Descrição de cargos: o que é, como fazer, modelo e exemplos práticos

A descrição de cargos é um documento utilizado pelas empresas para registrar de maneira organizada as principais atividades, responsabilidades, requisitos e competências relacionados a cada cargo. Ela ajuda a deixar claro o que se espera de cada profissional e serve como base para diversos processos de Recursos Humanos.

Na prática, uma boa descrição responde a perguntas como: qual é o objetivo do cargo, o que o profissional faz, quais são suas responsabilidades, a quem responde e quais conhecimentos precisa ter? Por isso, é utilizada em recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, estruturação de carreiras e gestão de cargos e salários.

Neste artigo, você entenderá o que é descrição de cargos, como elaborar uma descrição passo a passo e quais informações devem constar no documento, além de encontrar modelos e exemplos que podem ser adaptados à realidade de diferentes empresas.

O que é descrição de cargos?

A descrição de cargos é a formalização das principais características de uma posição dentro da organização.

Normalmente, apresenta informações como:

• nome do cargo;
• departamento;
• objetivo da posição;
• principais atividades;
• responsabilidades;
• subordinação;
• formação necessária;
• experiência desejada;
• conhecimentos técnicos;
• competências comportamentais.

A descrição deve representar o cargo, e não especificamente a pessoa que o ocupa.

Por exemplo, uma empresa não deveria escrever:

“João confere as notas fiscais e envia os documentos para Maria.”

O mais adequado seria:

“Conferir notas fiscais e encaminhar a documentação ao setor responsável.”

Assim, o documento continua válido mesmo quando os profissionais são substituídos.

Para que serve a descrição de cargos?

A descrição de cargos possui várias aplicações dentro da gestão de pessoas.

Ela pode servir de referência para:

Recrutamento e seleção: ajuda o recrutador a definir o perfil necessário para determinada vaga.

Treinamento: permite identificar quais conhecimentos precisam ser desenvolvidos.

Avaliação de desempenho: fornece uma referência das responsabilidades e entregas esperadas.

Plano de carreira: ajuda a estabelecer diferenças entre níveis e posições.

Cargos e salários: contribui para comparar responsabilidades e complexidade entre diferentes cargos.

Organização interna: reduz dúvidas sobre quem é responsável por determinadas atividades.

Fontes especializadas em gestão de pessoas destacam justamente seu uso em recrutamento, avaliação, desenvolvimento e estruturação das responsabilidades organizacionais.

Qual é a importância da descrição de cargos?

Imagine uma empresa em que ninguém sabe exatamente quem deve realizar determinada atividade.

O financeiro acredita que a tarefa pertence ao administrativo.

O administrativo acredita que é responsabilidade do RH.

O RH entende que deveria ser realizada pelo gestor da área.

Esse tipo de situação pode gerar atrasos, conflitos e retrabalho.

A descrição de cargos ajuda a estabelecer responsabilidades.

Também auxilia o próprio colaborador a compreender:

• por que seu cargo existe;
• quais são suas principais entregas;
• quais atividades deve executar;
• quais conhecimentos precisa desenvolver;
• a quem deve se reportar.

Por isso, a descrição não deveria existir apenas para preencher documentos do RH.

Ela deve refletir a realidade da empresa.

O que deve conter uma descrição de cargos?

Não existe um único modelo obrigatório para todas as organizações. Entretanto, uma estrutura completa normalmente contém alguns elementos principais.

1. Identificação do cargo

Comece pelas informações básicas.

Exemplo:

Cargo: Assistente Administrativo
Departamento: Administrativo
Superior imediato: Coordenador Administrativo
Nível: Assistente

Dependendo da estrutura da empresa, também podem ser incluídos código interno, unidade, centro de custo ou outras classificações.

2. Objetivo do cargo

O objetivo explica resumidamente por que aquela posição existe.

Exemplo:

Objetivo do cargo: prestar suporte às rotinas administrativas da empresa, realizando controles, organização de documentos, atendimento e apoio aos diferentes setores.

