Quem é o tomador do serviço? Entenda o significado na nota fiscal

O tomador do serviço é, de forma geral, a pessoa física ou jurídica que contrata ou recebe determinado serviço. Em uma relação entre uma empresa que executa um trabalho e um cliente que contrata esse trabalho, normalmente o cliente é o tomador e quem realiza a atividade é o prestador.

Esse termo aparece com frequência em contratos, notas fiscais de serviço, sistemas de emissão de NFS-e e questões relacionadas ao Imposto Sobre Serviços (ISS).

Um exemplo simples ajuda a entender: uma empresa contrata um escritório de contabilidade para realizar seus serviços contábeis. Nesse caso, o escritório é o prestador do serviço, enquanto a empresa contratante é o tomador do serviço.

Apesar de o conceito básico ser simples, identificar corretamente o tomador pode ser importante para questões tributárias, principalmente porque determinadas operações possuem regras específicas relacionadas ao ISS e à responsabilidade pelo recolhimento do imposto.

O que significa tomador do serviço?

Tomador é quem toma, contrata ou recebe uma prestação de serviço.

Quando uma empresa ou profissional presta um serviço para outra pessoa, normalmente existem pelo menos duas partes:

Prestador: quem executa o serviço.

Tomador: quem contrata ou recebe o serviço.

Em determinadas operações também pode existir um intermediário.

O Sistema Nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) possui campos específicos para identificação do tomador, incluindo CPF ou CNPJ, nome ou razão social e informações relacionadas ao endereço.

Portanto, quando um sistema de emissão de nota fiscal pergunta quem é o “tomador”, normalmente está solicitando os dados do cliente para quem o serviço foi prestado.

Quem é o tomador na nota fiscal?

Na NFS-e, o tomador corresponde ao cliente relacionado à prestação do serviço.

Imagine que uma empresa chamada Alfa contrate a empresa Beta para realizar a manutenção de seus computadores.

A relação seria:

Empresa Alfa: tomadora do serviço.

Empresa Beta: prestadora do serviço.

Ao emitir a nota fiscal referente à manutenção, a empresa Beta informa seus próprios dados como prestadora e os dados da empresa Alfa como tomadora.

Nos sistemas de NFS-e, podem ser solicitadas informações como CPF ou CNPJ, nome ou razão social, endereço e município do tomador.

Quem é o prestador do serviço?

O prestador do serviço é quem realiza a atividade contratada.

Pode ser uma pessoa física ou jurídica, dependendo da operação.

São exemplos de prestadores:

• contador que realiza serviços contábeis;
• empresa de manutenção;
• consultoria empresarial;
• empresa de desenvolvimento de software;
• profissional que realiza determinado serviço;
• agência de publicidade;
• empresa de limpeza;
• escritório de arquitetura.

Quando esses profissionais ou empresas realizam uma atividade para um cliente, eles estão prestando um serviço.

O cliente, por sua vez, é normalmente identificado como tomador.

Qual a diferença entre tomador e prestador?

A diferença pode ser resumida de maneira bastante simples:

Tomador = quem contrata ou recebe o serviço.

Prestador = quem realiza o serviço.

Considere uma empresa que contrata uma transportadora para determinada atividade classificada como prestação de serviço.

A empresa contratante será o tomador.

A transportadora será a prestadora.

Outro exemplo seria uma empresa que contrata uma consultoria para implantar determinado processo.

Nesse caso:

Consultoria: prestadora.

Empresa contratante: tomadora.

Essa distinção é fundamental para preencher corretamente documentos fiscais e contratos.

Exemplo de tomador de serviço

Imagine que João seja proprietário de uma pequena empresa e contrate uma empresa de tecnologia para desenvolver um sistema.

O desenvolvimento custa R$ 10 mil.

A empresa de tecnologia executará o trabalho e receberá pelo serviço.

Portanto:

Prestador do serviço: empresa de tecnologia.

Tomador do serviço: empresa de João.

