O que é um documento digitalizado? Entenda como funciona

Um documento digitalizado é uma representação digital de um documento originalmente existente em meio físico, normalmente em papel. A digitalização pode ser realizada por meio de scanner, impressora multifuncional ou até determinados aplicativos de celular capazes de capturar o documento e transformá-lo em um arquivo eletrônico, como PDF.

Um contrato impresso que passa por um scanner e é salvo no computador, por exemplo, torna-se um documento digitalizado. O mesmo pode acontecer com certificados, comprovantes, recibos, declarações e diversos outros documentos originalmente produzidos em papel.

Apesar de parecer simples, existe uma diferença importante entre documento digitalizado e documento originalmente digital. Além disso, a digitalização de documentos possui regras específicas quando se pretende atribuir determinados efeitos jurídicos ao arquivo ou substituir documentos físicos.

O que significa documento digitalizado?

Um documento digitalizado é aquele que originalmente estava em um suporte físico e foi convertido para um formato digital.

Imagine uma certidão impressa.

Ao colocar essa certidão em um scanner e gerar um arquivo PDF, você criou uma representação digital daquele documento físico.

O mesmo raciocínio vale quando uma pessoa utiliza a câmera do celular para escanear um documento por meio de um aplicativo.

Portanto, digitalizar significa converter uma informação existente em suporte físico para uma representação em formato digital.

O Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta requisitos para digitalização de determinados documentos públicos e privados, define digitalização como a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Documento digitalizado é a mesma coisa que documento digital?

Não necessariamente.

Essa diferença é importante.

O documento digitalizado possui origem física.

Já um documento digital pode ter sido criado originalmente em ambiente eletrônico.

Imagine duas situações.

Na primeira, uma pessoa imprime um contrato, assina no papel e depois utiliza um scanner para gerar um PDF.

Esse arquivo é uma digitalização do documento físico.

Na segunda situação, o contrato é elaborado eletronicamente e assinado por meio de uma assinatura eletrônica.

Nesse caso, o documento pode ter nascido digitalmente, sem existir originalmente em papel.

Portanto, todo documento digitalizado existe em formato digital depois da conversão, mas nem todo documento digital surgiu a partir da digitalização de um documento físico.

Documento digitalizado e documento escaneado são a mesma coisa?

No uso cotidiano, as expressões são frequentemente utilizadas com o mesmo sentido.

Quando alguém pede um documento escaneado, normalmente deseja uma cópia digital obtida a partir do documento físico.

O termo “escanear” vem justamente da utilização de scanners.

Atualmente, entretanto, não é obrigatório possuir um scanner tradicional para gerar uma cópia digital.

Smartphones e aplicativos conseguem identificar as bordas do papel, ajustar a perspectiva e produzir arquivos semelhantes aos criados por scanners.

Assim, quando uma empresa solicita “envie o documento escaneado em PDF”, normalmente espera receber uma cópia digital legível do documento original.

O que é um documento nato-digital?

Um documento nato-digital é aquele que já nasce em formato digital.

Ele não depende da existência anterior de uma versão em papel para ser criado.

Um documento eletrônico produzido em um sistema e assinado digitalmente pode ser um exemplo.

A distinção é importante principalmente em processos administrativos, jurídicos e de gestão documental.

Um documento digitalizado representa um documento que existia fisicamente.

Já o nato-digital possui sua origem no próprio ambiente eletrônico.

PDF é um documento digitalizado?

Depende.

PDF é apenas um formato de arquivo.

Um arquivo PDF pode conter um documento digitalizado, mas também pode ter sido criado diretamente no computador.

Imagine um documento elaborado em um editor de texto e exportado para PDF.

Ele não necessariamente foi digitalizado.

Agora imagine uma folha de papel colocada em um scanner e salva como PDF.

Nesse caso, o PDF contém uma digitalização.

Portanto, não é o formato PDF que determina se o documento é digitalizado. O que importa é a forma como ele foi produzido.

Foto de um documento é documento digitalizado?

Uma fotografia pode representar digitalmente um documento, mas existem diferenças importantes entre simplesmente fotografar uma folha e realizar uma digitalização adequada.

Uma foto pode apresentar:

sombras;

reflexos;

perspectiva distorcida;

baixa resolução;

partes cortadas;

informações ilegíveis.

Aplicativos de digitalização tentam corrigir vários desses problemas automaticamente.

Eles conseguem identificar as bordas da página, corrigir a perspectiva, melhorar o contraste e reunir várias páginas em um único PDF.

Por isso, quando uma instituição solicita um documento digitalizado, normalmente é melhor utilizar um scanner ou aplicativo apropriado em vez de enviar uma fotografia comum, principalmente quando existem requisitos específicos de qualidade ou formato.

Como digitalizar um documento?

O processo pode ser realizado de diferentes maneiras.

