O que é “shipment reference” e como usá-la para rastrear documentos

No comércio exterior, a “Shipment Reference” (Referência de Embarque) é um código ou número de identificação único que o exportador (shipper), o importador (consignee) ou até mesmo a transportadora atribui a um determinado embarque. Diferente do número do Conhecimento de Embarque (Bill of Lading – BL ou Air Waybill – AWB), que é gerado pela transportadora, a “Shipment Reference” é uma referência interna que visa facilitar a organização, rastreabilidade e comunicação sobre a carga.

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O Que É “Shipment Reference”?

A “Shipment Reference” é, em essência, um identificador personalizado que uma das partes da operação de comércio exterior (geralmente o exportador ou o importador) utiliza para vincular o embarque a seus próprios sistemas e documentos internos. Ela pode ser:

• Número do Pedido de Compra (PO Number): Comum para importadores, que usam seu número de PO como referência.
• Número da Venda Interna: Para exportadores, o número da venda para o cliente internacional.
• Código de Projeto: Para cargas específicas de um projeto.
• Número de Fatura Comercial (Invoice Number): Embora a fatura tenha seu próprio número, ele pode ser usado como a “shipment reference”.
• Um código alfanumérico gerado pelo seu próprio sistema ERP: Para rastrear o embarque internamente.

Por que a “Shipment Reference” é tão importante?

• Rastreabilidade Interna: Permite que você vincule todos os documentos e processos relacionados a um embarque específico dentro dos seus próprios sistemas (ERP, CRM, financeiro, estoque).
• Comunicação Eficaz: Facilita a comunicação entre os diferentes departamentos da sua empresa (vendas, compras, logística, financeiro) e com seus parceiros externos (agente de cargas, despachante, fornecedor).
• Organização Documental: Ajuda a organizar e arquivar documentos, pois você pode indexar tudo pela “Shipment Reference”.
• Resolução de Problemas: Em caso de discrepâncias, atrasos ou outros problemas, a referência agiliza a localização de todas as informações relevantes sobre o embarque.

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Como Usá-la para Rastrear Documentos

A “Shipment Reference” atua como uma ponte entre os documentos externos da cadeia de suprimentos e seus registros internos. Usá-la de forma consistente é a chave para rastrear seus documentos.

1. Defina sua “Shipment Reference” Interna

• Padronização: A primeira etapa é decidir qual número ou código você usará como “Shipment Reference” para cada embarque. O ideal é que seja um número único gerado pelo seu sistema de gestão (como o número do pedido de compra ou de venda).
• Consistência: Garanta que todos os departamentos da sua empresa utilizem a mesma referência para o mesmo embarque.

2. Inclua a Referência em Documentos Chave

Você precisa garantir que sua “Shipment Reference” apareça em todos os documentos externos relevantes, para que você possa usá-la para pesquisar e vincular informações.

• Pedido de Compra (Purchase Order – PO): Se você é o importador, sua “Shipment Reference” (geralmente o PO Number) já estará no Pedido de Compra que você envia ao seu fornecedor. Isso é crucial.
• Fatura Comercial (Commercial Invoice): Solicite ao seu fornecedor (se importando) ou inclua (se exportando) a “Shipment Reference” na Fatura Comercial. Ela geralmente aparece em campos como:
  • “Shipper’s Reference”
  • “Consignee’s Reference”
  • “Customer Order No.” ou “PO Number”
  • Ou em uma seção de “Remarks” (Observações) ou “Internal Use”.
• Conhecimento de Embarque (Bill of Lading – BL ou Air Waybill – AWB): Peça ao seu agente de cargas para incluir sua “Shipment Reference” no BL ou AWB. Ele pode aparecer em campos como:
  • “Shipper’s Reference” (se você é o exportador)
  • “Consignee’s Reference” (se você é o importador)
  • “Forwarder’s Reference” (se for a referência do seu agente de cargas)
  • “Remarks” (Observações)

3. Vincule Documentos no Seu Sistema Interno

Quando você recebe ou gera documentos, use a “Shipment Reference” como a chave de vínculo no seu ERP ou sistema de gestão.

• Registro da Fatura Comercial: Ao registrar uma Fatura Comercial recebida, insira a “Shipment Reference” associada a ela no seu sistema de contas a pagar/importação.
• Recebimento do Conhecimento de Embarque: Ao receber o BL ou AWB, registre-o no seu sistema de logística e vincule-o à “Shipment Reference” do embarque.
• Documentos Aduaneiros: No Brasil, ao registrar a Declaração de Importação (DI/DUIMP) ou a Declaração Única de Exportação (DU-E), você pode usar a “Shipment Reference” em campos de observações ou referências para facilitar o controle interno e a auditoria.

4. Utilize a Referência para Consultas e Auditorias

• Busca Rápida: Se você precisar encontrar todos os documentos relacionados a um embarque específico (faturas, BLs, notas fiscais, comprovantes de pagamento), basta pesquisar no seu sistema usando a “Shipment Reference”.
• Auditoria Interna/Externa: A referência única facilita auditorias e a comprovação da conformidade de uma operação completa.
• Relatórios: Você pode gerar relatórios de desempenho logístico e financeiro agrupando dados por “Shipment Reference”.

Dicas Essenciais:

• Comunique-se: Certifique-se de que seus fornecedores, clientes, agentes de cargas e despachantes aduaneiros saibam qual “Shipment Reference” usar para cada embarque.
• Automatize: Use softwares de gestão que automatizem a inserção e o rastreamento da “Shipment Reference” em todos os documentos e processos.
• Consistência Externa: Embora seja uma referência interna, a sua consistência em documentos externos facilita a vida de todos os envolvidos.

Em resumo, a “Shipment Reference” é uma ferramenta poderosa de organização. Ela permite que você rastreie e vincule todos os documentos e etapas de uma operação internacional, garantindo eficiência e controle.

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