Serviço: desenvolvimento do sistema.

Valor: R$ 10 mil.

Na emissão da NFS-e, a empresa de tecnologia deverá identificar o cliente conforme as regras aplicáveis ao documento fiscal.

Quem paga é sempre o tomador do serviço?

Na maioria das relações comerciais simples, quem contrata o serviço também é quem realiza o pagamento.

Entretanto, não é adequado utilizar apenas o pagamento como critério para identificar o tomador em todas as situações.

Algumas operações possuem estruturas contratuais mais complexas.

Pode existir uma empresa contratante, uma unidade beneficiária, um intermediário ou até um terceiro responsável financeiramente pela operação.

A própria legislação do ISS possui regras específicas para identificar o tomador em determinados serviços.

Por isso, em operações complexas, a identificação deve considerar o contrato, a natureza da prestação e a legislação aplicável.

O que é tomador de serviço pessoa física?

Uma pessoa física também pode ser tomadora.

Imagine que uma pessoa contrate uma empresa para realizar a limpeza de sua residência.

A empresa realiza a atividade.

Nesse caso:

Pessoa física: tomadora.

Empresa de limpeza: prestadora.

Outro exemplo seria uma pessoa que contrata um profissional ou empresa para desenvolver um projeto de arquitetura.

A lógica permanece a mesma.

Portanto, o tomador não precisa necessariamente possuir CNPJ.

Dependendo da situação, ele pode ser identificado pelo CPF.

O que é tomador de serviço pessoa jurídica?

Quando uma empresa contrata um serviço de outra empresa ou profissional, ela pode aparecer como tomadora.

Isso acontece diariamente nas relações empresariais.

Uma indústria pode contratar:

• escritório de contabilidade;
• consultoria;
• manutenção de máquinas;
• limpeza;
• vigilância;
• desenvolvimento de software;
• serviços jurídicos;
• publicidade;
• serviços de engenharia.

Em cada contratação é necessário analisar a operação.

Nas situações comuns, a empresa que recebe o serviço aparece como tomadora, enquanto quem executa a atividade aparece como prestador.

O que colocar no campo “tomador do serviço”?

Se você estiver emitindo uma NFS-e, o campo destinado ao tomador geralmente deve conter os dados do cliente.

O Sistema Nacional da NFS-e prevê informações de identificação do tomador.

Quando o tomador está no Brasil, podem ser utilizados dados como:

• CPF ou CNPJ;
• nome ou razão social;
• inscrição municipal, quando aplicável;
• endereço;
• município;
• CEP;
• outras informações solicitadas pelo sistema.

A quantidade de campos e sua obrigatoriedade podem variar conforme a operação e o sistema utilizado.

O importante é não colocar os dados do próprio prestador no campo destinado ao cliente apenas por confundir os termos.

O tomador é quem emite a nota fiscal?

Normalmente, na prestação convencional de serviços, quem emite a NFS-e é o prestador.

Ele documenta o serviço realizado para o cliente.

Assim:

Quem presta: normalmente emite a nota.

Quem toma: normalmente recebe a nota.

Entretanto, existem situações especiais previstas em legislações municipais ou em sistemas fiscais nas quais podem existir documentos ou procedimentos relacionados ao próprio tomador ou intermediário.

Por isso, essa regra deve ser entendida como uma explicação das operações comuns, e não como uma regra absoluta para todas as situações tributárias brasileiras.

O que é serviço tomado?

Um serviço tomado é um serviço contratado ou recebido.

A expressão é utilizada principalmente do ponto de vista do cliente.

Se uma empresa contrata uma consultoria, pode dizer que tomou um serviço de consultoria.

Do ponto de vista da consultoria, ocorreu um serviço prestado.

Portanto, a mesma operação pode ser analisada sob duas perspectivas:

Para o fornecedor: serviço prestado.

Para o cliente: serviço tomado.

Essa diferença aparece frequentemente em sistemas contábeis e fiscais.

