ISS retido na fonte: o que é, como funciona e quem deve pagar?

ISS retido na fonte ocorre quando o Imposto Sobre Serviços (ISS) é descontado do valor devido ao prestador e recolhido pelo tomador do serviço ou por outro responsável tributário definido pela legislação, em vez de ser recolhido diretamente pelo prestador.

Na prática, uma empresa presta um serviço e emite uma nota fiscal de R$ 10.000. Se aquela operação estiver sujeita à retenção do ISS e a alíquota aplicável for de 5%, por exemplo, poderá haver R$ 500 de ISS retido. O prestador receberá R$ 9.500, considerando apenas essa retenção no exemplo, enquanto o responsável deverá realizar o recolhimento conforme as regras aplicáveis.

Entretanto, o ISS não deve ser retido automaticamente em toda prestação de serviços.

É necessário analisar o tipo de serviço, o município em que o imposto é devido, a legislação municipal, quem é o prestador, quem é o tomador e as regras previstas na Lei Complementar nº 116/2003.

Por isso, entender quando o ISS é retido na fonte é fundamental para evitar pagamento em duplicidade ou falta de recolhimento.

O que é ISS?

ISS significa Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza.

É um imposto de competência dos municípios e do Distrito Federal.

A Constituição Federal atribui aos municípios competência para instituir imposto sobre serviços de qualquer natureza, observadas as regras estabelecidas em lei complementar.

A principal norma nacional relacionada ao assunto é a Lei Complementar nº 116/2003.

Ela apresenta, entre outros pontos:

• regras sobre incidência;
• local em que o imposto é devido;
• lista de serviços;
• contribuinte;
• responsabilidade tributária;
• alíquotas e outras disposições.

Além das regras nacionais, é fundamental consultar a legislação do município envolvido na operação.

O que significa ISS retido na fonte?

Significa que o recolhimento do ISS não ficará, naquela situação, simplesmente sob responsabilidade do prestador do serviço.

O tomador ou responsável tributário realiza a retenção conforme as regras aplicáveis e recolhe o imposto.

Imagine:

Valor do serviço: R$ 5.000

ISS: 3%

Considerando, apenas para simplificar, que a base seja integralmente R$ 5.000:

ISS = R$ 5.000 × 3%

ISS = R$ 150

Se a operação estiver sujeita à retenção, o tomador poderá pagar:

R$ 4.850 ao prestador

e destinar:

R$ 150 ao recolhimento do ISS

considerando somente o ISS nesse exemplo.

Isso é o que normalmente se chama de retenção do ISS na fonte.

Quem paga o ISS retido na fonte?

É importante diferenciar quem suporta economicamente determinado valor de quem possui a responsabilidade de recolhê-lo.

A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece que o contribuinte do ISS é o prestador do serviço.

Entretanto, a legislação também permite a atribuição de responsabilidade a terceiros vinculados ao fato gerador.

Em determinadas operações, portanto, o tomador do serviço fica responsável por reter e recolher o ISS.

Por isso, dizer simplesmente que “o ISS é sempre pago pelo prestador” ou “sempre pago pelo cliente” pode gerar erro.

É necessário verificar a operação.

Quem é o prestador e quem é o tomador?

Essa distinção é fundamental.

Prestador

É quem executa o serviço.

Exemplo:

Uma empresa de consultoria presta serviços para uma indústria.

A consultoria é a prestadora.

Tomador

É quem contrata ou recebe o serviço.

No exemplo anterior, a indústria é a tomadora.

Quando existe retenção do ISS, é comum que o tomador seja responsável pelo recolhimento do imposto, conforme as regras aplicáveis.

Quando o ISS deve ser retido na fonte?

Não existe uma regra correta dizendo que qualquer nota fiscal de serviço deve sofrer retenção de ISS.

É necessário verificar principalmente:

qual serviço foi prestado;

onde o ISS é devido;

município do prestador;

município do tomador;

local da execução quando relevante;

responsabilidade tributária estabelecida pela legislação;

regime tributário do prestador;

regras específicas do município.

A Lei Complementar nº 116/2003 possui regras nacionais sobre o local da incidência e situações de responsabilidade.

Os municípios, dentro dos limites legais, regulamentam a arrecadação e os procedimentos correspondentes.

