O que é documento digitalizado? Entenda o significado e a validade

Um documento digitalizado é a representação digital de um documento que originalmente existia em formato físico. Em termos simples, é quando um documento em papel é convertido para um arquivo digital, normalmente por meio de scanner ou outro processo de captura de imagem.

Um contrato impresso que é escaneado e transformado em PDF é um exemplo de documento digitalizado. O mesmo acontece quando uma certidão, declaração, comprovante ou outro documento físico passa por um processo de digitalização.

No Brasil, a digitalização de documentos possui regras específicas. A Lei nº 12.682/2012 e o Decreto nº 10.278/2020 tratam de aspectos relacionados à digitalização e aos requisitos necessários para que determinados documentos digitalizados possam produzir os mesmos efeitos legais dos originais.

Por isso, é importante entender que digitalizar um documento não significa simplesmente tirar qualquer foto do papel e considerar automaticamente que o arquivo possui os mesmos efeitos jurídicos do original.

O que é documento digitalizado?

O Decreto nº 10.278/2020 define documento digitalizado como o representante digital resultante do processo de digitalização de um documento físico, juntamente com seus metadados.

Já a Lei nº 12.682/2012 define digitalização como a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Na prática, podemos pensar da seguinte maneira:

Documento físico → digitalização → documento digitalizado

Imagine que você possua um contrato assinado em papel.

Ao colocá-lo em um scanner e gerar um arquivo PDF, você criou uma representação digital daquele contrato.

Esse PDF é um documento digitalizado.

Qual a diferença entre documento digital e documento digitalizado?

Embora as expressões pareçam iguais, existe uma diferença importante.

Documento digital é uma categoria mais ampla.

O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) explica que os documentos digitais podem possuir duas origens: aqueles que já nascem digitais e aqueles produzidos por meio da digitalização.

Assim:

todo documento digitalizado é digital, mas nem todo documento digital é digitalizado.

Um documento criado diretamente no computador, por exemplo, não precisou ser convertido do papel.

Já um documento digitalizado teve origem em outro formato, normalmente físico.

O que é um documento nato-digital?

O documento nato-digital é aquele criado originalmente em formato digital.

Imagine que você abra um editor de texto e crie um contrato diretamente no computador.

Esse documento já nasceu digital.

Outros exemplos podem incluir:

documentos criados em editores de texto;

planilhas eletrônicas;

fotografias produzidas por câmeras digitais;

mensagens de e-mail;

arquivos gerados por sistemas informatizados.

Nesse caso, não houve uma etapa de digitalização de um documento físico.

Exemplo de documento digitalizado

Imagine que uma empresa possua uma nota fiscal antiga exclusivamente em papel.

O funcionário coloca o documento em um scanner.

O equipamento captura sua imagem.

Depois, o sistema cria um arquivo em formato digital.

Esse arquivo é a representação digitalizada da nota física.

Outro exemplo seria um diploma originalmente emitido em papel.

Se ele for escaneado e salvo em um arquivo, teremos uma versão digitalizada daquele documento.

PDF é documento digitalizado?

Pode ser, mas não necessariamente.

PDF é um formato de arquivo.

Um arquivo PDF pode ter diferentes origens.

Se você escanear um contrato em papel e gerar um PDF, ele será um documento digitalizado.

Por outro lado, se você criar um documento diretamente em um programa de computador e exportá-lo para PDF, ele será um documento nato-digital, e não uma digitalização do papel.

Portanto:

PDF não significa automaticamente documento digitalizado.

É necessário observar como aquele arquivo foi produzido.

Foto de documento é documento digitalizado?

Uma fotografia pode produzir uma representação digital de um documento físico.

Em determinados sistemas administrativos, inclusive, a captura por fotografia pode ser aceita como forma de gerar um documento digitalizado.

Entretanto, é necessário distinguir a existência de uma imagem digital do cumprimento dos requisitos jurídicos necessários para determinada finalidade.

Uma fotografia borrada, cortada ou ilegível, por exemplo, pode não atender às exigências do órgão ou da instituição que solicitou o documento.

Além disso, quando a intenção é fazer com que o documento digitalizado produza determinados efeitos legais equivalentes ao original, existem requisitos técnicos e jurídicos específicos.

Por isso, a melhor opção costuma ser seguir exatamente as instruções fornecidas pela instituição que solicitou o arquivo.

O que significa “envie o documento digitalizado”?

Quando uma empresa, universidade ou órgão solicita um documento digitalizado, normalmente espera receber uma versão digital legível do documento físico.

Por exemplo, se solicitarem:

“Envie o RG digitalizado.”