Com um scanner tradicional, normalmente basta posicionar o documento no equipamento, selecionar as configurações e iniciar a digitalização.

Depois, o arquivo pode ser salvo no computador.

Também é possível utilizar uma impressora multifuncional com scanner integrado.

Outra opção bastante popular é o celular.

Aplicativos próprios para digitalização conseguem utilizar a câmera para capturar documentos e gerar arquivos em PDF.

Independentemente do método utilizado, é importante verificar o resultado antes de enviar.

Todas as informações precisam estar visíveis.

Como digitalizar documento pelo celular?

O processo depende do aparelho e do aplicativo utilizado, mas normalmente funciona de maneira semelhante.

Primeiro, coloque o documento sobre uma superfície plana e bem iluminada.

Evite sombras sobre o papel.

Abra o recurso de digitalização do aplicativo escolhido e posicione a câmera diretamente acima do documento.

O aplicativo poderá detectar automaticamente as bordas.

Depois da captura, confira se:

nenhuma parte foi cortada;

o texto está legível;

a imagem não está tremida;

todos os dados aparecem;

a orientação da página está correta.

Se houver várias páginas, procure reuni-las na ordem correta dentro do mesmo arquivo quando isso for solicitado.

Ao final, o documento pode ser salvo em PDF ou no formato aceito pelo destinatário.

Como transformar um documento digitalizado em PDF?

Scanners e aplicativos normalmente oferecem a opção de salvar diretamente em PDF.

Caso as páginas estejam inicialmente em formatos de imagem, também existem ferramentas capazes de reuni-las em um arquivo PDF.

O PDF é bastante utilizado porque permite manter várias páginas dentro de um único arquivo.

Imagine um contrato de dez páginas.

Enviar dez imagens separadas torna a organização mais difícil.

Um único PDF com as páginas na sequência correta facilita o armazenamento, envio e leitura.

Por isso, órgãos públicos, universidades, bancos e empresas frequentemente solicitam documentos nesse formato.

O que significa “enviar documento digitalizado”?

Quando uma instituição solicita um documento digitalizado, normalmente deseja receber uma versão eletrônica legível do documento físico.

Por exemplo, uma faculdade pode solicitar determinado certificado digitalizado durante um processo de matrícula.

Nesse caso, o estudante deverá converter o documento para o formato eletrônico solicitado e enviá-lo pelo sistema.

Antes de fazer o upload, é importante verificar as instruções.

A instituição pode estabelecer:

formato do arquivo;

tamanho máximo;

resolução;

quantidade de arquivos;

necessidade de frente e verso;

padrão do nome do arquivo.

Seguir essas regras evita que o documento seja recusado por um problema técnico.

O que significa digitalizar frente e verso?

Significa capturar os dois lados do documento.

Isso é especialmente importante quando existem informações relevantes no verso.

Imagine um documento cuja frente possui os dados principais, mas o verso contém observações, carimbos ou outras informações.

Enviar somente a frente pode deixar o arquivo incompleto.

Quando a instituição solicitar frente e verso, digitalize ambos os lados.

Dependendo do sistema, eles podem ser enviados em arquivos separados ou reunidos em um único PDF.

Documento digitalizado precisa ser colorido?

Nem sempre.

A necessidade de digitalização colorida depende da finalidade e das exigências de quem receberá o arquivo.

Alguns documentos podem ser perfeitamente legíveis em tons de cinza.

Entretanto, existem situações nas quais cores ajudam a identificar informações, carimbos, selos ou outros elementos.

Se um órgão, empresa ou instituição estabelecer determinada exigência, siga a orientação apresentada.

Na ausência de instruções específicas, priorize a legibilidade e a fidelidade do documento.

Qual resolução usar para digitalizar documentos?

A resolução influencia a qualidade da imagem e o tamanho do arquivo.

Uma resolução muito baixa pode dificultar a leitura.

Por outro lado, utilizar resolução excessivamente alta pode gerar arquivos enormes sem necessidade.

O ideal depende da finalidade.

O Decreto nº 10.278/2020 possui requisitos técnicos específicos para digitalização dentro de seu campo de aplicação, incluindo parâmetros relacionados a resolução mínima e formato de arquivo para diferentes tipos de documentos.

Em situações comuns, como envio de documentos para uma empresa ou instituição de ensino, é importante seguir as especificações apresentadas pelo próprio destinatário.

Se o sistema estabelece um limite de tamanho, também será necessário equilibrar qualidade e tamanho do arquivo.

Documento digitalizado tem validade jurídica?

Essa pergunta precisa ser respondida com cuidado.

O simples ato de fotografar ou escanear um papel não significa automaticamente que o arquivo terá, em qualquer situação, exatamente os mesmos efeitos jurídicos do documento original.

