Descrição de um cargo: o que é, como fazer e exemplos

A descrição de um cargo é um documento que apresenta de forma clara as principais atividades, responsabilidades, requisitos e características de determinada função dentro de uma empresa. Ela ajuda a definir o que se espera do profissional, quais tarefas fazem parte de sua rotina, a quem ele responde e quais conhecimentos ou competências podem ser necessários para exercer o cargo.

Uma descrição bem elaborada pode ser utilizada em recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, estruturação de salários e organização das responsabilidades internas. Além disso, reduz dúvidas sobre quem deve fazer o quê dentro da empresa.

O que é a descrição de um cargo?

A descrição de cargo registra as principais informações relacionadas a uma posição existente na estrutura organizacional.

Imagine uma empresa que possui o cargo de assistente administrativo. Apenas conhecer o nome da função não é suficiente para compreender exatamente o que esse profissional faz.

Em uma organização, o assistente pode cuidar principalmente de documentos e planilhas. Em outra, pode atender clientes, controlar pagamentos, organizar agendas e apoiar diversos departamentos.

A descrição serve justamente para esclarecer essas responsabilidades.

Normalmente, ela responde a questões como: qual é a finalidade do cargo? Quais são suas principais atividades? A quem o profissional responde? Quais responsabilidades possui? Quais conhecimentos são necessários?

Dessa forma, a empresa cria uma referência mais objetiva sobre aquela posição.

Para que serve a descrição de um cargo?

A descrição de um cargo possui diversas aplicações dentro da gestão de pessoas.

Uma das mais conhecidas aparece no recrutamento. Antes de procurar candidatos, a empresa precisa entender qual profissional deseja contratar.

Se as atividades e requisitos não estiverem claros, o processo seletivo pode atrair pessoas com perfis muito diferentes daquele realmente necessário.

A descrição também pode ajudar o próprio funcionário. Quando as responsabilidades estão definidas, fica mais fácil compreender seu papel e as expectativas da organização.

Além disso, gestores podem utilizar essas informações para distribuir atividades, identificar necessidades de treinamento e avaliar mudanças na estrutura da equipe.

O que deve conter uma descrição de cargo?

Não existe um único formato obrigatório para todas as empresas. Entretanto, uma boa descrição de cargo costuma reunir algumas informações essenciais.

O documento pode apresentar a identificação do cargo, seu objetivo, principais atividades e responsabilidades, posição na estrutura organizacional e requisitos necessários ou desejáveis.

Dependendo da empresa, também podem ser incluídas informações sobre conhecimentos técnicos, experiência, competências comportamentais, condições específicas de trabalho e interfaces com outros departamentos.

O nível de detalhamento deve ser suficiente para explicar a função sem transformar o documento em uma lista interminável de pequenas tarefas.

Como fazer a descrição de um cargo?

Para entender como fazer a descrição de um cargo, é importante começar pela realidade da função, e não por um modelo genérico encontrado na internet.

Duas empresas podem utilizar exatamente o mesmo nome para cargos muito diferentes.

Por isso, antes de escrever, procure entender como aquela posição realmente funciona dentro da organização.

Converse com o gestor e, quando possível, com profissionais que já executam a função. Observe atividades, responsabilidades, decisões tomadas e relações com outros departamentos.

A partir dessas informações, a descrição pode ser estruturada.

Comece pelo nome do cargo

O primeiro elemento é a identificação da posição.

Utilize um nome que represente adequadamente a função e que seja compreensível tanto internamente quanto no mercado de trabalho.

Nomes excessivamente criativos podem dificultar recrutamento, pesquisas salariais e compreensão da estrutura.

Por exemplo, se a pessoa exerce atividades típicas de um analista financeiro, utilizar uma nomenclatura completamente diferente pode gerar confusão.

Isso não significa que todas as empresas precisam usar os mesmos títulos, mas é interessante buscar consistência.

Defina o objetivo do cargo

Depois do nome, explique a principal finalidade da função.

O objetivo deve responder, de maneira resumida:

Por que esse cargo existe na empresa?

Para um assistente de vendas, por exemplo, o objetivo poderia estar relacionado ao suporte às atividades comerciais, atendimento aos clientes e acompanhamento dos processos de venda.