O ISS é devido no município do prestador ou do cliente?

A regra geral prevista na Lei Complementar nº 116/2003 é que o serviço é considerado devido no local do estabelecimento prestador ou, na falta deste, no domicílio do prestador.

Entretanto, existem diversas exceções.

O artigo 3º da LC nº 116/2003 apresenta situações em que o imposto é devido em local diferente.

Por isso, é incorreto utilizar a regra:

“ISS é sempre devido na cidade do prestador.”

Também é incorreto afirmar:

“ISS sempre fica na cidade do cliente.”

Depende do serviço e da situação.

Quais serviços podem ter ISS retido?

A Lei Complementar nº 116/2003 contém uma lista extensa de serviços sujeitos ao ISS e também estabelece regras específicas sobre responsabilidade e local de incidência.

Dependendo da situação, retenções podem aparecer em serviços relacionados a áreas como:

• construção civil;
• limpeza;
• conservação;
• segurança;
• vigilância;
• fornecimento de mão de obra;
• determinados serviços executados em local específico;
• outros serviços previstos na legislação.

Entretanto, o enquadramento precisa ser feito pelo item correto da lista de serviços e pela legislação aplicável.

Não é seguro decidir a retenção apenas pelo nome comercial da atividade.

Como saber se uma nota fiscal tem ISS retido?

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) geralmente possui campos relacionados ao ISS.

Dependendo do sistema municipal, podem aparecer informações como:

ISS retido

Responsável pelo recolhimento

Alíquota

Base de cálculo

Valor do ISS

Local da prestação

Município de incidência

Ao emitir uma NFS-e, o prestador precisa preencher essas informações corretamente.

Marcar “ISS retido” sem que exista retenção pode gerar problemas.

Da mesma forma, deixar de marcar quando a retenção é obrigatória também pode causar inconsistências.

Como calcular ISS retido na fonte?

Em uma situação simples, o cálculo pode ser representado por:

ISS = base de cálculo × alíquota

Exemplo:

Valor tributável do serviço: R$ 8.000

Alíquota: 2%

Cálculo:

R$ 8.000 × 2% = R$ 160

ISS:

R$ 160

Se a retenção for aplicável e não houver outras particularidades, o tomador poderá reter os R$ 160.

Considerando somente o ISS:

Valor bruto: R$ 8.000

(-) ISS retido: R$ 160

Valor após essa retenção: R$ 7.840

Esse exemplo é propositalmente simplificado.

A base de cálculo pode exigir tratamento específico dependendo do serviço e da legislação aplicável.

Qual é a alíquota do ISS?

A alíquota não é necessariamente igual para todos os serviços e municípios.

A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece regras nacionais, incluindo limites relacionados às alíquotas.

De maneira geral, o ISS trabalha dentro de limites legais e a alíquota concreta deve ser verificada conforme:

• serviço;
• município competente;
• legislação municipal;
• situação tributária.

A alíquota máxima geral do ISS é de 5%.

A legislação também estabelece uma alíquota mínima de 2%, ressalvadas as exceções legalmente previstas.

Portanto, não utilize automaticamente 5% em toda nota fiscal.

ISS retido é descontado do valor da nota?

Normalmente, quando existe retenção, o valor do ISS aparece como retenção na composição financeira da operação.

Exemplo simplificado:

Valor do serviço: R$ 2.000

ISS retido: R$ 60

Valor líquido considerando somente essa retenção:

R$ 1.940

A nota fiscal pode continuar demonstrando o valor total do serviço, enquanto o campo de retenções informa o imposto correspondente.

A forma de apresentação depende do sistema de NFS-e.

Quem recolhe o ISS quando ele é retido?

Quando a legislação atribui a responsabilidade ao tomador, ele deverá recolher o imposto ao município competente conforme os procedimentos aplicáveis.

Isso pode envolver:

• emissão de guia;
• sistema eletrônico municipal;
• declaração;
• vencimento específico;
• cadastro municipal.

O procedimento não é necessariamente igual em todas as cidades.

Por isso, empresas que contratam serviços em diferentes municípios precisam ter atenção especial.

Qual município recebe o ISS retido?

