Escrituração contábil simplificada: o que é, como funciona e quem pode utilizar

A escrituração contábil simplificada é uma forma de organizar e registrar os fatos contábeis de entidades de menor porte considerando normas e procedimentos compatíveis com suas características, sem eliminar a necessidade de manter informações contábeis adequadas. Na prática, simplificar não significa deixar de registrar movimentações, misturar as finanças dos sócios com as da empresa ou substituir a contabilidade apenas pelo controle bancário.

O objetivo da simplificação é tornar determinados procedimentos proporcionais à realidade das pequenas organizações, mantendo informações suficientes para demonstrar patrimônio, receitas, despesas, obrigações e resultado do negócio.

É importante também diferenciar escrituração contábil de escrituração fiscal. Embora estejam relacionadas na rotina empresarial, elas possuem finalidades diferentes.

Neste artigo, você entenderá o que é escrituração contábil simplificada, como ela funciona, quais registros são importantes e quais erros devem ser evitados.

O que é escrituração contábil simplificada?

A escrituração contábil simplificada pode ser entendida como a aplicação da contabilidade de maneira adequada à realidade de empresas ou entidades menores, respeitando as normas aplicáveis ao seu enquadramento.

A contabilidade registra os fatos que provocam alterações no patrimônio da organização.

Imagine uma pequena empresa que:

recebe R$ 10.000 de clientes;

paga R$ 2.000 de aluguel;

compra um computador por R$ 4.000;

possui R$ 3.000 a pagar a fornecedores;

realiza pagamentos ao proprietário.

Esses acontecimentos precisam ser classificados corretamente para que seja possível compreender a situação patrimonial e o resultado da empresa.

A escrituração transforma essas operações em registros contábeis organizados.

Escrituração contábil simplificada significa contabilidade incompleta?

Não.

Essa é uma das principais confusões relacionadas ao assunto.

Simplificada não significa incompleta.

A simplificação está relacionada à aplicação de procedimentos compatíveis com as características da entidade e às normas que disciplinam sua contabilidade.

Não significa simplesmente registrar receitas e ignorar despesas, patrimônio ou obrigações.

Também não significa fazer somente um controle de entradas e saídas.

Uma empresa pode possuir poucos movimentos mensais e ainda assim apresentar ativos, passivos, receitas, despesas e patrimônio líquido que precisam ser adequadamente reconhecidos.

Para que serve a escrituração contábil simplificada?

A primeira finalidade é manter os fatos contábeis da empresa organizados.

Isso permite conhecer melhor sua situação econômica, financeira e patrimonial.

Por meio dos registros, é possível responder perguntas importantes.

Quanto a empresa possui?

Quanto deve?

Qual foi seu resultado?

Quais são seus principais custos?

Quanto existe no caixa e nos bancos?

A empresa possui valores a receber?

Existem empréstimos ou financiamentos?

Sem registros adequados, muitas dessas respostas passam a depender de estimativas.

Quem pode utilizar escrituração contábil simplificada?

A possibilidade e a forma de adoção de procedimentos simplificados dependem do enquadramento da entidade e das normas contábeis aplicáveis.

Pequenas empresas possuem características diferentes de grandes companhias e podem estar submetidas a modelos contábeis compatíveis com seu porte.

Entretanto, o empresário não deve simplesmente decidir que fará “contabilidade simplificada” e eliminar registros que considera desnecessários.

O enquadramento precisa ser analisado corretamente.

Por isso, o contador deve identificar quais normas são aplicáveis à entidade antes de definir os procedimentos contábeis.

Microempresa pode ter escrituração contábil simplificada?

Microempresas estão entre os negócios normalmente associados à ideia de simplificação contábil.

Isso acontece porque possuem estruturas menores e, muitas vezes, quantidade reduzida de operações.

Entretanto, ser microempresa não significa estar dispensada automaticamente de toda organização contábil.

Uma pequena empresa continua possuindo patrimônio.

Ela pode ter caixa, banco, computadores, veículos, contas a receber, fornecedores, empréstimos e outras obrigações.

Esses elementos precisam ser considerados para que as demonstrações representem adequadamente a situação do negócio.

Empresa do Simples Nacional pode fazer escrituração contábil simplificada?

O Simples Nacional é um regime tributário, enquanto a escrituração contábil está relacionada ao registro dos fatos patrimoniais da empresa.

Portanto, são assuntos diferentes.