A legislação brasileira estabelece regras relacionadas à digitalização.

A Lei nº 12.682/2012 trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Posteriormente, a Lei nº 13.874/2019 alterou dispositivos relacionados à digitalização e ao armazenamento.

O Decreto nº 10.278/2020 regulamentou requisitos técnicos para que documentos digitalizados produzam determinados efeitos jurídicos e tenham o mesmo valor probatório do documento original para os fins previstos na legislação.

Entre os aspectos relevantes estão integridade, confiabilidade, rastreabilidade, qualidade da imagem e, conforme a situação, utilização de assinatura digital.

Por isso, existe uma diferença entre criar uma simples cópia eletrônica para facilitar o envio e realizar uma digitalização com requisitos destinados à preservação de efeitos jurídicos.

Posso jogar fora o documento original depois de digitalizar?

Não é recomendável adotar essa regra para qualquer documento.

Existem situações em que a legislação permite a eliminação do original depois de observados os procedimentos adequados de digitalização.

Entretanto, também existem exceções.

O Decreto nº 10.278/2020 não se aplica indistintamente a todos os documentos existentes.

Além disso, determinados documentos possuem regras próprias de preservação.

Documentos de valor histórico, por exemplo, podem estar sujeitos a tratamento específico.

Portanto, digitalizar uma folha pelo celular e salvar o PDF não significa que o original possa ser automaticamente destruído.

Antes de eliminar documentos importantes, é necessário verificar a legislação aplicável e as exigências relacionadas àquele tipo de registro.

Documento autenticado pode ser digitalizado?

Sim, fisicamente é possível digitalizar uma cópia autenticada.

Entretanto, a digitalização não deve ser confundida com o próprio ato de autenticação.

Se determinada instituição exige uma cópia autenticada, é necessário verificar exatamente qual formato ela aceita.

Alguns procedimentos são realizados totalmente de maneira eletrônica, enquanto outros podem exigir documentos com características específicas.

Portanto, antes de enviar, consulte as instruções do órgão ou empresa responsável pelo processo.

Documento digitalizado precisa de assinatura?

Depende da finalidade.

Um documento pode ser digitalizado simplesmente para arquivamento ou consulta, sem necessidade de adicionar uma nova assinatura.

Em outros casos, a legislação ou o procedimento pode exigir mecanismos destinados a garantir autoria e integridade.

É importante também diferenciar a assinatura existente no papel da assinatura eletrônica aplicada ao arquivo.

Imagine um contrato assinado à caneta e posteriormente escaneado.

O PDF mostrará visualmente a assinatura manuscrita existente no original.

Isso é diferente de aplicar uma assinatura digital ao próprio arquivo eletrônico.

São situações tecnicamente distintas.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura digitalizada?

A assinatura digitalizada normalmente é apenas uma representação visual de uma assinatura manuscrita.

Por exemplo, alguém assina uma folha, escaneia a assinatura e coloca a imagem em um documento.

Já a assinatura digital, em sentido técnico, utiliza mecanismos criptográficos e certificados digitais para associar uma identidade ao documento e proteger sua integridade, conforme o sistema utilizado.

No Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, possui papel importante nesse contexto.

Também existem outras modalidades de assinatura eletrônica reconhecidas pela legislação para diferentes situações.

Portanto, inserir uma imagem da assinatura em um PDF não é tecnicamente a mesma coisa que assinar digitalmente o arquivo.

Documento digitalizado pode ser alterado?

Tecnicamente, arquivos digitais podem sofrer alterações.

É justamente por isso que integridade e autenticidade são preocupações importantes na gestão documental.

Quando um documento precisa possuir maior segurança jurídica, podem ser utilizados mecanismos capazes de ajudar a demonstrar que o arquivo não sofreu alterações depois de determinado momento.

Assinaturas digitais são um exemplo.

Sistemas de gestão documental também podem manter registros relacionados à criação, armazenamento e movimentação dos arquivos.

Quanto mais relevante o documento, maior tende a ser a necessidade de controles adequados.

O que é OCR em documento digitalizado?

OCR é uma tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres.

Imagine que você digitalize uma página de um livro.

Inicialmente, o computador pode interpretar aquela página simplesmente como uma imagem.

Com OCR, um software tenta reconhecer as letras existentes na imagem e transformá-las em texto identificável pelo computador.

Isso permite, por exemplo, pesquisar uma palavra dentro de determinados PDFs digitalizados.

Sem OCR, um PDF pode parecer conter texto para o usuário, mas tecnicamente ser apenas uma coleção de imagens.

Essa tecnologia é bastante útil para arquivos, bibliotecas, empresas e organizações que digitalizam grandes quantidades de documentos.

Como saber se um PDF foi digitalizado?

Uma maneira simples é tentar selecionar o texto com o cursor.