Essa pergunta não pode ser respondida apenas olhando o endereço do cliente.

Primeiro é necessário determinar onde o ISS é devido conforme a Lei Complementar nº 116/2003.

O artigo 3º é especialmente importante nessa análise.

Depois, deve-se verificar a legislação e os procedimentos do município competente.

Isso evita uma situação problemática:

o tomador retém o imposto, mas recolhe para o município errado.

Nesse caso, ainda pode existir cobrança pelo município que efetivamente possui competência para receber o ISS.

ISS retido e ISS devido são a mesma coisa?

Não exatamente.

ISS devido indica a obrigação tributária decorrente da prestação do serviço.

ISS retido está relacionado à forma de recolhimento e à responsabilidade atribuída naquela operação.

Um serviço pode estar sujeito ao ISS sem que exista retenção pelo tomador.

Essa diferença é fundamental.

O que acontece quando o ISS não é retido?

Se a operação deveria ter retenção obrigatória e ela não ocorrer, podem surgir consequências tributárias.

Dependendo da legislação, o responsável pode estar sujeito a:

• cobrança do imposto;
• multa;
• juros;
• obrigações acessórias;
• outras penalidades.

Além disso, podem surgir discussões entre prestador e tomador sobre quem deveria ter realizado o recolhimento.

Por isso, o tratamento tributário deve ser definido antes do pagamento da nota.

O que acontece se o ISS for retido indevidamente?

Também pode ocorrer o problema inverso.

Imagine que uma empresa desconte ISS de um fornecedor mesmo sem existir obrigação de retenção.

O prestador recebe menos do que esperava e ainda pode enfrentar inconsistências no próprio recolhimento tributário.

Pode ser necessário:

• corrigir a nota;
• ajustar a escrituração;
• solicitar restituição;
• compensar valores, quando permitido;
• corrigir declarações.

Portanto, “reter por segurança” não é necessariamente uma boa estratégia.

ISS retido no Simples Nacional: como funciona?

Empresas optantes pelo Simples Nacional também podem se deparar com retenção de ISS em determinadas situações.

Ser do Simples não significa automaticamente:

“Meu ISS nunca pode ser retido.”

A Lei Complementar nº 123/2006 e as normas do Comitê Gestor do Simples Nacional possuem regras específicas para retenção do ISS.

É necessário observar o serviço prestado e as condições da operação.

Empresa do Simples Nacional pode ter ISS retido?

Sim, em situações previstas na legislação.

Esse é um ponto que gera bastante confusão.

Algumas empresas acreditam que, por pagarem tributos por meio do DAS, nenhuma retenção de ISS poderia acontecer.

Entretanto, existem situações em que o ISS é retido na fonte mesmo envolvendo optantes pelo Simples Nacional.

O tratamento no PGDAS-D e nas obrigações correspondentes precisa ser feito corretamente para evitar tributação inadequada.

Qual alíquota usar para retenção de ISS no Simples Nacional?

O tratamento da alíquota deve seguir as regras do Simples Nacional aplicáveis à retenção.

Não é recomendável que o tomador simplesmente escolha uma alíquota aleatória ou aplique automaticamente a alíquota máxima municipal.

O prestador precisa observar as informações exigidas na nota fiscal e as regras previstas na regulamentação do Simples Nacional.

Se houver dúvida, o contador deve analisar o enquadramento e a faixa aplicável.

MEI tem ISS retido?

O Microempreendedor Individual possui uma sistemática tributária própria dentro do Simples Nacional.

O recolhimento mensal do MEI ocorre por valores fixos dentro das regras aplicáveis à categoria.

Por isso, situações envolvendo retenção de ISS de MEI precisam ser analisadas de acordo com as regras específicas do SIMEI e da operação.

Não se deve aplicar automaticamente ao MEI a mesma lógica utilizada para uma empresa comum fora do Simples Nacional.

Autônomo pode ter ISS retido?

Pode haver situações envolvendo retenção de ISS na contratação de serviços de profissionais autônomos.

Nesse caso, é necessário verificar:

• legislação municipal;
• cadastro do profissional;
• natureza do serviço;
• município competente;
• regras de responsabilidade tributária.

O tratamento pode variar entre municípios.