Já para um supervisor de logística, a finalidade pode envolver coordenar operações logísticas e garantir o cumprimento dos padrões estabelecidos.

O objetivo não precisa descrever cada tarefa. Ele deve apresentar a razão central da existência daquela posição.

Descreva as principais atividades do cargo

Essa costuma ser uma das partes mais importantes da descrição de um cargo.

Liste ou explique as atividades realmente relevantes.

Evite descrições extremamente genéricas como:

“Executar atividades do setor.”

Esse tipo de frase praticamente não informa nada.

Uma descrição melhor poderia indicar que o profissional acompanha pedidos, atualiza informações no sistema, atende clientes e prepara relatórios comerciais.

Ao mesmo tempo, não é necessário registrar cada pequena ação realizada durante o expediente.

Por exemplo, “abrir o e-mail pela manhã” dificilmente precisa constar como responsabilidade específica.

O foco deve permanecer nas atividades que ajudam a compreender efetivamente a função.

Defina as responsabilidades do cargo

Atividade e responsabilidade são conceitos relacionados, mas podem representar aspectos diferentes.

A atividade descreve aquilo que a pessoa faz.

A responsabilidade ajuda a explicar aquilo pelo qual ela responde.

Imagine um analista responsável por elaborar relatórios financeiros.

“Elaborar relatórios mensais” representa uma atividade.

“Garantir a consistência das informações apresentadas nos relatórios sob sua responsabilidade” descreve melhor uma responsabilidade associada à função.

Essa distinção ajuda a tornar a descrição mais útil para gestão e avaliação.

Informe a quem o cargo responde

Outra informação importante é a posição hierárquica.

O documento pode indicar quem é o superior imediato da função.

Por exemplo:

Cargo: Assistente Comercial
Reporta-se a: Supervisor Comercial

Também pode ser relevante indicar se a função possui subordinados.

Essas informações ajudam a compreender a posição do cargo no organograma.

Entretanto, a descrição não precisa necessariamente utilizar o nome de uma pessoa específica. É melhor registrar o cargo responsável.

Assim, se houver mudança de funcionário, o documento continua válido.

Inclua os requisitos da descrição de cargo

Os requisitos do cargo indicam características consideradas necessárias ou desejáveis para exercer a função.

Podem envolver escolaridade, experiência, conhecimentos técnicos, idiomas, ferramentas e determinadas certificações quando realmente necessárias.

Um analista financeiro, por exemplo, pode precisar de conhecimentos de Excel e sistemas de gestão.

Já determinada posição de comércio exterior pode exigir conhecimento de documentação internacional e, dependendo das atividades, domínio de outro idioma.

O cuidado aqui é não criar requisitos sem necessidade.

Exigir graduação para uma função que não precisa desse conhecimento pode reduzir desnecessariamente o número de candidatos qualificados.

O mesmo vale para exigir vários anos de experiência sem uma justificativa relacionada à complexidade da posição.

Competências comportamentais na descrição de um cargo

Além dos conhecimentos técnicos, algumas organizações incluem competências comportamentais.

Comunicação, organização, capacidade analítica, negociação e liderança são exemplos.

Entretanto, simplesmente adicionar uma longa lista de características positivas torna a descrição pouco útil.

Quase qualquer empresa gostaria de contratar alguém “proativo, organizado, comunicativo, responsável e resiliente”.

A questão mais importante é identificar quais competências realmente influenciam o desempenho naquela função.

Um cargo que mantém contato constante com clientes, por exemplo, pode exigir comunicação especialmente desenvolvida.

Já uma função dedicada à análise de grandes volumes de informações pode demandar maior atenção aos detalhes e capacidade analítica.

Qual a diferença entre descrição de cargo e perfil de cargo?

Os conceitos são próximos e podem variar entre empresas.

De maneira geral, a descrição de cargo concentra-se principalmente na função: objetivo, atividades, responsabilidades e posição organizacional.

O perfil do cargo pode enfatizar as características necessárias para ocupá-lo, como formação, conhecimentos, experiência e competências.

