Como fazer ofício: passo a passo, estrutura e modelos prontos

Saber como fazer ofício é importante para quem precisa produzir uma comunicação formal entre órgãos públicos, empresas, instituições, escolas, associações ou outras organizações. Embora o documento tenha uma estrutura relativamente simples, é necessário organizar corretamente informações como identificação, destinatário, assunto, texto, encerramento e assinatura.

Um bom ofício deve ser claro, objetivo e formal. Isso não significa utilizar palavras difíceis ou construir frases excessivamente longas. Pelo contrário: a comunicação administrativa funciona melhor quando o destinatário consegue identificar rapidamente quem está enviando o documento, qual é o assunto e o que precisa ser feito.

Neste guia, você aprenderá como elaborar um ofício passo a passo, quais informações incluir e como adaptar o texto para solicitações, encaminhamentos, respostas e outras situações.

O que é um ofício?

Ofício é um documento de comunicação formal utilizado principalmente em contextos institucionais e administrativos.

Ele pode servir para solicitar informações, encaminhar documentos, responder a uma demanda, comunicar uma decisão, convidar uma autoridade, solicitar providências ou formalizar determinado assunto.

Tradicionalmente, o ofício está muito associado à Administração Pública. No entanto, o termo também aparece em comunicações de associações, escolas, empresas e outras instituições.

O mais importante é entender que um ofício não deve parecer uma conversa informal.

O documento precisa apresentar informações suficientes para que o destinatário compreenda a comunicação mesmo que não tenha participado de conversas anteriores sobre o assunto.

Como fazer ofício passo a passo?

Para aprender como fazer ofício, comece definindo o objetivo do documento.

Pergunte: o que exatamente quero que o destinatário saiba ou faça?

Se você não consegue responder a essa pergunta em uma frase, provavelmente ainda precisa organizar melhor a comunicação.

Depois disso, identifique o destinatário, defina um assunto curto e escreva o conteúdo começando diretamente pelo motivo do contato.

Em uma estrutura simplificada, um ofício pode apresentar:

1. identificação ou numeração do documento;
2. local e data;
3. identificação do destinatário;
4. assunto;
5. vocativo;
6. texto do ofício;
7. encerramento;
8. identificação e assinatura do responsável.

A estrutura específica pode mudar conforme a organização e as normas utilizadas.

Como começar um ofício?

O início deve apresentar rapidamente a finalidade da comunicação.

Em vez de escrever vários parágrafos introdutórios, informe diretamente o motivo do documento.

Por exemplo:

“Solicitamos a disponibilização do auditório municipal para a realização do evento…”

Outra possibilidade seria:

“Encaminhamos, para análise, os documentos referentes ao processo…”

Ou ainda:

“Informamos que a reunião prevista para o dia 20 de outubro foi transferida…”

Observe que todos os exemplos começam com a ação principal.

Esse formato facilita a leitura e deixa o documento mais objetivo.

Estrutura de um ofício

Embora existam diferentes padrões institucionais, compreender a estrutura de um ofício ajuda a produzir documentos mais organizados.

Número do ofício

Organizações que controlam suas comunicações normalmente numeram os ofícios.

Um exemplo seria:

Ofício nº 125/2026

A forma de numeração depende do sistema adotado pela instituição. Algumas organizações também acrescentam a sigla do setor ou órgão.

O objetivo é facilitar identificação, protocolo e consulta futura.

Local e data

O documento deve indicar a data de emissão.

Dependendo do padrão utilizado, também aparece o nome da cidade.

A data é relevante porque registra quando aquela comunicação foi formalizada e pode ser utilizada posteriormente para controle de prazos e acompanhamento.

Destinatário

Identifique corretamente quem receberá o documento.

Dependendo da situação, podem aparecer nome, cargo, órgão ou instituição.

Evite encaminhar um documento formal para uma autoridade ou departamento sem identificar adequadamente seu destinatário.

Assunto do ofício

O assunto deve resumir o conteúdo em poucas palavras.

Exemplos:

Assunto: Solicitação de documentos

Assunto: Solicitação de utilização de espaço

Assunto: Encaminhamento de relatório

Assunto: Resposta ao Ofício nº 35/2026

Um bom assunto permite compreender a finalidade geral do documento antes mesmo de ler o texto completo.