Se você consegue selecionar palavras individualmente, provavelmente existe uma camada de texto no arquivo.

Se a página inteira se comporta como uma única imagem, pode se tratar de uma digitalização sem OCR.

Entretanto, um documento digitalizado também pode passar por reconhecimento de caracteres.

Nesse caso, será possível selecionar ou pesquisar o texto mesmo que a página tenha sido originalmente escaneada.

Portanto, esse teste oferece apenas uma indicação, não uma comprovação definitiva sobre a origem do documento.

Quais são as vantagens de digitalizar documentos?

A digitalização pode facilitar significativamente a gestão de informações.

Uma das principais vantagens é o acesso.

Em vez de procurar um contrato em dezenas de caixas, um funcionário pode localizar o arquivo em poucos segundos em um sistema bem organizado.

Também existem vantagens relacionadas a:

compartilhamento;

redução do uso de papel;

acesso remoto;

organização;

backup;

pesquisa;

integração com sistemas;

redução do espaço físico destinado a arquivos.

Entretanto, digitalização sem organização pode apenas transferir o problema do papel para o computador.

Uma pasta com milhares de arquivos chamados “scan001.pdf”, “scan002.pdf” e “scan003.pdf” continuará sendo difícil de administrar.

Por isso, gestão documental precisa acompanhar a digitalização.

Como organizar documentos digitalizados?

Uma boa organização começa pela criação de um padrão.

Os arquivos podem ser separados por categoria, ano, cliente, fornecedor ou processo, dependendo da necessidade.

Também é importante criar uma convenção para nomes.

Em vez de:

documento123.pdf

pode ser mais útil utilizar uma estrutura como:

contrato_fornecedor_2026.pdf

Em organizações maiores, sistemas de gestão eletrônica de documentos podem facilitar controle de acesso, versionamento e pesquisa.

Também é importante criar backups.

Manter todos os documentos importantes em apenas um computador cria um risco desnecessário.

Digitalização é a mesma coisa que transformação digital?

Não.

A digitalização de documentos é apenas uma parte possível da transformação digital.

Digitalizar significa converter informações físicas para formato eletrônico.

Transformação digital é um conceito muito mais amplo.

Uma empresa pode digitalizar milhares de documentos e continuar utilizando processos burocráticos e pouco eficientes.

A verdadeira transformação de processos pode envolver automação, integração de sistemas, assinatura eletrônica, análise de dados e revisão dos próprios procedimentos internos.

Portanto, substituir papel por PDF não significa necessariamente transformar digitalmente uma organização.

Quais cuidados tomar ao digitalizar documentos pessoais?

Documentos pessoais podem conter informações sensíveis ou dados capazes de identificar uma pessoa.

Por isso, devem ser armazenados com cuidado.

Evite deixar cópias desnecessárias em computadores públicos, dispositivos compartilhados ou serviços desconhecidos.

Também é importante verificar para quem o arquivo será enviado.

Golpistas podem solicitar documentos pessoais para realizar fraudes.

Quando empresas tratam documentos contendo dados pessoais, também precisam observar as regras aplicáveis da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

A digitalização facilita o compartilhamento, mas também aumenta a necessidade de atenção com segurança da informação.

O que é um documento digitalizado, afinal?

De forma simples, documento digitalizado é a representação digital de um documento que originalmente existia em formato físico.

Uma folha colocada em um scanner e transformada em PDF é o exemplo mais comum.

Atualmente, o mesmo processo também pode ser realizado com smartphones e aplicativos especializados.

Entretanto, é importante não confundir documento digitalizado com documento nato-digital.

O primeiro surgiu a partir de um suporte físico. O segundo já foi criado originalmente em ambiente eletrônico.

Também é necessário lembrar que a simples criação de um PDF não garante automaticamente todos os efeitos jurídicos do documento físico original. Dependendo da finalidade, a digitalização precisa atender a requisitos técnicos e legais relacionados à integridade, autenticidade e qualidade.

Por isso, quando uma empresa, faculdade ou órgão público solicitar um documento digitalizado, verifique sempre as instruções sobre formato, tamanho, resolução e necessidade de frente e verso.

Fontes

Presidência da República — Lei nº 12.682/2012
Legislação relacionada à elaboração e ao arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Presidência da República — Decreto nº 10.278/2020
Estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados para que os documentos digitalizados produzam os efeitos jurídicos previstos na legislação.

Presidência da República — Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica)
Legislação que trouxe disposições relevantes relacionadas à digitalização e ao armazenamento de documentos.

Presidência da República — Medida Provisória nº 2.200-2/2001
Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e estabelece regras relacionadas à autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos.

Presidência da República — Lei nº 14.063/2020
Dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e em outros atos previstos na legislação.

Presidência da República — Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD)
Estabelece regras relacionadas ao tratamento e à proteção de dados pessoais.

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