Uma empresa pode estar enquadrada no Simples Nacional e manter sua contabilidade regularmente.

Na realidade, confundir “tributação simplificada” com “ausência de contabilidade” é um erro comum.

O fato de determinados tributos serem recolhidos por meio de uma sistemática simplificada não significa que o patrimônio da empresa deixe de existir ou que todas as necessidades contábeis desapareçam.

MEI precisa de escrituração contábil simplificada?

O Microempreendedor Individual possui um tratamento bastante simplificado em comparação com outras empresas e não deve ser automaticamente equiparado a uma microempresa constituída em outro formato.

O MEI possui controles e obrigações próprias.

Isso não impede que mantenha organização contábil ou procure um contador quando necessário.

Dependendo da situação, registros mais completos podem ser úteis para compreender o resultado do negócio, separar movimentações pessoais das empresariais e acompanhar o crescimento da atividade.

Quando o empreendimento cresce e deixa o regime do MEI, a organização das informações se torna ainda mais importante.

Qual a diferença entre escrituração contábil simplificada e completa?

Essa comparação precisa ser feita com cuidado.

Não existe uma regra segundo a qual a escrituração simplificada permite registrar somente metade das operações da empresa.

A diferença está principalmente na complexidade dos procedimentos e das normas aplicáveis.

Uma organização de grande porte pode possuir instrumentos financeiros complexos, investimentos, operações internacionais e diversas unidades.

Uma pequena prestadora de serviços pode possuir apenas conta bancária, equipamentos, algumas despesas e recebimentos de clientes.

Naturalmente, a complexidade contábil das duas entidades será diferente.

Isso não significa que a pequena empresa possa ignorar fatos relevantes.

Como funciona a escrituração contábil simplificada?

O processo começa pela documentação das operações.

Notas fiscais, extratos bancários, contratos, comprovantes e outros documentos ajudam a identificar os acontecimentos ocorridos no período.

Depois, os fatos são classificados contabilmente.

Uma compra de computador, por exemplo, não deve ser tratada automaticamente da mesma maneira que o pagamento de uma conta de energia.

Cada operação possui natureza própria.

Os registros são então organizados conforme os procedimentos contábeis aplicáveis.

Ao final dos períodos correspondentes, essas informações permitem elaborar demonstrações e relatórios.

O que deve ser registrado na escrituração contábil?

De maneira geral, devem ser considerados os fatos relevantes que alteram o patrimônio e o resultado da entidade.

Entre eles podem estar:

• vendas e receitas;
• compras;
• despesas;
• recebimentos;
• pagamentos;
• movimentações bancárias;
• contas a receber;
• fornecedores;
• empréstimos;
• financiamentos;
• aquisição de bens;
• depreciação;
• folha de pagamento;
• tributos;
• aportes dos sócios;
• distribuições e retiradas.

A realidade varia conforme cada empresa.

Uma prestadora de serviços possui operações diferentes de um comércio ou indústria.

Escrituração contábil simplificada precisa de documentos?

Sim.

Uma contabilidade confiável precisa ser sustentada por documentação e informações adequadas.

O contador não deve simplesmente adivinhar o que aconteceu na empresa.

Por isso, o empresário precisa manter uma rotina organizada de envio de documentos.

Extratos bancários são especialmente importantes, mas não necessariamente explicam sozinhos a natureza de todas as transações.

Uma transferência de R$ 5.000 pode representar pagamento a fornecedor, aquisição de um bem, empréstimo ou retirada.

O valor bancário mostra que houve movimentação.

A documentação e as informações complementares ajudam a explicar o motivo.

Como fazer escrituração contábil simplificada?

O primeiro passo é separar completamente as movimentações empresariais das pessoais.

Depois, é necessário organizar os documentos por período.

As operações devem ser identificadas e classificadas de acordo com sua natureza.

Em seguida, os registros contábeis são realizados utilizando contas apropriadas.

Também é necessário realizar conferências.

O saldo contábil da conta bancária, por exemplo, precisa ser confrontado com os dados efetivamente existentes.

Ao final, as informações registradas servem de base para relatórios e demonstrações.

Apesar da palavra “simplificada”, a execução precisa seguir critérios técnicos.

Exemplo de escrituração contábil simplificada

Considere uma pequena empresa prestadora de serviços.

