Saber como assinar um documento em PDF com certificado digital é útil para contratos, declarações, procurações, documentos empresariais e diversos outros arquivos eletrônicos. Em vez de imprimir o documento, assiná-lo manualmente e digitalizá-lo novamente, é possível inserir uma assinatura digital diretamente no PDF utilizando um certificado digital.
O procedimento pode ser feito de diferentes maneiras. Uma das opções mais conhecidas é utilizar programas compatíveis com assinatura digital de PDF, como o Adobe Acrobat Reader. Também existem serviços oficiais que permitem assinar documentos eletronicamente.
Neste artigo, você vai entender como funciona a assinatura de um PDF com certificado digital, como utilizar certificados A1 e A3, como verificar se a assinatura foi realizada corretamente e quais cuidados tomar para não invalidá-la.
Como assinar um documento em PDF com certificado digital?
Uma maneira de assinar um PDF com certificado digital é utilizar o Adobe Acrobat Reader, desde que o certificado esteja corretamente instalado ou conectado ao computador.
De maneira geral, o processo envolve estas etapas:
- Abra o documento PDF no Adobe Acrobat Reader.
- Procure a ferramenta relacionada a certificados.
- Escolha a opção para assinar digitalmente.
- Selecione no documento a área onde deseja inserir a representação da assinatura.
- Escolha o certificado digital que será utilizado.
- Confirme os dados apresentados.
- Clique na opção para assinar.
- Informe a senha ou PIN do certificado, quando solicitado.
- Salve o PDF assinado.
Dependendo da versão do programa, os nomes e a posição das opções podem mudar.
O mais importante é utilizar a função de assinatura digital baseada em certificado, e não simplesmente a ferramenta utilizada para desenhar ou digitar uma assinatura.
O que significa assinar um PDF com certificado digital?
Assinar digitalmente um PDF significa utilizar mecanismos criptográficos associados a um certificado digital para vincular determinada identidade ao documento eletrônico.
Isso é diferente de simplesmente inserir a imagem de uma assinatura.
Imagine que uma pessoa tenha sua assinatura manuscrita digitalizada em formato de imagem e coloque essa imagem dentro do PDF.
Visualmente, o documento parece estar assinado.
Entretanto, isso não significa que tenha sido utilizada uma assinatura digital baseada em certificado.
Na assinatura digital, existem mecanismos técnicos que permitem verificar informações relacionadas ao certificado utilizado e à integridade do documento.
Essa diferença é fundamental.
Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura digitalizada?
Os nomes são parecidos, mas os conceitos são diferentes.
Uma assinatura digitalizada é basicamente uma reprodução visual da assinatura manuscrita.
Por exemplo, você assina uma folha, fotografa ou digitaliza a assinatura e coloca a imagem no PDF.
Já uma assinatura digital com certificado utiliza criptografia e um certificado digital.
Ela permite verificar eletronicamente informações relacionadas ao signatário e se o arquivo sofreu determinadas alterações depois da assinatura.
Portanto, colocar uma imagem com seu nome ou sua assinatura dentro do PDF não equivale tecnicamente a assinar o arquivo utilizando um certificado digital.
O que é certificado digital?
O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica utilizada em diferentes serviços e transações digitais.
No Brasil, existe a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
Certificados emitidos dentro dessa infraestrutura podem ser utilizados para produzir assinaturas digitais.
Entre os certificados mais conhecidos estão o e-CPF, associado a uma pessoa física, e o e-CNPJ, relacionado a uma pessoa jurídica.
Também existem diferentes formas de armazenamento do certificado.
É nesse contexto que aparecem os certificados A1 e A3.
Como assinar PDF com certificado digital A1?
O certificado A1 normalmente é armazenado como um arquivo instalado no computador ou em outro ambiente compatível.
Quando corretamente instalado, programas que trabalham com certificados digitais podem identificá-lo.
Para assinar um PDF, o processo normalmente é:
abra o arquivo no programa compatível;
acesse a ferramenta de certificados;
selecione a opção de assinatura digital;
escolha o certificado A1;
confirme a assinatura;
salve o documento assinado.
Dependendo da configuração do certificado, poderá ser necessário informar sua senha.
Como o A1 fica armazenado digitalmente, não é necessário conectar um token físico toda vez que for utilizá-lo naquele ambiente autorizado.
Entretanto, justamente por se tratar de uma credencial importante, o arquivo e sua senha precisam ser protegidos.
Como assinar PDF com certificado digital A3?