A orientação normalmente significa que o documento físico deve ser convertido para arquivo digital e enviado pelo canal indicado.

Dependendo do procedimento, podem ser aceitos formatos como PDF, JPEG ou PNG.

Entretanto, não existe uma regra universal.

O próprio sistema pode estabelecer:

formato permitido;

tamanho máximo;

resolução;

necessidade de frente e verso;

assinatura;

autenticação;

quantidade de arquivos.

Sempre confira as instruções antes de enviar.

Como digitalizar um documento?

O método tradicional utiliza um scanner.

O processo básico consiste em posicionar o documento no equipamento, realizar a captura e salvar o resultado em formato digital.

Também existem impressoras multifuncionais com scanner integrado.

Em determinadas situações, smartphones podem ser utilizados para capturar documentos.

Aplicativos conseguem identificar as bordas do papel, corrigir a perspectiva e gerar arquivos semelhantes aos produzidos por scanners.

Entretanto, quando houver exigências técnicas específicas, é necessário respeitá-las.

Não basta o arquivo parecer visualmente adequado.

Como digitalizar documento pelo celular?

Para usos cotidianos, o celular pode ser uma ferramenta bastante prática.

O ideal é colocar o documento sobre uma superfície plana e utilizar boa iluminação.

Evite sombras sobre o papel.

Mantenha todas as bordas visíveis.

Confira se os textos ficaram legíveis.

Também é importante verificar se números, assinaturas, carimbos, fotografias e demais elementos relevantes aparecem corretamente.

Depois da captura, revise todas as páginas antes do envio.

Se o sistema solicitar um único PDF, reúna as páginas na ordem correta.

Documento digitalizado precisa ser colorido?

Não necessariamente.

Isso depende da finalidade e dos requisitos aplicáveis.

O Decreto nº 10.278/2020, por exemplo, estabelece padrões técnicos mínimos diferentes conforme as características do documento.

Para determinados textos impressos sem ilustrações em preto e branco, o decreto prevê digitalização monocromática e resolução mínima de 300 dpi, com formato de preservação indicado em seu anexo.

Já outros tipos de documentos podem exigir características diferentes.

Portanto, não existe uma regra dizendo que qualquer documento precisa obrigatoriamente ser digitalizado em cores.

Quando um órgão ou empresa estabelece instruções próprias para envio, siga essas orientações.

O que é DPI na digitalização?

DPI é uma medida relacionada à resolução da imagem.

De maneira geral, quanto maior a resolução utilizada, maior pode ser o nível de detalhe capturado.

Entretanto, aumentar excessivamente a resolução também pode gerar arquivos muito grandes.

Por isso, é necessário encontrar um equilíbrio entre:

qualidade;

legibilidade;

tamanho do arquivo;

requisitos técnicos.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece padrões mínimos para determinadas digitalizações abrangidas por suas regras.

Em situações comuns, como envio de documentos para cadastro, a instituição normalmente informa suas próprias exigências.

Documento digitalizado tem validade jurídica?

Pode ter.

Mas é necessário analisar como a digitalização foi realizada e para qual finalidade o documento será utilizado.

A Lei nº 12.682/2012 estabelece regras para digitalização, armazenamento eletrônico e reprodução de documentos públicos e privados.

O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta requisitos para determinadas digitalizações de documentos físicos com o objetivo de produzir os mesmos efeitos legais dos originais.

Isso significa que a validade não deve ser analisada apenas pela aparência do arquivo.

Questões como integridade, autenticidade, metadados, assinatura e procedimentos utilizados podem ser relevantes.

Uma cópia escaneada vale como documento original?

Não é correto afirmar que qualquer cópia escaneada automaticamente equivale ao original para todos os efeitos legais.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos para que documentos digitalizados abrangidos pela regulamentação possam produzir os mesmos efeitos legais dos originais.

Quando o documento digitalizado é destinado a se equiparar ao físico para comprovação perante pessoa jurídica de direito público interno, o decreto estabelece requisitos específicos.

Entre eles estão assinatura digital com certificação no padrão ICP-Brasil, atendimento aos padrões técnicos mínimos e presença dos metadados exigidos.

Além disso, existem documentos e situações que possuem legislação específica ou estão fora do âmbito de aplicação de determinadas regras do decreto.

Portanto, é necessário analisar cada situação.

O que são metadados de um documento digitalizado?

Metadados são informações estruturadas utilizadas para descrever, classificar e gerenciar documentos.

Eles podem incluir informações relacionadas ao próprio arquivo e ao processo de digitalização.