O ideal é utilizar um texto curto.

As atividades detalhadas aparecerão posteriormente.

3. Principais atividades

Aqui devem ser descritas as atividades mais importantes.

Exemplo:

• organizar documentos e arquivos;
• elaborar e atualizar planilhas;
• realizar atendimento telefônico;
• cadastrar informações no sistema;
• acompanhar solicitações administrativas;
• apoiar a elaboração de relatórios;
• encaminhar documentos aos departamentos responsáveis.

Usar verbos de ação como analisar, elaborar, conferir, acompanhar, executar, coordenar e controlar deixa a descrição mais objetiva.

4. Responsabilidades

Atividades e responsabilidades estão relacionadas, mas não precisam ser tratadas exatamente da mesma maneira.

Uma atividade poderia ser:

“Atualizar a planilha de controle de pagamentos.”

A responsabilidade relacionada poderia ser:

“Garantir a atualização e confiabilidade das informações utilizadas no controle de pagamentos.”

As responsabilidades ajudam a demonstrar quais resultados estão sob responsabilidade da posição.

5. Formação

Informe a escolaridade realmente necessária.

Exemplo:

Formação mínima: Ensino Médio completo.

Desejável: curso técnico ou superior em Administração.

Evite exigir graduação apenas porque parece mais profissional.

Se o trabalho pode ser realizado adequadamente por alguém com ensino médio, exigir formação superior sem necessidade pode limitar o processo seletivo.

6. Experiência

Defina se existe experiência mínima necessária.

Exemplos:

Experiência: não obrigatória.

ou:

Experiência: desejável experiência anterior em rotinas administrativas.

Para cargos mais avançados:

Experiência: experiência comprovada em gestão de equipes e planejamento de manutenção industrial.

O requisito precisa ser compatível com a complexidade do cargo.

7. Conhecimentos técnicos

Liste os conhecimentos realmente utilizados.

Por exemplo, para um assistente administrativo:

• Word;
• Excel;
• sistemas administrativos;
• organização de documentos;
• atendimento.

Para um analista financeiro:

• Excel intermediário ou avançado;
• fluxo de caixa;
• contas a pagar e receber;
• conciliação bancária;
• indicadores financeiros;
• ERP.

8. Competências comportamentais

Também podem ser registradas competências importantes para o desempenho.

Exemplos:

• comunicação;
• organização;
• liderança;
• capacidade analítica;
• negociação;
• atenção aos detalhes;
• trabalho em equipe;
• planejamento.

Evite simplesmente copiar uma lista enorme de características.

Escolha as competências realmente relevantes.

9. Subordinação

A descrição deve indicar a posição do cargo dentro da estrutura.

Exemplo:

Reporta-se a: Gerente Financeiro.

Se possuir subordinados:

Equipe subordinada: Assistentes Financeiros e Auxiliares Financeiros.

Isso ajuda a visualizar a hierarquia.

Como fazer uma descrição de cargos passo a passo?

Elaborar uma descrição de cargos exige conhecer a realidade da função.

Um processo prático pode seguir estas etapas.

1. Identifique todos os cargos

Faça um levantamento das posições existentes.

Por exemplo:

Diretor Geral
Gerente Administrativo
Coordenador Financeiro
Analista Financeiro
Assistente Financeiro
Auxiliar Administrativo

Evite começar descrevendo pessoas.

Primeiro identifique a estrutura de cargos.

2. Converse com os gestores

O gestor da área normalmente conhece as responsabilidades esperadas.

Pergunte:

• por que esse cargo existe?
• quais são suas principais entregas?
• quais atividades realiza?
• quais decisões pode tomar?
• quais conhecimentos precisa ter?
• com quais departamentos interage?
• quais responsabilidades possui?

O RH pode estruturar o processo, mas a participação do gestor ajuda a evitar descrições genéricas e distantes da realidade.

3. Converse com quem ocupa o cargo

O próprio colaborador pode fornecer informações importantes sobre a rotina.

Pergunte:

“O que você faz diariamente?”

“O que faz semanalmente?”