Como escrever o texto de um ofício?

O corpo do documento precisa responder às principais perguntas do destinatário.

O que está sendo solicitado ou informado? Por quê? Existe prazo? Existem documentos anexados? Qual providência se espera?

Comece pela informação principal.

Depois, acrescente apenas os detalhes necessários para contextualizar o pedido ou comunicação.

Por exemplo, se uma associação está solicitando um espaço público para realizar uma atividade, deve informar qual espaço pretende utilizar, finalidade, data, horário e outras informações relevantes para a decisão.

Evite contar toda a história da instituição quando isso não interfere no pedido.

Como fazer ofício de solicitação?

O ofício de solicitação está entre os modelos mais procurados.

Nesse documento, uma instituição formaliza um pedido para outra organização, setor ou autoridade.

A estrutura pode ser bastante direta:

Assunto: Solicitação de equipamentos

“Solicitamos a disponibilização de 50 cadeiras para utilização durante o evento comunitário que será realizado no dia 25 de outubro de 2026, das 9h às 17h, no Centro Comunitário do Bairro X.

Os equipamentos serão utilizados exclusivamente durante a realização das atividades previstas no evento.

Agradecemos a atenção e permanecemos à disposição para eventuais esclarecimentos.”

O exemplo demonstra um princípio importante: um bom ofício não precisa ser longo.

Precisa ser completo.

Modelo de ofício de solicitação

Veja uma estrutura que pode ser adaptada:

OFÍCIO Nº 20/2026

Cidade, 6 de outubro de 2026.

Ao(À) Senhor(a)
Nome do destinatário
Cargo
Nome da instituição

Assunto: Solicitação de apoio para realização de evento

Senhor(a),

Solicitamos o apoio dessa instituição para a realização do [nome do evento], previsto para ocorrer no dia [data], das [horário] às [horário], no [local].

O evento terá como objetivo [explicar brevemente a finalidade]. Nesse sentido, solicitamos [descrever claramente o que está sendo solicitado].

A participação dessa instituição contribuirá para [apresentar justificativa objetiva, quando necessária].

Agradecemos antecipadamente a atenção e permanecemos à disposição para esclarecimentos adicionais.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo/Função
Instituição
Contato

Esse modelo deve ser ajustado ao contexto real.

Como fazer ofício para prefeitura?

Quem precisa saber como fazer ofício para prefeitura deve começar identificando qual secretaria, departamento ou autoridade possui competência para analisar o pedido.

Não adianta elaborar um excelente documento e enviá-lo para o setor errado.

Imagine uma associação que pretende solicitar manutenção em determinada área pública.

O documento pode apresentar o problema, informar a localização e solicitar uma providência.

Por exemplo:

“Solicitamos a avaliação e a realização dos serviços de manutenção necessários na área localizada na Rua X, em razão dos problemas identificados no local.”

Depois, descreva objetivamente a situação.

Se houver fotografias, relatórios ou outros documentos relevantes, informe que seguem anexos.

Como fazer um ofício para o prefeito?

Quando o documento for direcionado especificamente ao prefeito, identifique corretamente o destinatário e mantenha linguagem institucional.

O texto deve se concentrar no assunto administrativo.

Não é necessário utilizar elogios excessivos ou introduções longas.

Por exemplo:

“Encaminhamos a Vossa Excelência solicitação para análise da possibilidade de realização de melhorias na iluminação pública da Rua X, localizada no Bairro Y.”

Em seguida, explique a necessidade e apresente informações que permitam à Administração avaliar a demanda.

Dependendo do assunto, pode ser mais eficiente encaminhar o pedido diretamente à secretaria competente.

Como fazer ofício para solicitar doação?

O ofício para solicitar doação deve explicar quem está solicitando, qual é a finalidade e como os itens serão utilizados.

Evite escrever apenas:

“Viemos pedir uma doação.”

Uma solicitação mais completa seria:

“A Associação X realizará, no dia 15 de dezembro, uma ação destinada ao atendimento de aproximadamente 100 famílias. Para viabilizar a iniciativa, solicitamos a possibilidade de doação de alimentos não perecíveis destinados à montagem das cestas que serão distribuídas durante o evento.”