ISS retido em outro município

Esse é um dos cenários que mais gera dúvidas.

Imagine:

Prestador localizado em Campinas.

Cliente localizado em São Paulo.

Serviço executado em uma terceira cidade.

Para saber onde o ISS é devido, não basta escolher o endereço de uma das empresas.

É necessário verificar o item correspondente ao serviço e aplicar as regras do artigo 3º da LC nº 116/2003.

Dependendo do serviço, o imposto pode ser devido no município do estabelecimento prestador ou em outro local previsto na legislação.

Exemplo de ISS retido

Considere:

Empresa A presta um serviço para Empresa B.

Valor do serviço: R$ 20.000

Alíquota aplicável no exemplo: 5%

ISS:

R$ 20.000 × 5% = R$ 1.000

Se a legislação determinar retenção pelo tomador:

Valor da nota: R$ 20.000

ISS retido: R$ 1.000

Valor após considerar somente essa retenção: R$ 19.000

A Empresa B recolherá os R$ 1.000 conforme as regras do município competente.

Novamente, trata-se de exemplo simplificado.

Exemplo de serviço sem retenção

Agora imagine uma prestação de R$ 20.000 sujeita ao ISS, mas na qual não existe responsabilidade do tomador pela retenção.

Nesse caso, o prestador poderá receber o valor correspondente e realizar o recolhimento do ISS de acordo com seu regime tributário e as regras aplicáveis.

Portanto:

ter ISS ≠ obrigatoriamente ter ISS retido.

ISS retido aparece no boleto?

Não necessariamente.

A retenção normalmente é demonstrada na documentação fiscal e considerada no valor financeiro pago ao fornecedor.

Se o prestador emitir cobrança, o valor deverá estar coerente com a forma como a operação foi estruturada.

O setor financeiro deve comparar:

nota fiscal

retenções

valor líquido

boleto ou cobrança

antes de realizar o pagamento.

Como contabilizar ISS retido?

A contabilização depende de qual lado da operação está sendo analisado.

Para o prestador, pode existir o reconhecimento:

• da receita;
• do imposto retido;
• do valor a receber.

Para o tomador, podem existir registros relacionados:

• à despesa ou custo do serviço;
• ao fornecedor;
• ao ISS retido a recolher.

O plano de contas e o tratamento contábil devem ser definidos de acordo com a situação da empresa.

ISS retido é uma despesa do cliente?

Não se deve analisar a retenção simplesmente como se fosse um custo adicional criado pelo tomador.

A retenção é um mecanismo de responsabilidade pelo recolhimento do tributo.

Imagine:

Nota: R$ 10.000

ISS retido: R$ 300

Pagamento ao prestador: R$ 9.700

Recolhimento correspondente: R$ 300

Considerando apenas esses valores, o desembolso total continua relacionado aos R$ 10.000.

O que mudou foi o destinatário de parte do pagamento.

Como emitir nota fiscal com ISS retido?

O procedimento varia conforme o sistema de NFS-e.

Normalmente, o emissor precisará informar:

• tomador;
• serviço;
• código ou item correspondente;
• município de incidência;
• valor;
• alíquota;
• indicação de retenção;
• responsável tributário.

O sistema poderá calcular o imposto automaticamente dependendo do município.

Antes de confirmar a emissão, revise todas as informações.

Corrigir uma nota depois do pagamento pode ser mais trabalhoso.

Quem informa que o ISS será retido?

O ideal é que prestador e tomador alinhem o tratamento tributário antes da emissão da nota.

Em contratos empresariais, é comum existir uma cláusula tratando das retenções tributárias aplicáveis.

O prestador também precisa conhecer a tributação do próprio serviço.

Não é recomendável descobrir somente depois do pagamento que o cliente descontou determinado imposto.

ISS pode ser retido junto com outros impostos?

Sim.

Uma nota fiscal de serviços pode, dependendo da operação e dos envolvidos, possuir outras retenções tributárias além do ISS.

Podem existir situações envolvendo:

• Imposto de Renda;
• contribuições sociais;
• INSS;
• ISS.

Cada tributo possui regras próprias.

O fato de existir retenção de ISS não significa automaticamente que todos os outros tributos também serão retidos.

ISS e INSS retido são a mesma coisa?