O certificado A3 tradicionalmente pode estar armazenado em um dispositivo criptográfico, como token ou cartão.
Nesse caso, antes de assinar, pode ser necessário conectar o dispositivo ao computador.
Também pode ser necessário instalar previamente os drivers e softwares correspondentes.
Depois que o certificado estiver sendo reconhecido pelo sistema, o processo de assinatura do PDF é semelhante:
abra o PDF;
acesse a ferramenta de certificado;
escolha a opção para assinar digitalmente;
selecione o certificado A3;
confirme;
informe o PIN quando solicitado;
salve o documento.
Se o certificado não aparecer entre as opções disponíveis, o problema pode estar na instalação do dispositivo, nos drivers ou na configuração do sistema.
Como assinar PDF com certificado digital no Adobe Acrobat Reader?
O Adobe Acrobat Reader é uma das ferramentas utilizadas para trabalhar com assinaturas baseadas em certificados.
A interface pode mudar entre versões, mas normalmente existe uma área relacionada a certificados ou assinaturas digitais.
Depois de abrir o arquivo, procure as ferramentas disponíveis e localize a opção correspondente aos certificados.
Escolha a função de assinatura digital.
O programa poderá pedir que você desenhe com o mouse uma área no documento onde será apresentada a assinatura.
Depois, escolha seu certificado.
Confira as informações e prossiga.
Ao finalizar, o programa solicitará que o PDF assinado seja salvo.
Dependendo do certificado utilizado, uma senha ou PIN será solicitado durante o processo.
Não encontro a opção de certificado no Adobe Reader. O que fazer?
A interface do Adobe Acrobat e do Acrobat Reader passa por alterações ao longo do tempo.
Por isso, tutoriais antigos podem apresentar botões em posições diferentes das encontradas atualmente.
Utilize a busca de ferramentas do próprio programa e procure termos como:
certificado
certificates
assinatura digital
digitally sign
É importante não confundir essa opção com ferramentas utilizadas apenas para preencher e assinar visualmente um documento.
Se o objetivo é utilizar um certificado digital, procure especificamente a função de assinatura baseada em certificado.
Como saber se meu certificado digital está instalado?
No Windows, uma maneira de verificar os certificados instalados para o usuário é utilizar o gerenciador de certificados.
Pressione:
Windows + R
Digite:
certmgr.msc
e pressione Enter.
Será aberta uma janela contendo os certificados disponíveis para aquele usuário.
Procure a área de certificados pessoais.
Também é possível verificar informações como emissor, finalidade e período de validade.
Entretanto, a presença do certificado nessa tela não garante, sozinha, que todos os programas conseguirão utilizá-lo corretamente.
Tokens e cartões, por exemplo, também podem depender de drivers específicos.
Como saber se o certificado digital está vencido?
Todo certificado possui um período de validade.
Ao visualizar suas propriedades, normalmente é possível encontrar as datas que indicam o início e o término desse período.
No Windows, essas informações também podem ser consultadas pelo gerenciador de certificados.
Se o certificado estiver expirado, não será possível utilizá-lo normalmente para criar uma nova assinatura digital válida.
Nesse caso, será necessário verificar a renovação ou emissão de um novo certificado junto à Autoridade Certificadora responsável.
Por isso, antes de tentar solucionar problemas no PDF, confirme se o certificado ainda está válido.
É possível assinar PDF online com certificado digital?
Sim, existem soluções que permitem realizar assinaturas eletrônicas por meio da internet.
Entretanto, é importante distinguir assinatura eletrônica em sentido amplo de assinatura digital baseada em certificado ICP-Brasil.
O Governo Federal também disponibiliza a Assinatura Eletrônica GOV.BR, que permite assinar documentos digitalmente quando o usuário atende aos requisitos do serviço.
Nesse caso, o procedimento é realizado utilizando a conta GOV.BR e a infraestrutura disponibilizada pelo governo.
Dependendo da finalidade do documento, essa alternativa pode ser bastante prática.
Entretanto, se uma empresa, órgão público ou sistema solicitar especificamente um certificado ICP-Brasil, verifique se o tipo de assinatura utilizado atende exatamente à exigência.
Como assinar um PDF pelo GOV.BR?
O Governo Federal disponibiliza um serviço oficial para assinatura eletrônica de documentos.
De maneira geral, o usuário acessa o serviço, entra com sua conta GOV.BR, envia o documento que deseja assinar, indica o local da assinatura e realiza a autenticação solicitada.