O que significa nota fiscal de serviço tomado?

É uma expressão relacionada aos serviços que determinada pessoa ou empresa contratou de terceiros.

Uma empresa pode possuir durante o mês diversas notas fiscais de serviços tomados.

Imagine que ela tenha contratado:

• contabilidade;
• limpeza;
• manutenção;
• consultoria;
• publicidade.

Do ponto de vista dessa empresa, essas notas representam serviços tomados.

Já para cada fornecedor que emitiu os documentos, representam serviços prestados.

Essa distinção é importante para controles contábeis e tributários.

Tomador do serviço precisa ter CNPJ?

Não necessariamente.

Uma pessoa física pode ser tomadora de um serviço e ser identificada pelo CPF.

Quando o cliente é uma empresa, normalmente será identificado pelo CNPJ.

O próprio padrão nacional da NFS-e possui campos destinados à identificação do tomador por CPF ou CNPJ.

Também existem situações envolvendo tomadores localizados no exterior, para as quais o sistema prevê informações específicas de identificação.

Portanto, o conceito de tomador não está restrito a empresas brasileiras.

Tomador do serviço pode ser do exterior?

Sim.

Uma empresa brasileira pode prestar um serviço para um cliente localizado fora do Brasil.

Nesse cenário, o tomador pode estar domiciliado no exterior.

O Sistema Nacional da NFS-e possui tratamento específico para identificação de tomadores localizados fora do país, inclusive campos relacionados à identificação internacional.

Entretanto, operações internacionais podem envolver regras tributárias específicas.

A existência de um cliente estrangeiro, por exemplo, não significa automaticamente que qualquer serviço será considerado exportação para todos os efeitos tributários.

É necessário analisar a legislação aplicável e as características da operação.

Tomador e intermediário são a mesma coisa?

Não necessariamente.

O intermediário é uma terceira parte que participa da aproximação ou intermediação entre prestador e tomador.

Imagine uma plataforma que conecta clientes a profissionais.

Dependendo do modelo de negócio e do contrato, podem existir três participantes:

Prestador: executa o serviço.

Tomador: recebe ou contrata o serviço.

Intermediário: participa da intermediação da contratação.

O próprio Sistema Nacional da NFS-e diferencia prestador, tomador e intermediário.

Portanto, não se deve preencher automaticamente o intermediário como tomador sem analisar a operação.

O que é ISS?

ISS significa Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza.

É um imposto de competência dos municípios e do Distrito Federal.

A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece normas gerais relacionadas ao ISS e apresenta uma lista de serviços sujeitos ao imposto.

Em uma situação convencional, o contribuinte do ISS é o prestador do serviço.

Entretanto, a legislação também permite a existência de hipóteses de responsabilidade tributária.

É justamente nesse ponto que a identificação do tomador se torna ainda mais importante.

Quem paga o ISS: tomador ou prestador?

A resposta depende da operação e da legislação aplicável.

Em regra, a Lei Complementar nº 116/2003 estabelece que o contribuinte do ISS é o prestador do serviço.

Entretanto, existem situações em que outra pessoa pode ser responsável pelo recolhimento.

Municípios também possuem suas próprias normas dentro dos limites estabelecidos pela legislação nacional.

Assim, em determinadas operações, o tomador pode ser obrigado a reter e recolher o ISS.

Por isso, não é correto afirmar que o tomador sempre paga o ISS nem que o prestador sempre fará o recolhimento diretamente.

É necessário verificar o serviço, o município envolvido e as regras de responsabilidade tributária.

O que significa ISS retido pelo tomador?

A retenção acontece quando a responsabilidade pelo recolhimento do imposto é atribuída ao tomador em determinada situação.

Imagine, apenas para compreender a lógica, uma prestação no valor de R$ 5.000 em que exista obrigação legal de retenção do ISS.

O prestador emite a nota indicando a retenção conforme as regras aplicáveis.

O tomador realiza o procedimento de retenção e recolhimento de acordo com a legislação.

