A contabilização do terceiro setor possui características próprias porque associações, fundações e outras entidades sem finalidade de lucro não funcionam exatamente como empresas tradicionais. Embora essas organizações também possuam receitas, despesas, patrimônio, funcionários, contratos e obrigações, sua finalidade institucional e a origem dos recursos exigem controles contábeis específicos.
Uma entidade pode receber doações, contribuições, subvenções, recursos vinculados a projetos e outras formas de financiamento. Cada operação precisa ser registrada de maneira adequada para que a contabilidade represente corretamente sua situação patrimonial e financeira.
Além de atender às normas contábeis aplicáveis, uma boa contabilidade do terceiro setor ajuda a demonstrar como os recursos foram utilizados, aumentando a transparência perante associados, doadores, financiadores, órgãos públicos e demais interessados.
O que é contabilização do terceiro setor?
A contabilização do terceiro setor corresponde ao reconhecimento, mensuração, registro e evidenciação dos fatos contábeis das entidades sem finalidade de lucros, observando as normas aplicáveis.
Essas organizações não deixam de precisar de contabilidade simplesmente porque não distribuem lucro aos proprietários.
Na realidade, a contabilidade assume importância ainda maior quando a instituição administra recursos recebidos de terceiros para executar determinada finalidade social.
Imagine uma associação que recebe R$ 300 mil para desenvolver um projeto educacional.
Não basta registrar simplesmente a entrada do dinheiro. A organização precisa controlar sua origem, finalidade, utilização e eventual existência de restrições relacionadas ao recurso.
A contabilidade contribui para produzir essas informações.
O que é o terceiro setor?
O terceiro setor reúne organizações privadas que desenvolvem atividades voltadas a finalidades de interesse social sem terem a distribuição de lucros como objetivo.
Associações e fundações estão entre as formas jurídicas frequentemente relacionadas ao terceiro setor.
Essas organizações podem atuar em áreas como educação, assistência social, cultura, saúde, esporte, meio ambiente e defesa de direitos.
Entretanto, “terceiro setor” não corresponde a uma única natureza jurídica.
Por isso, antes de definir como será feita a contabilidade, é necessário conhecer a estrutura jurídica da entidade, suas atividades, fontes de recursos e eventuais qualificações ou certificações.
Como funciona a contabilidade do terceiro setor?
A contabilidade do terceiro setor registra os fatos que modificam o patrimônio da organização.
Entradas de recursos, pagamentos, aquisição de bens, contratação de funcionários, obrigações, doações e execução de projetos precisam ser reconhecidos conforme sua natureza e as normas aplicáveis.
A entidade também precisa manter documentação que sustente os registros.
Um pagamento realizado pela organização, por exemplo, deve estar relacionado ao respectivo documento e ser corretamente classificado.
Esse processo permite posteriormente elaborar demonstrações contábeis capazes de apresentar a posição patrimonial, financeira e o desempenho das atividades da instituição.
Qual norma contábil é aplicada ao terceiro setor?
Um dos principais referenciais profissionais para entidades sem finalidade de lucros é a ITG 2002 – Entidade sem Finalidade de Lucros, emitida no âmbito do Conselho Federal de Contabilidade.
A interpretação estabelece critérios e procedimentos específicos relacionados às entidades abrangidas por seu escopo, devendo ser considerada juntamente com as demais normas contábeis aplicáveis.
Como normas profissionais podem ser alteradas, revisadas ou complementadas, é importante verificar sempre sua versão vigente no Conselho Federal de Contabilidade (CFC).
O enquadramento adequado também depende das características da própria entidade.
Contabilização do terceiro setor é obrigatória?
Entidades sem fins lucrativos não devem interpretar sua natureza como uma dispensa geral de organização contábil.
A escrituração pode ser necessária para atender normas contábeis, exigências legais, tributárias, estatutárias, contratuais e de prestação de contas, conforme a situação da organização.