O Decreto nº 10.278/2020 possui requisitos de metadados para as situações abrangidas por suas regras.

A finalidade é permitir melhor identificação, gerenciamento e controle dos documentos.

Isso é particularmente importante em grandes arquivos digitais.

Imagine um órgão público com milhões de documentos.

Não basta simplesmente criar milhões de arquivos com nomes aleatórios.

É necessário conseguir localizar, classificar e verificar as informações adequadamente.

Documento digitalizado precisa de assinatura digital?

Nem todo arquivo escaneado precisa obrigatoriamente possuir assinatura digital para existir ou ser utilizado.

Entretanto, existem situações em que a assinatura é necessária para produzir determinados efeitos jurídicos.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece que o documento digitalizado destinado a se equiparar ao documento físico para todos os efeitos legais e para comprovação perante pessoa jurídica de direito público interno deve ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil, além de cumprir outros requisitos previstos no decreto.

A assinatura, nesse contexto, ajuda a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

O que é integridade do documento?

Integridade está relacionada à preservação do documento sem alterações não autorizadas.

Imagine que um contrato físico possua o valor de R$ 10.000.

Depois da digitalização, alguém altera a imagem para R$ 100.000.

Nesse caso, a representação digital não preservou adequadamente a integridade do conteúdo original.

Por isso, procedimentos de digitalização destinados a produzir efeitos jurídicos precisam utilizar mecanismos capazes de proteger e verificar o documento.

O Decreto nº 10.278/2020 inclui a integridade e a confiabilidade entre os requisitos gerais do processo de digitalização.

O que é autenticidade?

A autenticidade está relacionada à possibilidade de confiar que o documento é aquilo que afirma ser e, conforme o contexto, identificar adequadamente sua origem.

No ambiente digital, diferentes mecanismos podem contribuir para a presunção ou verificação da autenticidade.

Assinaturas digitais, sistemas confiáveis, registros de auditoria e procedimentos controlados são alguns exemplos.

É importante não confundir autenticidade com simples qualidade da imagem.

Um arquivo pode estar perfeitamente legível e ainda existir dúvida sobre sua origem.

Documento escaneado e documento digitalizado são a mesma coisa?

No uso cotidiano, as expressões costumam indicar praticamente a mesma ideia.

Um documento escaneado é aquele que passou por um scanner para gerar uma representação digital.

A digitalização, entretanto, é um conceito mais amplo.

Dependendo do procedimento utilizado, a captura pode ocorrer por diferentes equipamentos e sistemas.

Assim, “escaneado” normalmente descreve o método utilizado, enquanto “digitalizado” descreve o resultado da conversão do documento físico para o ambiente digital.

Documento eletrônico e documento digitalizado são iguais?

Não necessariamente.

O Conarq explica que documento eletrônico e documento digital possuem conceitos tecnicamente distintos.

O documento digital é codificado em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional.

Já documento digitalizado é especificamente aquele obtido a partir da conversão de um documento originalmente existente em outro formato.

Portanto, documento digitalizado é uma categoria mais específica.

Documento digitalizado pode ser alterado?

Tecnicamente, arquivos digitais podem estar sujeitos a alterações.

É justamente por isso que integridade, controles de acesso, armazenamento adequado e mecanismos de autenticação são importantes.

Em documentos relevantes, não é recomendável editar a imagem depois da digitalização de forma que modifique seu conteúdo.

Correções meramente técnicas também precisam ser analisadas conforme os requisitos do procedimento utilizado.

Quando o objetivo é preservar uma representação fiel do documento original, o arquivo deve reproduzir adequadamente suas informações.

Pode apagar o documento físico depois de digitalizar?

Essa questão exige cuidado.

A resposta não é simplesmente “sim” para qualquer documento.

A Lei nº 12.682/2012 prevê situações em que o original pode ser destruído após a digitalização, desde que constatada a integridade do documento digital nos termos da regulamentação, ressalvados documentos de valor histórico e outras regras aplicáveis.

O Decreto nº 10.278/2020 também disciplina o descarte para os documentos abrangidos por suas disposições.

Entretanto, existem exceções importantes.

Alguns documentos possuem legislação própria, requisitos específicos de guarda ou valor histórico.

Registros públicos originais, por exemplo, possuem regras próprias de preservação.

Portanto, não descarte documentos importantes apenas porque você possui uma foto ou um PDF deles.

Primeiro verifique a legislação e as regras aplicáveis àquele documento.

Digitalizar um documento é o mesmo que tirar xerox?

Não.

Uma xerox tradicional produz uma cópia física.