Assim, podemos pensar da seguinte maneira:

A descrição responde principalmente “o que esse cargo faz?”

O perfil ajuda a responder “que tipo de profissional está preparado para exercer esse cargo?”

Muitas organizações reúnem as duas informações em um único documento.

Qual a diferença entre descrição de cargo e anúncio de vaga?

Esses documentos não são necessariamente iguais.

A descrição de cargo é um documento interno utilizado para estruturar e registrar informações sobre determinada função.

Já o anúncio de vaga é uma comunicação destinada a atrair candidatos.

Por isso, o anúncio normalmente utiliza uma linguagem mais direta e apresenta informações importantes para quem pretende participar do processo seletivo.

A descrição interna pode servir como base para criar o anúncio.

Entretanto, copiar integralmente um documento interno para um site de empregos nem sempre produz uma boa vaga.

O candidato precisa compreender as principais responsabilidades, requisitos e características da oportunidade sem receber dezenas de informações administrativas desnecessárias.

Exemplo de descrição de um cargo

Considere o cargo de Assistente de Vendas.

A descrição poderia começar com o objetivo:

“Prestar suporte às atividades da equipe comercial, contribuindo para o atendimento aos clientes, elaboração de propostas e acompanhamento dos pedidos.”

Depois, poderiam aparecer atividades como atendimento de clientes por telefone e e-mail, elaboração de propostas comerciais, cadastro de pedidos, atualização do CRM e acompanhamento das solicitações junto aos departamentos responsáveis.

Nos requisitos, a empresa poderia estabelecer ensino médio completo, conhecimento de ferramentas de escritório e experiência com atendimento, quando isso realmente fosse necessário.

Como competências, poderiam aparecer organização e comunicação, considerando que o profissional precisa acompanhar várias solicitações e manter contato com clientes.

Esse formato permite compreender rapidamente o que a empresa espera da função.

Modelo de descrição de cargo

Um modelo de descrição de cargo pode seguir uma estrutura relativamente simples.

Identificação

Cargo: nome da função
Departamento: área em que está localizado
Superior imediato: cargo ao qual responde
Subordinados: quando aplicável

Objetivo do cargo

Apresente em um pequeno parágrafo a finalidade principal da posição e sua contribuição para o departamento ou organização.

Principais atividades

Descreva as atividades mais importantes executadas pelo profissional, priorizando aquilo que realmente caracteriza a função.

Responsabilidades

Informe os principais resultados, controles, recursos ou processos pelos quais o ocupante responde.

Requisitos

Apresente formação, experiência e conhecimentos técnicos efetivamente necessários ou desejáveis.

Competências

Inclua somente competências comportamentais relevantes para o desempenho da função.

Essa estrutura pode ser adaptada conforme o porte e as necessidades da empresa.

Como descrever as atividades de um cargo?

Uma maneira prática é começar cada atividade com um verbo de ação.

Por exemplo:

“Elaborar propostas comerciais.”

“Acompanhar pedidos de clientes.”

“Atualizar informações no sistema.”

“Conferir documentos.”

“Preparar relatórios gerenciais.”

“Realizar atendimento aos fornecedores.”

Esse formato deixa mais claro o que o profissional efetivamente realiza.

Também é interessante explicar a finalidade quando ela não estiver evidente.

Em vez de apenas escrever “atualizar planilhas”, a empresa pode informar “atualizar planilhas de acompanhamento de pedidos para manter as informações comerciais disponíveis à equipe”.

Assim, a atividade ganha contexto.

Quanto detalhar uma descrição de cargo?

O nível adequado depende da complexidade da função.

Uma descrição excessivamente curta pode não esclarecer as responsabilidades.

Por outro lado, um documento de várias páginas com cada pequena tarefa tende a ficar rapidamente desatualizado e difícil de utilizar.

A descrição deve registrar os elementos estruturais da função.

Atividades extremamente operacionais e detalhadas podem ser documentadas em procedimentos ou instruções de trabalho, quando necessário.

Essa diferença é importante.

A descrição do cargo explica o que o profissional faz e pelo que responde. A instrução de trabalho pode explicar detalhadamente como determinada tarefa deve ser executada.

Quem deve fazer a descrição de um cargo?