Dessa forma, o potencial doador consegue compreender a finalidade do pedido.

Quando possível, especifique os itens e quantidades necessárias.

Como fazer ofício para solicitar patrocínio?

Uma solicitação de patrocínio precisa apresentar informações suficientes para que a empresa ou instituição avalie a proposta.

Informe qual evento ou projeto receberá o apoio, quem é o público, quando ocorrerá e qual contribuição está sendo solicitada.

Se existirem contrapartidas institucionais permitidas, elas também devem ser apresentadas claramente.

Um ofício não substitui necessariamente uma proposta comercial ou um projeto detalhado.

Em situações mais complexas, o ofício pode funcionar como documento de apresentação, enquanto a proposta completa segue anexada.

Como fazer ofício de encaminhamento?

O ofício de encaminhamento serve para formalizar o envio de documentos, processos, relatórios ou outras informações.

Nesse caso, seja direto.

Por exemplo:

“Encaminhamos, para análise e providências cabíveis, o Relatório de Atividades referente ao terceiro trimestre de 2026.”

Se existirem vários documentos anexos, identifique-os.

Isso facilita o protocolo e reduz dúvidas sobre aquilo que deveria acompanhar o ofício.

Como fazer ofício de resposta?

Quando estiver respondendo a outro ofício, mencione o documento original.

Exemplo:

“Em resposta ao Ofício nº 150/2026, informamos que…”

Depois, apresente a resposta.

Não é necessário reproduzir integralmente o conteúdo recebido. Basta identificar a demanda e responder aos pontos relevantes.

Se não for possível atender à solicitação, explique objetivamente a situação.

Se forem necessários documentos adicionais, informe exatamente quais devem ser apresentados.

Como fazer ofício para escola?

Escolas podem utilizar ofícios para se comunicar com secretarias de educação, empresas, órgãos públicos, fornecedores e outras instituições.

O documento pode servir para solicitar transporte, equipamentos, manutenção, visitas, palestras, apoio para eventos ou outros recursos.

Imagine uma escola solicitando uma palestra:

“Solicitamos a colaboração dessa instituição para realização de uma palestra sobre educação financeira destinada aos estudantes do ensino médio, preferencialmente durante o mês de novembro.”

Depois, podem ser informados quantidade estimada de alunos, duração desejada e possíveis datas.

Como fazer ofício para solicitar documentos?

Ao solicitar documentos, informe exatamente o que precisa.

Evite expressões vagas como “enviar toda a documentação”.

Uma redação mais eficiente seria:

“Solicitamos o encaminhamento das notas fiscais, comprovantes de pagamento e relatórios de execução referentes ao Contrato nº 10/2026, relativos ao período de julho a setembro de 2026.”

Se houver prazo para resposta, informe-o claramente quando for apropriado e houver fundamento para estabelecê-lo.

Como fazer ofício para solicitar material?

Esse tipo de documento é comum em escolas, associações, órgãos públicos e projetos sociais.

O pedido deve indicar quais materiais são necessários e, preferencialmente, suas quantidades.

Por exemplo:

“Solicitamos, para utilização nas atividades do projeto, a disponibilização dos seguintes materiais: 20 resmas de papel A4, 50 caixas de lápis de cor e 100 cadernos.”

Em seguida, explique brevemente a finalidade.

Quanto mais específico for o pedido, mais fácil será para o destinatário avaliar se pode atendê-lo.

Qual linguagem usar em um ofício?

A linguagem deve ser formal, clara e respeitosa.

Formalidade não significa escrever de maneira complicada.

Compare:

“Vimos, por meio deste, mui respeitosamente, solicitar os bons préstimos de Vossa Senhoria no sentido de…”

com:

“Solicitamos a disponibilização de…”

Na maioria das situações, a segunda construção é mais direta e fácil de compreender.

Evite gírias, abreviações informais e comentários pessoais desnecessários.

Também revise erros de português antes de enviar o documento.

Pode usar “venho por meio deste” em um ofício?

A expressão “venho por meio deste” é muito utilizada, mas frequentemente pode ser eliminada sem prejudicar o texto.

Em vez de:

“Venho por meio deste solicitar a disponibilização do espaço…”

prefira:

“Solicitamos a disponibilização do espaço…”

A segunda forma transmite a mesma informação com menos palavras.

