Notificação extrajudicial online: como fazer, enviar e comprovar o recebimento

A notificação extrajudicial online é uma forma de comunicar formalmente uma pessoa ou empresa sem precisar, inicialmente, entrar com uma ação judicial. Ela pode ser utilizada para cobrar uma dívida, solicitar o cumprimento de um contrato, comunicar o encerramento de uma relação contratual, exigir a retirada de determinado conteúdo, informar um descumprimento ou registrar oficialmente uma manifestação. Dependendo da finalidade, a notificação pode ser enviada por meios eletrônicos, inclusive por serviços oferecidos por cartórios.

Apesar da facilidade proporcionada pela internet, simplesmente enviar uma mensagem não garante, em qualquer situação, que a comunicação produzirá todos os efeitos jurídicos pretendidos. É importante escolher um meio adequado, identificar corretamente as partes, escrever uma notificação clara e, principalmente, conseguir demonstrar posteriormente o conteúdo enviado e sua entrega ou recebimento.

O que é uma notificação extrajudicial online?

A notificação extrajudicial é uma comunicação realizada fora de um processo judicial. Na versão online, meios eletrônicos são utilizados em alguma etapa da elaboração, envio ou comprovação da comunicação.

Na prática, a pessoa que envia é normalmente chamada de notificante, enquanto aquela que recebe é o notificado.

O documento pode informar uma situação e solicitar uma providência dentro de determinado prazo. Por exemplo, uma empresa pode notificar um cliente sobre uma obrigação contratual pendente. Da mesma forma, um consumidor pode comunicar formalmente uma empresa sobre um problema que precisa ser solucionado.

A notificação não deve ser confundida com uma intimação judicial. A primeira ocorre, em regra, fora de um processo. Já intimações e citações judiciais seguem procedimentos próprios previstos na legislação processual.

Para que serve a notificação extrajudicial online?

Uma das principais funções da notificação é criar um registro formal de determinada comunicação.

Imagine que duas pessoas tenham celebrado um contrato e uma delas deixe de cumprir determinada obrigação. A outra parte pode enviar uma notificação descrevendo o descumprimento e concedendo um prazo para regularização.

Se posteriormente houver uma ação judicial, a existência dessa comunicação poderá ajudar a demonstrar o histórico da relação entre as partes, dependendo das circunstâncias e das demais provas existentes.

A notificação extrajudicial online pode ser utilizada em diversas situações, como cobrança de valores, descumprimento contratual, solicitação de entrega de documentos, comunicação entre locador e locatário, relações empresariais e pedidos para cessar determinada conduta.

Entretanto, cada situação possui regras próprias. Em alguns casos, a legislação ou o próprio contrato pode exigir determinada forma de comunicação.

Como fazer uma notificação extrajudicial online?

Antes de enviar o documento, é importante definir exatamente o objetivo da comunicação.

Uma notificação vaga como “resolva o problema imediatamente” oferece pouca informação. É melhor explicar qual obrigação está pendente, qual fato ocorreu, o que o destinatário deve fazer e, quando aplicável, qual prazo possui para responder ou regularizar a situação.

1. Identifique quem envia e quem recebe

O documento deve permitir a identificação das partes.

Conforme o contexto, podem ser informados nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço e outros dados relevantes.

Não é necessário incluir informações pessoais sem utilidade. O objetivo é identificar adequadamente notificante e notificado.

2. Explique o motivo da notificação

Em seguida, descreva os fatos de maneira objetiva.

Se a notificação decorrer de um contrato, por exemplo, informe qual relação contratual está sendo discutida e qual obrigação supostamente não foi cumprida.

Datas, números de contratos, pedidos, notas fiscais ou outros elementos podem ajudar a individualizar a situação.

Evite acusações desnecessárias, ameaças ou linguagem ofensiva. Uma notificação extrajudicial online bem elaborada deve priorizar fatos verificáveis.

3. Informe claramente o que está sendo solicitado

Depois de contextualizar o problema, deixe claro o objetivo.

Se a intenção é receber uma dívida, informe a obrigação cobrada. Se o objetivo é solicitar a entrega de um documento, especifique qual documento deve ser fornecido.

Quanto mais precisa for a comunicação, menor será o risco de dúvidas sobre aquilo que foi solicitado.

