Como fazer um ofício para solicitar algo: passo a passo e modelo pronto

Saber como fazer um ofício para solicitar algo é importante para empresas, instituições, associações, escolas, órgãos públicos e outras organizações que precisam formalizar pedidos. O documento pode ser utilizado, por exemplo, para solicitar informações, documentos, materiais, apoio, providências, serviços ou autorização.

Um bom ofício deve ser objetivo e apresentar claramente quem está fazendo a solicitação, para quem ela é destinada, o que está sendo pedido e, quando necessário, por que o pedido está sendo realizado.

Embora a linguagem utilizada seja formal, isso não significa que o texto precise ser complicado. Pelo contrário: um ofício eficiente deve facilitar a compreensão do destinatário.

A seguir, veja como elaborar um ofício de solicitação, quais informações incluir e modelos que podem ser adaptados para diferentes situações.

O que é um ofício?

O ofício é uma forma de comunicação escrita utilizada especialmente em contextos institucionais e administrativos.

Ele permite registrar formalmente uma comunicação entre órgãos, entidades, instituições ou autoridades e também pode ser utilizado em diferentes relações institucionais.

No âmbito da Administração Pública Federal, a redação oficial segue orientações específicas estabelecidas pelo Manual de Redação da Presidência da República.

Dependendo do contexto, do órgão e de suas normas internas, a estrutura utilizada pode apresentar particularidades.

Por isso, quando o documento for destinado a um órgão público específico, é recomendável verificar se ele disponibiliza orientações próprias para recebimento de documentos.

Para que serve um ofício de solicitação?

O ofício de solicitação é utilizado para formalizar um pedido.

Por exemplo, uma instituição pode enviar um ofício para solicitar:

• documentos;
• informações;
• materiais;
• equipamentos;
• espaço;
• apoio institucional;
• parceria;
• autorização;
• providências;
• serviços;
• reunião;
• participação em evento;
• recursos;
• manutenção;
• cessão ou utilização de determinado espaço.

A finalidade precisa aparecer claramente no documento.

O destinatário não deveria precisar ler vários parágrafos para descobrir o que está sendo solicitado.

Como fazer um ofício para solicitar algo?

Uma estrutura simples pode conter:

1. Identificação ou numeração do ofício

2. Local e data

3. Destinatário

4. Assunto

5. Saudação ou vocativo

6. Introdução

7. Solicitação

8. Justificativa, quando necessária

9. Encerramento

10. Identificação e assinatura do responsável

A estrutura exata pode variar conforme a instituição.

O mais importante é manter organização, clareza e formalidade adequada.

1. Identifique o ofício

Organizações que produzem vários documentos podem utilizar uma numeração para facilitar o controle.

Por exemplo:

OFÍCIO Nº 015/2027

A instituição pode possuir seu próprio padrão de numeração.

Em alguns casos, também são utilizadas siglas que identificam o setor responsável.

Por exemplo:

OFÍCIO Nº 015/2027/ADM

Nesse caso hipotético, “ADM” poderia representar o setor administrativo.

Não existe motivo para inventar uma estrutura complexa se a organização não utiliza esse tipo de controle.

2. Coloque local e data

O documento deve indicar quando foi elaborado.

Exemplo:

São Paulo, 15 de março de 2027.

A data ajuda no registro e acompanhamento da comunicação.

Em documentos institucionais, ela também pode ser importante para comprovar quando determinada solicitação foi realizada.

3. Identifique o destinatário

Informe corretamente para quem o documento será encaminhado.

Dependendo da situação, podem ser incluídos:

nome;

cargo;

órgão ou instituição.

Evite enviar o ofício genericamente quando você já sabe qual autoridade ou setor é responsável pelo assunto.

Direcionar corretamente o documento pode acelerar sua análise.

4. Informe o assunto do ofício

O assunto deve resumir a finalidade da comunicação.

Alguns exemplos:

Assunto: Solicitação de utilização do auditório

Assunto: Solicitação de documentos

Assunto: Solicitação de apoio institucional

Assunto: Solicitação de manutenção

Assunto: Solicitação de informações

Assunto: Solicitação de reunião

Um assunto claro permite que o destinatário identifique rapidamente o motivo do documento.

Evite assuntos genéricos como:

Assunto: Solicitação

Se possível, informe exatamente o que está sendo solicitado.

5. Utilize uma abertura adequada

Depois da identificação do destinatário e do assunto, inicie a comunicação.

O vocativo deve ser adequado à pessoa ou autoridade destinatária e às regras aplicáveis ao contexto.

Em uma comunicação institucional comum, a redação deve manter respeito e profissionalismo sem utilizar expressões excessivamente rebuscadas.