A digitalização produz uma representação digital.

Imagine um RG em papel.

Se você utilizar uma copiadora e imprimir outra folha, terá uma cópia física.

Se utilizar um scanner e gerar um PDF, terá um arquivo digitalizado.

Embora os processos tenham a finalidade de reproduzir informações do original, o resultado está em meios diferentes.

Digitalização é a mesma coisa que autenticação?

Não.

Digitalização é o processo de converter o documento para o formato digital.

Autenticação está relacionada à confirmação da autenticidade conforme os procedimentos juridicamente aplicáveis.

Portanto, escanear um documento não significa automaticamente autenticá-lo.

Essa diferença é importante porque algumas pessoas acreditam que um PDF criado a partir de um documento original se transforma automaticamente em uma “cópia autenticada digital”.

Não é assim.

O procedimento exigido dependerá da finalidade e da instituição que receberá o arquivo.

Documento digitalizado e assinatura digital são a mesma coisa?

Não.

O documento digitalizado é o arquivo produzido a partir da digitalização de um documento físico.

A assinatura digital é um mecanismo criptográfico que pode ser aplicado a documentos eletrônicos em determinadas situações.

Um PDF escaneado pode existir sem assinatura digital.

Também é possível ter um documento nato-digital assinado digitalmente sem que ele tenha sido digitalizado a partir de papel.

São conceitos diferentes que podem aparecer juntos.

Como transformar um documento físico em PDF?

Uma das maneiras é utilizar um scanner ou uma impressora multifuncional.

Configure a digitalização, coloque o documento corretamente e selecione o formato PDF quando disponível.

Para documentos com várias páginas, procure utilizar a opção que permite reunir todas elas em um único arquivo quando isso for necessário.

Depois, confira:

se todas as páginas foram incluídas;

se estão na ordem correta;

se nenhuma parte foi cortada;

se o texto está legível;

se o arquivo abre normalmente.

Também confira o tamanho final, especialmente quando o documento será enviado por um sistema que estabelece limite de megabytes.

Como saber se o documento foi bem digitalizado?

Abra o arquivo e faça uma revisão completa.

Verifique principalmente:

legibilidade: é possível ler todo o conteúdo?

integridade visual: alguma parte ficou cortada?

orientação: as páginas estão na posição correta?

sequência: as páginas estão na ordem?

qualidade: assinaturas, carimbos e números podem ser identificados?

completude: frente e verso foram incluídos quando necessário?

arquivo: o PDF ou imagem abre sem erros?

Essa verificação simples evita muitos problemas no envio de documentos.

Como reduzir o tamanho de um documento digitalizado?

Documentos escaneados em resolução muito elevada podem produzir arquivos grandes.

É possível utilizar ferramentas de compressão, reduzir a resolução ou ajustar determinadas configurações do scanner.

Entretanto, tenha cuidado.

Uma compressão muito agressiva pode tornar letras pequenas ilegíveis.

Quando um sistema estabelece limite de tamanho, procure reduzir o arquivo mantendo qualidade suficiente para leitura.

Se houver padrões técnicos obrigatórios para aquela digitalização, eles também precisam ser respeitados.

O que significa documento digitalizado frente e verso?

Significa que os dois lados do documento precisam ser capturados.

Isso é comum em documentos de identificação e cartões que possuem informações em ambos os lados.

Dependendo do sistema, você poderá:

enviar duas imagens separadas;

reunir frente e verso em um PDF;

ou utilizar campos específicos para cada lado.

Siga as instruções da plataforma.

Não omita o verso simplesmente porque ele parece possuir menos informações.

Documento digitalizado pode ser enviado por e-mail?

Sim, quando o destinatário aceitar esse meio.

PDF e formatos de imagem são frequentemente enviados por e-mail.

Entretanto, documentos podem conter informações pessoais, financeiras ou confidenciais.

Antes do envio, confirme o destinatário e utilize os mecanismos de segurança adequados à sensibilidade das informações.

Em processos oficiais, utilize o canal determinado pelo órgão responsável.

Se a instituição disponibiliza um sistema específico para anexar documentos, não presuma que enviar por e-mail produzirá o mesmo efeito.

Qual formato usar para documento digitalizado?

O formato depende da finalidade.

PDF é bastante utilizado para documentos com uma ou várias páginas.

JPEG e PNG são comuns para imagens.

Em processos que precisam atender ao Decreto nº 10.278/2020, os padrões técnicos previstos na regulamentação devem ser observados.

O anexo do decreto estabelece características como resolução mínima, cor e formato de arquivo conforme o tipo do documento.