4. Estabeleça um prazo quando necessário

Dependendo da situação, a notificação pode estabelecer um prazo para cumprimento da obrigação ou apresentação de resposta.

Entretanto, não se deve escolher um prazo aleatório quando existe uma determinação legal ou contratual específica.

Antes de escrever “prazo de 48 horas”, “5 dias” ou “10 dias”, por exemplo, verifique se a legislação ou o contrato estabelece uma regra própria para aquela situação.

5. Registre a data e preserve uma cópia

A data da comunicação é especialmente importante quando existem prazos envolvidos.

Além disso, quem envia deve conservar uma cópia integral do documento e das evidências relacionadas ao envio.

Isso facilita a demonstração futura do conteúdo efetivamente comunicado.

Modelo de notificação extrajudicial online

A estrutura abaixo pode servir como referência básica. Entretanto, o texto precisa ser adaptado ao caso concreto:

NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL

NOTIFICANTE: [nome completo ou razão social], [qualificação necessária].

NOTIFICADO: [nome completo ou razão social], [qualificação necessária].

ASSUNTO: [motivo da notificação].

Prezado(a),

Por meio desta notificação extrajudicial, o(a) NOTIFICANTE comunica que [descrever objetivamente os fatos que deram origem à notificação].

Considerando [indicar contrato, obrigação, ocorrência ou fundamento relevante], solicita-se que [descrever claramente a providência pretendida].

A providência deverá ser adotada até [data ou prazo aplicável], observadas as condições previstas em [contrato, legislação ou outro documento, quando houver].

Caso seja necessário apresentar esclarecimentos ou comprovar o cumprimento da obrigação, a resposta poderá ser encaminhada por [informar meio adequado].

Esta notificação tem como objetivo formalizar a comunicação entre as partes e buscar a solução da questão apresentada.

[Local], [data].

[Nome do notificante]

Esse é apenas um modelo genérico de notificação extrajudicial. Cobranças, relações locatícias, conflitos empresariais, rescisões contratuais e outras situações podem exigir cláusulas e cuidados específicos.

[Leia também: modelo de notificação extrajudicial]

Posso enviar uma notificação extrajudicial por e-mail?

O e-mail pode ser utilizado como meio de comunicação e pode produzir evidências eletrônicas. Entretanto, a questão mais importante não é simplesmente saber se “pode mandar”.

É necessário avaliar como será possível demonstrar o envio, o conteúdo e, principalmente, a relação daquela mensagem com o destinatário.

Uma confirmação expressa de recebimento, por exemplo, pode reforçar a demonstração de que a comunicação chegou ao conhecimento da outra parte.

Por outro lado, um simples registro na caixa de itens enviados não resolve necessariamente todas as discussões sobre entrega, recebimento ou identidade do destinatário.

Além disso, determinados contratos estabelecem canais específicos para notificações. Nesse caso, é importante verificar as cláusulas contratuais antes do envio.

Notificação extrajudicial por WhatsApp é válida?

Mensagens enviadas por aplicativos como o WhatsApp podem integrar o conjunto de provas utilizado para demonstrar uma comunicação. Porém, a força probatória dependerá das circunstâncias concretas.

Uma captura de tela isolada pode ser questionada, principalmente quando existem dúvidas sobre autenticidade, integridade ou identificação dos participantes.

Por isso, quando a comunicação possui grande importância jurídica, é recomendável utilizar mecanismos que proporcionem melhores condições de comprovação.

Isso não significa que uma conversa pelo WhatsApp seja automaticamente inválida. Significa apenas que enviar uma mensagem e comprovar juridicamente uma comunicação são questões diferentes.

[Leia também: conversa de WhatsApp pode ser usada como prova?]

Como enviar uma notificação extrajudicial pela internet com mais segurança?

Quando a finalidade exige maior formalidade, uma possibilidade é utilizar os serviços de Registro de Títulos e Documentos.

A Lei nº 6.015/1973, que disciplina os registros públicos, atribui ao Registro de Títulos e Documentos competência relacionada à realização de notificações extrajudiciais.

Além disso, os serviços registrais passaram por um processo amplo de digitalização, permitindo que diversos procedimentos sejam solicitados eletronicamente.

A Central RTDPJ Brasil reúne serviços eletrônicos relacionados aos Registros de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas.