Além disso, registros adequados são fundamentais para demonstrar a aplicação dos recursos.
Uma associação que recebe contribuições de centenas de pessoas, por exemplo, precisa conseguir demonstrar quanto recebeu e como utilizou esses valores.
A contabilidade fornece uma estrutura técnica para essa demonstração.
Como contabilizar receitas no terceiro setor?
A contabilização precisa considerar a natureza dos recursos recebidos.
Uma entidade pode obter receitas ou recursos provenientes de mensalidades de associados, doações, contribuições, eventos, prestação de determinadas atividades, parcerias e outras fontes permitidas.
O tratamento não deve ser definido apenas pelo fato de o dinheiro ter entrado na conta bancária.
É necessário identificar sua origem e as condições associadas ao recebimento.
Essa classificação é particularmente importante quando existem recursos vinculados a projetos específicos.
Como contabilizar doações no terceiro setor?
As doações no terceiro setor merecem atenção especial porque representam uma fonte relevante de recursos para muitas organizações.
A contabilização depende das características da doação e das normas aplicáveis.
Uma doação em dinheiro precisa ser adequadamente documentada e registrada. Já uma doação de bens apresenta questões adicionais relacionadas ao reconhecimento e à mensuração.
Também é importante identificar eventuais restrições estabelecidas pelo doador.
Se determinado recurso foi destinado especificamente à execução de um projeto, a organização precisa controlar sua aplicação conforme as condições correspondentes.
Misturar indiscriminadamente recursos vinculados e recursos de livre utilização prejudica a qualidade das informações.
Como contabilizar doações de bens?
Nem todas as doações são realizadas em dinheiro.
Uma organização pode receber computadores, móveis, veículos, alimentos, materiais ou outros bens.
Nesse caso, é necessário avaliar o tratamento contábil adequado conforme a natureza do item e as normas aplicáveis.
Um computador destinado ao uso permanente da instituição pode possuir tratamento diferente de alimentos recebidos para distribuição imediata, por exemplo.
Também é importante manter documentação que permita identificar a origem e as características da doação.
A existência de um bem recebido gratuitamente não significa que ele deva simplesmente ficar fora da contabilidade.
Contabilização de recursos com restrição no terceiro setor
Um dos pontos mais importantes da contabilização do terceiro setor é o controle dos recursos que possuem destinação específica.
Imagine que uma organização desenvolva simultaneamente três projetos.
Um financiador entrega R$ 100 mil exclusivamente para o Projeto A. Outro fornece R$ 80 mil para o Projeto B.
Se todos os valores forem tratados como um único caixa sem controles adequados, será difícil demonstrar posteriormente quanto foi efetivamente utilizado em cada projeto.
Por isso, a contabilidade deve permitir acompanhar adequadamente os recursos vinculados conforme as condições existentes.
Esse controle também facilita a prestação de contas.
Contabilização de convênios, parcerias e projetos
Organizações do terceiro setor podem celebrar diferentes instrumentos com entidades públicas ou privadas.
Quando existe uma parceria com o poder público, é necessário observar a legislação aplicável ao instrumento utilizado e as respectivas exigências de execução e prestação de contas.
A Lei nº 13.019/2014, conhecida como Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil, disciplina importantes aspectos das parcerias entre a administração pública e organizações da sociedade civil dentro de seu campo de aplicação.
O texto atualizado pode ser consultado na Lei nº 13.019/2014 no Portal da Legislação.
Na contabilidade, é importante manter controles capazes de identificar os recursos associados a cada projeto e os respectivos gastos.
Contabilização das despesas do terceiro setor
As despesas precisam ser registradas de acordo com sua natureza e relação com as atividades da entidade.
Podem existir gastos administrativos e gastos diretamente associados aos projetos.
Salários, aluguel, energia, materiais, serviços contratados e aquisição de equipamentos estão entre os exemplos possíveis.
Uma classificação adequada ajuda a administração a compreender quanto custa manter a estrutura da entidade e quanto está sendo aplicado diretamente em suas atividades.