O Manual de Redação da Presidência da República deve ser consultado quando o objetivo for seguir especificamente o padrão de redação oficial utilizado na Administração Pública Federal.

6. Explique rapidamente o contexto

O primeiro parágrafo pode explicar quem está fazendo o pedido e por qual motivo.

Por exemplo:

“A Associação Cultural Horizonte realizará, no dia 20 de maio, um evento destinado à comunidade local.”

A partir dessa frase, o destinatário já possui contexto suficiente para entender a solicitação apresentada em seguida.

Evite introduções excessivamente longas.

7. Faça a solicitação de forma clara

Chegamos à parte mais importante.

Diga exatamente o que você precisa.

Uma estrutura simples seria:

“Solicitamos a disponibilização do auditório municipal para realização do evento no dia 20 de maio de 2027, das 14h às 18h.”

Perceba que a frase responde imediatamente:

O quê? Disponibilização do auditório.

Para quê? Realização do evento.

Quando? 20 de maio.

Horário? Das 14h às 18h.

Quanto mais específico for o pedido, menor a chance de dúvidas ou retrabalho.

8. Apresente uma justificativa quando necessário

Nem toda solicitação precisa de uma longa justificativa.

Entretanto, quando o pedido envolve recursos, espaço público, parceria, materiais ou alguma providência extraordinária, explicar a finalidade pode aumentar a clareza.

Por exemplo:

“A disponibilização do espaço permitirá a realização gratuita das atividades previstas, destinadas a aproximadamente 150 participantes.”

A justificativa deve mostrar a necessidade ou finalidade da solicitação.

Evite exageros ou argumentos emocionais quando eles não forem necessários.

9. Informe prazos quando forem importantes

Se você precisa de uma resposta até determinada data, informe isso educadamente.

Por exemplo:

“Considerando a necessidade de organização prévia do evento, solicitamos, se possível, retorno até o dia 30 de abril.”

Isso é muito melhor do que simplesmente escrever:

“Precisamos de resposta urgente.”

Sempre que possível, explique objetivamente por que existe um prazo.

10. Finalize o documento

Depois de apresentar a solicitação, encerre a comunicação de forma objetiva.

O padrão de fechamento pode variar conforme o contexto e as normas institucionais.

Na redação oficial federal, o Manual de Redação da Presidência da República estabelece formas específicas de fechamento de acordo com a comunicação e o destinatário.

Em documentos de outras organizações, é possível adotar o padrão institucional correspondente.

Depois do encerramento, inclua a identificação do responsável.

Por exemplo:

João da Silva
Presidente da Associação Cultural Horizonte

Dependendo do documento e do processo utilizado, poderá haver assinatura física ou eletrônica.

Modelo de ofício para solicitar algo

A estrutura abaixo pode ser adaptada conforme a finalidade:

OFÍCIO Nº 015/2027

São Paulo, 15 de março de 2027.

Ao Senhor
João da Silva
Diretor do Departamento de Administração

Assunto: Solicitação de disponibilização de espaço para evento

Senhor Diretor,

A Associação Cultural Horizonte realizará, no dia 20 de maio de 2027, uma atividade gratuita destinada à comunidade local, com previsão de participação de aproximadamente 150 pessoas.

Diante disso, solicitamos a disponibilização do Auditório Municipal para realização do evento, no dia 20 de maio de 2027, das 14h às 18h.

A utilização do espaço permitirá que as atividades sejam realizadas em local adequado ao número previsto de participantes.

Considerando a necessidade de organização prévia do evento, solicitamos, se possível, retorno sobre a disponibilidade do espaço até o dia 30 de abril de 2027.

Agradecemos antecipadamente pela atenção dispensada à solicitação.

Atenciosamente,

Maria Oliveira
Presidente
Associação Cultural Horizonte

Esse é um exemplo genérico. Quando o documento estiver inserido em um procedimento administrativo formal, adapte a estrutura às regras da instituição destinatária.

Modelo de ofício de solicitação de documentos

OFÍCIO Nº 021/2027

Curitiba, 10 de abril de 2027.

Ao Setor Administrativo
Instituição Exemplo

Assunto: Solicitação de documentos

Prezados,

Solicitamos o encaminhamento dos documentos referentes ao processo nº 000/2027, necessários para continuidade da análise administrativa em andamento.

Se possível, pedimos que os documentos sejam encaminhados até o dia 20 de abril de 2027.

Permanecemos à disposição para eventuais esclarecimentos.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Instituição

Modelo de ofício solicitando apoio

OFÍCIO Nº 032/2027

Belo Horizonte, 5 de maio de 2027.