Durante determinado mês, ela:

faturou R$ 15.000;

recebeu R$ 12.000;

pagou R$ 2.000 de aluguel;

teve R$ 500 de despesas com internet e sistemas;

comprou um notebook;

pagou tributos;

realizou movimentações relacionadas ao sócio.

Um simples controle financeiro poderia mostrar apenas quanto dinheiro entrou e saiu da conta.

A Contabilidade vai além.

Ela procura identificar a natureza de cada operação e seus efeitos patrimoniais.

Se parte dos R$ 15.000 faturados ainda não foi recebida, por exemplo, existe uma diferença entre a receita reconhecida conforme os critérios aplicáveis e a movimentação efetiva de caixa.

É justamente esse tipo de informação que torna a contabilidade diferente de uma simples planilha bancária.

Escrituração contábil simplificada e livro diário

O Livro Diário está relacionado ao registro cronológico dos fatos contábeis.

Nele são registrados os lançamentos conforme os procedimentos aplicáveis à escrituração.

Mesmo quando existe simplificação compatível com empresas menores, é importante não interpretar o termo como autorização genérica para abandonar livros e registros exigidos.

Os procedimentos precisam seguir as normas aplicáveis à entidade.

Atualmente, grande parte desse trabalho é realizada por sistemas contábeis.

Isso reduz a necessidade de processos manuais, mas não elimina a responsabilidade pela qualidade das informações.

Escrituração contábil simplificada e livro razão

O Livro Razão permite visualizar as movimentações organizadas por conta contábil.

Enquanto o Diário apresenta os lançamentos de maneira cronológica, o Razão facilita a análise do comportamento de cada conta.

Por exemplo, é possível acompanhar os registros da conta Bancos, Clientes ou Fornecedores.

Isso ajuda nas conferências e análises.

Em sistemas modernos, Diário e Razão podem ser gerados automaticamente a partir dos lançamentos realizados.

Entretanto, automação não corrige um lançamento feito com classificação errada.

Escrituração contábil simplificada e balanço patrimonial

A escrituração fornece informações que servem de base para a elaboração do Balanço Patrimonial.

O balanço apresenta a posição patrimonial da entidade em determinada data.

Nele aparecem elementos como ativos, passivos e patrimônio líquido.

Uma empresa que não registra adequadamente suas operações pode ter dificuldade para produzir demonstrações confiáveis.

Por isso, o balanço não deve ser visto como um documento criado isoladamente no final do ano.

Ele é resultado dos registros realizados ao longo do período.

Escrituração contábil simplificada e DRE

Outra demonstração importante é a Demonstração do Resultado do Exercício, conhecida como DRE.

Ela ajuda a visualizar receitas, custos, despesas e resultado.

Imagine uma empresa que recebeu R$ 500 mil durante o ano.

Isso não significa que tenha lucrado R$ 500 mil.

É necessário considerar os gastos relacionados à operação e os critérios contábeis aplicáveis.

A DRE permite compreender melhor como o resultado foi formado.

Por isso, mesmo uma pequena empresa pode obter informações gerenciais importantes a partir da contabilidade.

Escrituração contábil simplificada é igual a livro-caixa?

Não necessariamente.

O livro-caixa está relacionado ao controle das entradas e saídas de recursos dentro de determinada sistemática.

A escrituração contábil possui alcance mais amplo.

Ela considera diferentes elementos patrimoniais e utiliza princípios e critérios contábeis para registrar os fatos.

Uma empresa pode, por exemplo, comprar uma máquina financiada.

O impacto dessa operação não pode ser compreendido corretamente olhando apenas quanto dinheiro saiu do caixa naquele momento.

Existe um ativo adquirido e uma obrigação decorrente do financiamento.

A Contabilidade registra esses diferentes efeitos.

Escrituração contábil e escrituração fiscal são iguais?

Não.

A escrituração contábil registra fatos relacionados ao patrimônio e ao resultado da entidade.

A escrituração fiscal está relacionada ao cumprimento das exigências tributárias e aos registros necessários para a apuração e controle de tributos.

Na rotina de uma empresa, as duas áreas se relacionam bastante.

Uma nota fiscal de venda, por exemplo, pode gerar efeitos tanto fiscais quanto contábeis.

Entretanto, as finalidades não são exatamente as mesmas.

Essa diferença explica por que pagar corretamente os impostos não significa necessariamente que toda a contabilidade da empresa esteja regular.

Escrituração contábil simplificada e ECD são a mesma coisa?