Não.

São tributos diferentes.

ISS: imposto municipal relacionado à prestação de serviços.

INSS: contribuição relacionada ao sistema previdenciário, com regras específicas de retenção em determinadas contratações.

Uma mesma nota pode, em determinadas situações, possuir ambos, mas os fundamentos e cálculos são diferentes.

ISS retido e IRRF são a mesma coisa?

Não.

IRRF significa Imposto de Renda Retido na Fonte.

ISS é um imposto municipal sobre serviços.

Cada retenção possui:

• legislação própria;
• base de cálculo;
• alíquota;
• responsável;
• vencimento;
• forma de recolhimento.

Não se deve aplicar uma regra de um imposto ao outro.

Como saber se devo reter ISS de um fornecedor?

Antes de pagar uma nota de serviço, o setor fiscal pode seguir uma sequência de análise:

1. Identificar exatamente o serviço.

2. Localizar o item correspondente na lista da LC nº 116/2003.

3. Determinar onde o ISS é devido.

4. Verificar se existe responsabilidade do tomador.

5. Consultar a legislação do município competente.

6. Conferir o regime tributário do prestador.

7. Conferir as informações da NFS-e.

8. Calcular o valor quando houver retenção.

Essa análise é mais segura do que simplesmente copiar o tratamento utilizado na última nota fiscal.

Erros comuns na retenção do ISS

Reter todas as notas

Nem todo serviço exige retenção.

Nunca reter empresa do Simples

Existem situações em que optantes pelo Simples podem sofrer retenção de ISS.

Utilizar sempre 5%

A alíquota depende das regras aplicáveis ao serviço e ao município.

Recolher para o município errado

É necessário determinar primeiro onde o imposto é devido.

Confiar apenas na descrição da nota

O enquadramento tributário precisa considerar a atividade efetivamente realizada e o item correspondente da lista de serviços.

Não conferir o regime tributário

Simples Nacional, SIMEI e outros regimes podem alterar o tratamento.

Pagar o valor bruto mesmo tendo retenção

Isso pode gerar dificuldade para recuperar o imposto posteriormente.

Como evitar pagar ISS duas vezes?

A comunicação entre prestador, tomador, financeiro e contabilidade é fundamental.

O prestador precisa registrar corretamente que determinada receita sofreu retenção quando isso efetivamente ocorreu.

Caso contrário, pode acontecer:

o tomador retém e recolhe o ISS

e depois

o prestador calcula novamente o imposto como se não tivesse ocorrido a retenção.

O tratamento correto depende do regime tributário e da operação.

Por isso, guarde os documentos que comprovem as retenções.

Preciso guardar comprovante do ISS retido?

É recomendável manter documentação da operação.

Isso pode incluir:

• nota fiscal;
• comprovante de pagamento;
• guia de recolhimento;
• declaração;
• contrato;
• comprovante fornecido pelo tomador;
• registros contábeis.

Esses documentos podem ser importantes em uma eventual fiscalização ou divergência.

O ISS retido pode ser recuperado?

Se ocorrer retenção ou recolhimento indevido, pode existir possibilidade de restituição ou outro procedimento previsto na legislação.

Entretanto, isso dependerá do município e das circunstâncias.

Pode ser necessário apresentar:

• nota fiscal;
• comprovante de retenção;
• guia;
• contrato;
• justificativa;
• outros documentos.

Por isso, prevenir uma retenção incorreta é normalmente muito mais simples do que tentar corrigir posteriormente.

ISS retido: prestador ou tomador deve conferir?

Os dois.

O prestador precisa verificar se o valor que receberá está correto e se a retenção possui fundamento.

O tomador precisa verificar se possui responsabilidade pelo recolhimento.

Uma informação errada na nota fiscal não elimina automaticamente as obrigações previstas na legislação.

Por isso, empresas com volume elevado de notas de serviços normalmente possuem rotinas fiscais específicas para conferência.

Perguntas frequentes sobre ISS retido na fonte

O que é ISS retido na fonte?

É uma situação em que o ISS é retido na operação e recolhido pelo responsável tributário, frequentemente o tomador do serviço, conforme as regras aplicáveis.

Quem paga o ISS retido?