À Direção da Empresa Exemplo

Assunto: Solicitação de apoio para realização de evento

Prezados,

A Associação Exemplo realizará, no dia 15 de junho de 2027, uma ação destinada à comunidade, com atividades gratuitas nas áreas de educação e orientação profissional.

Nesse sentido, solicitamos o apoio dessa instituição por meio da disponibilização de materiais que serão utilizados durante as atividades.

A iniciativa possui previsão de atendimento de aproximadamente 200 participantes.

Agradecemos pela atenção e permanecemos disponíveis para fornecer informações adicionais sobre o projeto.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Associação Exemplo

Modelo de ofício solicitando materiais

OFÍCIO Nº 040/2027

São Paulo, 8 de junho de 2027.

Ao Departamento Administrativo

Assunto: Solicitação de materiais

Prezados,

Solicitamos a disponibilização dos materiais relacionados abaixo para utilização nas atividades do setor durante o mês de julho:

• 10 resmas de papel A4;
• 20 canetas azuis;
• 10 pastas organizadoras;
• 5 caixas de arquivo.

Os materiais serão utilizados nas atividades administrativas e no arquivamento dos documentos produzidos pelo departamento.

Agradecemos pela atenção.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Setor

Modelo de ofício solicitando manutenção

OFÍCIO Nº 045/2027

Rio de Janeiro, 12 de junho de 2027.

Ao Departamento de Manutenção

Assunto: Solicitação de manutenção do sistema de iluminação

Prezados,

Solicitamos a realização de vistoria e manutenção do sistema de iluminação da sala de atendimento localizada no segundo andar do edifício administrativo.

Foram identificadas falhas em alguns pontos de iluminação, prejudicando a utilização adequada do ambiente durante o expediente.

Diante disso, solicitamos, se possível, o agendamento da manutenção.

Permanecemos à disposição para fornecer informações adicionais.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Setor

Modelo de ofício solicitando reunião

OFÍCIO Nº 051/2027

São Paulo, 18 de junho de 2027.

Ao Senhor
Carlos Almeida
Diretor da Instituição Exemplo

Assunto: Solicitação de reunião

Senhor Diretor,

Solicitamos o agendamento de uma reunião para apresentação e discussão da proposta de parceria entre nossas instituições.

O encontro terá como objetivo apresentar o projeto, esclarecer dúvidas e avaliar possibilidades de colaboração.

Colocamo-nos à disposição para adequar a reunião à data e ao horário disponíveis em sua agenda.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Instituição

Modelo de ofício para prefeitura

Um ofício destinado à prefeitura deve identificar claramente a secretaria ou setor responsável pela demanda.

Exemplo:

OFÍCIO Nº 060/2027

Campinas, 20 de junho de 2027.

À Secretaria Municipal de Serviços Públicos
Prefeitura Municipal de Campinas

Assunto: Solicitação de providências

Prezados,

Por meio deste ofício, solicitamos a avaliação da necessidade de manutenção da iluminação pública localizada na Rua Exemplo, nas proximidades do número 100.

Moradores da região identificaram pontos de iluminação sem funcionamento, comprometendo as condições de iluminação do local durante o período noturno.

Diante disso, solicitamos a avaliação da situação e, sendo constatada a necessidade, a adoção das providências cabíveis.

Agradecemos pela atenção.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo ou representação, quando aplicável

Antes do envio, verifique se a prefeitura possui canal eletrônico específico para esse tipo de solicitação. Em alguns municípios, determinadas demandas são recebidas por sistemas próprios, protocolos digitais ou serviços de atendimento ao cidadão.

Como fazer um ofício no Word?

O Microsoft Word pode ser utilizado normalmente para elaborar o documento.

Uma configuração simples pode conter:

• identificação do documento;
• data;
• destinatário;
• assunto;
• corpo do texto;
• fechamento;
• assinatura.

Se o documento pertence a uma empresa ou instituição, também pode ser utilizado papel timbrado.

Evite exagerar em elementos visuais.

Ofício é um documento funcional. Seu objetivo principal é comunicar uma informação ou solicitação com clareza.

Qual fonte usar em um ofício?

Quando existir um manual institucional, siga o padrão estabelecido pela organização.

No caso de documentos produzidos dentro de órgãos públicos, podem existir modelos e sistemas próprios que já definem a formatação.

Para documentos empresariais sem padrão obrigatório, escolha uma fonte profissional e de fácil leitura.

Mais importante do que escolher uma fonte específica é manter consistência em todo o documento.

Ofício precisa ter assinatura?

A identificação do responsável pela comunicação é importante.