“Quais atividades realiza eventualmente?”

“Quais sistemas utiliza?”

“Quais são suas maiores responsabilidades?”

“Com quais áreas você interage?”

Compare essas respostas com a visão do gestor.

4. Agrupe atividades semelhantes

Não é necessário transformar cada pequeno movimento em uma atividade diferente.

Por exemplo:

• abrir planilha;
• inserir dados;
• verificar dados;
• salvar planilha;
• enviar planilha.

Pode ser melhor resumir como:

Elaborar e atualizar controles administrativos em planilhas, garantindo a consistência das informações.

A descrição deve explicar o cargo, não se transformar em um manual operacional.

5. Defina os requisitos

Depois de entender o trabalho, determine:

• escolaridade;
• experiência;
• conhecimentos;
• cursos;
• certificações, quando necessárias;
• competências.

Tenha cuidado para não descrever o profissional que atualmente ocupa a vaga.

Descreva aquilo que o cargo realmente exige.

6. Valide a descrição

Antes de considerar o documento concluído, valide-o com o gestor.

Também pode ser útil conversar novamente com o ocupante.

Pergunte:

“Esta descrição representa o trabalho realizado?”

Se atividades importantes estiverem faltando, ajuste.

7. Revise periodicamente

Cargos mudam.

A empresa implementa novos sistemas, automatiza processos, elimina atividades e cria novas responsabilidades.

Por isso, descrições antigas podem rapidamente deixar de representar a realidade.

Revisões periódicas ajudam a manter os documentos alinhados à estrutura atual.

Modelo de descrição de cargos

Veja uma estrutura que pode ser adaptada:

IDENTIFICAÇÃO DO CARGO

Cargo: [Nome do cargo]
Departamento: [Departamento]
Superior imediato: [Cargo do superior]
Nível: [Auxiliar/Assistente/Analista/Coordenação/etc.]

OBJETIVO DO CARGO

[Explique resumidamente por que o cargo existe e qual sua principal contribuição.]

PRINCIPAIS ATIVIDADES

• [Atividade 1]
• [Atividade 2]
• [Atividade 3]
• [Atividade 4]
• [Atividade 5]

RESPONSABILIDADES

• [Responsabilidade 1]
• [Responsabilidade 2]
• [Responsabilidade 3]

FORMAÇÃO

Mínima: [formação]

Desejável: [formação complementar]

EXPERIÊNCIA

[Experiência necessária ou desejável]

CONHECIMENTOS TÉCNICOS

• [Conhecimento 1]
• [Conhecimento 2]
• [Conhecimento 3]

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• [Competência 1]
• [Competência 2]
• [Competência 3]

RELACIONAMENTOS INTERNOS

[Áreas com as quais mantém contato.]

RELACIONAMENTOS EXTERNOS

[Clientes, fornecedores, órgãos ou parceiros, quando aplicável.]

RESPONSABILIDADE POR EQUIPE

[Informar cargos subordinados ou “não possui”.]

DATA DA REVISÃO

[Data]

Essa estrutura pode ser simplificada ou ampliada conforme a necessidade da organização.

Exemplo de descrição de cargo: Auxiliar Administrativo

Identificação

Cargo: Auxiliar Administrativo
Departamento: Administrativo
Superior imediato: Supervisor Administrativo

Objetivo do cargo

Apoiar as atividades administrativas, contribuindo para a organização de documentos, atualização de controles e atendimento das demandas internas.

Principais atividades

• organizar documentos físicos e digitais;
• atualizar planilhas;
• cadastrar informações;
• atender ligações e solicitações;
• encaminhar documentos;
• apoiar diferentes setores;
• realizar controles administrativos;
• auxiliar na elaboração de relatórios.

Formação

Ensino Médio completo.

Conhecimentos

• informática;
• Word;
• Excel básico;
• organização de arquivos;
• atendimento.

Competências

• organização;
• comunicação;
• atenção;
• responsabilidade;
• trabalho em equipe.

