O que é digitalizar? Entenda o significado e como funciona a digitalização

Digitalizar significa transformar um documento, imagem ou outra informação existente em formato físico ou analógico em um arquivo digital que possa ser armazenado, visualizado, enviado ou processado por dispositivos eletrônicos. Um exemplo bastante comum é colocar uma folha de papel em um scanner e gerar um arquivo PDF no computador.

Atualmente, porém, a digitalização não depende necessariamente de um scanner tradicional. Um celular pode ser utilizado para digitalizar documentos por meio da câmera e de aplicativos específicos. Assim, contratos, comprovantes, certificados, recibos e diversos outros documentos podem ser convertidos para o meio digital em poucos segundos.

Apesar de parecer um conceito simples, existem diferenças importantes entre digitalizar, escanear, fotografar e transformar um documento em PDF. Além disso, quando documentos digitalizados são utilizados para fins oficiais, podem existir requisitos específicos relacionados à qualidade, autenticidade e integridade do arquivo.

O que é digitalizar?

Digitalizar é o processo de converter uma informação para uma representação digital, permitindo que ela seja utilizada em computadores, celulares e outros sistemas eletrônicos.

Quando falamos especificamente de documentos, digitalizar normalmente significa transformar aquilo que está no papel em um arquivo digital.

Imagine uma certidão impressa.

Depois de digitalizada, ela pode se transformar em um arquivo PDF ou imagem armazenado no computador. Dessa forma, torna-se possível enviá-la pela internet, armazená-la em um sistema ou manter uma cópia eletrônica.

A digitalização é utilizada tanto por pessoas quanto por empresas e órgãos públicos.

O que significa digitalizar um documento?

Digitalizar um documento significa converter seu conteúdo físico em um arquivo digital.

Esse processo geralmente ocorre por meio de um scanner ou da câmera de um dispositivo móvel.

O equipamento captura visualmente o documento e gera uma representação eletrônica dele.

Por exemplo, uma pessoa possui um contrato de cinco páginas impresso em papel. Ao digitalizá-lo, pode gerar um único PDF contendo todas as páginas na mesma ordem.

O documento físico continua existindo, mas agora também há uma representação digital de seu conteúdo.

Essa diferença é importante, principalmente quando o original possui valor jurídico ou precisa ser conservado.

Para que serve a digitalização?

A digitalização facilita principalmente o armazenamento, acesso e compartilhamento de informações.

Imagine uma empresa que mantém milhares de documentos exclusivamente em arquivos físicos.

Para consultar determinado contrato, um funcionário precisaria localizar a pasta correspondente, encontrar o documento e depois devolvê-lo ao arquivo.

Quando existe um sistema de gestão documental com arquivos digitalizados, a busca pode se tornar muito mais rápida.

Além disso, documentos digitais ocupam menos espaço físico e podem ser utilizados em processos eletrônicos.

A digitalização também facilita atividades cotidianas. Uma pessoa pode digitalizar um comprovante pelo celular e enviá-lo por e-mail sem precisar entregar uma cópia física.

Como funciona a digitalização de documentos?

O processo pode variar conforme o equipamento e o objetivo, mas normalmente começa com a captura da imagem do documento.

Um scanner ilumina e captura a superfície do papel, transformando as informações visuais em dados digitais.

Depois disso, um software processa o conteúdo e gera um arquivo.

Entre os formatos encontrados estão:

• PDF;
• JPEG/JPG;
• PNG;
• TIFF.

A escolha depende da finalidade.

Para documentos com várias páginas, o PDF é bastante utilizado porque permite reunir todas elas em um único arquivo.

Imagens também podem ser armazenadas em formatos como JPEG ou PNG.

Posteriormente, o arquivo pode ser salvo no computador, celular, servidor ou serviço de armazenamento em nuvem.

Como digitalizar um documento?

Existem diferentes maneiras de digitalizar documentos. As duas mais comuns são utilizar um scanner ou um celular.

Como digitalizar pelo scanner

O scanner continua sendo bastante utilizado em empresas, escritórios e situações nas quais é necessário digitalizar grandes quantidades de documentos.

Normalmente, o procedimento envolve colocar o documento no equipamento, selecionar as configurações desejadas e iniciar a captura.

Dependendo do aparelho, é possível definir resolução, formato do arquivo, tamanho da página e outras características.

Scanners com alimentador automático também conseguem processar várias folhas sucessivamente, o que facilita trabalhos maiores.

Como digitalizar pelo celular

O smartphone transformou a digitalização em uma tarefa muito mais acessível.