A forma de assinatura depende do meio utilizado.

Um documento físico pode receber assinatura manuscrita.

Em processos eletrônicos, podem ser utilizadas assinaturas eletrônicas ou sistemas oficiais de tramitação documental.

A Lei nº 14.063/2020 estabelece regras relacionadas ao uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e em atos de pessoas jurídicas.

Portanto, quando o ofício for enviado eletronicamente para um órgão público, verifique quais formas de assinatura e protocolo são aceitas.

Posso enviar um ofício por e-mail?

Depende do destinatário.

Muitas instituições recebem documentos eletronicamente, mas o simples envio para qualquer endereço de e-mail pode não representar um protocolo formal.

Um órgão público pode disponibilizar:

• sistema eletrônico;
• protocolo digital;
• portal de serviços;
• endereço institucional específico;
• atendimento presencial.

Se você precisa comprovar oficialmente a entrega, utilize o canal indicado pelo destinatário e guarde o respectivo protocolo ou comprovante.

Qual a diferença entre ofício e requerimento?

Os dois documentos podem ser utilizados para formalizar pedidos, mas não são necessariamente equivalentes.

O ofício está fortemente associado à comunicação institucional e administrativa.

O requerimento é uma forma de formalizar um pedido dirigido a uma autoridade ou instituição, sendo bastante utilizado por pessoas interessadas em solicitar determinado direito, providência ou serviço.

A escolha depende do contexto.

Se um órgão disponibiliza um modelo específico de requerimento, normalmente é melhor utilizar o documento indicado por ele em vez de criar um ofício por conta própria.

Qual a diferença entre ofício e carta?

A carta possui utilização mais ampla.

Pode ser comercial, pessoal ou institucional.

O ofício possui caráter mais formal e administrativo e aparece com frequência na comunicação de instituições e órgãos públicos.

Na prática, entretanto, a nomenclatura e o formato podem variar entre organizações.

O mais importante é verificar qual documento é exigido pelo destinatário.

Como escrever um ofício de forma profissional?

Alguns cuidados melhoram bastante a qualidade do documento.

Vá direto ao assunto

Não escreva três parágrafos antes de apresentar o pedido.

Explique o contexto rapidamente e faça a solicitação.

Informe exatamente o que precisa

Evite:

“Solicitamos ajuda para nosso evento.”

Prefira:

“Solicitamos a disponibilização de 100 cadeiras para o evento que será realizado no dia 20 de maio.”

Utilize datas específicas

Em vez de:

“Precisamos dos documentos o mais rápido possível.”

Prefira:

“Se possível, solicitamos o encaminhamento dos documentos até 15 de maio.”

Explique o motivo

Quando relevante, apresente uma justificativa curta.

Revise nomes e cargos

Errar o nome do destinatário ou enviar o documento ao setor incorreto pode prejudicar a comunicação.

Guarde uma cópia

Mantenha o documento enviado e o comprovante de protocolo ou recebimento.

Isso pode ser importante para consultas posteriores.

O que não fazer em um ofício?

Um erro comum é acreditar que formalidade significa utilizar palavras difíceis.

Expressões excessivamente rebuscadas podem prejudicar a clareza.

Também evite:

• textos excessivamente longos;
• informações sem relação com o pedido;
• abreviações informais;
• erros de português;
• pedidos vagos;
• ausência de identificação;
• datas incorretas;
• destinatário errado;
• ameaças ou linguagem agressiva;
• excesso de elogios desnecessários.

Um bom ofício é respeitoso, claro e objetivo.

Como fazer um ofício simples?

Se a situação não exige uma estrutura complexa, utilize um formato enxuto:

OFÍCIO Nº 001/2027

São Paulo, 10 de março de 2027.

Assunto: Solicitação de materiais

Prezados,

Solicitamos a disponibilização de 20 cadeiras e cinco mesas para utilização no evento que será realizado no dia 25 de março de 2027, das 9h às 17h.

Os materiais serão utilizados para organização das atividades destinadas aos participantes.

Agradecemos pela atenção e permanecemos à disposição para eventuais esclarecimentos.

Atenciosamente,

Nome do responsável
Cargo
Instituição

Em muitos casos, isso já é suficiente.

Como fazer um ofício de solicitação urgente?

Se realmente existir urgência, explique o motivo.

Não basta colocar “URGENTE” em letras grandes.

Por exemplo:

“Considerando que o evento ocorrerá no dia 20 de março e que a confirmação do espaço é necessária para divulgação aos participantes, solicitamos, se possível, retorno até o dia 10 de março.”

O destinatário consegue entender por que existe um prazo reduzido.

