Termo de transferência de contabilidade: o que é, como fazer e modelo

O termo de transferência de contabilidade é um documento utilizado para formalizar a troca do profissional ou escritório responsável pelos serviços contábeis de uma empresa. Ele ajuda a registrar o encerramento da relação com a contabilidade anterior e a organizar a entrega de documentos, arquivos, informações e responsabilidades para o novo contador.

A mudança de contador exige atenção porque a empresa continua sujeita aos seus prazos fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciários durante a transição. Portanto, uma transferência bem organizada reduz o risco de perda de documentos, atrasos em obrigações e dúvidas sobre quem ficou responsável por cada atividade.

Neste artigo, você entenderá como funciona o termo de transferência de contabilidade, quais informações podem constar no documento e verá um modelo que pode ser adaptado à situação da empresa.

O que é termo de transferência de contabilidade?

O termo de transferência de contabilidade é um documento que registra aspectos relacionados à substituição do contador ou da organização contábil responsável por uma empresa.

Na prática, a troca envolve mais do que simplesmente contratar outro escritório. O novo profissional precisará receber informações suficientes para dar continuidade à escrituração e às demais rotinas contratadas.

Dependendo do caso, a transferência pode envolver documentos societários, livros e arquivos contábeis, informações fiscais, dados da folha de pagamento, demonstrações contábeis, arquivos digitais e comprovantes relacionados às obrigações já cumpridas.

Por isso, documentar a entrega ajuda tanto a empresa quanto os profissionais envolvidos.

Para que serve o termo de transferência de contabilidade?

O principal objetivo do termo de transferência de contabilidade é criar um registro claro da transição.

Imagine que uma empresa troque de contador no meio do exercício. Meses depois, surge uma dúvida sobre determinada obrigação. Sem documentação adequada, pode ser difícil identificar quando ocorreu a transferência, quais documentos foram entregues e quais atividades estavam pendentes naquela data.

O termo ajuda a reduzir esse tipo de problema.

Além disso, ele pode funcionar em conjunto com outros documentos, como distrato ou comunicação de rescisão do contrato de prestação de serviços contábeis e protocolo de entrega de documentos.

É importante observar que um simples termo não substitui automaticamente todas as providências contratuais, profissionais ou cadastrais necessárias para uma troca de contador.

Termo de transferência de contabilidade é obrigatório?

A troca de responsabilidade técnica deve observar as normas profissionais aplicáveis e as condições do contrato existente entre a empresa e o profissional ou organização contábil.

Por isso, em vez de considerar um modelo genérico como suficiente para qualquer situação, é importante analisar o contrato de prestação de serviços e as normas vigentes do Conselho Federal de Contabilidade e do respectivo Conselho Regional de Contabilidade.

O CFC mantém as Normas Brasileiras de Contabilidade e outras regras aplicáveis ao exercício profissional. Para uma transferência concreta, vale consultar a regulamentação vigente antes de formalizar o procedimento.

Além disso, determinadas alterações podem exigir providências específicas perante órgãos públicos, sistemas eletrônicos ou entidades relacionadas à atividade da empresa.

O que deve constar no termo de transferência de contabilidade?

O conteúdo varia conforme a situação, mas o documento precisa identificar claramente as partes e a finalidade da transferência.

Normalmente, faz sentido registrar dados como razão social e CNPJ da empresa, identificação do responsável legal, identificação da contabilidade anterior e da nova contabilidade, data da transferência e relação dos documentos entregues.

Também é recomendável registrar eventuais pendências conhecidas.

Por exemplo, se determinada obrigação referente ao período anterior ainda estiver sendo preparada, isso deve ficar claro entre os envolvidos.

Quanto mais precisa for a descrição, menor será o espaço para dúvidas posteriormente.

Quais documentos devem ser entregues na troca de contador?

A relação depende das características da empresa e dos serviços que estavam sob responsabilidade da contabilidade anterior.

Em uma transferência, podem existir documentos e arquivos relacionados às áreas contábil, fiscal, trabalhista e societária.

Na parte contábil, podem ser relevantes balancetes, balanços, demonstrações contábeis, razão, diário, plano de contas, saldos e arquivos utilizados na escrituração.