Quando a responsabilidade é atribuída ao tomador, ele realiza a retenção e o recolhimento ao município competente.

Todo serviço tem ISS retido?

Não. Um serviço pode estar sujeito ao ISS sem que exista retenção na fonte.

Quem é o contribuinte do ISS?

A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece que o contribuinte é o prestador do serviço, sem prejuízo das regras que atribuem responsabilidade tributária a terceiros.

Empresa do Simples Nacional pode ter ISS retido?

Sim, existem situações em que ocorre retenção do ISS envolvendo optantes pelo Simples Nacional.

MEI tem ISS retido?

O MEI possui regras tributárias específicas. A operação deve ser analisada conforme as normas do SIMEI e a legislação aplicável.

Qual a alíquota do ISS?

A alíquota varia conforme o serviço e a legislação municipal, respeitados os limites e regras estabelecidos pela legislação nacional.

A alíquota máxima do ISS é 5%?

A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece, como regra geral, alíquota máxima de 5%.

A alíquota mínima é 2%?

A legislação estabelece alíquota mínima de 2%, observadas as exceções legalmente previstas.

ISS é pago na cidade do prestador?

Essa é a regra geral para determinação do local do imposto, mas existem diversas exceções no artigo 3º da LC nº 116/2003.

ISS retido diminui o valor que o fornecedor recebe?

Quando existe retenção, o valor correspondente ao imposto pode ser descontado do pagamento feito diretamente ao prestador e recolhido pelo responsável tributário.

Como calcular ISS retido?

Em uma situação simples, multiplica-se a base de cálculo pela alíquota aplicável. Entretanto, é necessário verificar se existem regras específicas para a base e para o serviço.

Quem deve emitir a guia do ISS retido?

O procedimento depende da legislação e do sistema do município competente. Quando o tomador é responsável tributário, normalmente ele deverá cumprir os procedimentos necessários para recolhimento.

Posso reter ISS sem estar indicado na nota?

A responsabilidade tributária decorre da legislação, não apenas do preenchimento da nota. Entretanto, divergências na NFS-e devem ser analisadas e corrigidas quando necessário.

Conclusão

O ISS retido na fonte ocorre quando a responsabilidade pelo recolhimento do imposto é atribuída ao tomador ou a outro responsável tributário, conforme a legislação aplicável.

Isso não significa que toda nota fiscal de serviço tenha retenção.

Para descobrir se o ISS deve ser retido, é necessário analisar principalmente:

qual serviço foi prestado;

onde o imposto é devido;

quem é o responsável tributário;

qual é a legislação municipal;

qual é o regime tributário do prestador.

A Lei Complementar nº 116/2003 é a principal referência nacional sobre o ISS, mas os municípios possuem suas próprias regras operacionais e legislação dentro dos limites estabelecidos nacionalmente.

Também é importante ter atenção ao Simples Nacional. O fato de uma empresa ser optante pelo regime não significa automaticamente que nunca haverá retenção de ISS.

Antes de pagar ou emitir uma nota fiscal de serviço, prestador e tomador devem conferir o tratamento tributário.

Uma retenção incorreta pode fazer o prestador receber menos, enquanto a ausência de uma retenção obrigatória pode gerar cobrança, multas e juros.

Quando houver dúvida, especialmente em operações envolvendo municípios diferentes, o mais seguro é identificar o item exato do serviço na legislação e confirmar o tratamento com o setor fiscal ou contador responsável.

Fontes

Presidência da República — Constituição Federal de 1988, especialmente artigo 156, sobre a competência municipal para instituição do ISS.

Presidência da República — Lei Complementar nº 116/2003, que dispõe sobre o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), incluindo local de incidência, contribuinte, responsabilidade tributária, lista de serviços e alíquotas.

Presidência da República — Lei Complementar nº 123/2006, que institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte e estabelece regras do Simples Nacional.

Comitê Gestor do Simples Nacional — Resolução CGSN nº 140/2018, com regras aplicáveis ao Simples Nacional, inclusive disposições relacionadas ao ISS e sua retenção.

Legislação tributária do município competente — regras locais sobre NFS-e, retenção, responsabilidade tributária, recolhimento e obrigações acessórias do ISS.

“`html “`