Mas atenção: não se deve marcar “ISS retido” simplesmente porque o cliente pediu ou porque o prestador prefere.

A retenção precisa possuir fundamento na legislação aplicável à operação.

Quando o tomador deve reter o ISS?

Não existe uma resposta única aplicável a qualquer serviço e município.

A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece regras gerais, mas a análise também depende da legislação municipal e da natureza da atividade.

Existem hipóteses específicas de responsabilidade do tomador.

Além disso, determinados serviços possuem regras próprias para definição do local em que o ISS é devido.

Consequentemente, antes de realizar uma retenção, devem ser analisados fatores como:

• tipo de serviço;
• município do prestador;
• município do tomador;
• local da execução, quando relevante;
• regras da Lei Complementar nº 116/2003;
• legislação municipal;
• enquadramento tributário das partes.

Em situações de dúvida, é recomendável consultar a legislação do município ou um profissional contábil.

O tomador pode ser responsável pelos impostos?

Sim, em determinadas situações.

O exemplo mais conhecido é a responsabilidade relacionada à retenção do ISS.

Entretanto, uma prestação de serviços também pode envolver outros tributos e retenções conforme a natureza da operação e as características das partes.

É importante não confundir os conceitos.

Ser tomador significa ocupar determinada posição na relação de prestação de serviços.

Ser responsável tributário significa possuir uma obrigação definida pela legislação.

Nem todo tomador será automaticamente responsável pelo pagamento ou retenção de todos os tributos envolvidos.

Como identificar corretamente o tomador?

Em uma operação simples, faça a seguinte pergunta:

Quem contratou ou recebeu o serviço?

Essa pessoa ou empresa provavelmente é o tomador.

Depois pergunte:

Quem realizou o serviço?

Esse será o prestador.

Por exemplo:

Uma empresa contrata um contador.

Tomador: empresa.

Prestador: contador ou escritório contábil.

Uma pessoa contrata uma empresa de manutenção.

Tomador: pessoa.

Prestador: empresa de manutenção.

Uma indústria contrata uma consultoria.

Tomador: indústria.

Prestador: consultoria.

Nos casos simples, essa lógica resolve a maior parte das dúvidas.

E quando matriz e filial estão envolvidas?

A situação pode exigir mais atenção.

Uma empresa pode possuir matriz e diversas filiais, e uma determinada unidade pode ser a efetiva destinatária de um serviço contratado dentro de uma estrutura empresarial maior.

A legislação do ISS possui regras específicas para determinados serviços.

A Lei Complementar nº 116/2003, por exemplo, estabelece em algumas hipóteses que o tomador é o contratante ou, quando o negócio envolver estipulação em favor de uma unidade da pessoa jurídica contratante, a unidade em favor da qual o serviço foi estipulado.

Portanto, simplesmente utilizar sempre o CNPJ da matriz pode gerar erro.

É necessário analisar qual estabelecimento está efetivamente relacionado à contratação e às regras específicas daquele serviço.

Quem é o tomador em um contrato de prestação de serviços?

Em um contrato convencional, o tomador normalmente é a parte que contrata a execução da atividade.

O documento pode utilizar outras expressões.

É comum encontrar termos como:

Contratante: quem contrata.

Contratada: quem executa.

Em muitos contratos de prestação de serviços:

Contratante = tomador.

Contratada = prestador.

Entretanto, a redação do contrato deve ser analisada.

Não se deve depender apenas dos nomes dados às partes quando a estrutura da operação é mais complexa.

Tomador é o cliente?

Na maioria das operações simples, sim.

Utilizar a palavra cliente é provavelmente a maneira mais fácil de compreender o conceito.

Uma empresa vende um serviço.

Quem compra esse serviço é o cliente.

Para fins relacionados à prestação de serviços e à NFS-e, esse cliente normalmente aparece como tomador.

Inclusive, sistemas de emissão de nota podem utilizar a palavra “cliente” na interface e tratá-la tecnicamente como tomador do serviço.