Essa separação também pode ser importante para financiadores e processos de prestação de contas.
Contabilização da folha de pagamento no terceiro setor
Uma entidade sem finalidade de lucro pode possuir empregados.
Nesse caso, a organização assume obrigações trabalhistas e previdenciárias conforme a legislação aplicável à sua situação.
Salários, férias, décimo terceiro, encargos e demais eventos precisam ser processados e contabilizados corretamente.
Quando os trabalhadores estão relacionados a projetos específicos, também pode ser necessário controlar os respectivos custos de acordo com as regras do projeto.
Assim, a folha de pagamento não deve ser analisada isoladamente da estrutura contábil da entidade.
Trabalho voluntário na contabilização do terceiro setor
O trabalho voluntário possui grande relevância para muitas organizações.
Além das regras jurídicas relacionadas ao voluntariado, sua representação contábil deve observar as normas aplicáveis às entidades sem finalidade de lucros.
A ITG 2002 contém disposições relevantes sobre o reconhecimento dos serviços voluntários, razão pela qual o contador precisa consultar a versão vigente da norma para determinar o tratamento adequado.
Esse é um exemplo de característica que diferencia a contabilidade de entidades do terceiro setor da rotina de muitas empresas comerciais tradicionais.
Contabilização de ativo imobilizado no terceiro setor
Organizações sem fins lucrativos também podem possuir patrimônio.
Imóveis, veículos, computadores, máquinas, móveis e equipamentos podem integrar seus ativos.
Esses bens precisam ser analisados de acordo com as normas contábeis correspondentes.
Quando aplicável, também pode existir reconhecimento de depreciação ao longo da vida útil econômica dos ativos.
Uma instituição não deve ignorar a depreciação simplesmente porque não possui finalidade lucrativa.
A contabilidade precisa representar adequadamente o consumo dos benefícios econômicos ou potencial de serviços relacionados aos ativos, conforme as regras pertinentes.
Plano de contas para terceiro setor
Um plano de contas para terceiro setor deve refletir a realidade da organização.
Utilizar exatamente o mesmo plano de contas de uma empresa comercial, sem qualquer adaptação, pode dificultar a análise.
A entidade pode precisar identificar separadamente diferentes tipos de doações, contribuições, projetos, despesas administrativas e recursos vinculados.
Quanto mais adequada for essa estrutura, mais fácil será gerar relatórios úteis.
Isso não significa criar centenas de contas sem necessidade.
O objetivo é obter detalhamento suficiente para atender à gestão, à contabilidade e às exigências de prestação de contas.
Centros de custos na contabilização do terceiro setor
Centros de custos podem ser extremamente úteis.
Imagine uma ONG com cinco projetos simultâneos.
Em vez de criar uma estrutura contábil excessivamente complexa para cada iniciativa, o sistema pode permitir identificar determinadas movimentações por projeto ou centro de custo, conforme a configuração utilizada.
Isso ajuda a responder perguntas como:
Quanto o Projeto A gastou?
Quanto foi utilizado com pessoal no Projeto B?
Qual projeto possui recursos disponíveis?
Quanto custa a administração central da entidade?
Esse nível de informação melhora significativamente a gestão.
Demonstrações contábeis do terceiro setor
As entidades sem finalidade de lucros precisam observar as demonstrações e formas de apresentação previstas nas normas contábeis aplicáveis.
Entre as demonstrações que podem integrar a estrutura contábil estão o balanço patrimonial, demonstrações relacionadas ao resultado do período, mutações do patrimônio, fluxos de caixa e notas explicativas, conforme as exigências pertinentes.
A nomenclatura e a apresentação devem respeitar as particularidades previstas para essas entidades.
Por isso, é importante evitar simplesmente copiar modelos utilizados por sociedades empresárias sem considerar as adaptações necessárias.
Balanço patrimonial no terceiro setor
O balanço patrimonial apresenta a posição patrimonial da entidade em determinada data.