Exemplo de descrição de cargo: Analista de Recursos Humanos

Identificação

Cargo: Analista de Recursos Humanos
Departamento: Recursos Humanos
Superior imediato: Coordenador de RH

Objetivo do cargo

Executar e analisar processos de Recursos Humanos, apoiando a atração, desenvolvimento e gestão dos profissionais da organização.

Principais atividades

• conduzir processos de recrutamento e seleção;
• realizar entrevistas;
• acompanhar integração de colaboradores;
• apoiar treinamentos;
• elaborar indicadores de RH;
• atualizar controles;
• participar de avaliações de desempenho;
• apoiar programas de desenvolvimento.

Formação

Superior em Administração, Psicologia, Gestão de Recursos Humanos ou áreas relacionadas, conforme os requisitos definidos pela organização.

Conhecimentos

• recrutamento e seleção;
• entrevistas;
• indicadores de RH;
• Excel;
• sistemas de gestão de pessoas.

Competências

• comunicação;
• capacidade analítica;
• organização;
• relacionamento interpessoal;
• planejamento.

Exemplo de descrição de cargo: Coordenador de Manutenção

Objetivo do cargo

Coordenar as atividades de manutenção, garantindo o planejamento e acompanhamento dos serviços preventivos e corretivos e contribuindo para a disponibilidade dos equipamentos e instalações.

Principais atividades

• coordenar a equipe de manutenção;
• acompanhar planos preventivos;
• priorizar manutenções corretivas;
• acompanhar ordens de serviço;
• analisar indicadores;
• controlar custos;
• acompanhar fornecedores;
• planejar paradas de manutenção;
• acompanhar disponibilidade de materiais e peças;
• participar da análise de falhas.

Conhecimentos

• manutenção preventiva e corretiva;
• PCM;
• gestão de equipes;
• indicadores de manutenção;
• custos;
• segurança.

Competências

• liderança;
• planejamento;
• comunicação;
• capacidade analítica;
• tomada de decisão.

Exemplo de descrição de cargo: Assistente Financeiro

Objetivo do cargo

Apoiar os processos financeiros da empresa, contribuindo para a organização e atualização dos controles de pagamentos e recebimentos.

Atividades

• lançar contas no sistema;
• conferir documentos;
• controlar vencimentos;
• realizar baixas;
• apoiar conciliações bancárias;
• organizar comprovantes;
• atualizar planilhas;
• entrar em contato com clientes e fornecedores quando necessário.

Formação

Ensino Médio completo.

Desejável curso técnico ou superior em Administração, Contabilidade, Finanças ou áreas relacionadas.

Conhecimentos

• Excel;
• contas a pagar;
• contas a receber;
• sistemas financeiros;
• matemática básica.

Competências

Organização, atenção, responsabilidade e capacidade de trabalhar com prazos.

Descrição de cargos e análise de cargos são a mesma coisa?

Os conceitos estão relacionados, mas possuem enfoques diferentes.

A descrição do cargo concentra-se no conteúdo da posição: atividades, responsabilidades e características do trabalho.

Já a análise do cargo envolve a investigação das informações necessárias para compreender a posição e os requisitos associados a ela.

Na prática, as empresas frequentemente realizam ambos os processos de maneira integrada.

Primeiro analisam o cargo.

Depois registram as informações em uma descrição estruturada.

Descrição de cargo e função: qual a diferença?

Cargo e função também não são exatamente sinônimos.

Cargo representa uma posição formal na estrutura organizacional.

Exemplo:

Cargo: Assistente Administrativo.

Função está relacionada ao conjunto de atividades efetivamente desempenhadas.

Uma pessoa pode possuir determinado cargo formal e assumir determinadas funções dentro da organização.

Essa distinção é importante porque uma descrição desatualizada pode não refletir aquilo que o profissional realmente executa.

Descrição de cargos e plano de cargos e salários

A descrição é uma importante fonte de informações para estruturar um plano de cargos e salários.

Para comparar cargos, a empresa precisa compreender fatores como:

• complexidade;
• responsabilidades;
• conhecimentos;
• autonomia;
• impacto das decisões;
• requisitos.