Na área fiscal, a transferência pode envolver arquivos das escriturações, declarações transmitidas, documentos fiscais, guias e comprovantes.

Se a empresa possui empregados, também podem ser necessários dados relacionados à folha de pagamento, admissões, férias, afastamentos, rescisões, encargos e eventos enviados aos sistemas oficiais.

A relação exata deve ser definida conforme o histórico e a situação da empresa.

Arquivos digitais também precisam entrar na transferência

Atualmente, uma parte significativa da contabilidade empresarial funciona digitalmente.

Por isso, a transferência não deve se limitar a documentos impressos.

Arquivos eletrônicos utilizados para continuidade da escrituração podem ser fundamentais para o novo contador. Também é importante verificar quais declarações e escriturações foram transmitidas e quais períodos já foram encerrados.

Entretanto, credenciais pessoais e senhas não devem simplesmente ser compartilhadas de maneira indiscriminada. Procurações eletrônicas, autorizações e acessos devem ser tratados pelos mecanismos apropriados de cada sistema.

Como fazer a transferência de contabilidade?

O primeiro passo é revisar o contrato mantido com o escritório atual. Verifique cláusulas de rescisão, prazo de aviso e eventuais procedimentos previstos para encerramento dos serviços.

Depois, comunique formalmente a decisão.

A empresa deve alinhar uma data para o encerramento da responsabilidade do escritório anterior e o início dos trabalhos da nova contabilidade.

Esse ponto é especialmente importante porque obrigações continuam vencendo durante a mudança.

Em seguida, os envolvidos devem organizar a documentação e identificar possíveis pendências. Por fim, é recomendável registrar a entrega dos arquivos e documentos.

Como evitar problemas ao trocar de contador?

Uma troca mal planejada pode causar problemas mesmo quando os dois escritórios trabalham corretamente.

Um exemplo simples é a existência de uma obrigação com vencimento logo após a data da transferência. Se não ficar definido quem fará a transmissão, cada escritório pode entender que a responsabilidade pertence ao outro.

Por isso, defina uma data de corte.

Também identifique quais competências já foram processadas, quais obrigações já foram transmitidas e quais atividades permanecem pendentes.

Outro cuidado importante é não cancelar imediatamente todos os acessos necessários antes que a transição esteja organizada. Ao mesmo tempo, depois de concluída a mudança, a empresa deve revisar procurações e autorizações concedidas ao prestador anterior e manter apenas aquelas que ainda sejam necessárias.

Termo de transferência de contabilidade e distrato são a mesma coisa?

Não necessariamente.

O distrato está relacionado ao encerramento da relação contratual. Já o termo ou protocolo de transferência pode ter como foco a passagem de documentos, informações e responsabilidades necessárias à continuidade da contabilidade.

Dependendo da estrutura adotada, esses assuntos podem aparecer em documentos separados ou ser tratados conjuntamente.

Por isso, antes de utilizar um modelo encontrado na internet, verifique o contrato originalmente assinado.

O contrato pode prever prazo para rescisão, procedimentos para encerramento e outras condições que precisam ser respeitadas.

Modelo de termo de transferência de contabilidade

A seguir está um modelo de termo de transferência de contabilidade que pode servir como ponto de partida. Ele deve ser adaptado à realidade da empresa e ao contrato existente.

TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE SERVIÇOS CONTÁBEIS

Pelo presente instrumento, a empresa [RAZÃO SOCIAL], inscrita no CNPJ sob nº [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO], representada por [NOME DO REPRESENTANTE LEGAL], registra a transferência dos serviços contábeis anteriormente executados por [NOME/RAZÃO SOCIAL DA CONTABILIDADE ANTERIOR], CRC nº [REGISTRO], para [NOME/RAZÃO SOCIAL DA NOVA CONTABILIDADE], CRC nº [REGISTRO], a partir de [DATA].

Para continuidade dos serviços, serão disponibilizados os documentos, arquivos e informações pertencentes à empresa e necessários à execução das atividades contábeis, fiscais e trabalhistas aplicáveis.