A elaboração pode envolver diferentes profissionais.

O departamento de Recursos Humanos costuma participar da estruturação e padronização dos documentos.

Entretanto, o gestor da área possui papel importante porque conhece as necessidades do departamento.

Também é útil ouvir quem já ocupa a posição.

Um profissional que executa a atividade diariamente pode identificar responsabilidades que não são percebidas claramente por quem está distante da operação.

Assim, uma abordagem colaborativa costuma gerar descrições mais próximas da realidade.

O funcionário pode participar da descrição do próprio cargo?

Sim, e isso pode ser bastante útil.

O funcionário conhece detalhes da rotina e consegue explicar quais atividades realmente consomem seu tempo.

Entretanto, a descrição não deve ser construída exclusivamente a partir da percepção individual.

O gestor também precisa avaliar quais atividades deveriam fazer parte da função e como o cargo se encaixa na estrutura da organização.

Isso é importante porque, às vezes, uma pessoa executa tarefas que foram acumuladas ao longo dos anos, mas que não deveriam necessariamente pertencer àquela posição.

O processo de descrição pode revelar justamente essas distorções.

Descrição de cargo ajuda no recrutamento e seleção?

Sim.

Antes de publicar uma vaga, o recrutador precisa saber quais atividades serão realizadas e quais requisitos são realmente necessários.

Uma descrição de cargo bem estruturada ajuda a definir esses critérios.

Isso reduz anúncios excessivamente genéricos e facilita a comparação entre candidatos.

Além disso, o recrutador pode criar perguntas de entrevista relacionadas às competências necessárias para a função.

Se o cargo exige negociação frequente, por exemplo, a entrevista pode explorar experiências anteriores do candidato com situações de negociação.

Descrição de cargo ajuda na avaliação de desempenho?

Pode ajudar bastante.

É difícil avaliar corretamente um profissional quando suas responsabilidades não estão claras.

Uma descrição estruturada oferece uma referência inicial para estabelecer expectativas.

Entretanto, ela não deve ser o único instrumento utilizado na avaliação.

Indicadores, metas, competências, resultados e comportamentos também podem ser considerados, dependendo do sistema adotado pela organização.

A descrição informa principalmente quais são as responsabilidades fundamentais da posição.

Descrição de cargo e plano de cargos e salários

A descrição de cargos também é importante na construção de estruturas de cargos e salários.

Para comparar posições, a empresa precisa compreender fatores como complexidade, responsabilidade, conhecimentos exigidos e impacto organizacional.

Sem descrições minimamente padronizadas, dois cargos semelhantes podem receber tratamentos muito diferentes simplesmente porque ninguém analisou suas responsabilidades de maneira estruturada.

A descrição também facilita pesquisas salariais.

Quando a empresa compara seus salários com o mercado, precisa verificar não apenas o título, mas também o conteúdo real das funções comparadas.

Descrição de cargo precisa ter salário?

Não necessariamente.

O salário pode fazer parte de sistemas internos de gestão de cargos e remuneração, mas não precisa obrigatoriamente aparecer no mesmo documento utilizado para descrever atividades e responsabilidades.

Algumas empresas mantêm informações salariais em estruturas separadas.

Isso facilita atualizações de remuneração sem necessidade de alterar a descrição das funções.

Em anúncios de emprego, a divulgação salarial envolve outra discussão e deve observar as práticas da empresa e eventuais regras aplicáveis ao processo seletivo.

Quando atualizar a descrição de um cargo?

Uma descrição de cargo deve ser revisada quando a função muda significativamente.

Imagine que um assistente comercial inicialmente apenas cadastrava pedidos, mas passou a realizar prospecção, negociar condições e acompanhar uma carteira de clientes.

Nesse caso, a descrição antiga pode deixar de representar a realidade.

Mudanças de tecnologia também podem alterar profundamente determinadas posições.

Atividades manuais podem ser automatizadas, enquanto novas responsabilidades analíticas surgem.

Além disso, reestruturações, criação de departamentos e mudanças hierárquicas podem exigir atualização dos documentos.

Erros comuns na descrição de um cargo

Um dos principais erros é copiar descrições prontas de outras empresas.

