Como Pedir o Draft da Invoice em Inglês: Guia e Modelos de E-mail

No comércio exterior, a conferência documental é uma etapa crítica para evitar multas e atrasos na parametrização da carga. Por esse motivo, solicitar o rascunho ou “draft” da Commercial Invoice antes da emissão final é uma prática recomendada para todo importador. Entretanto, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre como realizar esse pedido de forma técnica e profissional em inglês.

A importância de revisar o draft da Invoice

A Invoice é o documento base para o desembaraço aduaneiro e qualquer erro nela pode gerar custos elevados de armazenagem e reemissão. Além disso, a Receita Federal exige que informações como NCM (HS Code), descrição da mercadoria e incoterms estejam perfeitamente alinhadas com a realidade da operação. Portanto, revisar o draft permite que você identifique discrepâncias antes que o documento original seja assinado e enviado fisicamente ou por via digital definitiva.

O que verificar ao receber o rascunho

Assim que o fornecedor enviar o arquivo, você deve focar em pontos específicos da legislação brasileira. Em primeiro lugar, verifique se o “Billing Address” (endereço de faturamento) e o “Shipping Address” (endereço de entrega) estão corretos. Posteriormente, valide se os pesos bruto e líquido coincidem com o Packing List. Por fim, certifique-se de que os dados bancários para fechamento de câmbio constam no documento de forma clara.

Modelos de e-mail para solicitar o draft

Abaixo, apresentamos modelos práticos que você pode copiar e adaptar para o seu dia a dia nas importações.

Modelo 1: Solicitação simples de draft

Subject: Draft Invoice Request – PO #[Número do Pedido]

Dear [Nome do Contato],

I hope you are having a productive week.

Regarding our Purchase Order #[Número], could you please send us the draft of the Commercial Invoice for our internal review? We need to check all the details before you issue the final version to avoid any customs discrepancies.

I look forward to hearing from you soon.

Best regards, [Seu Nome]

Modelo 2: Solicitação com instruções específicas

Subject: Shipping Documents – Draft Invoice for Approval – PO #[Número]

Dear [Nome do Contato],

As we are preparing for the shipment of PO #[Número], please provide the draft of the Invoice and Packing List. Additionally, please ensure that the HS Code [Número do NCM] is correctly mentioned for each item as per our previous agreement.

Do not issue the final originals until we provide our green light.

Thank you for your cooperation.

Best regards, [Seu Nome]

Vocabulário técnico essencial

Dominar os termos corretos evita mal-entendidos com o exportador estrangeiro. Por exemplo, use “Green light” para indicar que o documento está aprovado para emissão final. Em contrapartida, use “Discrepancy” quando encontrar algum dado divergente que precise de correção. Ademais, termos como “Unit Price” (preço unitário), “Total Amount” (valor total) e “Country of Origin” (país de origem) devem sempre ser conferidos minuciosamente no rascunho recebido.

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