O sistema nacional de NFS-e, por exemplo, relaciona a identificação do cliente às informações do tomador.

Prestador é o fornecedor?

Em uma prestação de serviços, geralmente sim.

A empresa ou profissional fornece determinada atividade ao cliente.

Por isso, pode aparecer em sistemas empresariais como fornecedor.

Porém, “fornecedor” é um conceito mais amplo.

Uma empresa pode fornecer mercadorias em vez de serviços.

Nesse caso, a operação pode envolver documentos fiscais e tributos diferentes.

Portanto:

Prestador está especificamente relacionado à prestação de um serviço.

Fornecedor pode fornecer bens, produtos ou serviços.

Errei o tomador na nota fiscal: o que fazer?

O procedimento depende do sistema utilizado e das regras do município responsável pela NFS-e.

Não presuma que qualquer erro pode ser corrigido por carta de correção.

Existem municípios em que determinados dados não podem ser alterados dessa maneira.

Dependendo do erro, pode ser necessário cancelar a NFS-e e emitir outra corretamente, respeitando os prazos e procedimentos municipais.

Se você identificou um CPF, CNPJ ou razão social incorretos, consulte imediatamente as orientações do sistema de NFS-e utilizado.

Evite emitir uma segunda nota antes de verificar o procedimento correto, pois isso pode gerar duplicidade.

Por que é importante informar corretamente o tomador?

A informação possui relevância fiscal, contábil e comercial.

A nota precisa representar adequadamente a operação que realmente aconteceu.

Além disso, o tomador pode utilizar o documento em seus próprios controles contábeis e fiscais.

Em determinadas situações, a identificação também influencia obrigações relacionadas ao ISS.

Erros podem causar problemas como:

• dificuldade de escrituração;
• documento emitido para cliente errado;
• necessidade de cancelamento;
• inconsistências contábeis;
• problemas com retenções;
• divergências entre prestador e cliente.

Por isso, confira os dados antes de concluir a emissão.

Resumo: quem é o tomador do serviço?

A maneira mais simples de lembrar é:

Tomador = cliente que toma, contrata ou recebe o serviço.

Prestador = profissional ou empresa que executa o serviço.

Por exemplo, se uma empresa contrata um escritório de contabilidade:

Empresa contratante → tomador.

Escritório de contabilidade → prestador.

Na NFS-e, os dados do cliente normalmente são informados na área destinada ao tomador.

A identificação pode incluir CPF ou CNPJ, nome ou razão social e endereço, conforme as regras do sistema e da operação.

Conclusão

Entender quem é o tomador do serviço é relativamente simples nas operações convencionais: é a pessoa física ou jurídica que contrata ou recebe a prestação.

Quem executa a atividade é chamado de prestador.

Assim, quando uma empresa contrata uma consultoria, a empresa é a tomadora e a consultoria é a prestadora. Quando uma pessoa contrata uma empresa de manutenção, a pessoa é a tomadora e a empresa é a prestadora.

Essa distinção é particularmente importante na emissão da NFS-e e na análise do ISS.

Embora o prestador seja, em regra, o contribuinte do ISS, existem situações nas quais a legislação atribui responsabilidade tributária ao tomador, inclusive com retenção do imposto.

Por isso, quando a dúvida envolver apenas o preenchimento básico da nota, pense no tomador como o cliente. Quando envolver retenção de impostos, local de incidência ou operações entre municípios, é necessário analisar também a legislação específica aplicável.

Fontes

Presidência da República — Lei Complementar nº 116/2003, que estabelece normas gerais sobre o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Governo Federal — Sistema Nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e), documentação e manuais oficiais sobre identificação de prestador, tomador e intermediário.

Secretaria Municipal da Fazenda de São Paulo — orientações sobre tomadores de serviços e responsabilidade tributária do ISS.

Secretaria de Fazenda de Niterói — orientações sobre NFS-e, contribuinte e responsável tributário.

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