos.

Portanto, os conceitos se relacionam, mas não são sinônimos.

O que é compliance empresarial?

Compliance empresarial é a aplicação dos princípios de conformidade dentro das organizações.

Seu objetivo é estruturar regras e controles compatíveis com as atividades da empresa.

Isso pode envolver diferentes áreas:

financeira;

contábil;

tributária;

trabalhista;

ambiental;

concorrencial;

proteção de dados;

anticorrupção;

segurança da informação;

contratos;

relações com fornecedores.

Quanto mais complexa a empresa, maior tende a ser a necessidade de organizar essas diferentes frentes.

O que é compliance anticorrupção?

O compliance anticorrupção reúne mecanismos destinados especificamente à prevenção, identificação e tratamento de riscos relacionados à corrupção e práticas semelhantes.

Algumas medidas comuns são:

regras para relacionamento com agentes públicos;

controle de presentes e hospitalidades;

análise de terceiros;

aprovação de doações e patrocínios;

treinamentos;

registros financeiros adequados;

canal de denúncias;

investigações internas.

Empresas com intensa interação com o setor público podem precisar dar atenção especial a essa área.

O que é compliance trabalhista?

O compliance trabalhista busca aumentar a conformidade das relações de trabalho com a legislação, políticas internas e padrões de conduta adotados pela organização.

Pode abranger:

contratação;

jornada de trabalho;

remuneração;

saúde e segurança;

assédio;

discriminação;

benefícios;

desligamentos;

gestão de terceiros;

proteção de informações dos trabalhadores.

O objetivo é identificar riscos e criar processos capazes de preveni-los ou tratá-los.

O que é compliance tributário?

O compliance tributário está relacionado ao cumprimento das obrigações fiscais da organização.

Isso envolve não apenas o pagamento dos tributos, mas também obrigações acessórias, documentação, escrituração, classificação fiscal e controles relacionados à apuração.

Uma empresa pode criar rotinas de conferência para reduzir erros antes da entrega de declarações ou recolhimento de impostos.

Nesse caso, compliance atua preventivamente.

O que é compliance financeiro?

O compliance financeiro está relacionado ao cumprimento de regras e controles aplicáveis às atividades financeiras da organização.

Dependendo da empresa, pode envolver prevenção à lavagem de dinheiro, controles de pagamentos, identificação de operações atípicas, segregação de funções e atendimento às normas regulatórias.

Em setores fortemente regulados, como o financeiro, essa área pode assumir grande complexidade.

O que é compliance na LGPD?

A proteção de dados pessoais também pode integrar o programa de compliance.

A empresa precisa avaliar quais dados pessoais coleta, por que os utiliza, com quem compartilha, durante quanto tempo os mantém e quais medidas são utilizadas para protegê-los.

Nesse contexto, podem existir políticas e procedimentos relacionados a:

privacidade;

segurança da informação;

controle de acesso;

retenção de dados;

resposta a incidentes;

contratação de operadores;

atendimento aos titulares.

A conformidade com a proteção de dados não deve ser tratada apenas como um documento de política de privacidade publicado no site.

O que é compliance ambiental?

O compliance ambiental busca promover o cumprimento das normas ambientais aplicáveis às atividades da organização.

Pode envolver temas como:

licenciamento ambiental;

gestão de resíduos;

emissões;

uso de recursos naturais;

transporte de produtos;

armazenamento de substâncias;

obrigações documentais.

Uma indústria pode possuir riscos ambientais muito diferentes dos de uma empresa exclusivamente administrativa.

Por isso, a estrutura deve ser baseada nos riscos reais da organização.

Exemplo de compliance na prática

Imagine que uma empresa esteja escolhendo um novo fornecedor.

Sem controles, um gerente poderia contratar diretamente uma empresa pertencente a um familiar sem informar esse relacionamento.

Um programa de compliance poderia exigir:

declaração de conflito de interesses;

cotação com fornecedores diferentes;

aprovação por outro gestor;

verificação cadastral do fornecedor;

registro documental da contratação.

Se o fornecedor estiver relacionado a um funcionário responsável pela decisão, o potencial conflito será identificado e poderá ser tratado.

Esse exemplo mostra que compliance não significa apenas criar documentos.

Ele precisa estar incorporado aos processos.

O que faz o profissional de compliance?

O profissional de compliance pode atuar em diversas atividades, dependendo da empresa.

Entre elas estão:

avaliação de riscos;

criação de políticas;

treinamentos;

análise de terceiros;

gestão do canal de denúncias;

apoio a investigações;

monitoramento de controles;

análise de conflitos de interesses;

orientação aos funcionários;

acompanhamento regulatório;

elaboração de relatórios.