Ativos representam recursos e direitos reconhecidos conforme os critérios contábeis, enquanto os passivos representam obrigações.
O patrimônio líquido também possui particularidades relacionadas à natureza dessas organizações.
Como não existe a mesma lógica de distribuição de lucros aos proprietários encontrada em sociedades empresárias, a interpretação dos resultados deve considerar a finalidade institucional.
Ainda assim, a equação patrimonial continua sendo fundamental para compreender a situação financeira da organização.
Superávit e déficit no terceiro setor
Uma diferença importante de terminologia aparece na apresentação do desempenho das entidades sem finalidade de lucros.
É comum encontrar as expressões superávit e déficit no contexto dessas organizações.
De maneira simplificada, o superávit ocorre quando as receitas reconhecidas superam as despesas correspondentes no período, enquanto o déficit representa a situação inversa.
Entretanto, superávit não significa automaticamente “lucro distribuível”.
A organização pode gerar resultado positivo e utilizar esses recursos para continuidade e expansão de suas atividades institucionais.
Essa distinção é fundamental para compreender a natureza econômica do terceiro setor.
Prestação de contas no terceiro setor
A prestação de contas é uma das principais razões pelas quais uma contabilidade organizada possui tanto valor para essas entidades.
Doadores e financiadores querem saber como os recursos foram utilizados.
Órgãos públicos podem estabelecer requisitos específicos para determinadas parcerias.
Associados também podem precisar analisar a administração da entidade.
Sem registros adequados, produzir essas informações posteriormente pode se tornar extremamente difícil.
Por isso, prestação de contas não deve começar apenas quando o projeto termina.
Os controles precisam ser estruturados desde o recebimento dos recursos.
Transparência e contabilidade do terceiro setor
A transparência pode aumentar a confiança de diferentes públicos na organização.
Demonstrações contábeis consistentes ajudam a mostrar de onde vieram os recursos e como foram utilizados.
Dependendo da entidade, relatórios adicionais podem complementar essas informações.
Uma organização pode, por exemplo, apresentar indicadores sobre pessoas atendidas, projetos executados e resultados alcançados juntamente com informações financeiras.
Assim, os números contábeis ganham contexto.
Terceiro setor paga impostos?
Não existe uma regra segundo a qual toda organização do terceiro setor está automaticamente livre de qualquer tributação.
A situação depende da natureza jurídica, atividades desenvolvidas e requisitos previstos na legislação.
Existem hipóteses constitucionais e legais de imunidade ou isenção, mas cada uma possui requisitos próprios.
Além disso, mesmo uma entidade que possua determinado tratamento tributário diferenciado pode continuar sujeita a obrigações acessórias e outras responsabilidades.
Por isso, a análise tributária precisa ser realizada individualmente.
Contabilização do terceiro setor e imunidade tributária
A imunidade possui fundamento constitucional e não deve ser confundida com isenção.
Determinadas instituições podem estar abrangidas por imunidades tributárias quando atendidos os requisitos aplicáveis.
Entretanto, a existência de uma finalidade social, por si só, não permite concluir automaticamente que qualquer entidade esteja imune a todos os tributos.
É necessário identificar a norma constitucional, o tributo envolvido e as condições exigidas.
Uma contabilidade regular pode ser especialmente importante para demonstrar o cumprimento de requisitos relacionados ao tratamento tributário da organização.
Contabilização do terceiro setor e obrigações acessórias
Entidades sem fins lucrativos também podem possuir obrigações fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciárias.
As obrigações específicas variam conforme a organização.
Quantidade de empregados, atividades, movimentações e enquadramentos podem alterar significativamente o conjunto de declarações e informações exigidas.
Portanto, utilizar uma lista genérica encontrada na internet como se fosse aplicável a todas as organizações pode gerar erros.
O contador deve analisar individualmente cada entidade e acompanhar as exigências vigentes.