Não seria adequado comparar apenas os nomes.

Um “analista” de uma empresa pode possuir responsabilidades muito diferentes de outro cargo com o mesmo título.

Por isso, primeiro é necessário compreender o conteúdo do trabalho.

Descrição de cargos e recrutamento e seleção

Antes de anunciar uma vaga, o recrutador precisa saber exatamente quem está procurando.

Uma descrição bem estruturada fornece informações para montar o anúncio.

Por exemplo:

Cargo: Assistente Administrativo.

Principais atividades: organização de documentos, atualização de planilhas e atendimento.

Requisitos: Ensino Médio completo e conhecimento básico de Excel.

A vaga publicada pode ser construída a partir dessas informações.

Isso reduz a possibilidade de anunciar requisitos que não possuem relação com a atividade.

Descrição de cargos e avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho precisa utilizar critérios coerentes com aquilo que se espera do profissional.

Se a descrição estabelece que um coordenador é responsável por:

• gestão da equipe;
• indicadores;
• planejamento;
• orçamento;

a avaliação pode considerar resultados relacionados a essas responsabilidades.

Sem uma definição clara do cargo, a avaliação corre o risco de se tornar excessivamente subjetiva. A descrição é frequentemente utilizada justamente como referência para estabelecer expectativas e critérios de desempenho.

Descrição de cargos por competências

Algumas organizações complementam a descrição tradicional com competências.

Elas podem ser divididas em:

Competências técnicas

Relacionadas aos conhecimentos necessários para executar o trabalho.

Exemplos:

• Excel;
• legislação trabalhista;
• manutenção elétrica;
• contabilidade;
• programação;
• análise financeira.

Competências comportamentais

Relacionadas à maneira como o profissional atua.

Exemplos:

• liderança;
• comunicação;
• negociação;
• organização;
• adaptabilidade;
• capacidade analítica.

O importante é escolher competências relacionadas à realidade do cargo.

Como escrever as atividades na descrição de cargos?

Uma técnica simples é começar cada atividade com um verbo.

Exemplos:

Analisar relatórios financeiros.

Elaborar planilhas de controle.

Acompanhar indicadores de desempenho.

Conferir documentos fiscais.

Controlar estoque de materiais.

Planejar atividades de manutenção.

Coordenar a equipe operacional.

Realizar atendimento aos clientes.

Isso torna o documento mais objetivo e facilita a compreensão das responsabilidades.

Quantas atividades colocar na descrição de cargo?

Não existe um número universal.

O objetivo não é registrar cada pequeno movimento realizado pelo profissional.

Priorize as atividades que realmente caracterizam o cargo.

Uma descrição com dezenas de tarefas extremamente específicas pode se tornar difícil de atualizar.

Por outro lado, escrever apenas:

“Executar atividades administrativas.”

é genérico demais.

Procure encontrar equilíbrio entre detalhamento e objetividade.

Quem deve fazer a descrição de cargos?

Normalmente, o RH coordena o processo, mas a elaboração funciona melhor quando existe participação de diferentes pessoas.

Podem contribuir:

RH: padroniza a metodologia.

Gestor: explica responsabilidades e resultados esperados.

Ocupante do cargo: descreve a rotina real.

Diretoria: pode validar posições estratégicas.

Essa construção conjunta reduz o risco de criar documentos que não representam o trabalho efetivamente realizado.

Erros comuns na descrição de cargos

Copiar uma descrição pronta sem adaptar

Um modelo pode servir como referência, mas cada empresa possui processos diferentes.

Descrever a pessoa em vez do cargo

Não escreva:

“Maria organiza os documentos.”

Escreva:

“Organizar documentos administrativos.”

Criar requisitos exagerados

Não exija cinco anos de experiência para uma função que pode ser desempenhada adequadamente por alguém em início de carreira.

Utilizar frases genéricas

“Fazer atividades do setor” não explica praticamente nada.

