A carga parada no porto gera custos de armazenagem e demurrages preocupantes para qualquer importador ou exportador brasileiro. Muitas vezes, a troca de e-mails não traz a agilidade necessária para resolver o impasse logístico em tempo hábil. Por isso, saber como cobrar uma atualização detalhada por telefone é uma competência vital para destravar processos e evitar prejuízos financeiros.
Preparação estratégica antes da chamada
Antes de ligar para o terminal portuário ou para o agente de cargas, reúna todos os dados essenciais do embarque. Tenha em mãos o número do container, o Bill of Lading (BL) e a identificação do navio que transporta a mercadoria. Além disso, verifique previamente o status no sistema de rastreamento para apontar exatamente em qual etapa a carga estacionou. Estar devidamente preparado evita que você perca tempo precioso ou demonstre insegurança técnica durante a chamada.
Vocabulário técnico e objetividade na comunicação
Inicie a conversa de forma direta e profissional, informando imediatamente o motivo urgente do seu contato telefônico. Utilize termos técnicos precisos para descrever a situação da mercadoria retida na zona primária. Por exemplo, expressões como “customs hold”, “dwell time” ou “port congestion” ajudam o interlocutor a entender o cenário operacional com clareza. No entanto, mantenha a assertividade para que a pressão por resultados não prejudique a qualidade da sua comunicação técnica no idioma estrangeiro.
Definição de prazos e formalização da resposta
Pergunte sobre a previsão real de liberação e quais pendências documentais ainda impedem o fluxo da carga no porto. Solicite o nome do responsável pela atualização e anote o protocolo ou horário exato em que a informação foi prestada. Consequentemente, você terá subsídios concretos para cobrar o próximo passo caso o prazo acordado não seja cumprido pelo parceiro logístico. Por fim, exija que o que foi discutido verbalmente seja formalizado por e-mail para garantir a segurança jurídica e operacional da sua empresa.
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