Depois, o documento assinado pode ser obtido pelo próprio serviço.
Existem requisitos relacionados ao nível da conta GOV.BR para utilizar a assinatura eletrônica.
Por isso, consulte as regras atuais do serviço antes de iniciar.
Esse método é diferente de abrir diretamente um certificado A1 ou A3 instalado no computador, embora ambos façam parte do universo das assinaturas eletrônicas.
Assinatura GOV.BR e certificado digital são a mesma coisa?
Não exatamente.
A legislação brasileira reconhece diferentes modalidades de assinatura eletrônica.
A Lei nº 14.063/2020 estabelece categorias de assinaturas eletrônicas, incluindo assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada.
A assinatura eletrônica qualificada utiliza certificado digital nos termos da ICP-Brasil.
Já a assinatura GOV.BR pode funcionar dentro das modalidades e requisitos estabelecidos pelo serviço e pela legislação correspondente.
Por isso, antes de escolher a ferramenta, verifique o que o destinatário está exigindo.
Se a solicitação disser especificamente:
“assinar com certificado digital ICP-Brasil”,
é importante utilizar uma solução compatível com essa exigência.
Como assinar várias páginas de um PDF com certificado digital?
Esse ponto costuma gerar confusão.
Uma assinatura digital não funciona exatamente como uma assinatura manuscrita colocada em cada folha de um contrato.
Quando o PDF é assinado digitalmente, a assinatura criptográfica está relacionada ao documento eletrônico.
Por isso, não é necessariamente preciso colocar uma imagem de assinatura em todas as páginas para que o arquivo esteja digitalmente assinado.
A representação visual pode aparecer em determinada área de uma página, mas a assinatura digital está associada ao arquivo.
Em situações específicas, entretanto, o órgão ou destinatário pode estabelecer procedimentos próprios.
Sempre verifique as exigências do documento que está sendo enviado.
Como colocar a assinatura visível no PDF?
Durante o processo de assinatura em programas compatíveis, pode ser possível escolher uma área do documento para exibir a representação visual da assinatura.
Ela pode apresentar informações como:
nome do signatário;
data;
informações do certificado;
motivo da assinatura.
Essa aparência visual ajuda uma pessoa a perceber que existe uma assinatura.
Entretanto, a imagem exibida não é o elemento que garante tecnicamente a assinatura digital.
A validação deve considerar as informações criptográficas incorporadas ao documento.
A assinatura digital precisa aparecer no PDF?
Nem toda assinatura digital precisa necessariamente apresentar uma representação visual semelhante a uma assinatura manuscrita.
O elemento essencial é a assinatura eletrônica incorporada ao documento e passível de validação.
Por isso, não avalie a validade de um arquivo apenas olhando se existe uma imagem de assinatura.
Da mesma forma, encontrar uma imagem com o nome de alguém no rodapé não prova que houve uma assinatura digital baseada em certificado.
Para confirmar, é necessário validar a assinatura.
Como verificar se um PDF foi assinado digitalmente?
Uma das maneiras é abrir o documento em um leitor de PDF capaz de verificar assinaturas digitais.
O programa poderá apresentar informações sobre as assinaturas existentes no arquivo.
Também existe no Brasil o serviço VALIDAR, disponibilizado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
A ferramenta permite verificar assinaturas eletrônicas de acordo com os padrões suportados pelo serviço.
Isso pode ser especialmente útil quando você recebe um documento assinado e precisa conferir sua autenticidade.
Como validar uma assinatura digital em PDF?
A validação verifica informações relacionadas à assinatura eletrônica.
No caso de uma assinatura digital baseada em certificado, podem ser analisados aspectos como o certificado utilizado e a integridade do documento.
O ITI disponibiliza oficialmente o VALIDAR, serviço voltado à validação de assinaturas eletrônicas.
Essa verificação é mais confiável do que simplesmente observar a aparência do PDF.
Um documento pode apresentar uma imagem de assinatura e não possuir assinatura digital.
Da mesma forma, uma assinatura digital pode estar tecnicamente presente mesmo que sua representação visual seja discreta.
O que acontece se editar o PDF depois de assinar?
Esse é um dos pontos mais importantes.
Uma das funções da assinatura digital é permitir a verificação da integridade do documento.
Dependendo do tipo de alteração realizada depois da assinatura, o programa de validação poderá indicar que o arquivo foi modificado.
Por isso, o ideal é finalizar todo o conteúdo antes de assinar.