Criar uma lista gigantesca de tarefas

A descrição precisa representar as responsabilidades principais, e não cada movimento do trabalhador.

Nunca atualizar o documento

Sistemas, processos e responsabilidades mudam.

A descrição também precisa acompanhar essas mudanças.

Quando atualizar uma descrição de cargos?

A revisão pode ser necessária quando:

• um sistema é implantado;
• processos são automatizados;
• responsabilidades são transferidas;
• departamentos são reorganizados;
• surgem novos cargos;
• existe promoção ou reestruturação;
• atividades deixam de existir;
• novas competências tornam-se necessárias.

Além disso, a empresa pode estabelecer revisões periódicas.

O objetivo é evitar que o documento descreva um cargo que já não existe daquela forma.

Descrição de cargos deve ter salário?

Não necessariamente.

A empresa pode manter a descrição do cargo separada das informações de remuneração.

Em estruturas mais completas, salário e faixa salarial podem estar associados ao plano de cargos e salários.

Para anúncios de vagas, informar remuneração pode fazer parte da estratégia de recrutamento.

Mas a descrição interna não precisa obrigatoriamente apresentar o salário para cumprir sua principal finalidade.

Descrição de cargos precisa ter CBO?

A Classificação Brasileira de Ocupações pode ser utilizada como referência para identificar e classificar ocupações.

Entretanto, a descrição interna precisa refletir as atividades efetivamente existentes na organização.

Isso significa que não é recomendável simplesmente localizar uma ocupação semelhante e copiar integralmente uma descrição genérica.

A empresa deve analisar suas próprias atividades e responsabilidades.

Perguntas frequentes sobre descrição de cargos

O que é descrição de cargos?

É o documento que organiza as principais atividades, responsabilidades, requisitos e características de determinado cargo dentro de uma empresa.

Para que serve a descrição de cargos?

Serve como referência para recrutamento, treinamento, avaliação de desempenho, organização das responsabilidades, carreira e gestão de cargos e salários.

O que colocar em uma descrição de cargo?

Normalmente são incluídos título, departamento, objetivo, atividades, responsabilidades, formação, experiência, conhecimentos, competências e posição hierárquica.

Quem faz a descrição de cargos?

O RH geralmente coordena o processo com participação dos gestores e dos profissionais que conhecem a rotina da função.

Como começar uma descrição de cargo?

Comece identificando o cargo e escrevendo seu objetivo. Depois, registre as principais atividades e responsabilidades e determine os requisitos necessários.

Como descrever as atividades?

Utilize frases objetivas iniciadas por verbos de ação, como analisar, elaborar, acompanhar, conferir, controlar e coordenar.

Descrição de cargo é igual a anúncio de vaga?

Não. A descrição é um documento interno mais amplo. O anúncio de vaga pode utilizar informações da descrição, mas é elaborado especificamente para atrair candidatos.

Descrição de cargo é igual ao currículo?

Não. O currículo descreve a trajetória de uma pessoa. A descrição de cargo representa uma posição da organização independentemente de quem a ocupa.

É necessário atualizar as descrições?

Sim. Mudanças em processos, tecnologias, estrutura e responsabilidades podem tornar uma descrição antiga inadequada.

Conclusão

A descrição de cargos é uma ferramenta fundamental para organizar as responsabilidades e expectativas relacionadas às diferentes posições de uma empresa. Ela registra o objetivo do cargo, principais atividades, responsabilidades, conhecimentos, competências e requisitos necessários para seu desempenho.

Quando bem elaborada, pode apoiar processos de recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, desenvolvimento profissional e estruturação de cargos e salários.

Para criar uma boa descrição, o RH não deve simplesmente copiar modelos prontos. É importante analisar a rotina real, conversar com gestores e colaboradores, identificar as principais entregas e transformar essas informações em um documento claro e objetivo.

Além disso, a descrição de cargos não deve ser considerada definitiva. Conforme processos, tecnologias e responsabilidades mudam, o documento também precisa ser revisado. Dessa maneira, ele continua representando aquilo que a organização realmente espera de cada posição.

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