Modelos podem servir como referência, mas precisam ser adaptados à realidade da organização.

Outro erro é incluir requisitos exagerados.

Pedir graduação, inglês avançado e cinco anos de experiência para uma função que não utiliza essas qualificações pode dificultar o recrutamento sem melhorar o desempenho.

Também é problemático criar descrições genéricas demais.

Frases como “executar outras atividades relacionadas à função” podem aparecer como complemento, mas não deveriam substituir a definição das principais responsabilidades.

Outro problema ocorre quando a empresa cria a descrição uma vez e nunca mais a revisa.

Com o tempo, o documento deixa de representar a função real.

Descrição de cargo deve incluir “outras atividades”?

É comum encontrar no final das descrições frases semelhantes a “executar outras atividades correlatas”.

Essa expressão pode ser utilizada para reconhecer que uma função não é completamente estática e que pequenas atividades relacionadas podem surgir.

Entretanto, ela não deveria funcionar como uma autorização genérica para atribuir qualquer responsabilidade ao funcionário.

As atividades precisam manter relação razoável com a função e com a estrutura de trabalho.

Além disso, questões relacionadas a alterações contratuais e condições de trabalho precisam observar a legislação trabalhista aplicável.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é uma das principais referências oficiais para as relações de trabalho no Brasil.

Descrição de cargo precisa estar no contrato de trabalho?

Descrição de cargo e contrato de trabalho não são necessariamente o mesmo documento.

A descrição possui principalmente uma função organizacional e de gestão.

O contrato, por outro lado, formaliza a relação de trabalho e suas condições conforme as regras aplicáveis.

As empresas podem utilizar documentos internos para detalhar funções, mas precisam observar a legislação trabalhista ao estabelecer ou alterar as condições do vínculo.

Quando houver dúvida sobre consequências jurídicas de determinada atribuição, acúmulo de atividades ou alteração contratual, a análise deve considerar o caso concreto e as normas aplicáveis.

Como melhorar as descrições de cargos da empresa?

O primeiro passo é verificar se os documentos correspondem ao trabalho realmente executado.

Converse com gestores e ocupantes das funções.

Depois, elimine atividades duplicadas, expressões vagas e requisitos que não possuem justificativa.

Também vale padronizar a estrutura dos documentos.

Se cada departamento cria descrições completamente diferentes, torna-se difícil comparar cargos e administrar a estrutura organizacional.

Por fim, estabeleça um processo para revisão.

A empresa não precisa reescrever todos os documentos constantemente, mas deve atualizá-los quando mudanças relevantes ocorrerem.

Qual a importância da descrição de um cargo para a empresa?

Uma boa descrição traz clareza.

O funcionário entende melhor suas responsabilidades. O gestor consegue distribuir atividades com maior consistência. O RH possui informações mais confiáveis para recrutamento, treinamento e estruturação de cargos.

Além disso, a organização consegue identificar sobreposições e lacunas.

Imagine dois departamentos executando a mesma atividade porque ninguém definiu claramente quem deveria ser responsável por ela.

O problema gera retrabalho e pode provocar conflitos internos.

Por outro lado, determinada atividade importante pode ficar sem responsável porque todos acreditam que outro departamento deveria executá-la.

A descrição de cargos ajuda a reduzir esse tipo de situação.

Conclusão

A descrição de um cargo é um documento que explica a finalidade de uma posição, suas principais atividades, responsabilidades, requisitos e sua relação com a estrutura da empresa.

Para elaborar uma boa descrição, é necessário compreender primeiro como a função realmente funciona. Depois, a organização pode definir objetivo, atividades, responsabilidades, posição hierárquica, conhecimentos necessários e competências relevantes.

O documento deve ser claro e suficientemente detalhado para orientar gestores, funcionários e profissionais de Recursos Humanos, mas não precisa registrar cada pequena tarefa realizada durante o expediente.

Quando bem estruturada e mantida atualizada, a descrição de cargo pode apoiar recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, organização das equipes e programas de cargos e salários. Mais do que uma formalidade do RH, ela ajuda a empresa a definir com clareza quem faz o quê e quais resultados são esperados de cada função.

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