Revise:
nomes;
CPF ou CNPJ;
valores;
datas;
cláusulas;
anexos;
paginação.
Somente depois gere a versão definitiva e realize a assinatura.
Evite editar o documento depois desse processo.
É possível várias pessoas assinarem o mesmo PDF?
Sim.
Um mesmo documento pode possuir mais de uma assinatura digital.
Isso é comum em contratos nos quais diferentes partes precisam assinar.
O primeiro signatário realiza sua assinatura e encaminha o arquivo para o próximo.
O segundo deve assinar o mesmo documento utilizando uma ferramenta compatível, preservando as assinaturas existentes.
É importante não imprimir, digitalizar novamente ou converter desnecessariamente o arquivo entre as assinaturas.
Essas ações podem alterar a estrutura do documento ou eliminar informações importantes.
Assinar novamente invalida a assinatura anterior?
Não necessariamente.
PDFs podem ser preparados para receber múltiplas assinaturas digitais.
Quando o processo é realizado corretamente, novas assinaturas podem ser adicionadas preservando as anteriores.
O problema aparece quando alguém modifica o conteúdo ou utiliza um programa que reprocessa o PDF de maneira incompatível.
Por isso, em documentos com vários signatários, todos devem utilizar ferramentas adequadas.
Após cada assinatura, também é interessante verificar se as anteriores continuam aparecendo como válidas.
Posso assinar qualquer documento PDF com certificado digital?
Tecnicamente, muitos arquivos PDF podem receber assinatura digital.
Entretanto, existem situações em que o próprio arquivo possui restrições ou características que dificultam a assinatura.
Além disso, o fato de ser tecnicamente possível assinar não significa que determinado órgão ou instituição aceitará qualquer formato de assinatura.
Uma licitação, processo administrativo, sistema judicial ou instituição financeira pode possuir exigências específicas.
Antes de enviar, consulte as regras do destinatário.
Assinatura com certificado digital tem validade jurídica?
A legislação brasileira estabelece regras para documentos eletrônicos e assinaturas eletrônicas.
A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a ICP-Brasil e estabeleceu bases importantes para utilização de certificados digitais.
A Lei nº 14.063/2020 também disciplina o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e classifica diferentes tipos de assinatura.
Entre elas está a assinatura eletrônica qualificada, que utiliza certificado digital nos termos da ICP-Brasil.
Isso não significa que somente documentos assinados com ICP-Brasil possam produzir efeitos jurídicos.
A própria legislação brasileira contempla outras formas de comprovação de autoria e integridade, conforme o contexto.
Porém, quando houver exigência específica de assinatura qualificada, será necessário observar os requisitos correspondentes.
Certificado e-CPF pode assinar PDF?
Sim. O e-CPF pode ser utilizado para realizar assinaturas digitais em nome da pessoa física titular do certificado, desde que a ferramenta utilizada seja compatível.
É bastante comum utilizá-lo para assinar contratos, declarações e outros documentos eletrônicos.
Entretanto, é necessário verificar se aquele documento exige algum certificado ou representação específica.
Uma operação realizada em nome de uma empresa, por exemplo, pode exigir análise sobre os poderes de representação da pessoa que está assinando.
Certificado e-CNPJ pode assinar documento PDF?
Certificados relacionados à pessoa jurídica também podem ser utilizados em diferentes operações eletrônicas.
Porém, é importante entender quem é o titular do certificado, qual é sua finalidade e quais são as exigências do documento.
Não utilize um certificado simplesmente porque ele aparece disponível no computador.
Antes de assinar, confira cuidadosamente os dados apresentados pelo programa.
Essa conferência evita utilizar uma identidade digital diferente daquela necessária para o documento.
Por que meu certificado digital não aparece para assinar o PDF?
Existem diversas possibilidades.
O certificado pode não estar corretamente instalado.
No caso de token ou cartão, pode haver problema no driver.
O dispositivo pode não estar conectado corretamente.
Também é possível que o certificado esteja vencido.
Outro problema possível é incompatibilidade entre o software utilizado e o certificado.
Uma sequência básica de verificação é:
confirme a validade do certificado;
verifique se ele aparece no sistema;
reinicie o programa após conectar o dispositivo;
confira os drivers do token ou cartão;
verifique se o software utilizado suporta assinatura por certificado.
Se continuar sem funcionar, procure o suporte da Autoridade Certificadora ou do fabricante do dispositivo.