Isso deixa a comunicação mais objetiva e profissional.

Como finalizar um ofício?

Depois de apresentar a solicitação ou informação, encerre o documento de maneira breve.

Expressões como “Atenciosamente” podem ser utilizadas conforme o padrão institucional adotado.

Também pode ser adequado incluir uma frase final quando houver necessidade de indicar disponibilidade:

“Permanecemos à disposição para esclarecimentos adicionais.”

Evite encerramentos excessivamente longos.

O destinatário já recebeu a informação principal e não precisa de outro parágrafo apenas para repetir agradecimentos.

Quem deve assinar um ofício?

A assinatura deve ser de quem possui competência ou responsabilidade para representar o setor ou instituição naquela comunicação.

Depois da assinatura, normalmente aparecem nome e cargo ou função.

Em documentos eletrônicos, podem ser utilizados mecanismos de assinatura digital conforme os procedimentos adotados pela organização.

Antes de enviar, confira se a pessoa que assina realmente possui competência para formalizar aquela comunicação.

Ofício precisa ter carimbo?

Não existe uma resposta única para qualquer instituição ou situação.

A necessidade de carimbo depende das regras internas, do procedimento utilizado e da forma de autenticação do documento.

Com a digitalização de processos administrativos, muitos documentos são assinados eletronicamente e não dependem de carimbo físico.

Portanto, siga o padrão estabelecido pela instituição responsável pela emissão ou pelo órgão que receberá o documento.

Ofício precisa ter timbre?

O papel timbrado ajuda a identificar a organização responsável pela comunicação, mas sua obrigatoriedade depende do contexto e das normas institucionais.

Empresas, associações e entidades podem utilizar cabeçalho contendo nome, logotipo, CNPJ, endereço e informações de contato.

Órgãos públicos normalmente seguem padrões próprios de identidade institucional.

O importante é que o destinatário consiga identificar claramente a origem do documento.

Como numerar um ofício?

A numeração facilita o controle das comunicações emitidas.

Uma organização pode adotar, por exemplo:

Ofício nº 001/2026
Ofício nº 002/2026
Ofício nº 003/2026

Outra possibilidade é acrescentar a identificação do setor:

Ofício nº 015/2026/RH

Ofício nº 028/2026/DIR

O padrão deve permanecer consistente ao longo do período adotado pela instituição.

Uma planilha ou sistema de protocolo pode ajudar a evitar números duplicados.

Como fazer ofício no Word?

Para criar um ofício no Word, abra um documento em branco e configure a página de acordo com o padrão da sua instituição.

Insira o cabeçalho, quando necessário, e organize as informações na sequência utilizada pelo órgão.

Evite excesso de elementos visuais.

Ofícios normalmente funcionam melhor com uma apresentação limpa, fontes legíveis e espaçamento consistente.

Depois de finalizar, revise o texto e salve uma versão editável.

Se o documento for encaminhado eletronicamente, também pode ser conveniente gerar uma versão em PDF para preservar a formatação.

Modelo simples de ofício

Um modelo de ofício simples pode seguir esta estrutura:

OFÍCIO Nº 35/2026

Cidade, 6 de outubro de 2026.

Ao(À) Senhor(a)
Nome do destinatário
Cargo
Instituição

Assunto: Solicitação de informações

Senhor(a),

Solicitamos o encaminhamento das informações referentes a [descrever o assunto], necessárias para [informar brevemente a finalidade].

Se possível, solicitamos que os dados sejam encaminhados até [data], em razão de [justificativa, quando necessária].

Permanecemos à disposição para eventuais esclarecimentos.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Instituição
Telefone/E-mail

O modelo pode ser adaptado para diferentes situações.

Modelo de ofício para prefeitura

OFÍCIO Nº 40/2026

Cidade, 6 de outubro de 2026.

À
Prefeitura Municipal de [cidade]
Secretaria Municipal de [secretaria]

Assunto: Solicitação de manutenção

Senhor(a) Secretário(a),

Solicitamos a realização de vistoria e dos serviços de manutenção necessários em [informar local], tendo em vista [descrever objetivamente o problema].

A situação tem causado [informar consequências relevantes], razão pela qual solicitamos a avaliação do setor responsável e a adoção das providências cabíveis.