Aplicativos podem utilizar a câmera para identificar as bordas da folha, ajustar a perspectiva e melhorar a aparência do documento.

Em vez de simplesmente tirar uma fotografia, um aplicativo de digitalização pode corrigir automaticamente a imagem para que ela fique semelhante ao resultado obtido em um scanner.

Depois, o usuário pode salvar o documento em PDF ou outro formato disponível.

[Veja também: como digitalizar documentos pelo celular]

Digitalizar é o mesmo que escanear?

No uso cotidiano, digitalizar e escanear são frequentemente utilizados como sinônimos quando estamos falando de documentos.

Quando alguém diz “vou escanear este contrato”, normalmente quer dizer que transformará o documento físico em um arquivo digital utilizando um scanner ou recurso semelhante.

No entanto, digitalização é um conceito mais amplo.

Escanear descreve principalmente o ato de capturar o documento com um equipamento ou recurso de escaneamento. Digitalizar representa a conversão da informação para o formato digital.

Assim, escanear pode ser uma das formas de digitalizar.

Qual a diferença entre digitalizar e tirar uma foto?

Tirar uma fotografia de um documento também gera uma imagem digital, mas o resultado pode ser diferente daquele obtido por um recurso específico de digitalização.

Ao fotografar uma folha normalmente, podem aparecer:

• partes da mesa;
• sombras;
• reflexos;
• distorções de perspectiva;
• bordas desnecessárias;
• iluminação irregular.

Um aplicativo de digitalização tenta corrigir alguns desses problemas.

Ele pode reconhecer os limites da página, recortar automaticamente a imagem e ajustar sua perspectiva.

Por isso, quando alguém precisa enviar um documento com boa legibilidade, utilizar a função de digitalização geralmente produz um resultado melhor do que simplesmente abrir a câmera e tirar uma foto.

Digitalizar é o mesmo que transformar em PDF?

Não exatamente.

PDF é um formato de arquivo, enquanto digitalizar é um processo.

Ao digitalizar um documento, o resultado pode ser salvo em PDF. Porém, também pode ser armazenado como JPEG, PNG, TIFF ou outro formato.

Além disso, nem todo PDF foi criado a partir de uma digitalização.

Um documento produzido diretamente em um editor de texto, por exemplo, pode ser exportado para PDF sem jamais ter existido no papel.

Portanto, “digitalizar” e “converter para PDF” não possuem exatamente o mesmo significado.

O que significa digitalizar em PDF?

Quando alguém solicita que determinado documento seja digitalizado em PDF, normalmente espera receber uma representação digital do documento físico salva nesse formato.

Imagine que uma empresa solicite:

“Digitalize seu documento de identificação e envie em PDF.”

Nesse caso, a pessoa pode utilizar um scanner ou aplicativo de celular para capturar o documento e salvar o resultado como arquivo PDF.

É importante verificar se todas as informações estão legíveis antes do envio.

Também é recomendável observar se existe alguma exigência sobre tamanho máximo do arquivo, resolução, orientação ou quantidade de páginas.

O que é documento digitalizado?

Um documento digitalizado é aquele que foi convertido de um suporte físico para uma representação digital.

Por exemplo:

um contrato originalmente assinado em papel é colocado em um scanner e transformado em PDF.

O PDF resultante é uma versão digitalizada daquele documento.

Isso é diferente de um documento que já nasceu digital.

Um contrato elaborado eletronicamente e assinado por meios digitais pode ser considerado um documento nato-digital, dependendo do processo utilizado.

Essa distinção ganhou importância com a expansão dos processos administrativos e judiciais eletrônicos.

Documento digital e documento digitalizado são a mesma coisa?

Nem sempre.

Um documento digitalizado geralmente teve origem em um suporte físico.

Já um documento nato-digital é criado originalmente em ambiente eletrônico.

Considere dois contratos.

O primeiro foi impresso, assinado com caneta e posteriormente escaneado.

O segundo foi criado e assinado eletronicamente dentro de um sistema digital.

Os dois podem ser visualizados em um computador, mas tiveram origens diferentes.

Essa diferença pode ser relevante quando existem exigências relacionadas à autenticidade, assinatura e validade documental.

O que é OCR na digitalização?

OCR é a sigla de Optical Character Recognition, expressão que pode ser traduzida como Reconhecimento Óptico de Caracteres.

Essa tecnologia permite identificar caracteres presentes em imagens e transformá-los em informações reconhecíveis por sistemas computacionais.

Imagine um livro impresso que foi escaneado.