Por que aparece “assinatura inválida” no PDF?
Uma assinatura pode apresentar problema de validação por diferentes motivos.
O documento pode ter sido alterado depois da assinatura.
O programa utilizado também pode não reconhecer corretamente a cadeia de certificação.
Pode existir problema relacionado ao certificado ou aos mecanismos utilizados na assinatura.
Por isso, a mensagem de assinatura inválida precisa ser investigada.
Não conclua automaticamente que houve fraude apenas porque determinado leitor apresentou um aviso.
Utilize uma ferramenta confiável de validação e analise os detalhes fornecidos.
No Brasil, o VALIDAR do ITI é uma referência oficial para verificação das assinaturas suportadas pela plataforma.
Cuidados antes de assinar um PDF com certificado digital
Antes de realizar a assinatura, leia o documento inteiro.
Uma assinatura digital pode vincular sua identidade eletrônica ao conteúdo.
Por isso, confira principalmente valores, obrigações, nomes e datas.
Também proteja a senha do certificado.
Não envie o arquivo do certificado A1 junto com sua senha para terceiros utilizarem indiscriminadamente.
Da mesma maneira, não deixe tokens e cartões acompanhados de seus respectivos PINs em locais acessíveis.
O certificado digital deve ser tratado como uma credencial de alto valor.
Perguntas frequentes sobre como assinar PDF com certificado digital
Como assinar um documento em PDF com certificado digital?
Abra o PDF em um programa compatível com certificados digitais, escolha a função de assinatura digital, selecione seu certificado, confirme os dados, informe a senha ou PIN quando solicitado e salve o documento assinado.
Posso assinar PDF com certificado A1?
Sim. Quando o certificado A1 está corretamente instalado e a ferramenta é compatível, ele pode ser selecionado para assinar digitalmente o PDF.
Posso assinar PDF com certificado A3?
Sim. Dependendo do tipo de A3, pode ser necessário conectar o token ou cartão, instalar os componentes necessários e informar o PIN durante a assinatura.
Adobe Reader assina PDF com certificado digital?
O Adobe Acrobat Reader possui recursos relacionados a certificados e assinaturas digitais. A localização exata das opções pode mudar conforme a versão utilizada.
Preciso pagar para assinar um PDF?
Não necessariamente. Existem ferramentas gratuitas capazes de realizar determinados tipos de assinatura. O Governo Federal também disponibiliza serviço de assinatura eletrônica GOV.BR para usuários que atendam aos requisitos.
Assinatura digitalizada vale como certificado digital?
Não. Uma imagem da assinatura manuscrita inserida no PDF não equivale tecnicamente a uma assinatura digital baseada em certificado.
Posso alterar o PDF depois de assinar?
Alterações posteriores podem afetar a validação da assinatura. Por isso, finalize o conteúdo antes de assinar digitalmente.
Como saber se a assinatura do PDF é verdadeira?
Utilize ferramentas de validação de assinatura. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação disponibiliza o serviço oficial VALIDAR para verificar assinaturas eletrônicas suportadas pela plataforma.
Conclusão
Entender como assinar um documento em PDF com certificado digital é importante para quem trabalha com contratos, declarações e outros documentos eletrônicos.
Uma das maneiras é utilizar um programa compatível, selecionar a opção de assinatura baseada em certificado, escolher o certificado A1 ou A3 disponível e salvar o documento depois da assinatura.
Também existem serviços oficiais de assinatura eletrônica, como a solução disponibilizada pelo GOV.BR.
O ponto mais importante é não confundir uma assinatura digital com a simples imagem de uma assinatura manuscrita. A assinatura baseada em certificado utiliza mecanismos criptográficos que permitem verificar informações relacionadas à identidade utilizada e à integridade do documento.
Depois de assinar, evite alterar o arquivo. Se receber um PDF assinado por outra pessoa, utilize ferramentas adequadas para verificar a assinatura em vez de considerar apenas sua aparência visual.
Fontes
Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI): informações oficiais sobre certificados digitais, ICP-Brasil, assinatura digital e serviço VALIDAR.
Presidência da República — Medida Provisória nº 2.200-2/2001: institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e estabelece regras relacionadas à autenticidade de documentos eletrônicos.
Presidência da República — Lei nº 14.063/2020: dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas e estabelece as modalidades simples, avançada e qualificada.
Governo Digital — GOV.BR: informações oficiais sobre o serviço de assinatura eletrônica de documentos por meio da conta GOV.BR.
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