Encaminhamos anexos os registros relacionados à situação relatada.

Atenciosamente,

Nome
Cargo/Função
Instituição/Associação
Contato

Modelo de ofício de encaminhamento

OFÍCIO Nº 48/2026

Cidade, 6 de outubro de 2026.

Ao(À) Senhor(a)
Nome do destinatário
Cargo
Instituição

Assunto: Encaminhamento de documentos

Senhor(a),

Encaminhamos, para análise e providências pertinentes, os documentos referentes a [informar assunto].

Seguem anexos:

Documento 1;
Documento 2;
Documento 3.

Permanecemos à disposição para esclarecimentos adicionais.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Instituição

Erros comuns ao fazer um ofício

Um dos principais erros é escrever demais antes de chegar ao assunto.

Outro problema é não especificar claramente o pedido.

Também é comum esquecer informações importantes, como data do evento, endereço, quantidade de materiais ou prazo relacionado à solicitação.

Erros no nome e cargo do destinatário também prejudicam a apresentação do documento.

Além disso, evite copiar modelos encontrados na internet sem adaptar o conteúdo. Um modelo serve como estrutura, não como documento pronto para qualquer situação.

Dúvidas frequentes sobre como fazer ofício

O que escrever no início de um ofício?

Comece diretamente pela finalidade da comunicação. Expressões como “Solicitamos…”, “Informamos…” e “Encaminhamos…” costumam tornar o texto mais objetivo.

Ofício precisa ter número?

A numeração é comum e importante para controle administrativo. A obrigatoriedade e o padrão dependem das regras da organização.

É necessário colocar assunto no ofício?

Indicar o assunto facilita a identificação e o encaminhamento do documento dentro da instituição destinatária.

Pode fazer ofício no Word?

Sim. O Word e outros editores de texto podem ser utilizados para preparar o documento, respeitando o padrão institucional aplicável.

Pode enviar ofício por e-mail?

Dependendo da instituição e do procedimento, sim. Alguns órgãos, porém, exigem protocolo em sistema eletrônico próprio ou outro canal oficial.

Como fazer um ofício curto?

Identifique destinatário e assunto, apresente diretamente o pedido ou informação, forneça os dados necessários e finalize com identificação e assinatura do responsável.

Ofício e requerimento são a mesma coisa?

Não necessariamente. Embora ambos possam formalizar pedidos, possuem características e contextos de utilização diferentes. O requerimento normalmente expressa uma solicitação do interessado à autoridade ou instituição competente, enquanto o ofício é amplamente utilizado na comunicação institucional.

Qual é o tamanho ideal de um ofício?

Não existe um número obrigatório de linhas ou páginas. O documento deve ter o tamanho necessário para comunicar o assunto com clareza. Muitos ofícios simples podem ser resolvidos em uma página.

Como fazer um bom ofício?

Um bom ofício permite que o destinatário entenda rapidamente três coisas: quem está enviando, qual é o assunto e qual providência é esperada.

Antes de finalizar, releia o documento pensando na pessoa que irá recebê-lo.

Se ela nunca ouviu falar do assunto, conseguirá entender o pedido? Existem informações suficientes para tomar uma decisão? Está claro qual documento ou providência está sendo solicitado?

Se as respostas forem positivas, provavelmente o ofício está bem estruturado.

Além disso, elimine palavras desnecessárias. Um documento administrativo não fica mais profissional simplesmente porque utiliza frases complicadas.

Conclusão

Saber como fazer ofício envolve principalmente organizar as informações e escrever de maneira clara, objetiva e formal. O documento deve identificar o destinatário, apresentar um assunto específico, explicar a finalidade da comunicação e indicar claramente qualquer solicitação ou providência necessária.

Para elaborar um bom ofício, comece pelo objetivo principal, acrescente somente as informações relevantes e revise nomes, datas, números e anexos antes do envio.

Modelos de ofício podem ajudar bastante, mas devem sempre ser adaptados à situação concreta. Seja um ofício de solicitação, encaminhamento, resposta, pedido para prefeitura ou solicitação de documentos, a prioridade deve ser facilitar a compreensão e permitir que o destinatário saiba exatamente como proceder.

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