Não.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) está relacionada à transmissão digital de livros e informações contábeis dentro do Sistema Público de Escrituração Digital.

Já a expressão escrituração contábil simplificada se refere à forma de aplicação dos procedimentos contábeis compatíveis com determinadas entidades.

Portanto, são conceitos diferentes.

Também não se deve concluir que toda empresa que utiliza procedimentos contábeis simplificados está automaticamente dispensada de determinada obrigação digital.

A obrigatoriedade precisa ser analisada conforme a legislação e o enquadramento específico da empresa.

Pequena empresa precisa de contador para escrituração contábil?

As atividades técnicas de Contabilidade devem observar as regras profissionais aplicáveis.

Para empresas que precisam manter escrituração contábil regular, contar com profissional habilitado é importante para garantir que os registros sejam realizados conforme os critérios adequados.

O contador também ajuda a organizar documentos, realizar conciliações e elaborar demonstrações.

Isso é diferente de simplesmente contratar alguém para preencher uma planilha de receitas e despesas.

Contabilidade é uma atividade técnica e possui regras próprias.

Quais são as vantagens da escrituração contábil simplificada?

Quando corretamente aplicada, a simplificação pode tornar a rotina de pequenas entidades mais proporcional à sua realidade.

Ao mesmo tempo, a empresa mantém informações importantes para gestão.

Uma contabilidade organizada pode ajudar a:

acompanhar resultados;

conhecer dívidas;

controlar valores a receber;

identificar patrimônio;

avaliar custos;

fornecer informações para bancos;

organizar relações entre empresa e sócios.

Também facilita o crescimento.

Uma empresa que mantém seus registros organizados desde pequena tende a enfrentar menos dificuldades quando aumenta o faturamento e a complexidade.

Quais erros evitar na escrituração contábil simplificada?

Um dos principais erros é acreditar que “simplificada” significa “opcional” ou “sem regras”.

Outro problema frequente é misturar movimentações pessoais e empresariais.

Quando o proprietário paga despesas particulares diretamente pela conta da empresa sem organização adequada, os registros ficam mais difíceis de interpretar.

Também é importante evitar documentos incompletos.

Enviar apenas algumas notas ao contador e omitir movimentações bancárias prejudica a qualidade da escrituração.

Outro erro é registrar todas as saídas simplesmente como despesas.

Aquisição de bens, pagamentos de dívidas e retiradas dos sócios podem possuir tratamentos diferentes.

A escrituração contábil simplificada ajuda na gestão?

Sim.

Esse é um benefício que muitas pequenas empresas deixam de aproveitar.

A Contabilidade não precisa existir apenas para cumprir obrigações.

Os registros podem gerar informações úteis para o empresário.

Imagine descobrir que o faturamento aumentou 20%, mas as despesas cresceram 40%.

Essa informação pode indicar deterioração da margem.

Da mesma maneira, uma empresa pode apresentar lucro contábil e enfrentar dificuldades de caixa porque possui grande quantidade de valores ainda não recebidos.

Uma escrituração organizada ajuda a identificar essas situações.

Escrituração contábil simplificada vale a pena?

Para pequenas empresas que se enquadram nas normas correspondentes, procedimentos simplificados podem tornar a Contabilidade mais adequada ao porte e à complexidade do negócio.

Entretanto, o principal benefício não é simplesmente “fazer menos”.

É produzir informações suficientes e confiáveis sem aplicar complexidades desnecessárias para aquela entidade.

A qualidade continua sendo fundamental.

Uma contabilidade simples e correta é muito mais útil do que uma estrutura sofisticada baseada em informações incompletas.

Afinal, o que é escrituração contábil simplificada?

A escrituração contábil simplificada é uma forma de organizar a Contabilidade considerando as características e o porte da entidade, conforme as normas aplicáveis, sem abandonar os registros necessários para representar adequadamente sua situação patrimonial e seus resultados.

Ela não deve ser confundida com simples controle de caixa, planilha financeira ou escrituração fiscal.

Mesmo pequenas empresas podem possuir contas bancárias, clientes, fornecedores, equipamentos, empréstimos, receitas, despesas e obrigações que precisam ser corretamente registrados.

Por isso, simplificação não significa ausência de Contabilidade. Significa utilizar procedimentos proporcionais à realidade da entidade, mantendo organização, documentação e registros suficientes para produzir informações contábeis confiáveis.

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