Sem OCR, cada página pode ser tratada simplesmente como uma imagem. O computador “enxerga” visualmente a página, mas o texto pode não estar disponível para seleção ou pesquisa.

Com o reconhecimento de caracteres, o software tenta identificar letras, números e palavras.

Isso pode permitir pesquisar termos dentro de documentos digitalizados e facilitar a extração de informações.

Entretanto, o reconhecimento não é infalível. Qualidade da imagem, tipo de fonte, resolução e estado do documento podem afetar o resultado.

O que significa digitalizar frente e verso?

Quando um documento possui informações nos dois lados da folha, pode ser necessário digitalizar frente e verso.

Nesse caso, ambos os lados precisam aparecer no arquivo final.

Alguns scanners possuem digitalização duplex automática, capturando frente e verso durante o mesmo processo.

Quando o equipamento não oferece esse recurso, pode ser necessário virar manualmente as páginas.

No celular, basta capturar cada lado como uma página diferente e reuni-los no mesmo arquivo, caso o aplicativo permita.

Antes de enviar, confira se nenhuma página ficou invertida, cortada ou fora da sequência correta.

Como digitalizar documentos com boa qualidade?

A qualidade é particularmente importante quando o arquivo será enviado para uma empresa, universidade, banco, órgão público ou processo administrativo.

Primeiramente, verifique se todo o conteúdo está visível.

Nenhum nome, número, assinatura, carimbo ou informação relevante deve ficar cortado.

Também evite sombras e reflexos.

Quando utilizar o celular, coloque o documento sobre uma superfície plana e mantenha iluminação suficiente.

Em documentos coloridos nos quais as cores possuem importância, verifique se o aplicativo não aplicou um filtro que alterou informações relevantes.

Depois da digitalização, amplie o arquivo na tela e confira se os textos menores continuam legíveis.

Essa simples verificação evita muitos problemas.

O que é resolução na digitalização?

A resolução influencia a quantidade de detalhes capturados durante a digitalização e costuma ser expressa em DPI (dots per inch).

Quanto maior a resolução, maior pode ser o nível de detalhes da imagem. Entretanto, aumentar excessivamente a resolução também pode gerar arquivos muito grandes sem oferecer benefício prático para determinada finalidade.

A configuração adequada depende do tipo de documento e das exigências de quem receberá o arquivo.

Para documentos enviados a sistemas específicos, sempre siga as orientações da instituição responsável.

Se um órgão exigir determinado formato, resolução ou tamanho máximo, essas regras devem ter prioridade.

Digitalizar documento pelo celular tem validade?

O fato de um documento ter sido capturado pelo celular não determina sozinho sua validade jurídica.

A questão depende do documento, da finalidade, do procedimento utilizado e das exigências legais ou administrativas aplicáveis.

No Brasil, a Lei nº 13.874/2019 trouxe disposições relacionadas à digitalização e ao armazenamento de documentos.

Posteriormente, o Decreto nº 10.278/2020 regulamentou requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados a fim de que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, observadas as condições previstas na legislação.

Portanto, não se deve presumir que qualquer fotografia ou PDF criado pelo celular automaticamente substitua o documento original para todas as finalidades.

Órgãos, empresas e procedimentos específicos podem estabelecer requisitos próprios.

Documento digitalizado precisa de assinatura?

Depende da finalidade.

Digitalizar um documento assinado em papel produz uma representação digital daquela assinatura manuscrita.

Isso não é necessariamente a mesma coisa que aplicar uma assinatura eletrônica ou assinatura digital ao arquivo.

Por exemplo, alguém pode assinar um contrato no papel e posteriormente digitalizá-lo.

Em outra situação, o documento pode ser criado digitalmente e receber uma assinatura eletrônica.

São processos diferentes.

Quando houver exigência formal de assinatura eletrônica, certificado digital ou outro mecanismo específico, simplesmente escanear uma assinatura manuscrita pode não atender ao requisito.

Digitalização e assinatura digital são diferentes

Esses conceitos são frequentemente confundidos.

A digitalização transforma uma informação física em uma representação digital.

Já a assinatura digital utiliza mecanismos criptográficos relacionados à identificação do signatário e à integridade do documento, dentro das condições aplicáveis.

No Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) possui papel importante nesse contexto e é mantida pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Portanto, colocar uma assinatura manuscrita no papel e escaneá-la não é o mesmo procedimento que assinar digitalmente um arquivo com um certificado digital.

[Veja também: como funciona o certificado digital]

É possível digitalizar documentos antigos?

Sim. A digitalização pode ser utilizada para preservar e facilitar o acesso a documentos antigos.