Dependendo do serviço disponível e das características da notificação, o usuário pode iniciar o procedimento pela internet sem precisar elaborar toda a operação presencialmente.

É importante verificar as condições, custos e disponibilidade para a localidade envolvida.

Notificação extrajudicial online de cobrança

A notificação extrajudicial de cobrança online é uma das utilizações mais comuns desse tipo de documento.

Ela pode informar ao devedor a existência de uma obrigação pendente e solicitar sua regularização.

O documento pode apresentar informações como origem da dívida, vencimento, valor devido, condições previstas no contrato e meios disponíveis para pagamento ou negociação.

Por exemplo:

“Conforme contrato firmado em 10 de março, encontra-se pendente a parcela com vencimento em 10 de setembro. Solicitamos a regularização da obrigação nos termos estabelecidos contratualmente.”

Essa redação é mais adequada do que uma comunicação agressiva ou ameaçadora.

Além disso, cobranças devem respeitar a legislação aplicável. Em relações de consumo, por exemplo, o Código de Defesa do Consumidor estabelece que o consumidor inadimplente não pode ser exposto ao ridículo nem submetido a constrangimento ou ameaça.

[Leia também: cobrança extrajudicial: como funciona]

Notificação extrajudicial para descumprimento de contrato

Outra aplicação frequente ocorre quando uma das partes deixa de cumprir determinada obrigação contratual.

Nesse caso, a notificação pode identificar o contrato, explicar qual cláusula ou obrigação está em discussão e solicitar a regularização.

Antes do envio, é recomendável analisar o próprio instrumento contratual.

Muitos contratos possuem uma cláusula específica sobre notificações. Ela pode determinar, por exemplo, que as comunicações sejam encaminhadas para determinado endereço físico ou eletrônico.

Também pode existir previsão de prazo para corrigir um descumprimento antes da rescisão.

Consequentemente, ignorar o procedimento previsto no próprio contrato pode criar dificuldades posteriormente.

Precisa de advogado para fazer notificação extrajudicial online?

Em diversas situações, uma pessoa pode elaborar e encaminhar uma comunicação extrajudicial sem que a participação de advogado seja uma condição geral obrigatória.

No entanto, isso não significa que a orientação profissional seja desnecessária.

A participação de um advogado pode ser especialmente importante quando existem valores elevados, contratos complexos, imóveis, empresas, risco de processo judicial ou dúvidas sobre as consequências da notificação.

Além disso, determinadas palavras podem produzir efeitos jurídicos que o remetente não pretendia.

Uma declaração mal redigida pode, por exemplo, gerar interpretações indesejadas sobre reconhecimento de determinada obrigação, negociação, rescisão ou renúncia.

Portanto, quanto maior for a importância jurídica ou econômica da situação, maior deve ser o cuidado com o conteúdo.

Quanto custa uma notificação extrajudicial online?

O valor da notificação extrajudicial online depende principalmente da forma escolhida para realizá-la.

Uma comunicação enviada diretamente por e-mail possui uma estrutura de custos diferente de uma notificação formal realizada por intermédio de Registro de Títulos e Documentos.

Quando há atuação de advogado, também podem existir honorários pela análise do caso e elaboração do documento.

Já os serviços registrais possuem emolumentos sujeitos às regras aplicáveis em cada estado e ao tipo de ato solicitado.

Por isso, não existe um preço nacional único para toda notificação extrajudicial.

Antes de contratar um serviço, verifique exatamente o que está incluído no preço e quais comprovantes serão fornecidos após a realização da notificação.

A pessoa é obrigada a responder à notificação extrajudicial?

O simples recebimento de uma notificação extrajudicial não significa que o destinatário seja automaticamente obrigado a responder em todas as situações.

A existência de uma obrigação de manifestação ou cumprimento dependerá da relação jurídica envolvida, do contrato, da legislação e do conteúdo da comunicação.

Porém, ignorar uma notificação também não faz desaparecer uma obrigação eventualmente existente.

Se houver uma dívida válida ou um descumprimento contratual, por exemplo, a ausência de resposta não necessariamente impedirá que a outra parte procure os meios jurídicos disponíveis.

Da mesma forma, responder não significa automaticamente reconhecer tudo aquilo que o notificante afirmou.