Em empresas maiores, essas responsabilidades podem ser distribuídas entre diferentes profissionais e departamentos.

O que faz um analista de compliance?

O analista de compliance normalmente executa atividades operacionais e analíticas relacionadas ao programa.

Pode analisar fornecedores, acompanhar treinamentos, preparar relatórios, revisar documentos, realizar pesquisas, acompanhar denúncias e verificar o cumprimento de políticas.

A função exata varia bastante.

Um analista em uma instituição financeira pode trabalhar com atividades muito diferentes das de um analista de compliance em uma indústria.

O que é Compliance Officer?

Compliance Officer é uma denominação utilizada para profissionais responsáveis por atividades ou pela liderança da função de compliance.

Em organizações maiores, pode existir também o Chief Compliance Officer (CCO), responsável por liderar a estrutura de compliance.

A independência e o acesso à alta administração são aspectos relevantes para que a função possa reportar problemas de maneira adequada.

Se a área estiver subordinada justamente às pessoas cujas decisões precisa fiscalizar, podem surgir conflitos.

Compliance é obrigatório?

A resposta depende do setor, porte, atividades, contratos e legislação aplicável.

Determinados setores regulados possuem exigências específicas de controles e conformidade.

Além disso, algumas relações contratuais ou negociações com grandes empresas podem exigir políticas e procedimentos de integridade dos fornecedores.

Mesmo quando uma empresa não possui obrigação de criar um departamento chamado “Compliance”, ela continua sujeita às leis e normas aplicáveis às suas atividades.

Por isso, empresas de diferentes tamanhos podem adotar mecanismos proporcionais aos seus riscos.

Compliance serve apenas para grandes empresas?

Não.

Uma pequena empresa provavelmente não precisa copiar a estrutura de compliance de uma multinacional.

Entretanto, também enfrenta riscos.

Uma empresa pequena pode criar medidas simples, como:

definir regras para pagamentos;

separar funções financeiras;

formalizar aprovação de fornecedores;

manter documentação;

criar regras contra conflitos de interesses;

orientar funcionários;

disponibilizar um meio seguro para comunicação de problemas.

O princípio é proporcionalidade.

O programa deve fazer sentido para o tamanho e os riscos da organização.

Quais são os benefícios do compliance?

Quando bem implementado, o compliance pode contribuir para reduzir riscos legais, financeiros e reputacionais.

Também pode melhorar a organização dos processos e tornar responsabilidades mais claras.

Entre os possíveis benefícios estão:

redução de irregularidades;

identificação antecipada de problemas;

melhoria dos controles;

maior rastreabilidade das decisões;

fortalecimento da governança;

melhor gestão de fornecedores;

redução de conflitos de interesses;

maior segurança nas operações.

Entretanto, possuir um programa de compliance não significa que nunca ocorrerá uma irregularidade.

O objetivo é diminuir riscos e criar mecanismos para detectar e responder aos problemas quando surgirem.

O que é cultura de compliance?

A cultura de compliance existe quando as regras deixam de ser apenas documentos e passam a influenciar efetivamente as decisões das pessoas.

Imagine duas empresas.

A primeira possui um código de ética de 80 páginas, mas ninguém conhece seu conteúdo.

A segunda possui regras mais simples, porém a liderança respeita os procedimentos, os funcionários recebem treinamento e as denúncias são investigadas.

A segunda organização pode apresentar uma cultura de compliance mais efetiva, apesar de possuir menos documentos.

Cultura depende do comportamento cotidiano.

O que significa “tone at the top” no compliance?

A expressão tone at the top refere-se ao exemplo e ao posicionamento da alta liderança.

Se os dirigentes defendem integridade nos discursos, mas ignoram controles quando eles dificultam uma negociação, a mensagem transmitida aos funcionários será contraditória.

A liderança precisa demonstrar por suas decisões que as regras realmente importam.

Esse comportamento influencia a cultura da organização.

O que é risco de compliance?

Risco de compliance é a possibilidade de a organização sofrer consequências decorrentes do descumprimento de leis, regulamentos, políticas ou padrões aplicáveis.

As consequências podem incluir:

multas;

processos;

sanções administrativas;

perdas financeiras;

interrupção de atividades;

danos reputacionais;

rompimento de contratos;

perda de clientes.

A gestão desses riscos permite direcionar controles para os pontos de maior exposição.

Compliance elimina todos os riscos?

Não.

Nenhum programa consegue garantir que uma organização jamais enfrentará fraude, erro ou comportamento inadequado.

O objetivo é reduzir a probabilidade e o impacto desses eventos.