Use a palavra “urgente” apenas quando a situação realmente justificar prioridade.

Ofício precisa ter número?

A numeração é muito útil para instituições que precisam controlar documentos enviados.

Ela facilita localizar posteriormente uma comunicação específica.

Por exemplo:

Ofício nº 001/2027

Ofício nº 002/2027

Ofício nº 003/2027

Uma organização pode reiniciar a sequência a cada ano ou seguir outro padrão interno.

Em comunicações administrativas oficiais, siga sempre as regras da instituição responsável pela emissão.

Quem pode assinar um ofício?

Depende da instituição e da finalidade.

Pode ser necessário que o documento seja assinado por diretor, presidente, coordenador, gerente, secretário ou outro responsável autorizado.

Uma associação, por exemplo, pode determinar em seu estatuto ou procedimentos internos quem possui competência para representar formalmente a entidade.

Em uma empresa, essa responsabilidade pode depender das políticas internas.

Em órgãos públicos, devem ser observadas as competências e regras administrativas correspondentes.

Checklist para fazer um ofício de solicitação

Antes de enviar, confira:

• o número do documento está correto;
• a data está correta;
• o destinatário está correto;
• o assunto explica a finalidade;
• o pedido está claramente escrito;
• quantidades e datas foram informadas;
• a justificativa foi apresentada quando necessária;
• o prazo para resposta está claro, se houver;
• nomes e cargos foram revisados;
• o responsável está identificado;
• anexos mencionados realmente foram incluídos;
• o canal de envio é aceito pelo destinatário;
• uma cópia do documento será arquivada.

Uma revisão de poucos minutos pode evitar a necessidade de emitir outro documento.

Perguntas frequentes sobre como fazer um ofício para solicitar algo

Como começar um ofício de solicitação?

Identifique o documento, informe local e data, destinatário e assunto. Depois, utilize um vocativo adequado e apresente brevemente o contexto antes de fazer o pedido.

O que escrever em um ofício?

Explique quem está entrando em contato, o que está sendo solicitado, por que a solicitação está sendo feita e, quando necessário, informe datas, quantidades e prazos.

Ofício precisa ser formal?

Sim, mas formalidade não significa escrever de maneira complicada. Priorize clareza, objetividade e respeito.

Posso fazer um ofício no Word?

Sim. O Word pode ser utilizado para criar o documento e posteriormente salvá-lo ou convertê-lo em PDF, quando necessário.

Ofício pode ser enviado por e-mail?

Pode, se o destinatário aceitar esse canal. Para procedimentos oficiais, verifique se existe protocolo eletrônico específico.

Precisa colocar assunto no ofício?

O assunto ajuda a identificar rapidamente a finalidade do documento e é recomendado em comunicações institucionais.

Como terminar um ofício?

Utilize o fechamento adequado ao padrão institucional adotado e identifique o responsável pela comunicação.

Posso usar um modelo pronto de ofício?

Sim. Entretanto, o modelo deve ser adaptado à situação concreta. Evite enviar documentos com nomes, datas ou informações que pertenciam ao exemplo original.

Como pedir algo educadamente em um ofício?

Apresente o pedido diretamente utilizando expressões como “solicitamos”, explique brevemente sua finalidade e mantenha uma linguagem respeitosa e objetiva.

Ofício e requerimento são iguais?

Não necessariamente. O requerimento é muito utilizado para pedidos formulados por interessados a uma autoridade ou instituição, enquanto o ofício possui forte utilização na comunicação institucional e administrativa.

Conclusão

Entender como fazer um ofício para solicitar algo é mais simples quando o documento é organizado em torno de uma pergunta principal: o que exatamente o destinatário precisa saber para analisar o pedido?

Identifique corretamente quem envia e quem recebe, informe o assunto, explique brevemente o contexto e apresente a solicitação de maneira direta.

Quando necessário, inclua quantidade, data, horário, justificativa e prazo esperado para resposta.

Não tente tornar o documento mais formal utilizando palavras difíceis. Na comunicação administrativa, clareza e objetividade são fundamentais.

Depois de finalizar, revise o conteúdo e confirme qual é o canal correto de envio. Quando a solicitação possuir importância administrativa ou jurídica, guarde também uma cópia do documento e o comprovante de protocolo ou recebimento.

Fontes

Presidência da República — Manual de Redação da Presidência da República, referência para comunicações e redação oficial no âmbito da Administração Pública Federal.

Presidência da República — Lei nº 14.063/2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e em atos de pessoas jurídicas.

Governo Federal — informações e orientações relacionadas a documentos, serviços digitais e comunicações no âmbito da Administração Pública Federal.

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