Qual a diferença entre notificação extrajudicial e notificação judicial?

A principal diferença está no ambiente em que a comunicação ocorre.

A notificação extrajudicial acontece fora de um processo judicial. Ela busca formalizar determinada informação, solicitação ou manifestação entre as partes.

Já os atos de comunicação realizados dentro de processos judiciais seguem as normas processuais e são conduzidos pelos meios previstos pelo Poder Judiciário.

Por isso, receber uma notificação extrajudicial não significa necessariamente que exista um processo contra a pessoa.

Em muitos casos, ocorre justamente o contrário: a comunicação busca solucionar a situação antes que seja necessário recorrer ao Judiciário.

A notificação extrajudicial online tem validade jurídica?

Não existe uma regra segundo a qual toda notificação enviada pela internet será automaticamente válida ou inválida.

É necessário observar a finalidade da comunicação, a legislação aplicável, eventuais exigências contratuais e a capacidade de demonstrar o que foi enviado e recebido.

A legislação brasileira reconhece documentos eletrônicos e admite diferentes meios de prova.

O Código de Processo Civil, por exemplo, estabelece que as partes podem empregar todos os meios legais e moralmente legítimos para provar a verdade dos fatos, ainda que esses meios não estejam expressamente especificados no Código.

Além disso, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 estabelece regras importantes sobre documentos eletrônicos e assinaturas no Brasil, inclusive no contexto da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Portanto, o meio digital pode ter relevância jurídica, mas a análise precisa considerar o caso concreto.

É possível assinar a notificação eletronicamente?

Sim. Documentos eletrônicos podem utilizar assinaturas eletrônicas.

Existem diferentes modalidades e tecnologias de assinatura, com características distintas de identificação e segurança.

Em situações nas quais seja importante demonstrar com maior robustez quem assinou o documento e preservar sua integridade, pode ser interessante utilizar uma plataforma adequada de assinatura eletrônica ou certificado digital, conforme a necessidade jurídica do ato.

No entanto, não se deve confundir assinatura eletrônica com envio.

Assinar um PDF eletronicamente pode ajudar a comprovar autoria e integridade do documento, mas ainda será necessário considerar como demonstrar que aquele documento chegou ao destinatário.

O que fazer depois de enviar a notificação?

Guarde o documento original e todas as evidências relacionadas ao envio.

Se houver comprovante de entrega, confirmação de recebimento ou resposta do destinatário, preserve também esses registros.

Depois disso, aguarde o prazo estabelecido quando houver um prazo válido aplicável à situação.

Se o destinatário cumprir a solicitação, pode ser interessante documentar também a solução do problema.

Caso não haja resposta ou cumprimento, o próximo passo dependerá do tipo de conflito. Pode ser possível negociar novamente, utilizar mecanismos de mediação ou conciliação ou buscar orientação jurídica para avaliar eventual medida judicial.

Vale a pena fazer uma notificação extrajudicial online?

A notificação extrajudicial online pode ser uma ferramenta eficiente para formalizar comunicações e tentar solucionar problemas antes da abertura de um processo judicial.

Entretanto, o valor jurídico da comunicação não depende apenas de escrever um documento com o título “Notificação Extrajudicial”.

O conteúdo precisa ser claro, o destinatário deve ser corretamente identificado e o método utilizado deve permitir a melhor comprovação possível da comunicação, especialmente quando existe a possibilidade de conflito futuro.

Em questões simples, uma comunicação eletrônica bem documentada pode atender à necessidade das partes. Já em situações envolvendo contratos relevantes, valores elevados ou possibilidade concreta de processo, utilizar um meio formal de notificação e buscar orientação jurídica pode oferecer maior segurança.

Fontes

Presidência da República — Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos). Dispõe sobre os registros públicos e as atribuições relacionadas ao Registro de Títulos e Documentos.

Presidência da República — Lei nº 13.105/2015 (Código de Processo Civil). Especialmente as disposições relacionadas aos meios de prova.

Presidência da República — Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e estabelece regras relacionadas aos documentos eletrônicos.

Presidência da República — Lei nº 8.078/1990 (Código de Defesa do Consumidor). Especialmente as regras aplicáveis à cobrança de dívidas nas relações de consumo.

Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Regulamentação relacionada à prestação eletrônica dos serviços públicos notariais e de registro.

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