Portanto, se a digitalização possui finalidade jurídica específica, não escolha o formato apenas por preferência pessoal.

Documento digitalizado precisa ser PDF?

Não necessariamente.

O formato exigido depende do sistema, da instituição e da finalidade.

Entretanto, PDF é muito utilizado porque facilita a reunião de várias páginas em um único arquivo e preserva a apresentação do documento.

Para simples cadastros, algumas plataformas aceitam imagens JPEG ou PNG.

Já procedimentos sujeitos a normas específicas podem exigir determinados padrões de arquivo.

Leia as instruções antes de realizar a digitalização.

Quais documentos podem ser digitalizados?

Diversos documentos físicos podem ser convertidos para o formato digital.

Alguns exemplos são:

contratos;

declarações;

comprovantes;

notas fiscais;

certidões;

documentos administrativos;

fotografias;

documentos acadêmicos;

documentos empresariais.

Entretanto, a possibilidade técnica de digitalizar não significa que o documento físico possa ser automaticamente descartado.

Também não significa que a versão digitalizada será aceita em qualquer situação sem requisitos adicionais.

Essas questões precisam ser analisadas separadamente.

Por que empresas digitalizam documentos?

A digitalização pode facilitar significativamente a gestão documental.

Um arquivo físico com milhares de páginas exige espaço e pode tornar a localização de informações mais demorada.

Quando existe uma gestão digital adequada, a empresa pode localizar documentos com mais rapidez e controlar melhor o acesso.

A digitalização também pode reduzir o manuseio frequente dos originais, contribuindo para sua preservação.

O próprio Conarq destaca que uma das finalidades da representação digital pode ser facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original.

Entretanto, digitalizar sem organização também pode criar problemas.

Milhares de arquivos com nomes aleatórios e sem critérios de classificação continuam sendo difíceis de administrar.

Quais cuidados tomar ao digitalizar documentos?

A qualidade da digitalização é apenas uma parte do processo.

Também é importante pensar em:

organização dos arquivos;

controle de acesso;

proteção contra alterações;

cópias de segurança;

proteção de dados pessoais;

prazo de guarda;

integridade;

possibilidade de localização futura.

Em uma empresa, a digitalização deve fazer parte de uma estratégia adequada de gestão documental.

Documentos confidenciais não devem simplesmente ser colocados em pastas abertas para qualquer funcionário.

Documento digitalizado possui o mesmo valor do original?

Pode possuir, desde que sejam cumpridos os requisitos legais aplicáveis.

Essa é uma das partes mais importantes sobre o assunto.

A Lei nº 12.682/2012 estabelece que o documento digital e sua reprodução, quando produzidos de acordo com a própria lei e a legislação específica, podem possuir o mesmo valor probatório do documento original.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos técnicos para determinadas digitalizações produzirem os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Portanto, não é a simples extensão .pdf que determina a equivalência.

O processo pelo qual o arquivo foi produzido é fundamental.

Afinal, o que é documento digitalizado?

Documento digitalizado é a representação em formato digital de um documento que originalmente existia em outro formato, normalmente físico.

Um contrato em papel escaneado para PDF é um exemplo.

Uma certidão física convertida em arquivo digital também.

Já um documento criado diretamente no computador é um documento nato-digital, e não um documento digitalizado.

A diferença parece pequena, mas é importante, especialmente quando o assunto envolve validade jurídica, armazenamento e gestão documental.

No Brasil, a Lei nº 12.682/2012 e o Decreto nº 10.278/2020 estabelecem regras relevantes sobre digitalização.

Dependendo da finalidade, requisitos relacionados à integridade, confiabilidade, assinatura digital, metadados e padrões técnicos precisam ser observados.

Portanto, quando alguém pedir um “documento digitalizado”, normalmente está solicitando uma representação digital legível do documento físico. Mas, quando houver necessidade de equivalência jurídica ao original, é fundamental verificar quais requisitos legais e técnicos precisam ser cumpridos.

Fontes

Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) — Perguntas mais frequentes sobre documentos digitais. Conceitos de documento digital, documento digitalizado e documento nato-digital.

Decreto nº 10.278/2020 — Presidência da República. Estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados e disciplina condições para produção de efeitos legais equivalentes aos documentos originais.

Lei nº 12.682/2012 — Presidência da República. Dispõe sobre digitalização, armazenamento em meio eletrônico e reprodução de documentos públicos e privados.

Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) — Técnica e requisitos para a digitalização de documentos. Orientações relacionadas à aplicação do Decreto nº 10.278/2020.

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