Erros comuns na contabilização do terceiro setor
Um dos problemas mais graves é tratar uma entidade sem finalidade de lucro exatamente como uma empresa comercial, ignorando suas particularidades.
Outro erro é não separar adequadamente os recursos destinados a projetos específicos.
Também podem surgir problemas quando a instituição realiza pagamentos sem documentação adequada ou mantém controles financeiros paralelos que não chegam corretamente à contabilidade.
Misturar recursos pessoais dos administradores com dinheiro da entidade é outra prática que prejudica a transparência.
A organização precisa possuir controles próprios e manter adequada separação patrimonial.
Como organizar a contabilidade de uma ONG?
A organização começa pela documentação.
Entradas e saídas precisam possuir registros e comprovantes adequados.
Depois, a entidade deve estruturar um plano de contas compatível com suas atividades e estabelecer controles para projetos e recursos vinculados.
A conciliação bancária também merece atenção.
Os saldos apresentados pela contabilidade precisam ser confrontados regularmente com as movimentações efetivamente ocorridas.
Além disso, a administração deve manter comunicação frequente com o contador.
Entregar documentos apenas uma vez por ano dificulta bastante a produção de informações confiáveis.
Contador para terceiro setor precisa ser especialista?
Não existe necessariamente uma especialização acadêmica única obrigatória para toda atuação contábil no terceiro setor, além dos requisitos profissionais aplicáveis ao exercício da contabilidade.
Entretanto, experiência na área pode fazer bastante diferença.
O profissional precisa conhecer as normas específicas, características das entidades sem finalidade de lucros, formas de prestação de contas e particularidades tributárias relevantes.
Uma entidade que administra vários projetos financiados pode possuir uma operação contábil consideravelmente mais complexa do que uma pequena associação com movimentação reduzida.
[Leia também: contador especialista]
Sistema contábil para terceiro setor
Um sistema adequado pode facilitar bastante a contabilização do terceiro setor.
É interessante que a ferramenta permita organizar plano de contas, centros de custos, projetos e relatórios de maneira compatível com as necessidades da entidade.
Integração bancária e importação de informações também podem reduzir tarefas manuais.
Entretanto, o sistema sozinho não resolve problemas de organização.
Se documentos chegam incompletos ou as movimentações são classificadas incorretamente, a automação pode apenas processar erros mais rapidamente.
Tecnologia e procedimentos contábeis precisam funcionar em conjunto.
Qual é a importância da contabilização do terceiro setor?
A contabilidade não deve ser vista apenas como uma obrigação burocrática.
Ela ajuda a administração a entender quanto a organização possui, quais compromissos precisa pagar, quais projetos consomem mais recursos e quanto ainda está disponível para cada atividade.
Também facilita a prestação de contas aos financiadores.
Para uma organização que depende de doações, transparência pode influenciar diretamente sua capacidade de manter relacionamentos de longo prazo com apoiadores.
Uma contabilidade bem estruturada, portanto, também funciona como instrumento de gestão.
Conclusão
A contabilização do terceiro setor exige atenção às características específicas das entidades sem finalidade de lucros. Doações, recursos vinculados, projetos, trabalho voluntário, patrimônio e despesas precisam ser reconhecidos e apresentados conforme as normas aplicáveis.
O controle por projetos e fontes de recursos é particularmente importante. Quando uma organização recebe dinheiro destinado a uma finalidade específica, precisa conseguir demonstrar posteriormente como esse recurso foi utilizado.
Além disso, contabilidade e prestação de contas devem caminhar juntas. Quanto mais organizados forem os registros desde o início, mais fácil será produzir demonstrações confiáveis e prestar informações aos associados, doadores, financiadores e órgãos responsáveis.
Por isso, associações, fundações e demais organizações devem tratar a contabilidade como parte da gestão institucional. Mais do que registrar entradas e saídas, uma boa contabilidade do terceiro setor contribui para transparência, controle patrimonial e continuidade das atividades da entidade.
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