Entre os materiais transferidos, conforme aplicável, encontram-se:

• livros e arquivos contábeis;
• balanços e balancetes;
• demonstrações contábeis;
• razão e diário;
• arquivos e escriturações fiscais;
• declarações e respectivos recibos;
• documentos relacionados à folha de pagamento;
• informações trabalhistas e previdenciárias;
• documentos societários mantidos sob responsabilidade do prestador;
• demais arquivos pertencentes à empresa necessários à continuidade dos serviços.

As partes deverão registrar separadamente eventuais documentos não entregues, obrigações pendentes ou serviços ainda em processamento na data da transferência.

A responsabilidade pelos serviços será considerada conforme os períodos efetivamente abrangidos por cada contratação e as condições estabelecidas nos respectivos instrumentos contratuais, observadas as normas profissionais e a legislação aplicável.

[CIDADE], [DATA].

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Representante legal da empresa

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Responsável pela contabilidade anterior

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Responsável pela nova contabilidade

É recomendável fazer um protocolo de documentos?

Sim. Além do termo de transferência de contabilidade, um protocolo detalhado de documentos pode tornar a mudança muito mais segura.

Em vez de registrar apenas “documentos contábeis”, por exemplo, é melhor especificar o que efetivamente foi entregue e, quando necessário, os períodos correspondentes.

Um protocolo pode indicar algo como “balancetes de janeiro a setembro”, “ECF do ano-calendário anterior e recibo de transmissão” ou “arquivos da folha até a competência de setembro”.

Esse nível de detalhamento facilita a conferência.

Se algum documento não estiver disponível, a ausência também pode ser registrada.

O antigo contador pode se recusar a entregar documentos?

A distinção entre documentos pertencentes ao cliente, documentos produzidos no decorrer dos serviços e arquivos internos do próprio prestador exige atenção às normas profissionais e ao contrato.

Por isso, conflitos sobre retenção ou entrega documental não devem ser resolvidos apenas com base em um modelo genérico encontrado na internet.

Se houver recusa, divergência sobre honorários ou discussão sobre quais documentos precisam ser entregues, a empresa deve verificar o contrato e buscar orientação junto ao Conselho Regional de Contabilidade competente ou assistência jurídica quando necessário.

O ponto essencial é não deixar a empresa sem as informações necessárias para cumprir suas obrigações.

A nova contabilidade deve conferir pendências anteriores?

Essa é uma providência bastante recomendável.

Ao assumir uma empresa, o novo contador pode verificar a situação fiscal e identificar possíveis inconsistências ou obrigações pendentes, conforme o escopo contratado.

Isso não significa que o novo profissional automaticamente se torne responsável por todo problema ocorrido antes da contratação.

A responsabilidade precisa ser analisada conforme os fatos, os serviços efetivamente prestados, os períodos envolvidos, os contratos e as regras profissionais aplicáveis.

Ainda assim, realizar um diagnóstico inicial pode evitar que uma pendência antiga permaneça desconhecida durante meses ou anos.

Quando fazer o termo de transferência de contabilidade?

O ideal é organizar o documento no momento da troca, e não meses depois.

A empresa deve definir claramente até qual período o escritório anterior executará os serviços e a partir de quando a nova contabilidade assumirá.

Por exemplo, se a mudança acontecer em outubro, é necessário esclarecer quem fechará a competência de setembro e quem ficará responsável pelas obrigações com vencimento em outubro relacionadas a períodos anteriores.

A data do contrato, sozinha, nem sempre responde a todas essas questões.

Por isso, o termo de transferência de contabilidade, acompanhado de um protocolo detalhado, ajuda a documentar a situação existente no momento da mudança.

Conclusão

O termo de transferência de contabilidade ajuda a organizar a substituição do contador ou escritório contábil responsável por uma empresa. O documento pode registrar a data da mudança, identificar os envolvidos e relacionar documentos, arquivos e eventuais pendências existentes.

No entanto, uma transferência segura não depende apenas do termo. É necessário revisar o contrato anterior, definir a data de corte, conferir obrigações em andamento e organizar a entrega dos documentos contábeis, fiscais, trabalhistas e societários pertinentes.

Para evitar problemas, a empresa também deve conferir as normas profissionais vigentes e, quando houver dúvidas sobre a atuação do contador, consultar o Conselho Federal de Contabilidade ou o Conselho Regional de Contabilidade competente.

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