Fotografias, contratos, registros, jornais, livros e outros materiais podem ser convertidos para formatos digitais.

Entretanto, documentos antigos exigem cuidados especiais.

Papéis frágeis podem ser danificados durante o manuseio, enquanto fotografias antigas podem exigir equipamentos e configurações apropriadas para preservar detalhes.

Em projetos de preservação documental, também é importante pensar na organização, identificação dos arquivos, formatos utilizados e armazenamento de longo prazo.

Quais são as vantagens de digitalizar documentos?

Uma das maiores vantagens é facilitar o acesso.

Um documento físico precisa estar no local onde foi arquivado. Já uma versão digital pode ser consultada em sistemas autorizados a partir de diferentes dispositivos.

A digitalização também pode reduzir a necessidade de espaço físico destinado ao arquivamento de cópias e facilitar o compartilhamento de informações.

Outro benefício está na possibilidade de realizar cópias de segurança.

No entanto, arquivos digitais também exigem proteção. Falhas em equipamentos, exclusões acidentais, ataques cibernéticos e perda de acesso podem comprometer documentos.

Por isso, digitalizar não elimina a necessidade de uma boa política de armazenamento.

Digitalização substitui o documento original?

Nem sempre.

Essa é uma das questões mais importantes sobre o tema.

Em determinadas situações e desde que cumpridos os requisitos legais aplicáveis, documentos digitalizados podem produzir os mesmos efeitos legais dos originais.

Entretanto, existem exceções e condições.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece técnicas e requisitos para digitalização de documentos públicos ou privados para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

O próprio decreto também prevê documentos aos quais suas disposições não se aplicam.

Por isso, antes de destruir um documento físico após digitalizá-lo, é fundamental verificar a legislação específica e as regras aplicáveis àquele tipo de documento.

Digitalizar uma folha e salvá-la no computador não significa automaticamente que o original pode ser descartado.

O que significa quando uma empresa pede para digitalizar documentos?

Quando uma empresa, faculdade, banco ou outra instituição solicita um documento digitalizado, normalmente deseja receber uma cópia eletrônica legível do documento.

O pedido pode envolver RG, CNH, comprovante de residência, diploma, certificado, contrato, recibo ou outros documentos.

Nesse caso, leia cuidadosamente as instruções.

Verifique principalmente:

• formato aceito;
• tamanho máximo do arquivo;
• necessidade de frente e verso;
• qualidade exigida;
• quantidade de arquivos permitida;
• necessidade de assinatura;
• prazo para envio.

Se a instituição pedir especificamente PDF, não envie apenas uma fotografia em JPEG sem verificar se o sistema aceita esse formato.

Como organizar documentos depois de digitalizar?

Digitalizar centenas de documentos sem uma organização adequada pode simplesmente transferir a desorganização do papel para o computador.

Por isso, utilize nomes que permitam identificar os arquivos posteriormente.

Em vez de manter nomes automáticos como:

IMG_8472.jpg

ou

scan0001.pdf

pode ser melhor utilizar uma estrutura como:

contrato-cliente-2026.pdf

A forma exata dependerá das necessidades da pessoa ou empresa.

Pastas organizadas por ano, cliente, departamento ou categoria também podem facilitar a localização.

Além disso, quando os documentos são importantes, considere manter cópias de segurança em locais adequados.

Afinal, o que é digitalizar?

Digitalizar é transformar informações originalmente existentes em suporte físico ou analógico em uma representação digital, permitindo seu armazenamento e utilização em dispositivos eletrônicos.

No cotidiano, o exemplo mais comum é a digitalização de documentos em papel para PDF ou imagem.

O processo pode ser realizado por scanner ou celular e facilita o envio, armazenamento, organização e acesso aos documentos.

Entretanto, é importante diferenciar digitalização de simples fotografia, conversão para PDF e assinatura digital. Cada processo possui características próprias.

Além disso, quando o documento possui importância jurídica ou administrativa, a qualidade visual não é o único aspecto relevante. É necessário verificar os requisitos legais e as exigências da instituição que receberá o arquivo.

Dessa forma, saber o que é digitalizar ajuda não apenas a utilizar corretamente scanners e celulares, mas também a entender como documentos físicos podem ser incorporados de maneira adequada ao ambiente digital.

Fontes

Presidência da República — Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) — legislação que contém disposições relacionadas à digitalização e ao armazenamento de documentos.

Presidência da República — Decreto nº 10.278/2020 — estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, observadas as disposições do decreto.

Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) — informações oficiais sobre certificação digital e Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

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