Um programa eficiente também aumenta a capacidade da empresa de detectar problemas mais cedo e responder adequadamente.

Por isso, compliance deve ser entendido como um processo contínuo.

Compliance e governança corporativa

Compliance e governança corporativa estão relacionados.

A governança estabelece estruturas de direção, supervisão, responsabilidade e tomada de decisão.

O compliance contribui para que essas decisões sejam realizadas dentro das regras aplicáveis.

Outras funções, como gestão de riscos, controles internos e auditoria, também podem participar dessa estrutura.

Uma boa governança procura definir claramente quem decide, quem executa, quem controla e quem fiscaliza.

Como implementar compliance em uma empresa?

A implementação normalmente começa pela compreensão do negócio.

Antes de criar dezenas de políticas, a organização deve identificar seus principais riscos.

Depois, pode desenvolver controles e procedimentos proporcionais.

Um caminho possível envolve:

analisar riscos;

definir responsabilidades;

criar código de conduta;

desenvolver políticas;

implementar controles;

treinar funcionários;

estabelecer canal de denúncias;

definir procedimento de investigação;

monitorar resultados;

corrigir falhas;

reavaliar riscos periodicamente.

O programa precisa evoluir junto com a organização.

Erros comuns em programas de compliance

Um dos principais erros é criar um programa apenas para demonstrar formalmente que a empresa possui compliance.

Outro problema é copiar políticas de outras organizações sem adaptá-las à realidade do negócio.

Também são falhas comuns:

não treinar funcionários;

não investigar denúncias;

permitir retaliação;

não avaliar terceiros;

ignorar conflitos de interesses;

não envolver a liderança;

criar controles impossíveis de cumprir;

não revisar o programa.

Um programa eficiente precisa funcionar na prática.

Perguntas frequentes sobre compliance

Qual é o conceito de compliance?

Compliance é o conjunto de práticas destinadas a promover o cumprimento de leis, regulamentos, normas internas, políticas e padrões de conduta aplicáveis à organização.

O que significa compliance em português?

A tradução mais utilizada é conformidade. A palavra deriva do inglês to comply, que significa cumprir ou estar de acordo.

Para que serve o compliance?

Serve para identificar, prevenir, monitorar e tratar riscos relacionados ao descumprimento de regras e padrões de integridade.

Compliance é a mesma coisa que ética?

Não exatamente. Compliance está fortemente relacionado ao cumprimento de regras, enquanto ética envolve princípios e valores que orientam comportamentos. Na prática, os dois conceitos se complementam.

Compliance é a mesma coisa que auditoria?

Não. A auditoria pode avaliar processos e controles de maneira independente, enquanto compliance atua diretamente na gestão dos riscos de conformidade.

O que é programa de compliance?

É uma estrutura organizada de políticas, controles, treinamentos, canais e procedimentos destinada a prevenir, identificar e responder a riscos de não conformidade.

O que é canal de compliance?

É um meio utilizado para receber dúvidas, comunicações ou denúncias relacionadas a possíveis violações, dependendo da estrutura adotada pela organização.

O que é compliance anticorrupção?

É a parte do programa direcionada à prevenção e tratamento dos riscos de corrupção e outras condutas relacionadas.

O que é compliance trabalhista?

É a aplicação dos mecanismos de conformidade às relações de trabalho, envolvendo legislação, políticas internas, saúde e segurança, assédio, discriminação e outros temas.

Pequenas empresas precisam de compliance?

Pequenas empresas também podem adotar práticas de compliance. A estrutura deve ser proporcional ao tamanho, complexidade e riscos do negócio.

Conclusão

O conceito de compliance vai muito além de simplesmente “seguir a lei”. Compliance representa uma estrutura contínua destinada a promover conformidade com leis, regulamentos, políticas internas, contratos e padrões de conduta.

Na prática, um programa pode envolver avaliação de riscos, código de ética, políticas, controles internos, treinamento, canal de denúncias, investigações, due diligence de terceiros e monitoramento.

O objetivo não é criar burocracia desnecessária nem garantir que nunca ocorrerá uma irregularidade. O propósito é conhecer os riscos da organização, estabelecer controles proporcionais, detectar problemas e responder adequadamente quando eles ocorrerem.

Por isso, o compliance funciona melhor quando faz parte da cultura da empresa. Mais importante do que possuir muitas políticas é garantir que as regras sejam compreendidas, aplicadas e respeitadas inclusive pela liderança.

Em resumo, compliance significa transformar conformidade e integridade em práticas reais do cotidiano da organização, reduzindo riscos e tornando as decisões empresariais mais responsáveis, transparentes e consistentes.

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